Классификация документов

 Разделение регистрационных учетов. Для каждого вида документов ведется своя отдельная регистрация. Так, в отдельных регистрационных формах учитывают:

 поступающую корреспонденцию (входящие документы);

 исходящие документы;

 внутренние служебные записки;

 приказы по основной деятельности;

 кадровые приказы;

 распоряжения;

 протоколы совета директоров;

 протоколы планерок (оперативок) и т.п.

 Регистрация ведется в пределах календарного года. Ежегодно 1 января нумерация практически всех видов документов (приказов, входящих и исходящих писем, протоколов и т.п.) обнуляется. Исключение составляют описи дел постоянного хранения. Данные описи имеют один номер и сквозную нумерацию пунктов в течение всего срока существования организации.

 Полнота отражения информации о документе при регистрации. При внесении регистрационных данных в журнал (базу) данных указывается вся информация, имеющаяся на документе: индекс, дата, ссылка на номер и дату запроса, наименование адресата/корреспондента, а также максимально подробно излагается его содержание. Помимо традиционно учитываемых сведений, учетные формы следует дополнить графами, в которых бы отражалась дополнительная информация, наиболее часто запрашиваемая сотрудниками или клиентами (например, способ отправки). Перечень учитываемых признаков следует прописать в инструкции по делопроизводству.

 Единообразие регистрационного учета вне зависимости от его формы или формы поступления (создания) документа. Учет документов в организации строится по одним и тем же правилам, вне зависимости от принятой формы регистрации: от руки в журнале, в Excel или при помощи специализированной программы электронного документооборота.

 

 

 

Преимущества нумерации документов с использованием номенклатуры дел

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Письмо-напоминание

Письмо-напоминание входит в число деловых писем. Оно составляется в случае уклонения компании-партнера от исполнения принятых на себя обязательств, нарушения законодательных норм или принятых ранее договоренностей.

Предприятие, имеющее основание ожидать от делового партнера нарушения сроков исполнения договорных обязательств, может направить указанному партнеру письмо-напоминание, в котором сделан акцент на приближение установленных сроков.

Данный вид письма дает возможность организации-составителю избежать возможных проблем, связанных с нарушением сроков исполнения договора, либо ускорить решение этих проблем.

Указанное письмо-напоминание составляется на фирменном бланке организации-составителя и имеет следующую структуру:

• дата составления документа и присвоенный ему регистрационный номер;

• сведения об адресате (наименование компании и должностного лица, на имя которого составлено письмо);

• обращение к адресату;

• текст письма, в котором приведены ссылки на пункты документа, устанавливающего обязательства сторон по конкретной сделке; здесь же излагается просьба об исполнении вышеуказанных обязательств.

При этом текст письма-напоминания строится из ряда шаблонных фраз, например, «Напоминаем Вам о…», «Настоятельно просим Вас…», «Обращаем Ваше внимание на…», «Мы вынуждены настаивать на…» или «Ставим Вас в известность…».

В заключительной части письма-напоминания автор может перечислить меры, которые будут предприняты в случае неисполнения адресатом взятых на себя обязательств. Как правило, любой договор уже содержит информацию о штрафных санкциях, причитающихся стороне, нарушившей договорные обязательства. Эти данные (со ссылкой на конкретный пункт договора или контракта) и следует указать в письме, либо привести ссылки на действующее законодательство.

Ниже ставится подпись составителя письма, в качестве которого выступает руководитель компании или его заместитель, и контактная информация, позволяющая адресату быстро связаться с составителем в случае возникшей необходимости.

 

Письмо-напоминание - деловое письмо, направляемое в случаях, когда организация-партнер не выполняет взятые на себя обязательства, принятые договоренности или установленные законом нормы. Письмо-напоминание может сообщать о приближении установленных сроков, если у автора письма есть серьезные опасения об их возможном нарушении.

Как правило, к письму-напоминанию прибегают в тех случаях, когда нужно письменно зафиксировать факт нарушения обязательств или несоблюдения установленных норм и правил. Обычно письма-напоминания используются тогда, когда не удается получить ответ с помощью телефонных переговоров, личных встреч или если правилами взаимоотношений сторон предусмотрено только письменное общение. В письмах-напоминаниях встречаются следующие фразы:

 

Напоминаем Вам… 
Напоминаем о сроках выполнения… 
Вторично напоминаем Вам… 
Обращаем Ваше внимание на то, что… 
Считаем необходимым обратить ваше внимание на… 
Ставим Вас в известность, что…

 

Письмо-напоминание почти всегда содержит одновременно напоминание и просьбу, например:

 

Напоминаем о нашем предложении поставить оборудование по производству керамической плитки и просим в 10дневный срок подтвердить свое согласие или отказ от приобретения данного оборудования.

 

Письмо-напоминание может состоять только из одного напоминания, например:

 

Напоминаем Вам, что в соответствии с договором от 01.12.2007 № 45/34 Ваше предприятие до 01.01.2008 должно оплатить обучение слушателей курсов повышения квалификации газоэлектросварщиков в количестве четырех человек.

 

В тексте письма-напоминания может быть дана ссылка на официальный документ, в котором зафиксированы обязательства сторон, как в приведенном выше примере.  
Если отправитель допускает возможность, что адресат не получил письма, отправленного ранее, письмо-напоминание отправляется второй раз с отметкой в тексте: "Вторично напоминаем, что…" или "Напоминаем вторично, что…" 
Письмо-напоминание может также содержать дополнительную информацию, разъясняющую или уточняющую позицию автора или содержащую новую информацию, неизвестную адресату. 
В отдельных случаях в письме-напоминании может быть предупреждение о возможности применения определенных санкций, если адресат не выполнит взятые на себя обязательства, например:

 

В случае невыполнения взятых на себя обязательств Вам будут предъявлены штрафные санкции… 
В противном случае мы не несем ответственности за… 
В противном случае мы оставляем за собой право… и т. п.

 

Письмо-напоминание предшествует письму-требованию.

Письмо-напоминание не должно содержать требований или угроз: автор письма должен тактично указать партнеру на необходимость выполнения взятых на себя обязательств или соблюдения норм, установленных законодательством. Если у вас есть причины для серьезного недовольства партнером, нужно составлять письмо-требование или письмо-претензию.

Пример текста письма-напоминания

 

Напоминаем, что ваша организация ООО "Кладезь" (лицевой счет № 15958) является должником по абонементной плате за пользование услугами связи. Задолженность на сентябрь 2007 г. составила 1450,36 руб. 
Таганский телефонный узел просит срочно произвести оплату и сообщить об этом по телефону 3520572, факс 3523815. 
При непоступлении оплаты в течение 10 дней после отправки счета в соответствии со ст. 37 Федерального закона "О связи" узел будет вынужден отключить ваши телефоны. Стоимость обратного включения одного номера составляет 576 руб. ( для хозрасчетных организаций) или 511 руб. 20 коп. (для бюджетных организаций), включая НДС. 
При непогашении задолженности в течение 20 дней после отправки счета узел будет вынужден в одностороннем порядке расторгнуть договор и снять ваши телефоны. 
Время работы отдела расчетов за услуги связи: 
рабочие дни, кроме пятницы, - с 8.30 до 17.30, 
дежурный - с 17.30 до 19.00. 
Пятница - с 8.30 до 16.15, 
дежурный - с 16.15 до 19.00. 
Суббота, дежурный - с 8.30 до 16.00.

 

 

Напоминаем, что в соответствии с вашим заказом от 02.06.2007 № 0127/164 срок поставки насосов типа ПЭ580185 в количестве 5 штук на сумму восемь миллионов рублей истекает 01.12.2007.

 

Пример письма-напоминания

Общество с ограниченной ответственностью "СТРОЙ-ТАУН" 
Некрасовская ул., д. 8/10, Москва, 103031 
Тел.: (495) 325-91-21, факс: (495) 321-99-33 
E-mail: stroy@mtu-net.ru 
ОКПО 03842808, ОГРН 10377003887964,  
ИНН/КПП 77097033140/771002001 
28.02.2007 № 02-13/56  
На № _______ от ________ 
О выполнении условий договора  
поставки от 11.12.2006 № 8/17

В соответствии с договором поставки от 11.12.2006 № 8/17 Ваше предприятие взяло на себя обязательства поставлять в наш адрес железобетонные изделия различного ассортимента в течение 2007 г. ежемесячно, начиная с февраля месяца, равными партиями, однако партия изделий в количестве 840 шт., предназначенная для поставки в феврале месяце текущего года, до настоящего времени не оформлена для отгрузки в наш адрес.

Напоминаем Вам, что конечной датой отгрузки изделий является 28.02.2007.

Убедительно просим Вас срочно обеспечить отгрузку изделий, в противном случае мы будем вынуждены в соответствии с п. 3.5 договора предъявить штрафные санкции в размере 0,01% от общей стоимости договора за каждый день задержки.

Генеральный директор А.Н. Кондратьев

С.С. Ковалев 
315-44-98

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Информационное письмо

Информационным письмом называется документ, предназначение которого — служебное использование, поскольку в нем содержатся сведения официального свойства. Количество абзацев в тексте письма может быть разным, от нескольких строк до нескольких разделов, либо его суть может излагаться более, чем на одной странице.

Согласно правилам делопроизводства, подпись на документе ставит руководитель организации или учреждения. В некоторых случаях массовой рассылки информационного письма (определенному количеству деловых партнеров или клиентов), в тексте может отсутствовать собственноручная подпись главы предприятия.

Существуют типовые формы данного документа, которые могут носить рекомендательный характер, или отражать разного рода предложения. Служебное письмо с важной информацией может быть направлено с целью ознакомления адресата с изменениями и нововведениями, произошедшими в рамках законодательной базы и нормативных актов разного назначения.

Если к письму прилагаются дополнительные документы (справки, инструкции, нормативные акты и пр.), то в примечании следует упомянуть название каждого из приложений и количество присутствующих в нем страниц.

Правила оформления информационного письма идентичны правилам, касающихся принципов оформления любой деловой переписки.

информирование, реклама, извещение о дальнейшем сотрудничестве, о сроке действия договора, об аспектах деятельности компании, продукции компании и т.п. Информационное письмо может выступать в качестве маркетингового инструмента на пути продвижения продукции компании, привлечения новых клиентов и увеличения продаж.

Как написать информационное письмо

Оформление информационного письма осуществляется согласно установленных для деловой переписки правил, его структура соответствует общей структуре делового письма.

В зависимости от цели информационного письма, выделяют следующие его разновидности:

• письмо-сообщение (извещение, уведомление) – о смене цен, директора, реквизитов компании, о проведении переговоров, об отгрузке продукции и т.п.;

• письмо-заявление – о каких-то намерениях адресанта;

• письмо-подтверждение – о получении товара, денежных средств, документов;

• письмо-напоминание – о выполнении обязательств;

• рекламно-информационное письмо – реклама продукции, услуг; сюда также относится информационное письмо о компании.

Часто к информационному письму прилагается сопроводительное письмо, где информация предоставляется в развернутом виде и более детально, а также отдельными положениями законодательных и других нормативных правовых документов.

Подписывает данное письмо руководитель компании, иногда его заместитель или даже секретарь. В случае массовой рассылки (в большом количестве) можно обойтись без подписи либо использовать факсимиле.

Образец информационного письма о смене директора

Исх. № 201112-1  от «20» ноября 2012 г.

Директору ООО «Имидж»  А.В. Сухаревой

 

 

О смене директора

Настоящим письмом уведомляем Вас о смене директора нашей организации на основании протокола № 11/B от 20.11.2012 г. С 23.11.2012 г. директором ООО «Мишель» назначена Литвинова Тамара Васильевна.

Копия протокола № 11/B от 20.11.2012 г. прилагается.

С уважением,  Директор ООО «Мишель»

Литвинова

Т. В. Литвинова

 

 

Образец информационного письма о выставке