Классификация и кодирование документов

При разработке классификаторов ТЭСИ в целях однозначного обозначения объектов классификации и представления в сжатом виде определенной информации о характеристиках этих объектов для последующей автоматизированной обработки также использовались методы кодирования. Эти методы кодирования обеспечивают выполнение следующих требований:

• использование в качестве кодового алфавита десятичных цифр и букв;
• минимальная длина кодовых обозначений и большая емкость кода, достаточная для кодирования новых объектов без нарушения структуры классификатора;
• максимальная ориентированность на автоматизированную обработку информации.

В наибольшей степени методам кодирования  соответствуют классификационные  методы кодирования: последовательный и параллельный.

Последовательный  метод кодирования  — метод, при котором кодовое обозначение классификационной группировки и (или) объекта классификации образуется с использованием кодовых обозначений последовательно расположенных подчиненных группировок, полученных при иерархическом методе классификации. В этом случае код нижестоящей группировки образуется путем добавления соответствующего количества разрядов к коду вышестоящей группировки. Например, в Общероссийском классификаторе услуг населению (ОКУН) кодовое обозначение 016109

означает ремонт садовых домиков, где 01 означает группу услуг (бытовые услуги); 016 — подгруппу услуг (ремонт и строительство жилья и других построек); 0161 — вид услуг (ремонт жилья и других построек).

Параллельный  метод кодирования  — метод, при котором кодовое обозначение классификационной группировки и (или) объекта классификации образуется с использованием кодовых обозначений независимых группировок, полученных при фасетном методе классификации. При этом признаки объекта кодируются независимо друг от друга. Для этого метода кодирования возможны два варианта записи кодовых обозначений объектов:

1. каждый фасет и признак внутри фасета имеют свои кодовые обозначения, которые включаются в состав кодового обозначения объекта. Такой способ записи удобен, когда объекты характеризуются неодинаковым набором признаков и различным их числом. При формировании кодового обозначения объекта берутся только его необходимые признаки;
2. для определенных групп объектов выделяется фиксированный набор признаков и устанавливается стабильный порядок их следования, т. е. устанавливается фасетная формула. При этом не надо каждый раз указывать, значение какого признака приведено в определенных разрядах кодового обозначения объекта.

Например, в Общероссийском классификаторе информации по кадрам (ОКИК) в качестве фасетов, характеризующих кадровый состав организаций, используются такие признаки, как национальность, семейное положение, образование, знание языков. Классификационные группировки при этом создаются непосредственно при решении задач путем выбора необходимых признаков из различных фасетов. В этом случае в информационную базу автоматизированной системы обработки данных по кадрам вводится информация, представляющая собой выборку наименований признаков и их кодовых обозначений из фасетов классификатора, которые соответствуют данным, зафиксированным в личных документах работающего. Так кодовое обозначение работника может иметь следующий вид: 7103001; 71063; 770301, где 7103 — кодовое обозначение фасета «национальность», а 001 — кодовое обозначение национальности «русский» из этого фасета; 7106 — кодовое обозначение фасета «семейное положение», а 3 — кодовое обозначение признака «разведен» из этого фасета; 7703 — кодовое обозначение код фасета «образование», а 01 — кодовое обозначение признака «высшее» из этого фасета.

Для каждого  из рассмотренных классификационных  методов кодирования характерны достоинства и недостатки, свойственные иерархическому и фасетному методам классификации соответственно.

Совместно с классификационными методами кодирования, а также самостоятельно применяются  регистрационные (идентификационные) методы кодирования: порядковый и серийно-порядковый.

Порядковый  метод кодирования  - метод, при котором в качестве кодовых обозначений служат натуральные числа. Этот метод обладает наибольшей простотой, использует наиболее короткие кодовые обозначения и хорошо обеспечивает однозначность определения каждого объекта классификации.

Серийно-порядковый метод кодирования отличается от порядкового тем, что при кодировании натуральный ряд чисел делится на определенные интервалы (серии) и эти серии закрепляются за определенными объектами классификации. Например, в Общероссийском классификаторе предприятий и организаций (ОКПО) определенная серия номеров закреплена за каждым министерством (ведомством) и внутри этой серии подведомственные данному органу предприятия или организации получают свои номера (кодовые обозначения).

Рассмотренные классификационные методы кодирования характеризуются тем, что даже при глубокой классификации объектов кодовое обозначение несет информацию о классификационной группировке, но не всегда идентифицирует конкретный объект, а регистрационные методы кодирования, хорошо выполняя функцию идентификации объектов, практически не несут информацию об их свойствах. Поэтому регистрационные методы кодирования применяются в классификаторах в сочетании с классификационными, а также самостоятельно при индексировании документов. 

3.Индексирование документов 

При регистрации  каждому документу присваивается  индивидуальный регистрационный индекс, который означает принадлежность документа к конкретной классификационной группе и его порядковый номер внутри нее. Классификационные группы формируются в соответствии с наименованиями видов документов, их авторов и содержанием. Индексы необходимы для учета, поиска и систематизации документов и в традиционных, и в автоматизированных системах обработки документации.

В каждой организации (предприятии) должна быть создана единообразная система индексирования. Независимо от того, в каких структурных подразделениях регистрируются документы, индексы должны иметь постоянное расположение составных частей. В качестве условных обозначений рекомендуется использовать арабские цифры, в отдельных случаях к ним добавляются буквенные литеры.

Для систематизации документов, т.е. разделения их по группам, используется номенклатура дел. Индексы дел, включенных в

номенклатуру, входят в состав регистрационных  индексов входящих и исходящих документов, Так, базовый индекс состоит из индекса дела по номенклатуре, обозначающего принадлежность документа к определенной группе документации, и его порядкового номера внутри данной группы. Например: 03-12/17, где 03-12 — индекс дела по номенклатуре, 17 — порядковый номер документа. В соответствии с поисковыми задачами конкретное учреждение или предприятие может добавлять к базовому индексу иные классификационные обозначения: корреспондента, исполнителя и т.д. Части регистрационного индекса могут располагаться и в обратном порядке: 17/03-12, при этом их значение не меняется. Порядковые номера возрастают в течение года и присваиваются отдельно поступающим и отправляемым документам.

Индексами внутренних организационно-распорядительных документов являются их порядковые номера, которые присваиваются в пределах каждого вида документов. Регистрационные индексы возрастают, как правило, в течение календарного года, но могут присваиваться в пределах учебного года (в учебных заведениях) или срока полномочий, например выборных органов.

Документ, подготовленный несколькими организациями, доложен иметь в составе индекса порядковые номера, присвоенные ему в каждой организации. Например, индекс 11/14 означает, что в одной организации документ зарегистрирован под номером 11, а в другой — под номером 14.

При регистрации  документ должен получить только один индекс, который одновременно проставляется и на документе, и в регистрационной форме. Регистрационные индексы проставляются: на входящих документах, при этом приложения к ним не индексируются; исходящих документах и их копиях, остающихся в учреждении (приложения к ним также не индексируются); внутренних документах. 

4. Классификация документов и дел. Методика составления классификаторов. 

Разработка классификационных схем документов базируется на системном подходе, в соответствии с которым любой объект материального мира в зависимости от целей исследования может быть представлен в виде либо системы, либо подсистемы в системе более высокого порядка, либо в виде элемента этой системы. Причем каждый элемент системы низшего уровня не только несет в себе черты системы более высокого уровня, но и имеет признаки, отличающие его от элементов системы более высокого уровня. Именно эти свойства систем положены в основу классификации документов.

Так, подобная иерархия систем документации применительно  к унифицированным формам документов (УФД) закреплена Правилами по стандартизации, согласно которым все унифицированные формы документов Российской Федерации в зависимости от уровня утверждения и области применения подразделяются на три категории: общероссийские УФД, отраслевые УФД, УФД предприятий.

Практическое  воплощение классификация документов находит в различных классификационных схемах, например в системах классификации Общероссийского классификатора управленческой документации (ОКУД), Общероссийского классификатора изделий и конструкторских документов машиностроения и приборостроения (ОК ЕСКД) и Общеправового классификатора отраслей законодательства (ОКОЗ). Во всех этих классификаторах в качестве объектов классификации выступают документы разного функционального назначения. Аналогично при построении структур номенклатур дел, табелей документов, перечней документов с указанием сроков их хранения в качестве объектов классификации также выступают документы разных видов и категорий, находящиеся на разных стадиях своего жизненного цикла.

Разработка  классификаторов включает в себя комплекс взаимосвязанных работ, направленных на определение и сбор всех объектов классификации, подлежащих включению в состав классификатора, выявление всех характеристик документов, их взаимосвязей и взаимозависимостей. При этом необходимо правильно выбрать методы классификации и кодирования объектов, определить структуру классификатора и структуру кода, признаки классификации и т. п.

Сложность разработки классификатора документов зависит от цели разработки классификатора и области его использования. Так, методика разработки любого общероссийского классификатора технико-экономической и социальной информации (ОКТЭСИ), в том числе и классификатора управленческих документов, включает в себя пять стадий:

1. организация разработки общероссийского классификатора;
2. разработка первой редакции проекта классификатора;
3. разработка окончательной редакции проекта классификатора и представление его для принятия;
4. принятие и государственная регистрация классификатора;
5. издание классификатора.

Технология  разработки классификаторов других категорий (отраслевых или классификаторов предприятий) может включать в себя выполнение меньшего количества стадий за счет совмещения и упрощения отдельных видов работ.

При разработке классификаторов документов в качестве оснований классификации используются определенные признаки классификации. От правильного выбора признаков зависит качество классификатора и его соответствие решаемым задачам. В качестве таких признаков обычно используют следующие: материал носителя информации; форма изложения содержания; исторический период времени; степень формализации документов, удобство их обработки средствами вычислительной техники; уровни разработки и утверждения документов; структура организаций и предприятий, их функции и т. п.

В важнейшем  классификационном справочнике документов любой организации — номенклатуре дел — в качестве признаков классификации используются структура организации, основные функции ее деятельности, а также значимость документов. В номенклатуре (обычно на верхних ступенях классификации) все документы организации распределяются на классификационные группировки в соответствии с утвержденной структурой организации; их наименования соответствуют наименованиям тех структурных подразделений, в которых эти документы создаются и хранятся. На последующих ступенях классификации, т.е. внутри классификационных группировок, документы распределяются на группировки в соответствии с их видами, значимостью для работы организации, сроками хранения документов, а также реализуемыми функциями и другими признаками.

Поскольку основные функции, реализуемые документом, остаются неизменными в течение длительного времени, то применение их в качестве признаков классификации обеспечивает долговечность и универсальность использования классификатора. В соответствии с рекомендациями Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти в учреждениях и организациях создаются табели форм документов. Они представляют собой классификаторы разрешенных к применению форм документов, необходимых и достаточных для реализации задач и функций, стоящих пред организациями — разработчиками табелей с указанием статуса документов, пользователей, технологии их подготовки и прохождения.