Классификация и кодирование документов

Табель  применяемых форм документов обеспечивает решение в рамках организации следующих весьма важных для повышения эффективности управления задач: классификацию применяемых в деятельности организации форм документов по функциям и задачам управленческой деятельности, оптимизацию состава применяемых форм документов и закрепление их в едином классификационном справочнике, унификацию и нормативное закрепление процедуры подготовки управленческих документов, упорядочение документационного обеспечения организации в целях оптимизации документооборота организации и повышения эффективности использования в управленческой деятельности современных информационных технологий.

В основу классификационной схемы табеля при его разработке закладывается  классификатор функций, выполняемых  всеми подразделениями организации. Функциональное разделение всей совокупности документов ведет к созданию классификационных группировок (классов, подклассов, групп подгрупп и т.д.), включающих в себя совокупности документов, используемых для реализации той или иной конкретной функции. Внутри классификационных группировок на последней ступени классификации табеля документы располагаются по категориям: сначала указываются общероссийские формы документов, потом отраслевые и затем формы документов предприятия. Заголовочная часть граф табеля может иметь вид, представленный на рис.1.

Следует отметить, что количество функциональных классификационных группировок напрямую связано со степенью развития человеческого общества: чем более развито общество, тем больше таких классификационных группировок может быть выделено. Каждая такая группировка представляет собой функциональную систему документации, включающую в себя различные документы, используемые для реализации одной и той же функции. Функциональные унифицированные системы документации являются основой информационного обеспечения управления. Широко используются такие функциональные системы документации, как организационно-распорядительная, первичная учетная, отчетно-статистическая, учетная и отчетная бухгалтерская, по труду, конструкторской документации.

Классификация унифицированных форм документов на основе функционального признака в общегосударственном масштабе закреплена в Общероссийском классификаторе управленческой документации. В соответствии с этой классификацией УФД (класс форм документов) подразделяется на второй ступени классификации на подсистемы (подклассыформ документов) и на третьей ступени классификации — на конкретные унифицированные формы документов.  

форм  документов) и на третьей ступени  классификации — на конкретные унифицированные формы документов.  
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Рис..1. Пример наименований граф табеля форм документов 
 

В табл.1. приведен пример классификации 

Таблица1.

Пример  классификации расчетно-платежной  ведомости 

одного из документов, входящих в Унифицированную систему  первичной учетной документации. 
 

5.Система классификации и кодирования технико-экономической и социальной информации 

В условиях автоматизации процессов управления и применения современных информационных технологий единицей хранения, обработки, информационного обмена и поиска стал выступать уже не только документ как единое целое, но и его элементы: реквизиты, — а также структурные элементы его содержания. В связи с этим возникла потребность в осуществлении классификации этих новых объектов в целях осуществления их идентификации.

Для автоматизации обработки не только основных носителей информации сообщений и документов, но и всех видов информации используемых в управлении, был разработан особый инструмент классификации — стандартный язык формализованного описания данных. В ходе решения этой задачи была разработана в 1980-х годах Единая система классификации и кодирования технико-экономической и социальной информации (ЕСКК ТЭСИ), в состав которой вошел комплекс классификаторов ТЭСИ.

Применение  системы кодовых обозначений  классификаторов ТЭСИ в качестве стандартного языка формализованного описания данных в информационном обеспечении управления стало важным шагом в обеспечении информационной совместимости информационных систем разных типов и уровней и решении проблемы создания единого информационного пространства России и стран СНГ, а также интеграции России в европейское и мировое информационное пространство.

ЕСКК  ТЭСИ РФ состоит из совокупности общероссийских классификаторов технико-экономической  и социальной информации, средств их ведения, нормативных и методических документов по их разработке ведению и применению. К основным задачам, решаемым ЕСКК ТЭСИ РФ, относятся:

• классификация и кодирование ТЭСИ;
• унификация технико-экономических и социальных показателей;
• обеспечение однозначности и сопоставимости данных, используемых при описании объектов ТЭСИ;
• создание условий для автоматизации процессов обработки информации, включая создание автоматизированных банков данных;
• создание распределенного автоматизированного банка общероссийских классификаторов;
• создание комплекса взаимоувязанных общероссийских классификаторов и общероссийских форм документов и обеспечение их ведения;
• использование в отечественной практике международного и национального зарубежного опыта работ по классификации и кодированию информации;
• гармонизация ОК ТЭСИ с международными классификаторами и стандартами по классификации и кодированию информации с учетом отечественной практики.

В Общероссийском классификаторе информации об общероссийских классификаторах (ОКОК) была закреплена общая классификация классификаторов ТЭСИ, в соответствии с которой все общероссийские классификаторы были распределены на следующие восемь групп в зависимости от вида информации, для классификации которой они разработаны:

1. социальная информация;
2. информация по описанию организации экономики;
3. информация о продукции, видах экономической деятельности и оказываемых услугах;
4. информация о природных и трудовых ресурсах;
5. информация о финансово-кредитной сфере;
6. информация об управленческой документации, показателях и единицах измерения;
7. информация о стандартах и технологических процессах;
8. прочие виды технико-экономической и социальной информации.

Общероссийские  классификаторы разрабатываются только в следующих четырех случаях для обеспечения:

1. сопоставимость данных в различных областях и уровнях хозяйственной деятельности;
2. совместимость с международными классификаторами;
3. информационная связь с действующими общероссийскими классификаторами;
4. использование их в общероссийских унифицированных формах документов.

Общероссийские  классификаторы ТЭСИ относятся к  нормативным документам и по своему статусу соответствуют госстандартам Российской Федерации.

К настоящему времени уже разработан комплекс общероссийских классификаторов ТЭСИ, используемых для кодирования документной информации. Так, авторы документов (предприятия, учреждения и организации) являются объектами классификации в Общероссийском классификаторе предприятий и организаций (ОКПО), вышестоящие организации (министерства и ведомства) — в Общероссийском классификаторе органов государственной власти и управления (ОКОГУ), населенные пункты (место составления документа) — в Общероссийском классификаторе объектов административно-территориального деления (ОКАТО), должности служащих и профессии рабочих — в Общероссийском классификаторе профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (ОКПДТР), валюты в — Общероссийском классификаторе валют (ОКБ).

Классификация показателей закреплена в Общероссийском классификаторе технико-экономических и социальных показателей (ОКТЭСП). В данном классификаторе все показатели в соответствии с иерархическим методом классификации распределены по рубрикам, подрубрикам и позициям-шаблонам. При использовании ОКТЭСП в информационном обеспечении управления любой технико-экономической или социальный показатель будет иметь одно, сформированное по определенным правилам наименование и одно кодовое обозначение независимо от того, в информационной системе какого типа или уровня будет использоваться этот показатель.

При внедрении  в организации автоматизированных систем обработки документов работники службы ДОУ должны уметь использовать Общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации. В соответствии с Федеральным законом от 27.12.2002 № 184-ФЗ «О техническом регулировании», (58,ст.15) общероссийские классификаторы являются нормативными документами, распределяющими технико-экономическую и социальную информацию в соответствии с ее классификацией (классами, группами, видами и т.д.). Общероссийские классификаторы являются обязательными для применения при создании государственных информационных систем и межведомственном обмене информацией.

Кроме общероссийских классификаторов в  информационном обеспечении управления используются отраслевые (ведомственные) классификаторы ТЭСИ и классификаторы ТЭСИ предприятий, включающие в себя в большинстве случаев специфические объекты классификации, отсутствующие в общероссийских классификаторах.

Главным направлением дальнейшего развития ЕСКК ТЭСИ РФ является полный охват всех видов ТЭСИ в целях обеспечения классификации и кодирования технико-экономических и социальных показателей, применяемых в аппарате управления всех уровней и отказа от разработки и использования ныне существующих классификаторов разных категорий.

Таким образом, в недалеком будущем  общероссийские классификаторы ТЭСИ будут использоваться в качестве единого стандартного языка формализованного описания данных в информационных системах всех уровней и типов. 

6.Унифицированные системы документации 

Классификаторы  ТЭСИ помимо реализации универсального формализованного языка описания данных в информационном обеспечении управления выполняют еще ряд важных функций. Большой объем актуализированной  информации, заложенной в классификаторах, служит хорошей основой для создания различными ведомствами реестров и регистров разнообразных спра-вочно-информационных массивов. Также классификаторы ТЭСИ являются базой для проведения формальной и содержательной унификации документов управления.

Для служб ДОУ особое значение имеет Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД), который представляет собой номенклатуру унифицированных систем документации и унифицированных форм документов. Классификатор содержит наименование видов документов и их коды, которые являются идентификаторами форм документов и обязательно проставляются в бланках.

ОКУД  обеспечивает министерства, ведомства, учреждения и организации России полным перечнем разрешенных к применению видов управленческих документов, распределенных по системам документации в соответствии с функциями, которые они обслуживают.

Проектирование  структуры новых документов осуществляется с учетом значности кодов тех  классификаторов, которые будут  использоваться для кодирования  реквизитов и показателей в этих документах. Наименования реквизитов и показателей в документах по своей структуре и терминологии должны точно соответствовать наименованиям аналогичных объектов в общероссийских классификаторах ТЭСИ.

Система документации — «совокупность документов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к их оформлению».

Реализация  типовых управленческих функций  в каждом управленческом аппарате проводится на основе использования документов, относящихся к различным системам документации. В делопроизводстве различных организаций соотношение документов из различных систем документации будет неодинаковым, так как оно зависит от направлений деятельности той или иной организации, ее места в системе федерального управления и т.п. Но в деятельности любой организации используются документы, документирующие исполнительную, распорядительную и организационную деятельность. Эти документы составляют систему организационно-распорядительной документации и составляют основную часть документации, с которой работает служба ДОУ.