Общие функции документа. Язык и стиль деловых писем

 Оформление  реквизитов документов

Государственный герб Российской Федерации. Право использования организациями изображения герба определяется распорядительными документами высших органов государственной власти и управления. Бланки с изображением герба являются полиграфической продукцией и подлежат особому учету.

Эмблема организации — символическое графическое изображение, зарегистрированное в установленном порядке. Состоит либо из графически оформленных начальных букв названия фирмы, либо из рисунка, отражающего основное направление деятельности. Если на бланке воспроизведен герб, эмблема уже не размещается.

Код организации — автора документа — проставляется по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО); включает восемь цифровых знаков.

Код документа указывается по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД); состоит из семи цифровых знаков и контрольного числа.

Наименование организации-адресанта должно соответствовать наименованию, закрепленному в ее учредительных документах. Над наименованием организации-отправителя может указываться вышестоящая организация (министерство, ведомство, промышленно-финансовая группа).

Наименование на иностранном языке воспроизводят в тех случаях, когда оно закреплено в уставе организации. Это наименование располагается ниже наименования на русском языке.

Справочные данные об организации включают сведения, важные для организации при информационных контактах: почтовый адрес, номера телефонов и другие данные (номера факсов, телексов, кодов, адрес в электронной почте). Дата документа — дата его подписания или утверждения, для протокола — дата заседания, для акта — дата события. Дату документа оформляют арабскими цифрами в следующей последовательности: день месяца, месяц, год. Например: 02.04.2003. Допустим словесно-цифровой способ оформления: 2 апреля 2003 г. В соответствии с международными стандартами возможно оформление: 2003.04.02.

Регистрационный номер документа — условное обозначение документа, придаваемое ему при регистрации.

Ссылка на регистрационный номер и дату документа включает регистрационный номер и дату документа, на который дается ответ.

Адресат — это организации, их структурные подразделения, должностные или физические лица. Наименование организации указывается в именительном падеже, должность лица, которому адресован документ, — в дательном падеже. Например:

Администрация Тульской области Департамент социальной политики Ведущему специалисту

А. С. Смирнову

Адрес — оформление его элементов определено «Правилами оказания услуг почтовой связи».

Если письмо адресовано организации, указываются ее наименование, затем почтовый адрес. Например:

Редакция журнала

«Новый мир»

103806 ГСП, г. Москва, К-6

Малый Путинковский

переулок, 1/2

При адресации документа должностному лицу указывается его должность, фамилия, инициалы, затем — адрес организации. Например:

Директору фирмы «Элекс»

г-ну Костину А.К.

ул. Кирова, д. 44, оф. 12

Самара, 443081.

Если письмо адресуется частному лицу, сначала указывается почтовый адрес, потом — инициалы и фамилия получателя. Например:

248001 г. Калуга

ул. Театральная, 20, кв. 50

О.А. Артемовой

Заголовок к тексту отражает краткое содержание документа. Он должен быть максимально емким и четким, точно передавать смысл текста. Заголовок должен грамматически согласовываться с названием документа. Например:

решение (чего?) Коллегии министерства... протокол заседания (чего?) Ученого Совета... приказ (о чем?) О мерах по улучшению работы жилищно-коммунального хозяйства

Заголовок содержит две части: тему и действие, которое должно быть произведено:

О подготовке педагогических кадров Об организации выставки.

Заголовок в кавычки не заключается; пишется с прописной буквы; располагается слева под реквизитом «Ссылка на регистрационный номер и дату документа».

Текст — основной реквизит документа, передающий его главное содержание. Связный текст состоит, как правило, из двух частей. В первой указываются мотивы, причины, цели создания документа, во второй — решения, выводы, просьбы, рекомендации. Текст может содержать только заключительную часть, без констатирующей (например, справки, докладные записки — оценку фактов, выводы).

В распорядительных документах (распоряжениях, приказах) организаций, действующих на принципах единоначалия, а также документах, адресованных руководству организации, принято изложение текста от 1-го лица единственного числа (приказываю, предлагаю, прошу). В распорядительных документах коллегиальных органов текст излагается от 3-го лица единственного числа (постановляет, решил). Текст протокола излагается с помощью глаголов прошедшего времени множественного числа (слушали, постановили). В письмах возможны формы изложения от 1-го лица единственного и множественного числа и 3-го лица единственного и множественного числа (направлено на рассмотрение, просим подтвердить, Министерство доводит до Вашего сведения, МГТУ не возражает...).

Текст официального письма может содержать этикетные формулы приветствия и заключительного этапа (Уважаемый господин! С надеждой на дальнейшее сотрудничество... и т.п.).

Отметка о наличии приложения. Приложения могут быть названы и не названы в тексте. Если документ имеет приложения, названные в тексте, отметка о них оформляется так: Приложение на 10 л. в 3 экз. Если приложения в тексте не названы, перечисляется их название, количество листов и экземпляров каждого. Например: Приложение:

1. Штатное расписание на 4 л. в 2 экз.
2. Смета расходов на 2 л. в 3 экз.

Подпись. В состав этого реквизита входят наименование должности лица, подписывающего документ (полное, если документ оформлен не на бланке, и сокращенное на документе, оформленном на бланке), личная подпись и ее расшифровка. Например:

Директор Института управления и бизнеса

А.И. Поляков Подпись

Или:         Директор института

А.И. Поляков Подпись

Если документ подписывается несколькими должностными лицами, их подписи располагаются одна под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности. Например: 
Главный бухгалтер подпись И.А. Мельникова

Кассир подпись Н.В. Ильенкова

При подписании документов, подготовленных комиссией, указывают не должности лиц, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением. Например:

Председатель Государственной

аттестационной комиссии        Подпись Т.М. Соколова

Члены комиссии Подпись В.Н. Зайцев

Подпись Г.А. Матвеева

Подпись И.Ю. Филипченко

Когда документ подписывается несколькими лицами равных должностей, их подписи располагаются на одном уровне. Например:

Зав. детским

дошкольным учреждением

(подпись) М.А. Малахова

Отметка об исполнителе. Фамилия исполнителя (составителя) и номер его телефона располагаются на лицевой стороне в левом нижнем углу или на оборотной стороне последнего листа документа. Например:

Андреева 57-60-90

или:

Андреева Галина Викторовна 57-60-90.

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело включает: (а) краткие сведения об исполнении или, при наличии соответствующего документа, ссылку на его дату и номер; (б) слова «В дело»; (в) номер дела, в котором будет храниться документ.

Отметка о поступлении документа проставляется от руки или в форме штампа в нижней части лицевой стороны первого листа документа или на его обороте. Эта отметка включает сокращенное наименование организации-адресата документа, дату поступления документа, его индекс.

Итак, каждый реквизит документ выполняет свою функцию и, как следует из приведенных выше правил оформления и расположения, должен отвечать государственным стандартам. Соблюдение этих правил придает деловой бумаге официальный статус, облегчает восприятие служебной информации, поступающей по каналам письменной связи, и упрощает процедуру обработки корреспонденции.

 

2.2 Языковые средства и стиль изложения в документах

Основное требование письменного делового общения — ясное, четкое, логичное изложение информации.

Этому подчинены и требования, предъявляемые к языковым средствам и стилю изложения в документе: однозначность используемых слов, соблюдение лексических, грамматических, стилистических норм, обеспечивающих ясность и точность изложения.

Смысловая точность деловых бумаг во многом определяется точностью словоупотребления, т.е. использованием слов в том значении, в каком они должны употребляться в данном стиле и жанре. В связи с этим затруднения в употреблении могут вызвать слова-паронимы (типа гарантийный — гарантированный), слова-синонимы, различающиеся стилистической окраской (типа предъявить претензию — высказать претензию), профессионализмы (их употребления в документе следует избегать), термины (их употребление должно быть понятно и адресанту, и адресату). Не следует злоупотреблять использованием заимствованных слов, которые не всегда могут быть известны адресату (типа превентивные меры, консенсус и др.).

При построении словосочетаний следует иметь в виду, что в официально-деловой речи сочетаемость большинства слов ограничена и ее нарушение воспринимается как стилистическая ошибка. Например: указ — издается, акт — составляется, рекламация — предъявляется, оплата — производится, доверенность —

заверяется; платеж — наложенный, расчеты — предварительные, окончательные; скидки — значительные, незначительные.

В предложении предпочтение отдается страдательным, а не действительным конструкциям. Например: не Мы получили, а Нами получено; не Мы произвели платеж, а Платеж нами произведен. Правила расположения определений в предложениях деловой речи: препозиция для согласованных определений (перед определяемым словом), постпозиция — для несогласованных определений (после определяемого слова). Например: наши договоренности — % договоренность сторон; служебное расследование — расследование по факту; телефонный разговор — разговор по телефону.

Документ должен быть информационно насыщенным, реализовывать определенную коммуникативную задачу — убедить, побудить, привлечь внимание, выразить согласие/несогласие. Для реализации этих задач количество информации должно быть необходимым и достаточным. Разнородность и избыточность включаемой в документ информации затрудняет восприятие, а значит — снижает ее убедительность.

Структура текста должна быть легко воспринимаемой, поэтому специалисты рекомендуют, как правило, двухчастную структуру: в первой излагаются мотивы, факты, события, побудившие адресанта к написанию деловой бумаги, во второй — выводы, решения, распоряжения, просьбы.

Тон изложения должен быть нейтральным. В то же время в последние годы наметилась тенденция к экспрессивности деловых бумаг за счет большего возможного выбора языковых средств, стремление к личностному (персонифицированному) стилю изложения.

 

 

 

Глава 3. Речевой этикет в документе

Этикет — это установленный порядок поведения, следование моральным, общественным нормам.

Речевой этикет — это нормы речевого поведения, принятые в данном обществе; это национально-специфичные правила речевого поведения, применяемые в ситуациях вступления собеседников в контакт и для поддержания общения в избранной тональности соответственно обстановке общения, социальным признакам коммуникантов и характеру их взаимоотношений. Речевой этикет составляет систему устойчивых формул общения. В разных сферах общения существуют свои нормы и правила этикета.

Деловой этикет — это порядок поведения, принятый в сфере делового общения. В письменном деловом общении этикет проявляется в форме и содержании документов. Он требует соблюдения регламентированности официально-деловых отношений.

В деловой переписке между адресатом и адресантом регламентированность официально-деловых отношений выражается с помощью формул речевого этикета и общей фоновой тональности учтивости и корректности. В деловой письменной речи недопустимы ирония, сарказм, оскорбления.

Адресантам не рекомендуется:

• побуждать адресата к срочному принятию решения;
• навязывать адресату решение вопроса в пользу адресанта;
• начинать послание с отказа в тех случаях, когда положительное решение вопроса не представляется возможным.

Для адресата официальной корреспонденции с точки зрения этических норм обязательным является оперативный и четкий ответ. Задержка или отсутствие ответа могут быть расценены отправителем как нежелание сотрудничать.