Документовед как личность

Исходя из технических особенностей устройства телефонных аппаратов, необходимо придерживаться при разговоре некоторых правил, которые дают возможность собеседнику хорошо слышать и понимать.

Необходимо заботится о том, чтобы по возможности не нарушать распорядок дня собеседника. Это вполне выполнимое требование, когда речь идет о сотруднике своего учреждения или о постоянных абонентах. Нужно избегать звонить им в те часы дня, когда они заняты срочной работой, участвуют в совещаниях и т.д.

Постоянной обязанностью документоведа является также не только передавать, но и получать по телефону какую-то информацию, отвечать на запросы, давать справки. В этом случае документовед обязан руководствоваться следующими правилами:

1. Для записи поступающей информации документовед должен всегда иметь наготове бумагу и ручку. В этом случае гораздо удобнее работать, когда свободны обе руки, для чего может быть использован телефонный усилитель громкости.

2.Чтобы иметь возможность быстро ответить на вопрос о текущих делах, документовед должен применять в работе наиболее рациональные контрольные и справочные картотеки и уметь пользоваться ими.

3.Для выдачи справок документовед должен иметь список телефонов своего учреждения, городской телефонный справочник, справочники улиц города, движения транспорта и т.д.

4.В случаях, когда для выдачи справки необходимо специально отыскать какие-то, данные, не следует оставлять телефонный аппарат и заставлять ждать собеседника больше чем 1-2 минуты. В течение этого времени следует один или два раза взять трубку, чтобы собеседник, зная, что о нем не забыли и для него работают.

Если требуются более продолжительные поиски, необходимо сразу предупредить об этом собеседника и взять номер его телефона, с тем чтобы не отвлекать его надолго от работы, а позвонить ему после того, как будут найдены интересующие его сведения.

5. Если документовед не может ответить на поставленный вопрос, он должен направить собеседника к соответствующему компетентному сотруднику.

2.3. Организация совещаний

Как известно, в настоящее время задачи управления на всех его ступенях становятся все более сложными и комплексными. Их невозможно решить без участия многих специалистов, без обсуждения и обмена информацией.

Самое важное в работе документоведа  по организации совещания - подготовка необходимой для его проведения документации и своевременное обеспечение ею всех участников! Полная и заблаговременная информация по вопросам совещания, полученная всеми его участниками, дает возможность не только сократить время его проведения, но и повышает его эффективность. Предварительно изучив материал, каждый из участников совещания имеет возможность высказать обоснованное мнение. А это способствует принятию наиболее продуманных и эффективных решений.

На этом этапе работы документовед  обязан: своевременно подобрать необходимые материалы; позаботится о размножении собранных материалов, для чего он обязан воспользоваться не только услугами множительного бюро, но и уметь обращаться с рядом копировальных и множительных аппаратов и, если совещание проводится лишь узким кругом специалистов, отпечатать для него материалы; проследить, чтобы материалы совещания были своевременно доставлены всем его участникам.

Совершенно иные, чисто организационные задачи должен выполнять документовед  при подготовке конференций или широких, совещаний с участием представителей других, часто, иногородних предприятий и учреждений. В этом случае документовед обязан: по поручению руководителя оказывать помощь сотрудникам, ответственным за проведение конференции, в установлении контактов с докладчиками, в установлении контроля за своевременным поступлением и размножением тезисов докладов; организовать заказ и рассылку пригласительных билетов. Если круг участников совещания точно установлен и билеты именные, документовед  составляет список участников, по которому производится рассылка материалов и который в последствии служит для регистрации прибывших на совещание.

Оформить места в гостинице.

Накануне дня совещания документовед  обязан: если совещание будет стенографироваться, уточнить с соответствующим работником общего отдела или канцелярии расписание работы стенографисток; вместе с работниками хозяйственного отдела проверить помещение зала совещаний, соответствие количества мест в зале и в президиуме числу участников, наличие доски, мела, указки, графина для воды и стакана, исправность аппаратуры (микрофонов, магнитофонов): проверить, изготовлено ли объявление с указанием в вестибюле, и таблички с соответствующими надписями, помещаемые у входа в зал и в места регистрации участников совещания.

В день проведения совещания, примерно за час до его начала, документоведу необходимо: проверить, развешаны ли таблички с указанием места совещания и регистрации; проверить состояние зала совещания, наличия необходимой аппаратуры, наполнить графин водой, положить мел и влажную тряпку у доски, приготовить кнопки для прикрепления чертежей.

Перед самым началом совещания документовед  самостоятельно или с помощью других сотрудников проводит регистрацию участников совещания. В тех случаях, когда состав участников известен, рекомендуется проводить регистрацию по спискам, заранее отпечатанным по форме № 8 (табл. 1)

Таблица 1

Этот список используется и для рассылки материалов и пригласительных билетов.

Во время совещания документовед  обязан проследить, чтобы все документы совещания – протокол, решения – были оформлены правильно, в соответствии с существующими ГОСТами и стандартами на формы этих документов, разработанными в настоящее время у нас в стране.[4]

После окончания совещаниядокументовед:

-перепечатывает исправленный и дополненный текст решения совещания;

-контролирует сроки и качество перепечатки стенограмм или магнитофонной записи;

-устанавливает контакты и поддерживает связь с теми участниками совещания, которые должны отредактировать тексты своих выступлений или принять участие в исполнении некоторых решений совещания;

-организует заказ на размножение материалов в множительном бюро или типографии.

2.4. Подготовка служебных командировок

      Как показали исследования, многие работники и специалисты расходуют

на служебные командировки в среднем 12-15% своего рабочего времени. Кроме того, на эти поездки расходуются довольно большие денежные средства учреждений и предприятий. Каждая командировка должна быть тщательно подготовлена, с тем чтобы время поездки использовалось с наибольшей эффективностью.

Определенная часть работы по подготовке поездки руководителя и специалистов ложится на документоведа. Он готовит и оформляет приказ о командировке, командировочное удостоверение, наводит справки о средствах транспорта, времени отправления и прибытия, информирует об этом работника и, получив от него указания о выборе транспорта и времени поездки, приобретает билеты; обеспечивается заказ гостиницы в месте командировки.

Особенно важное значение имеет помощь документоведа в подготовке командировки по существу:

-документовед подбирает всю необходимую для командируемого информацию.

-готовит и подбирает все материалы и документы, необходимые работникам в поездке: доклад или реферат. Для конференций или совещания, справка, договоры и т.д.;

-печатает программу командировки с указанием организаций и лиц, с которыми должен встретиться руководитель или специалист, и времени, на которое назначены встречи или мероприятия. Копию программы документовед оставляет у себя, чтобы знать местонахождение работника на случай необходимости что-либо срочно ему сообщить.

Во время отсутствия руководителя документовед выполняет свои обычные работы, а также полученные от руководителя задания и поручения. Кроме того, он готовит для руководителя информацию по вопросам, которые не могут быть решены в отсутствие руководителя его заместителем или другими сотрудниками, делая соответствующие записи о телефонных разговорах, сообщениях, заявлениях и т.д.

2.5. Прием посетителей

        Организация приема посетителей, идущих к руководящему работнику или специалистам по самым разнообразным вопросам и делам, является одной из самых важных и ответственных обязанностей документоведов.

Личные контакты с людьми, где документовед выступает часто в качестве первого представителя данного учреждения, с которым сталкивается его посетитель, обязывают предъявлять самые высокие требования к деловым качествам, культуре поведения, речи и даже внешности документоведа.

Как показали исследования, от 18 до 22% рабочего времени руководителя затрачивается на прием и беседы с посетителями. Поэтому, прежде чем записать на прием, документовед должен удостовериться в том, что посетитель обратился по адресу.

Обязанности документоведа различны в зависимости от того, идет ли речь о приеме по текущим делам сотрудников своего учреждения, командированных или представителей других организаций и учреждений или о приеме граждан по вопросам, относящимся к компетенции данного учреждения.

Организуя прием сотрудников своего учреждения, документовед обязан:

-знать круг лиц, имеющих доступ к руководителю в любое время;

-довести до сведения всех сотрудников своего учреждения часы их приема руководителем по текущим делам (подпись документов, согласия);

Если сотрудник настаивает на приеме в другое время, документовед должен узнать, по какому именно вопросу, и доложить о нем руководителю. Документовед согласовывает с руководителем время приема и сообщает об этом сотруднику.

При приеме работников других учреждений и организаций документовед выясняет, согласовано ли посещение заранее письмом или по телефону.

Документовед должен записать день и час приема на кануне напомнить о нем руководителю.

В противном же случае документовед должен узнать у посетителя, из какой организации и по какому делу он прибыл, и в случае необходимости направить его к соответствующему сотруднику.

Если же интересующий посетителя вопрос относится к компетенции данного руководителя, документовед докладывает о посетителе, в случае же отсутствия или занятости руководителя договаривается с посетителем о новом сроке.

Документовед при этом обязательно должен записать дату и час приема, а так же фамилию и должность посетителя, название учреждения, где он работает, а так же телефон и адрес, по которым его можно в случае необходимости найти. Документовед называет посетителю свою фамилию и дает номер телефона для срочных справок или сообщений.

C особым вниманием и тщательностью документовед должен относится к организации приема. Этой стороне деятельности всех наших учреждений большое значение придавал Ленин.

От умелой и четкой работы документоведа зависит во многом не только порядок проведения приема, но и эффективность затрат рабочего времени руководителя, ведущего приема.

Работа документоведа по организации приема трудящихся заключается в следующем:

1.   Документовед в специальный журнал или карточку записывает данные о посетителе, пришедшем на прием. При этом записываются как сведения о посетителе, так и представленные им по делу документы необходимо представить для того, чтобы дело могло быть рассмотрено.

2.   Документовед хранит неоконченные или нерассмотренные дела и при повторном посещении подготавливает для руководителя или специалиста , ведущего прием, все имеющиеся по данному вопросу документы.

3.   В соответствующих графах карточек или журнала документовед делает отметки о ходе рассмотрения дела и об окончательном решении вопроса и дает справки посетителям лично или по телефону.

4.   Документовед следит за порядком во время приема, готовит для руководителя необходимые ему справочные материалы, печатает по его поручению отчеты, сводки и другие материалы, относящиеся к приему трудящихся.

2.6Обязанности документоведа по бездокументному обслуживанию руководителя

Эффективность труда во многом зависит от склонностей, интересов, способностей, индивидуальных психологических особенностей людей. Профессия документоведа требует от человека, избравшего ее, высокой подготовленности, целого комплекса личных и деловых качеств. На первый взгляд, может показаться, что в работе документоведа все просто и никаких особых знаний не требуется.[5]