Классификация документов

Классификация документов

Современная организация делопроизводства начинается с классификации документов по заданным признакам.

По средствам фиксации все документы в организациях можно подразделить на следующие  группы: 
• письменные — документы рукописные и машинописные, а также изготовленные на множительных аппаратах и изданные типографским способом. В общем документообороте они составляют примерно 95% всех документов; 
• графические — чертежи, схемы, планы, карты, графики, рисунки и т. п. Большое преимущество этих документов в том, что они наглядны и доступны для любого специалиста, не владеющего иностранным языком, поэтому находят все большее применение в народном хозяйстве; 
• фотокинодокументы — разновидность документов, которые дают возможность запечатлеть те объекты или процессы, фиксация которых с помощью других средств была бы затруднительной, а иногда и невозможной.

По видам деятельности независимо от средств фиксации все  документы принято разделять  на три большие группы: 
• организационно-распорядительные; 
• по финансово-расчетным операциям; 
• по снабжению и сбыту.

Организационно-распорядительные документы имеют исключительно  важное значение. В них отражены вопросы общего руководства предприятием и его производственной деятельностью. Эти документы составляются работниками всех подразделений предприятия. Документы по организации учета и отчетности составляют непосредственно работники отдела учета. 
Документы по финансово-расчетным операциям составляют в основном работники финансового отдела и бухгалтерии. Правильно составленные документы по финансово-расчетным операциям способствуют рациональному использованию денежных средств.

Документы по снабжению и  сбыту составляют преимущественно  работники планового отдела, отделов  материально-технического снабжения  и сбыта, а также работники  учета.

Документы классифицируют и  по наименованиям. Однако изучать документацию предприятий лучше не по наименованиям, потому что структура и особенно их содержание, несмотря на общие наименования, могут быть различными.

По месту составления  документы подразделяются на: 
• внутренние, составленные работниками данного предприятия; 
• внешние, поступающие от других предприятий и лиц.

По юридической силе документы  классифицируются на: 
• подлинные, которые выдаются уполномоченными работниками организации с соблюдением всех правил; 
• подложные, содержание или реквизиты которых не соответствуют действительности.