Классификации первичных документов

ВВЕДЕНИЕ

В бухгалтерском учете первичная регистрация хозяйственных фактов как элементов хозяйственных процессов осуществляется, во-первых, по методу сплошного непрерывного учета; во-вторых, в специальных носителях информации - документах, придающих бухгалтерской информации доказательную (в юридическом значении этого слова) силу. Способ сплошного и непрерывного наблюдения за хозяйственными фактами и их регистрация в специальных носителях информации, придающих ей юридическую силу, получил название документации. Следовательно, первичный учет, т.е. сбор и регистрация исходных данных в бухгалтерском учете, осуществляется способом документации. Необходимость придания бухгалтерской информации юридической силы обусловлена тем, что отражаемые в системе бухгалтерского учета хозяйственные отношения одновременно являются и правоотношениями (начисление заработной платы и премий, оформление приема (передачи) материальных и денежных средств, расчетов и т.п.). Поэтому использовать бухгалтерскую информацию для управления хозяйственными правоотношениями можно только в том случае, если она имеет правовую силу.

Значение документов в бухгалтерском учете чрезвычайно велико. Они являются источником сведений, необходимых для принятия управленческих решений, обеспечивают контроль за сохранностью материальных ценностей и денежных средств, имеют документальную (юридическую) силу при возникновении споров или предъявлении претензий и исков, являются источником информации о финансово-хозяйственной деятельности с целью анализа и контроля со стороны учредителей, налоговой службы, аудита. От достоверности, реальности и своевременности составления первичных документов зависит качество бухгалтерского учета.

Документальная регистрация хозяйственных фактов, отражаемых бухгалтерским учетом, остается одним из основополагающих требований его ведения и в условиях применения современной вычислительной техники. Замена традиционных, выписываемых вручную, бумажных носителей информации машинными носителями не должна проводить к потере бухгалтерской информацией юридической силы.

Бухгалтерский документ - это письменное свидетельство, которое подтверждает факт совершения хозяйственных операций, право на их совершение или устанавливает материальную ответственность работников за доверенные им ценности.

Разнообразие хозяйственных операций требует составления различных по своему содержанию и назначению документов, так как по каждой хозяйственной операции составляется свой документ. Правильному составлению и использованию документов в бухгалтерском учете способствует их классификация.

Целью моей работы является рассмотрение темы классификация бухгалтерских документов. Для её достижения поставлены следующие задачи:

1)определение понятия классификации первичных документов

2) Рассмотрение требований предъявляемых к документам.

1.ПОНЯТИЕ КЛАССИФИКАЦИИ БУХГАЛТЕРСКИХ ДОКУМЕНТОВ.

Сущность документов и их место в хозяйственной деятельности организации отражена в их классификации. Под классификацией документов понимают их группировку по определенным признакам. Основные признаки, по которым классифицируются бухгалтерские документы, и виды документов . Разнообразие хозяйственных операций требует составления различных по своему содержанию и назначению документов, так как по каждой хозяйственной операции составляется свой документ. Правильному составлению и использованию документов в бухгалтерском учете способствует их классификация. Любая классификация служит дополнительным средством познания явления, более углубленного исследования целого и его частей, способом установления системно-структурных связей между элементами. Согласно ГОСТ Р 51141-98 документ (документированная информация) представляет собой зафиксированную на материальном носителе информацию с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать. В качестве материального носителя допускается использование любого материального объекта, пригодного для закрепления и хранения на нем речевой, звуковой или изобразительной информации, в том числе в преобразованном виде. Однако для целей оформления документов в бухгалтерском учете применимы только бумажные или машинные носители информации. Эта норма содержится в Положении по ведению бухгалтерского учета и отчетности. При этом организация обязана изготовлять за свой счет копии документов на бумажных носителях для других участников хозяйственных операций, а также по требованию органов, осуществляющих контроль в соответствии с законодательством Российской Федерации, суда и прокуратуры.

Документы бухгалтерского учета преимущественно составляются по унифицированным формам, что обусловлено необходимостью упорядочения информационных потоков, обеспечения сравнимости учетных и отчетных данных различных организаций (или одной организации за различные периоды), их полноты и достоверности, исключения дублирования информации.

Бухгалтерская документация является частью системы управленческой документации организации согласно Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД), утвержденному Постановлением Госстандарта России от 30.12.1993 N 299 (с изменениями и дополнениями), который классифицирует унифицированные формы управленческих документов с присвоением им кодов по следующим блокам:

В целом документы бухгалтерского учета, как видно из приведенного выше перечня, можно разделить на три уровня: первичная учетная документация, регистры бухгалтерского учета и отчетная бухгалтерская документация. Такая градация полностью отвечает определению документооборота в бухгалтерском учете, последовательности и логике документирования хозяйственной деятельности организации. Отметим, что первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет, служат документы, фиксирующие факты совершения хозяйственной операции.

1.1. Классификация первичных документов

Основанием для отражения информации о совершаемых хозяйственных операциях в регистрах бухгалтерского учёта являются первичные документы. Они фиксируют факт совершения хозяйственной операции Разнообразие хозяйственных операций предполагает необходимость создания различных по содержанию и форме документов. Для разграничения особенностей документа используется их классификация, т.е. все бухгалтерские документы делятся на однородные группы по следующим признакам:

1.По назначению:

- Распорядительные - документы, содержащие распоряжение на выполнение определённой хозяйственной операции. Основное назначение - передача указаний руководителей исполнителям. Однако распорядительные документы не содержат подтверждения фактов совершения хозяйственной операции, поэтому сами по себе они не могут служить основанием для отражения операций в бухгалтерском учёте.

- Оправдательные (исполнительные) - документы, которыми оформляют уже произведённые операции. Исполнители - кассиры, заведующие складами, экспедиторы, как бы оправдывают свои действия этими документами.

- Бухгалтерского оформления - документы, которые служат для бухгалтерского оформления записей с целью дальнейшего использования их в учётном процессе. Их роль: на основе представленных распорядительных и оправдательных документов подготовить в дальнейшем соответствующие учетные записи для обработки с целью дальнейшего использования в учетном процессе. Поэтому они составляются и используются только в бухгалтерии. Так, ведомость распределения общепроизводственных расходов служит для распределения расходов на управление структурных подразделений предприятия между отдельными видами выпускаемой ими продукции.

- Комбинированные - документы, которые сочетают признаки всех выше перечисленных групп. Они служат одновременно и распоряжением о выполнении операций, оправданием её выполнения, фиксируют совершённую операцию и в то же время содержат указание о порядке отражения на счетах.

2.По содержанию хозяйственных операций:

- Материальные - документы, служащие для оформления операций по движению товарно-материальных ценностей

- Денежные - документы, предназначенные для оформления операций с наличными и безналичными денежными средствами предприятия

- Расчётные - используются для оформления расчётных взаимоотношений предприятия со своими контрагентами по возникшим обязательствам. Пример: счёт-фактура

3.По способу использования:

- Разовые - документы, которые отражают одну или несколько однородных операций. После составления сразу передаются в бухгалтерию и используются для бухгалтерских записей. Фиксируют единовременно в документе одну или несколько хозяйственных операций. При соблюдении определенных требований, предъявляемых к документу, информация, содержащаяся в нем, служит основанием для составления бухгалтерской записи в учете

- Накопительные - документы, используемые в определённый период времени и постепенно в них отражают однородные повторяющиеся операции. Формируют информацию об однородных хозяйственных операциях за определенный отрезок времени (день, декаду, месяц).Их преимущество проявляется в сокращении первичных учетных документов и усилении контроля за движением имущества и обязательств. Кроме того, значительно упрощается техника ведения бухгалтерского учета.

4.По месту составления:

- Внешние - документы, составляющиеся в других организациях и поступающие со стороны.

- Внутренние - документы составляются самой организацией для оформления внутренних, хозяйственных операций.

5.По статусу в системе информационного обеспечения различают:

- простые документы- наиболее распространенные первичные учетные документы. На них распространяется общепринятый порядок документооборота и обычные требования к составлению и хранению

- документы (бланки) строгой отчетности-документы (бланки) строгой отчетности формируют особый перечень форм документов, утвержденных в установленном порядке в соответствии с требованиями постановления Правительства РФ от 30.07.1993 г. № 745

6.По количеству учетных позиций различают:

-однопозиционные- документы носят узкоспециализированный характер, ограничиваясь отражением операции движения одного наименования однородного объекта учета.

- многопозиционные- документы в которых представлены операции по отражению движения нескольких наименований, пусть даже в пределах одной группы (подгруппы). В последнее время многопозиционные документы находят широкое применение в практической учетной работе. Преимущество их — в уплотнении информации, поскольку справочные све-дения по учитываемому объекту заносятся в такие документы один раз. Они более удобны в условиях внедрения автоматизированного учета

7.По оформлению однородных операций выделяют:

-унифицированные- это типовые документы, утвержденные в установленном порядке Госкомитетом РФ по статистике и представленные им в виде утвержденных альбомов унифицированных форм первичной учетной документации и их электронных версий. При этом содержание и состав унифицированных форм первичной учетной документации согласовываются данным комитетом с Министерством финансов РФ и Министерством экономического развития и торговли РФ. Унифицированные документы предназначены для оформления однородных операций в организациях с

различной формой собственности и различными отраслевыми особенностями.

- прочие документы- к прочим документам принято относить документы накопительного характера.

8.По способу заполнения различают документы, заполняемые:

-вручную- документы внутреннего пользования.

-на пишущей машинке;

1.2. Требования предъявляемые к первичным документам

Все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами, которые служат первичными учетными документами.

Первичные документы, используемые при описании хозяйственных операций, составляют единый информационный массив, обрабатываемый с использованием одних и тех же приемов бухгалтерской процедуры. При этом часть документов формализована на отраслевом или общеэкономическом уровне. Эти документы составляются на бланках унифицированной формы, утвержденной Госкомстатом России или отраслевыми министерствами и ведомствами.

Из числа ныне действующих унифицированных форм первичных документов утверждены следующие формы:

1) по учету основных средств (согласно Постановлению Госкомстата России от 30.10.1997 N 71а, с изменениями и дополнениями, введены с 1 ноября 1997 г.);

2) по учету нематериальных активов (согласно Постановлению Госкомстата России от 30.10.1997 N 71а, с изменениями и дополнениями, введены с 1 ноября 1997 г.);

3) по учету материалов (согласно Постановлению Госкомстата России от 30.10.1997 N 71а, с изменениями и дополнениями, введены с 1 ноября 1997 г.);

4) по учету работ в капитальном строительстве (согласно Постановлению Госкомстата России от 30.10.1997 N 71а, с изменениями и дополнениями, введены с 1 ноября 1997 г.);

5) по учету сельскохозяйственной продукции и сырья (согласно Постановлению Госкомстата России от 29.09.1997 N 68, введены с 1 октября 1997 г.);

6) по учету кассовых операций (согласно Постановлению Госкомстата России от 18.08.1998 N 88, с изменениями и дополнениями, введены с 1 января 1999 г.);