Классификация бухгалтерских документов и форм учета

Классификация бухгалтерских документов и форм  учета

  
Оглавление  

 

• Классификация бухгалтерских документов.
• Формы и реквизиты документов.
• Порядок составления и обработки документов.
• Документооборот
• Архивирование и хранение документов
• Учетные регистры
• Способы проверки бухгалтерских записей в учетных регистрах

 

Классификация бухгалтерских документов.

 

 Документ - это любой носитель информации, с по­мощью которого хозяйственные операции подвергаются первичной регистрации.

  Бухгалтерский документ — это письменное свидетельство, которое подтверждает факт совершения хозяйственных операций, пра­во на их совершение или устанавливает материальную ответствен­ность работников за доверенные им ценности. Это обеспечивает сплошной, непрерывный учет всех объектов бухгалтер­ского учета; юридическое обоснование бухгалтерских записей, кото­рые делают на основании документов, имеющих доказательную силу; использование документов для текущего контроля и оперативного ру­ководства хозяйственной деятельностью организаций.

Бухгалтерскими  документами оформляются любые хозяйственные операции в той последовательности, в какой они совершаются.

Классификация бухгалтерской документации

 

   1.Классификации, в основу которых положен признак содержания (смысла) документа, называют семантическими. В них производится деление на виды и подвиды в соответствии с признаком содержания документа по отраслям знаний, темам, предметам, проблемам.

Классификация документов по содержанию осуществляется в практической деятельности с помощью рубрикаторов, классификаторов, классификационных таблиц и т.п.

Семантические классификации документов имеют большое практическое значение в подразделениях документно-коммуникационной сферы и потому являются наиболее разработанными. К ним относятся пять вариантов Библиотечно-библиографической классификации, Универсальная десятичная классификация (УДК), Десятичная классификация Дьюи, Единая классификация литературы для книгоиздания и др.  

Классификация бухгалтерской документации

 

2.По уровню обобщения информации документы делят на первичные и вторичные.

Первичный документ содержит информацию, которая является изложением (описанием) результатов изучения, исследования, разработок и т.д. и оригинальна по своему характеру.  Виды и формы первичной бухгалтерской документации:

• Оправдательные, бухгалтерские, организационно-распорядительные, комбинированные;
• Разовые и накопительные;
• Внутренние внешние.

Понятие и оформление первичной бухгалтерской документации относится к:

• Счетам-фактурам;
• Накладным;

Расходным и приходным  кассовым ордерам и другим документам.

Вторичный документ является результатом аналитико-синтетической переработки одного или нескольких первичных документов. Вторичный документ (иначе — информационный) содержит сведения о первичных документах, полученные путем их информационного анализа (библиографический, реферативный, обзорный). Его назначение — обеспечение общества вторичной информацией.

 

Классификация бухгалтерской документации

 

3.По назначению:

• Распорядительные
• Исполнительные
• Документы бух. оформления
• Комбинированные

4.По способу отражения сведений:

• Разовые
• Накопительные

5.По месту составления:

• Внешние
• Внутренние

6.По способу фиксации и обработки информации:

• Вручную
• На пишущей машинке
• На ЭВМ

7.По количеству учетных позиции:

• Однопозиционные
• многопозиционные

 

 

Формы и  реквизиты документов.

 

 Форма документа определя­ется совокупностью показателей (реквизитов) и их расположением в документах. Наименование показателей и их количество в докумен­тах зависят в основном от содержания отражаемой хозяйственной операции. Некоторые реквизиты являются основными (обязательны­ми) для каждого документа. Они определяют содержание отражаемых операций и придают документу доказательную силу. Унифицированные формы первичных документов должны приме­няться в организации без изменений. Формы первичных документов, не предусмотренных альбомами унифицированных первичных доку­ментов, разрабатываются организацией самостоятельно. При этом они должны содержать все обязательные реквизиты. Наряду с унификацией важное значение имеет стандартизация документов, т.е. установление одинаковых стандартных размеров бланков типовых документов.

 

Формы и  реквизиты документов.

 

Учет документы  должны содержать следующие реквизиты:

1. Наименование документа (форма) и код формы
2. Дата составления
3. Наименование организации, от имени которой составляется документ
4. Содержание хоз. операций
5. Измерители хоз. операций
6. Наименование должностей лиц, ответственных за совершение хоз. операций и правильность ее оформления
7. Личные подписи и расшифровка подписи

 

Порядок составления и обработки документов.

 

Документы сле­дует составлять на бланках установленной формы с заполнением всех реквизитов. Если некоторые реквизиты не заполнены, то свободное место прочеркивают.

Запись в документах делают чернилами, шариковой ручкой или на пишущих и счетных машинах. В денежных документах сумму ука­зывают цифрами и прописью. Проверенные и принятые бухгалтерией документы подвергают­ся бухгалтерской обработке, которая включает в себя их расценку, группировку и разметку (контировку).

Расценка  (таксировка) документов - это денежная оценка ука­занных в документе материальных ценностей.

Группировка - это подбор однородных документов в пачки, что позволяет делать записи общими итогами. На основе групп первич­ных документов часто составляют сводные документы.

Разметка  (контировка) - это определение и запись корреспон­дирующих счетов по каждой хозяйственной операции, отраженной в документах.

После разметки данные документов о хозяйственных операциях записывают в синтетических и аналитических счетах, а использован­ные документы сдают в архив.

Документооборот

 

       Документооборот- движение документа от момента составления до сдачи в архив. График документооборота является важнейшим организационным регламентом, обеспечивающим создание стройной системы организации бухгалтерского учета в организации. График документооборота разрабатывается главным бухгалтером с предварительным изучением всех особенностей организации, ее структуры, структуры управления организации, и технологией производства. Затем утверждается руководителем и график документооборота доводится до подразделений организации.

 

 

Архивирование и хранение документов

 

Процесс архивирования бухгалтерских документов включает следующие операции:

• Экспертиза ценности бухгалтерских документов и установление предельных сроков хранения для каждого документа.
• Формирование дел для временного и постоянного архивного хранения.
• Составление номенклатуры дел по бухгалтерским документам.
• Выполнение переплётных и восстановительных работ.
• Хранение и учёт бухгалтерских документов в архивном помещении.
• Выделение из состава архива дел, с завершившимися сроками хранения.
• Утилизация документации с истёкшим сроком хранения.

Профессиональное  архивирование бухгалтерских документов обладает важнейшими преимуществами:

• Снижение материальных и временных издержек по документообороту бухгалтерской документации.
• Гарантия конфиденциальности бухгалтерской информации.
• Полный порядок в бухгалтерских документах и быстрый поиск нужного документа.
• Надёжное хранение всей документации в специальном архиве.
• Своевременная утилизации документов, у которых завершился срок архивного хранения.
• Готовность организации к аудиторской или налоговой проверке.

Документооборот бухгалтерских документов является составной частью общего делопроизводства. Эти документы часто требуются для составления и проверки бухгалтерской отчётности, поэтому регулярное архивирование бухгалтерских документов является надёжным способом для хранения и систематизации значительного объёма бухгалтерской документации, а также для гарантированного уничтожения всех документов, у которых завершились предельные сроки архивного хранения.

Профессиональное  архивирование бухгалтерских документов обеспечивает надёжное хранение и правильный учёт важнейших документов, связанных с ведением бухгалтерского дела.

 

Архивирование и хранение документов

 

При формировании дел необходимо соблюдать следующие  усло­вия:

• документы постоянного и временного сроков хранения группи­руют в дела раздельно;
• подлинники отделяют от копий, а годовые пла­ны и отчеты — от квартальных и месячных;
• в дело должно быть вклю­чено по одному экземпляру каждого документа.

       Каждый документ, помещенный в  дело, должен быть оформлен в  соответствии с требованиями  государственных стандартов и  дру­гих нормативных актов.

       Приложения к документам независимо  от даты их утверждения или  составления присоединяются к  документам, к которым они от­носятся.

       Документы в отчетах необходимо располагать в определенной последователь­ности. Например, документы отчета о финансовой деятельности организации, состоящие из баланса, объяснительной записки и приложений к нему, располага­ют в таком порядке: объяснительная записка к отчету, баланс, а затем приложе­ния. При прекращении деятельности организа­ции документы, связанные с начислением и выплатой зараббтной пла­ты работникам, подлежат обязательной сдаче в государственные ар­хивы.

 

Учетные регистры

 

книги

 

По способу

группировки

 

видеограммы

 

магнитные диски

 

магнитные ленты

 

сформированные

в оперативной  памяти

 

систематические

 

комбинированные

 

синхронистические

 

Учетные регистры

 

По 

назначению

 

количественно-

суммарные