Понятие и классификация бухгалтерских документов

     ВВЕДЕНИЕ

     Формы документов - это их вид, устройство. Они определяются содержанием сведений, которые размещаются на документах, и способом их обработки: ручным, механизированным, автоматизированным и т.д.

     За  разработку типовых форм бухгалтерских  документов отвечает Министерство статистики. Им разработаны типовые формы  бухгалтерских документов. Типовые  формы бухгалтерских документов применяются во всех отраслях народного  хозяйства.

     Помимо  типовых форм, разрабатываются отраслевые унифицированные формы бухгалтерских  документов. Они разрабатываются  как для отдельных отраслей (промышленность, строительство, сельское хозяйство), так  и для совокупности отраслей, например, для перерабатывающей промышленности АПК, машиностроительного комплекса  и т.д.

     Типизация и унификация документов способствует сокращению количества форм первичных  документов.[4, c.8]

     Основная  цель контрольной работы состоит в изучении классификации бухгалтерских документов.

     В соответствии с данной целью в  исследовании были поставлены следующие  задачи:

     - дать определение понятию учётных  документов и показать их значение  при организации бухгалтерского  учёта на предприятии.

     - рассмотреть классификацию учётных  документов.

     - показать существующие формы  учётных документов

     - охарактеризовать систему документооборота  учётных документов.

     - рассмотреть документооборот документов  в организациях различной формы  собственности.  
 
 

     1.    БУХГАЛТЕРСКАЯ ДОКУМЕНТАЦИЯ

     1.1. ПОНЯТИЕ БУХГАЛТЕРСКОГО  ДОКУМЕНТА

       Бухгалтерским документом называется  письменное подтверждение совершенной  хозяйственной операции или права  на ее совершение (лат. documentum - свидетельство, доказательство). [2, c.15]

       Носителями информации о совершенных  хозяйственных операциях могут  быть бумажные документы, машинные  носители: магнитные ленты, диски  и др. Документы на машинных  носителях по действующему законодательству  должны удовлетворять всем требованиям,  предъявляемым к традиционным  бумажным носителям: 

      1) возможность визуального просмотра;

      2)  возможность получения бумажных копий;

      3) соответствие типовым формам документов, возможность их длительного хранения;

      4) идентификация (отождествление) личностей участников выполненной хозяйственной операции;

      5)   ограничение доступа к информации.

       Документация в учете имеет  первостепенное значение в управлении  предприятиями, т.к. с ее помощью: 

      1) контролируется наличие, движение и сохранность товарно-материальных и денежных средств; 

      2) контролируется количество и качество труда работников и расчетов за труд;

      3) обеспечивается повседневное руководство работой предприятия;

      4) обеспечивается внутренний и внешний (вышестоящей организацией, налоговой инспекцией, банками, независимыми аудиторами) контроль за работой предприятия;

      5)  устанавливается вина (она является доказательством для судебных органов) или невиновность лиц при судебных разбирательствах;                                                                         контролируются расчеты с другими предприятиями (учреждениями). [9, c. 43]

       На основе документов производится  предварительный, текущий и последующий  контроль за сохранностью средств предприятия и экономической необходимостью каждой хозяйственной операции.

       Предварительный контроль - это контроль за целесообразностью совершения хозяйственной операции, когда руководящий персонал подписывает документы, содержащие распоряжение на выполнение хозяйственной операции.

       Текущий контроль производится  в процессе совершения хозяйственной   операции.  Последующий контроль  осуществляется при получении  документов и их обработке. 

       К содержанию и форме документов предъявляются следующие основные требования:

      1) документы должны составляться в момент совершения хозяйственной операции иди непосредственно после ее окончания;

      2)  должна соблюдаться форма документов, которая чаще всего является типовой и печатается   в специальных альбомах типовых форм бланков документов;

      3)    в документе должны быть заполнены все реквизиты;

      4) должны быть установлены сроки сдачи документов в бухгалтерию. [13, c. 87]

     Учетные документы должны содержать следующие обязательные реквизиты:

      1)  наименование документа;

      2)   дату и место его составления;

      3)   основание и содержание хозяйственной операции;

      4)   количественное измерение хозяйственной операции (в натуральном и денежном выражении);

      5) наименование должностей, фамилии и личные подписи лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции. [3, c.112]

       Внесение поправок, не подтвержденных  всеми участниками  хозяйственной  операции, подписавшими документ, не  допускается. В банковских и  кассовых документах исправления  не допускаются. Во всех первичных  документах стирание записей  и неоговоренные исправления  не допускаются. 

       Необходимо знать основные виды, назначения, характер документируемых  операций, объем отражаемой информации, место составления документа,  количество отражаемых объектов (позиций) в документе и другие  классификационные признаки.  
 

     1.2. КЛАССИФИКАЦИЯ БУХГАЛТЕРСКИХ ДОКУМЕНТОВ 

           Бухгалтерские документы  как носители информации подлежат Единой системе классификации и кодирования (ЕСКК). Код заменяет название объекта  и служит средством его идентификации. Он указывается в целях упрощения  обработки  учетной информации в первичных учетных документах.

           Так, например, имеются  следующие коды:

     • 5001 - выдача денежных средств из кассы на заработную плату;

     • 5002 - выдача, денежных средств из кассы под отчет;

     • 5003 - выдача денежных средств из кассы в возмещение перерасхода по авансовому отчету;

     В нашем примере при кодировании  хозяйственных операций использован  принцип, когда две первые цифры  кода обозначают счет бухгалтерского учета, на котором были учтены передаваемые активы, а две другие цифры - непосредственно  код операции по данному балансовому  счету.

     Такая кодификация удобна при автоматизированной обработке информации.

     Классификации имеют силу стандарта, поэтому обязательны  для всех хозяйственных субъектов. Важная роль в деле унификации, стандартизации и упорядочения документов принадлежит действующим ГОСТам, ЕГСД, межотраслевым типовым проектным решениям (ТПР), пакетам прикладных программ (ППП), комплексной автоматизации обработки данных бухгалтерского учета с применением ЕС ЭВМ.

     Единый  государственный регистр предприятий  и организаций (ЕГРПО) предполагает группировку организаций по отраслям и видам деятельности, формам собственности  и организационно-правовым формам, по территории и т.д.

     В процессе управления организацией требуется  быстрая и качественная обработка  всей исходной документации, движение которой происходит по определенным маршрутам от места составления  или поступления в организацию  до сдачи их на хранение в архив  или отправки заинтересованным юридическим  или физическим лицам.

     Это движение принято называть документооборотом.

           Согласно Положению  о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденному  Министерством финансов СССР от 29 июля 1983г. № 105, под документооборотом  в бухгалтерском учете понимается "движение первичных документов (создание или получение от других предприятий, учреждений, принятие к  учету, обработка, передача в архив)".

     В стандарте "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения ГОСТ 16.487-83", утвержденном Постановлением Госстандарта СССР от 31 октября 1983г. № 5231, записано, что документооборот - это "движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки". Это определение без изменений было повторено и в одноименном российском стандарте ГОСТ Р 51141-98 .

     Правила документооборота и технология обработки  учетной информации утверждаются руководителем  организации в составе принятой на текущий год учетной политики.

     Федеральным законом "О бухгалтерском учете" от 2.1.11.96г. N129-ФЗ определено требования главного бухгалтера по документальному оформлению хозяйственных операций и представлению в бухгалтерию необходимых документов и сведений обязательны для всех работников организации.

     Главные бухгалтеры устанавливают графики  представления всех необходимых  документов, которые утверждают руководители организации. Выписки из графика  о сроках представления в бухгалтерию  документов вручаются всем должностным  и материально-ответственным лицам.

     Бухгалтерские документы классифицируются:

     • по назначению;

     • порядку составления;

     • содержанию хозяйственных операций;

     • способу отражения хозяйственных операций; месту составления;

     • способу заполнения.

     По  назначению документы делятся на распределительные, оправдательные, бухгалтерского оформления, комбинированные.

     Распорядительные  документы - те, которые содержат распоряжение на выполнение той или иной хозяйственной  операции (приказы, распоряжения, доверенности, платежные поручения банку на перечисление денег, чеки на получение  денег и др.).

     Исполнительные (оправдательные) - те, которые подтверждают факт совершения хозяйственной операции (накладные на получение материалов, акты, квитанции и др.).

     Бухгалтерского  оформления - это документы, созданные  в бухгалтерии организации для  подготовки учетных записей (бухгалтерские  справки, справки-расчеты, ведомости  распределительные, группировочные и др.).

     Комбинированные - документы, которые одновременно содержат распоряжение и подтверждение об исполнении или содержат сведения об исполнении и признаки бухгалтерского оформления (авансовый отчет, расчетно-платежная  ведомость и др.).

     По  порядку составления документы  бывают первичные и сводные.

     Первичные - составляются на каждую отдельную  хозяйственную операцию непосредственно  в момент ее совершения (табели учета  рабочего времени, приходные и расходные  кассовые ордера, требования и др.). 

     Сводные - составляются на основе первичных документов (отчет кассира, отчет склада и др.).

     По  содержанию хозяйственных операций документы делятся на денежные, материальные, расчетные.

     Денежные  документы отражают наличие и  движение денежных средств (приходные  и расходные кассовые ордера, чеки, облигации и др.).

     Материальные  документы отражают наличие и  движение имущества организации (материально-производственных запасов, основных средств и др.).

     Расчетные документы отражают расчеты организации  с другими юридическими и физическими  лицами (расчетные чеки, авансовые  отчеты, платежные требования и платежные  поручения и др.).