Классификация и кодирование документов

 
 
 

      СПЕЦИАЛЬНОСТЬ      Финансы и кредит

                      ФОРМА ОБУЧЕНИЯ       Заочная 
 
 

КОНТРОЛЬНАЯ  РАБОТА 

Дисциплина: Информационные системы  в экономике

Тема: Классификация и  кодирование документов 

                                                                                                   \

2010

 
 

Содержание 

Введение                                                                                                          3

1.Методы классификации документов и систем документации                4 

2.Методы кодирования документов и документной информации            8 

3.Индексирование документов                                                                    12                                               

4.Классификация документов и дел. Методика составления классификаторов

                                                                                                                         13

5.Система классификации и кодирования технико-экономической и

социальной информации                                                                               18

6.Унифицированные системы  документации                                             22

Заключение 

Список  использованных источников 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Введение 

Классификация (от лат. classis — разряд, класс и facio — делаю, раскладываю) — система соподчиненных понятий (классов объектов) какой-либо области знания или деятельности человека, часто представляемая в виде различных по форме схем (таблиц) и используемая как средство для установления связей между этими понятиями или классами объектов, а также для точной ориентировки в многообразии понятий или соответствующих объектов.

Классификация, являясь методом научного познания, одновременно выполняет и функцию объективного отражения и фиксации результатов этого познания, благодаря этому она находит широкое практическое применение во все областях деятельности человека. При этом характер классификационной схемы, состав признаков классификации и ее глубина определяется теми прагматическими целями, для достижения которых используется классификация, типом объектов классификации, а также условиями, в которых она будет применяться. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

1.Методы классификации документов и систем документации 

В документоведении используется следующее определение: «Классификация есть разделение множества объектов на подмножества по их сходству или различию в соответствии с принятыми методами».

Поскольку функционирование аппарата управления невозможно без документооборота и четко поставленной работы с документами, то классификация документов и разработка специальных схем их классификации является актуальной научной и прикладной задачей. Классификация фиксирует закономерные связи между классами объектов в целях определения места объекта в системе, которое указывает на его свойства. С этой точки зрения классификация является важнейшим средством построения систем хранения и поиска информации.

Введем  следующие термины и определения, необходимые для последующего изложения  методов классификации.

Признак классификации  — признак, по которому осуществляется деление заданного множества на подмножества.

Значение  признака классификации  — конкретное количественное или качественное выражение признака классификации.

Классификационная группировка — подмножество, полученное в результате разделения заданного множества по одному или нескольким признакам классификации.

Кодовый алфавит — конечное множество кодовых знаков, из которых по определенному правилу составляются кодовые обозначения.

Код — совокупность кодовых обозначений.

Кодовое обозначение — обозначение объекта классификации (признака классификации, значения признака, классификационной группировки) знаком или группой знаков в соответствии с принятым методом (правилом) кодирования.

Метод {правило) кодирования — метод образования и присвоения кодового обозначения объекту классификации (признаку классификации, значению признака, классификационной группировке).

Структура кодового обозначения  — порядок расположения знаков в кодовом обозначении.

Длина кодового обозначения  — количество знаков в кодовом обозначении.

Классификатор, классификационная  схема — систематизированный перечень наименований объектов классификации (признаков классификации, значений признаков, классификационных группировок) и их кодовых обозначений.

В настоящее  время классификационные схемы (классификаторы) строятся на основе двух методов классификации: иерархического и фасетного.

Иерархический метод классификации. Это метод, при котором заданное множество последовательно делится на подчиненные подмножества. Классифицируемое множество объектов делится сначала по некоторому выбранному признаку (основанию деления) на крупные группировки, затем каждая группировка в соответствии с выбранным основанием деления разбивается на ряд последующих группировок и т.д. Тем самым постепенно конкретизируется объект классификации и устанавливаются отношения подчинения (иерархии).

Классификаторы, построенные на основе иерархического метода классификации, могут иметь очень большую емкость, величина которой зависит от глубины классификации (числа ступеней деления) и количества объектов классификации, которое можно расположить на каждой ступени. Количество же объектов 

на каждой ступени классификации определяется основанием кода, т. е. числом знаков в алфавите кода. Выбор необходимой глубины классификации и структуры кода зависит от характера объектов классификации и задач, для решения которых предназначается классификатор. Основным недостатком метода является слабая гибкость его структуры, обусловленная заранее установленным выбором признаков классификации и порядком их использования по ступеням классификации. Поэтому при изменении состава объектов классификации, их характеристик или изменении задач, решаемых классификатором, требуется переработка классификационной схемы. Чтобы избежать этого, в классификаторе предусматривают большую резервную емкость, т.е. выбирают такой код, который позволяет кодировать значительно большее количество объектов классификации, чем их фактически существует в данный момент. Это позволяет вносить дополнения в классификатор при последующем изменении состава объектов классификации без полной переработки классификатора. Следовательно, иерархический метод классификации предпочтителен для объектов с относительно стабильными соподчиненными признаками и для решения стабильного комплекса задач.

К классификаторам, построенным на основе иерархического метода классификации в целях  повышения их качества и удобства использования, предъявляются следующие  требования:

• непересекаемость классификационных группировок, расположенных на одной ступени классификации. Это означает, что наименования классификационных группировок должны быть сформулированы таким образом, чтобы не допускать отнесения к разным группировкам одной ступени классификации одинаковых документов;
• при использовании последовательного метода кодирования для разделения любой классификационной группировки на подчиненные группировки должен использоваться только один признак;
• при использовании параллельного метода кодирования на определенной ступени классификации могут одновременно использоваться несколько признаков, выбор которых определяется характером решаемой задачи;
• логичность и последовательность деления группировок на нижестоящие и полнота этого деления. В соответствии с этим требованием на верхних ступенях классификации должны использоваться признаки, к которым в дальнейшем будет обращено наибольшее число запросов. Полнота деления означает, что не должна оставаться какая-то часть объектов, не вошедших в состав классификационных группировок.

Фасетный  метод классификации. Это метод, при котором заданное множество делится на подмножества (группировки)

независимо  по различным признакам классификации. При этом методе классификации разрабатывается лишь система таблиц (списков) признаков объектов классификации, называемых фасетами. При необходимости создания классификационной группировки для решения конкретной задачи осуществляется выборка необходимых признаков из фасетов и их объединение в определенной последовательности.

Такой принцип построения классификационных  группировок делает классификатор  очень гибким и наиболее удобным  для применения в условиях частого изменения характера решаемых задач или характеристик объектов классификации. В этих случаях разрабатываются новые фасеты или дополняются новыми признаками уже существующие фасеты.

К классификаторам, разрабатываемым на основе фасетного  метода классификации также предъявляются  определенные требования:

• непересекаемость фасетов. Состав признаков одного фасета не должен повторяться в других фасетах этого же классификатора;
• в состав классификаторов должны включаться только такие фасеты и признаки в них, которые необходимы для решения поставленных задач.

В современных  классификаторах часто одновременно используются оба метода классификации, что позволяет компенсировать недостатки методов классификации и расширить возможности их использования. Так, например, в Универсальной десятичной классификации (УДК) основная классификационная таблица построена на основе иерархического метода классификации, а расширение возможностей классификатора по глубокому индексированию документов достигается путем введения в структуру классификатора целой системы таблиц дополнительных признаков, всесторонне характеризующих классифицируемые документы. 

2.Методы кодирования документов и документной

информации. 

Система условных (кодовых) обозначений, присваиваемая  объектам классификации и классификационным  группировкам, называется кодами, а  процесс присвоения их кодовых обозначений — индексированием или кодированием.

Знаки, из которых составляется кодовое  обозначение или индекс, называются кодовым алфавитом. Такой алфавит может включать в себя буквы, цифры, знаки пунктуации в различных комбинациях. Поэтому в широком смысле кодирование — это процесс преобразования одного алфавита сообщения (например, названия объекта классификации на русском языке) в другой алфавит.

Кодовые обозначения, или индексы, по сути являются идентификаторами (уникальными именами), обеспечивающими максимально сжатое однозначное обозначение объектов классификации. Например, кодовое обозначение (индекс) России по Общероссийскому классификатору стран мира (ОКСМ) — RU, а код США — US. Аналогично кодовое обозначение (индекс) российского рубля по Общероссийскому классификатору валют (ОКВ) — RUR, а доллара США - USD.

Кодирование документов и документной информации в общем случае направлено на приспособление документа к возможностям его автоматизированной обработки на средствах вычислительной техники. С помощью кодирования обеспечивается представление документной информации в компактной форме, ускоряется запись данных в первичных документах и в документах на машинных носителях и последующая обработка этих данных. Кроме того, применение специальных методов кодирования, например шифрования, помехоустойчивых кодов, кодов аутентификации, позволяет решать и ряд задач обеспечения защиты документной информации от несанкционированного доступа, обеспечивать ее конфиденциальность, достоверность и сохранность при передаче и хранении, а также определять ее подлинность.