Классификация документов

Содержание 

Введение 3

1. Становление  документационного обеспечения  управления в России............................................................................................. 5

     1. 1 Возникновение делопроизводства  в России................... 5 

     1. 2 Приказное делопроизводство 6

     1. 3. Система коллежского делопроизводства 8

2. Делопроизводство  в России в XIX – XX вв. 10

2.1. Система  министерского делопроизводства  XIX — начала

XX вв. 10

2. 2 Рационализация  управления и делопроизводства  в 

1917 – 1941 гг. 20

2. 3. Управление  и делопроизводство в 1945 –  1990-х гг. 28

Заключение 33

Список литературы 35

Введение 

     Необходимость создания документов возникла одновременно с появлением письменности. Более  того, считают, что именно потребность  в создании различных документов (соглашений, договоров и т.п.) и повлекла за собой появление письменности как способа изложения информации не только личного, но и государственного значения. Уже в V в. до нашей эры древнеримский плебс требовал введения четких «писанных» законов. Создание зафиксированных на бумаге законов и правил было также главным требованием средневековых восстаний. Когда же появились законы от делопроизводителя требовалось абсолютная точность формулировок и безукоризненное знание формы изложения, иначе документ терял силу.

     С развитием письменности документы  стали способом общения и передачи информации.

     «Создание министерств привело к возникновению  огромного бумажного делопроизводства. Отчеты, доклады, циркуляры и распоряжения стали теперь одним из главных  средств управления. В результате этого выросли штаты чиновников. Возникла незримая, но достаточно могущественная власть канцелярии и бюрократии, свойственная истории XIX века».

     Актуальность  этих слов из монографии «Русская история. От Екатерины Великой до Александра II» (авторы И. Заичкин и И. Почкаев) очевидна и свойственна истории делопроизводства XIX  и XX  веков.

     Новые формы, организация и задачи центральных  органов государственного управления были закреплены манифестом 8 сентября 1802 года, которым коллегии были преобразованы в министерства.

     В.Ключевский писал в «Курсе русской истории»: «Прежние коллегии подчинены министерствам  как их департаменты; главным отличием новых органов центрального управления была их единоличная власть: каждое ведомство управлялось министром вместо прежнего коллегиального присутствия».

     XIX в. характеризуется обилием новых видов государственных документов. Многие из старых документов получили новые названия.

     Так, законодательные и распорядительные акты органов государственной власти стали оформляться указами, инструкциями, регламентами, протоколами и др.

     Возросло  количество форм «переписки»: письма, доношения, известия, требования, рапорты, прошения и др. Большое внимание уделялось унификации документов, т. е. были подготовлены инструктивные указания с изложением по пунктам о составлении документов по определенной форме. Для ряда документов, таких, как дипломы, патенты и пр., были созданы генеральные формуляры-образцы, по которым они должны были составляться.

     В конце XIX века из-за границы в Россию стали поступать, как мы сейчас их называем, «технические средства»: пишущие машины, множительные аппараты (гектографы, стеклографы, шапирографы), получила развитие стенография.

     Над проблемами усовершенствования и рационализации делопроизводства работали Варадинов Н. В., Гастев А. К., Керженцев П. М., Богданов А. А., Витке Н. А., Бызов Л. А., Дрезен Э. К., Бурдянский И. М., Розмирович Е. Ф. и др.

       Проблемой нашей работы является делопроизводство в России в XIX – XX вв.

       Цель нашей курсовой работы: проанализировать  методическую и теоретическую литературу по проблеме исследования, выявить основные особенности рационализации делопроизводства в России в XIX – XX вв.

     Для достижения поставленной цели необходимо решить следующие задачи:

     1. Проанализировать методическую и теоретическую литературу по проблеме исследования.

     2. Выявить основные этапы развития  делопроизводства в России.

     3. Выявить характерные особенности  рационализации делопроизводства  в России в XIX – XX вв. 

1. Становление документационного обеспечения управления в России

1. 1 Возникновение делопроизводства  в России

     Название  «делопроизводство» сохранилось от дореволюционной России. История  государственных учреждений в царской  России свидетельствует, как шаг  за шагом рос государственный аппарат, множилось чиновничество, бюрократия, игравшая важную роль в жизни государства.

       В работе чиновников дореволюционной России писание документов, как тогда говорили, и бумаг, работе с ними занимали главное место. Обладая огромной властью, чиновники использовали «бумаги» в качестве орудия укрепления государства помещиков и капиталистов. Царская бюрократия была  одной из опор самодержавия, являясь основной государственной машиной управления. Делопроизводство в учреждениях царской России отличалось крайне бюрократическим характером. В учреждениях царила канцелярщина и волокита. Среди чиновников процветало взяточничество. Часто дела рассматривались годами.

     Понятие и слово «делопроизводство» возникли в центральных учреждениях Московского  государства – приказах – несколько столетий назад (ХV – ХVI в.в.). Тогда под делопроизводством понимали письменное оформление, рассмотрение и решение вопрсов («дел») в приказе. Каждое дело начиналось подачей в приказ челобитной (в ХVIII – ХIХ и начале ХХ в.- прошение). К ней присоединялись различные справки, следственные документы, решение приказа и другие материалы. Все составляли «дело» по данному «производству», иначе – его «делопроизводство».   Совокупность дел также называли делопроизводством.

       В ХVIII в. правила ведения делопроизводства нашли подробное отражение в законодательстве. Особенно подробно эти правила были сформулированы в Генеральном регламенте (1720г.) Указание Генерального регламента царской бюрократии почитались за непреложный закон. В значительной мере он сохранил свою силу до падения царизма.

       Но и Генеральный регламент и последующее законодательство ХIХ и начала ХХ в. под делопроизводством понимали главным образом порядок письменного оформления производства дел, а также переписку.

       Делопроизводство же, как система документирования самых разнообразных сторон деятельности государственных учреждений, развивалось в нескольких направлениях и было представлено несколькими системами документирования.

       Так, уже в приказах отчетливо обособляется система документирования административной деятельности, или административное делопроизводство. Управленческая, административная деятельность имеет место в каждом учреждении – большом малом, центральном и местном. Без администрации, которая руководит работой учреждения, оно действовать не может.

       В силу этого административное производство было самым распространенным.

       Почти параллельно с административным делопроизводством как самостоятельная развивалась система документирования учета, вначале бухгалтерского, а затем и статистического.

       Отдельные системы документирования возникли в области военной, судебной и дипломатической деятельности. Все эти системы документирования носят название специальных.

       Развитие специальных систем документирования в дальнейшем еще более усилилось. Так, большое значение в царской России приобрела коммерческая («деловая») корреспонденция. Она широко распространена в торговых, промышленных предприятиях и частично проникла в государственные учреждения¹.

 

1. 2 Приказное делопроизводство 

       В конце ХV в. появляются первые приказы – центральные органы государственной власти, ведающие отдельными отраслями княжеского управления, и приказные избы – органы государственного управления на местах. Оформление приказов позволило централизовать управление страной. В деятельности этих органов и зародилась работа с документами, получившая название приказное делопроизводство.

       Приказы ведали управлением, сбором налогов и судом. С усложнением задач государственного аппарата число  приказов росло. Ко времени преобразований, проведенных Петром I, их было более 50.

       Представляет интерес и структура самого органа государственной власти – приказа:

 

       Порядок  составления документа в приказе был следующий: по указанию дьяка проект документа – «черное письмо» – составлял подьячий «средней руки», дьяк «черным» его, т.е. исправлял, а молодший подьячий  «белил», т.е. писал начисто. Беловик сверяли  с черновиком, «старый» подьячий «справлял» переписанный документ, удостоверял своей подписью соответствие его исправному черновику. «Справленные» документы подписывали дьяки. Подпись растягивали во всю ширину документа с целью охраны от подлогов. Приказы по праву можно было назвать колыбелью бюрократизма: зачастую документы проходили множество инстанций, подолгу задерживаясь без необходимости у отдельных исполнителей, прежде чем попадали по назначению.

       В наследство от приказного делопроизводства получили мы и слово «волокита». Подклеенные в столбцы длинной в среднем 50 – 80 м документы наматывали на палочки в свитки. Ленты при чтении волочились, отсюда родилось и понятие. В аппарате приказного делопроизводства процветали взяточничество, чинопочитание. Не были  развиты также делопроизводственные операции, такие как регистрация документов, хранение, контроль за исполнением. И все же именно на этом историческом этапе складывается первая система работы с документами, закладываются основные приемы и методы создания, оформления и обработки их².

     Таким образом в этот период управление не составляло стройной системы и строилось на системе «поручений» - какой-либо круг дел передавался в ведение определенного лица по степени близости и доверия к нему великого князя. 

1. 3. Система коллежского  делопроизводства 

     Взамен  устаревшей системы приказов в 1717 – 1718 г.г. было создано 12 коллегий, каждая из которых ведала определенной отраслью или сферой управления и подчинялась Сенату. Окончательно структуру коллегий определил Генеральный регламент государственных коллегий, подписанный Петром I 27 февраля 1720 г. В этом документе подробно и обстоятельно раскрываются функции каждого подразделения коллегии. В том числе имеется глава о структуре и функциях канцелярии, а также глава о секретарском чине.   К секретарю предъявлялись высокие и строгие требования.