Индивидуальные документы разрабатываются
конкретными организациями для внутреннего
пользования.
Типовыми являются документы,
создаваемые вышестоящими органами для
организаций с однородными функциями
и носят обязательный характер.
Трафаретные документы имеют
заранее напечатанный текст с пробелами,
которые заполняются при окончательном
оформлении документа в зависимости от
конкретной ситуации. Такие документы
перспективны, т.к. экономят время на подготовку.
Примерные документы носят
ориентировочный характер и используются
для составления и оформления документов
по аналогии.
Анкета - способ представления
унифицированного текста, при котором
постоянная информация располагается
в левой части листа, а переменная вносится
в документ в процессе его составления
в правую часть листа.
Таблица - документ, в котором
постоянная информация размещается в
заголовках граф и боковика (заголовки
строк), а переменная (в цифровом или словесном
выражении) - на пересечении соответствующих
граф и строк.
Текст, представленный в виде
таблицы, обладает большой информационной
емкостью, позволяет строго классифицировать
и кодировать информацию и легко суммировать
аналогичные данные. В табличной форме
оформляются штатное расписание, план,
график отпусков и другие документы.
8. Классификация документов
по функциям управления.
По степени сложности документы
классифицируют на простые и сложные.
Простые - это документы, в которых рассматривается
один вопрос, в сложных освещается несколько
вопросов.
По степени гласности различают
документы открытые (несекретные) и документы
с ограниченным доступом. Документы с
ограниченным доступом бывают разной
степени секретности: совершенно секретные,
секретные, документы для служебного пользования
(ДСП), с грифом «конфиденциально».
По юридической силе документы
подразделяют на подлинные и подложные.
Подлинные документы бывают действительные
и недействительные. Недействительным
документ становится в результате истечения
срока действия или отмены его другим
документом.
По срокам исполнения документы
классифицируются на срочные и несрочные.
Срочными являются документы со сроками
исполнения, установленными законом и
соответствующими правовыми актами, а
также телеграммы и другие документы с
грифом «срочно».
По срокам хранения документы
делятся на документы временного и постоянного
срока хранения. Документы временного
хранения в свою очередь подразделяются
на документы со сроком хранения до 10 лет
и свыше 10 лет.
По степени обязательности
документы бывают информационные, содержащие
сведения и факты о производственной и
иной деятельности организаций, и директивные
- обязательные для исполнения, носящие
характер юридической или технической
нормы.
Характеристика основных типов
документов
Документооборот – движение
документов в организации с момента создания
или получения до завершения исполнения,
отправки или передачи их на хранение.
Номенклатура дел – систематизированный
перечень наименований дел, заводимых
в организации, с указанием сроков их хранения,
оформленный в установленном порядке.
Формирование дела – группирование
исполненных документов в дело в соответствии
с номенклатурой дел и систематизация
документов внутри дела.
Формуляр документа – набор
реквизитов официального письменного
документа, расположенных в определенной
последовательности.
Характеристика основных типов
документов
Принято выделять несколько
групп (видов) документов, работа с которыми
обязательна для любого предприятия:
1. директивные, информационно-инструктивные
и информационно-методические материалы
государственных органов власти
и управления, в том числе федеральных
и местных:
· указы
· постановления
· правовые акты
· инструктивные и информационные
письма
· методические указания
· требования к статистической
отчетности и т.д.
2. организационно распорядительная
документация
3. документы, связанные с
оформлением трудовых отношений:
· табель явки на работу
· графики отпусков
· трудовые книжки сотрудников
· заявления
· приказы о приеме и увольнении
· документы по оформлению отпусков,
наград, поощрений, взысканий и т.д.
4. деловая переписка
5. финансовая документация
Общая характеристика кадровых
документов
В любой организации должен
быть составлен и утвержден для внутреннего
пользования ряд кадровых документов,
наличие которых предусмотрено действующим
законодательством.
По целевой принадлежности
выделяют две больших группы кадровых
документов:
1. Документы по учету
личного состава работников, к
которым относятся приказы о
приеме на работу, переводе на
другую работу, предоставлении отпуска,
увольнении, личная карточка работника
и другие. Основная часть документов по
личному составу вошла в состав унифицированных
форм первичной учетной документации
по учету труда и его оплаты, утвержденных
Постановлением Госкомстата Российской
Федерации от 5 января 2004 года №1 «Об утверждении
унифицированных форм первичной учетной
документации по учету труда и его оплаты».
2. Вторую группу составляют
документы, связанные с осуществлением
функций по управлению персоналом
и организацией труда (правила
внутреннего трудового распорядка,
положение о структурном подразделении,
должностные инструкции, структура
и штатная численность, штатное
расписание). В «Общероссийском классификаторе
управленческой документации» ОК
011-93, утвержденном Постановлением
Госстандарта Российской Федерации
от 30 декабря 1993 года №299 (далее ОКУД)
эти документы получили название
«документация по организационно-нормативному
регулированию деятельности организации,
предприятия».
Штатное расписание и штатная
расстановка
Штатное расписание – основной
документ, который применяется для оформления
структуры, штатного состава и штатной
численности организации в соответствии
с учредительным документом (уставом или
положением). Штатное расписание содержит
перечень структурных подразделений,
должностей, сведения о количестве штатных
единиц, должностных окладах, надбавках
и месячном фонде заработной платы. Этот
документ даёт руководству право на укомплектование
организации и ее структурных подразделений
работниками. На основе штатного расписания
кадровая служба ведет подбор сотрудников
на вакантные должности, формирует резерв
на выдвижение, организует повышение квалификации
кадров.
Штатное расписание утверждается
приказом (распоряжением) руководителя
организации или уполномоченным лицом,
полномочие по утверждению данного документа
должно быть закреплено в письменной форме.
В таком приказе, в отличие от типовой
формы приказа по основной деятельности,
отсутствует констатирующая часть, и,
так как никаких дополнительных пояснений
для введения в действие штатного расписания
не требуется, приказ может начинаться
со слова «ПРИКАЗЫВАЮ».
На основе штатного расписания
устанавливаются наименования должностей,
специальностей, профессий, которые отражаются
в трудовых договорах и иной кадровой
документации.
Согласно «Квалификационному
справочнику должностей руководителей,
специалистов и других служащих», составление
штатного расписания является обязанностью
экономиста по труду, который входит в
состав отдела организации и оплаты труда.
Поскольку такое подразделение имеется
не в каждой организации, разработка штатного
расписания чаще всего поручается отделу
кадров, либо планово-экономическому отделу,
либо группе специалистов, либо бухгалтерии,
то есть руководство предприятия самостоятельно
решает вопрос, на кого возлагается эта
работа.
На предприятиях с большим должностным
и численным составом целесообразно разрабатывать
и утверждать штатное расписание каждого
структурного подразделения.
Положение об оплате труда и
премировании
«Положение об оплате труда
и премировании» является локальным нормативным
актом на предприятиях, где не заключается
коллективный договор. Если коллективный
договор в организации есть, то «Положение
об оплате труда и премировании» может
быть приложением к коллективному договору.
«Положение об оплате труда и премировании»
является основным документом, в соответствии
с которым рассчитывается заработная
плата на предприятии.
«Положение об оплате труда
и премировании» является документом,
регламентирующим:
1. принципы формирования
системы оплаты труда
2. порядок расчета денежного
вознаграждения за труд
3. критерии и процедуру
оценки труда
«Положение об оплате труда
и премировании» вводится на предприятиях
в целях повышения эффективности производства,
усовершенствования системы организации
оплаты труда, рационального использования
фонда оплаты труда и т.д.
Задачи «Положения об оплате
труда и премировании»:
1. повышение эффективности
и качества работы персонала
2. введение гибкой системы
материального стимулирования
3. повышение эффективности
контроля и учета планирования
работ и выполнения заданий
4. стимулирование инициативы
и творчества сотрудников
5. раскрытие кадрового
потенциала и т.д.
Принципы разработки условий
оплаты:
1. равная оплата за
равный труд, недопущение дискриминации
в оплате труда
2. создание равных возможностей
для роста заработной платы
для всех категорий сотрудников
3. опережающий рост производительности
по сравнению с оплатой
Должностные инструкции
Должностная инструкция является
локальным нормативным актом, в соответствии
с которым работник осуществляет трудовую
деятельность. Должностная инструкция
– основной организационно-правовой документ,
определяющий основные права, обязанности
и ответственность работника при осуществлении
им трудовой деятельности согласно занимаемой
должности.
Основные цели разработки должностных
инструкций:
Индексация дел
Индексация - проставление при
регистрации порядковых номеров и необходимых
условных обозначений, указывающих место
составления или хранения документа. В
качестве условных обозначений могут
использоваться порядковые номера (коды)
из классификатора постоянных корреспондентов,
структурных подразделений или должностных
лиц, вопросов деятельности и т.д. Например:
02-12/156, где:
02 - должное лицо - адресат;
12 - корреспондент;
156 - порядковый регистрационный
номер.
Наиболее оптимальной принято
считать индексацию с использованием
номера дела по номенклатуре дел, поскольку
номер дела одновременно указывает и на
место хранения, и на авторство, и на содержание
документа. Например: 01-20/156, где:
01-20 - номер дела по номенклатуре
дел;
156 - порядковый регистрационный
номер.
При индексации входящих, исходящих
и внутренних документов следует использовать
единообразную систему условных обозначений
(индексов), в основе которой лежат следующие
правила:
расположение составных частей
индекса должно быть постоянным;
система индексов, применяемая
в организации, должна оставаться неизменной
в течение длительного промежутка времени.
Если в конкретной организации
при небольшом объеме документооборота
для оперативного поиска документа или
информации о нем необходимым и достаточным
является использование только порядкового
регистрационного номера, система индексов
может не разрабатываться.
Возможные варианты регистрации
и нумерации документов
Регистрационный номер документа
– реквизит многофункциональный. Помимо
своего основного предназначения – порядковой
нумерации документов, индекс документа
помогает решать самые разные задачи.
По конечным порядковым номерам в конце
года можно проследить рост объема документопотоков,
проходящих через организацию, а значит,
через секретаря, что свидетельствует
о росте персональной нагрузки и может
стать основанием для законных требований
о повышении заработной платы или увеличения
штата секретариата.
ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные
системы документации. Унифицированная
система организационно-распорядительной
документации. Требования к оформлению
документов» допускает на усмотрение
организации дополнять порядковые регистрационные
номера идентификационными индексами
(п. 3.12), что способствует решению задач
по оперативному поиску того или иного
документа.
Так, нумерацию исходящих писем
дополняют кодом подразделения, выступившего
инициатором документа. Во избежание путаницы
с определением распорядительного документа
кадровые приказы нумеруют с присвоением
индекса К (кадровый) или ЛС (по личному составу),
номер распоряжения принято дополнять
литерой Р.
При поступлении запроса на
поиск документа секретарь по номеру,
точнее – по дополнительно присвоенному
индексу, легко может сориентироваться,
в каком деле (папке) его искать, например:
№ 26-р – в распоряжениях;
№ 26-лс – в приказах по личному
составу;
№ 26-опер – среди протоколов
оперативных совещаний.
Дополнив порядковый номер
поступившего документа литерой Ф (факс)
или Э (электронная почта) можно решить
проблему учета способа доставки письма
в вашу организацию без увеличения регистрационных
форм (журналов).
Регистрация документов строится
на следующих основных правилах.
Однократность регистрации.
Документ в стенах одного учреждения регистрируется
единожды (при создании или получении).
Путешествие из подразделения в подразделение
документ совершает под своим уникальным
номером, т.е. внутренние подразделения,
получив документ, учитывают его под первоначально
присвоенным индексом, а не присваивают
новый. Это правило распространяется как
на распорядительную документацию, так
и на служебную переписку.
Своевременность регистрации.
Согласно п. 16 Правил делопроизводства
в федеральных органах исполнительной
власти, утвержденных постановлением
Правительства РФ от 15.06.2009 № 477 (в ред.
от 07.09.2011), регистрация поступивших документов
осуществляется в день поступления, создаваемых
– в день подписания или утверждения либо
на следующий рабочий день. Подобные требования
обоснованы тем, что задержка документа
на этапе регистрации снижает время на
фактическое исполнение к указанному
сроку. Такое промедление может обернуться
для сотрудников или даже всего учреждения,
вне зависимости от формы собственности,
негативными последствиями. Порядок и
сроки прохождения регистрации следует
отразить в инструкции по делопроизводству
конкретной компании.