Документовед как личность

В 1987 г. вопрос о совершенствовании подготовки кадров по документационному обеспечению управления стал предметом обсуждения на заседаниях Комиссии по совершенствованию управления, планирования и хозяйственного механизма Госплана СССР (10 марта 1987 г., протокол N 55 и 10 ноября 1987 г., протокол N 91) и коллегии Министерства высшего и среднего специального образования СССР. Коллегия в своем решении от 9 июля 1987 г. N 23/3 отмечала: "свыше 17 млн. человек, занятых в сфере управления, связано в своей деятельности с документной информацией. Однако отсутствие рационально организованных служб документационного обеспечения управления с одной стороны, и специальных навыком и знаний работы с документами у сотрудников аппарата с другой, приводит к существенному снижению эффективности управления, бюрократическим издержкам и другим негативным явлениям.

Сложившаяся ситуация во многом объясняется недостаточным выпуском квалифицированных специалистов по организации работы с документами, слабой изученностью потребности народного хозяйства в подготовке и повышении квалификации руководителей и специалистов по документационному обеспечению управления.

Подготовку специалистов высшей квалификации по организации работы с документами в органах управления по специальности 2037 - "Документоведение и организация управленческого труда в государственных учреждениях" осуществляли только два вуза - Московский государственный историко-архивный институт и Донецкий государственный университет. Со времени начала обучения (с 1960 г.) было подготовлено и выпущено около 4,0 тыс. специалистов".

Обсудив вопрос, коллегия постановила: "Для улучшения координации деятельности вузов и техникумов, совершенствования учебной, учебно-воспитательной и научной работы, создания современных технологий работы с документами, в том числе безбумажной, организовать на базе Московского государственного историко-архивного института Учебно-методическое объединение по специальности - "Документоведение и документационное обеспечение управления в составе соответствующих факультетов и кафедр".

С начала 1990-х годов в соответствии с решением Минвуза подготовка специалистов по документационному обеспечению управления была открыта в Московском институте управления им. С. Орджоникидзе (сегодня - Государственный университет управления) и Уральском государственном университете.

С середины 1990-х гг. в стране произошла резкая переоценка специалистов по документационному обеспечению управления. Руководители все чаще стали осознавать, что доверить информационно-документационное и организационное обслуживание своей деятельности или деятельности фирмы в целом можно только профессионально обученному специалисту. Такое понимание роли службы документационного обеспечения управления пришло с развитием новых форм экономических отношений, когда неправильно оформленный документ не признается имеющим юридическую силу, информация не вовремя обработанного и доложенного документа не была учтена при принятии решения, и все это в результате привело к экономическим потерям.

Кроме того, повсеместное внедрение компьютерных технологий в сферу управления также потребовало совсем другого уровня подготовки работников служб документационного обеспечения управления.

Подготовка специалистов была открыта более чем в 90 вузах в разных городах страны: в Москве, Санкт-Петербурге, Астрахани, Биробиджане, Волгограде, Екатеринбурге, Ижевске, Иркутске, Краснодаре, Нижнем Новгороде, Оренбурге, Орле, Перми, Ростове, Самаре, Таганроге, Твери, Томске, Тюмени, Челябинске.

Можно надеяться, что ближайшие пять лет российские учреждения, организации, предприятия, фирмы будут иметь возможность пригласить для управления своими информационными ресурсами специалистов высшей квалификации, которые обеспечат их информационно-документационное обслуживание на уровне сегодняшнего дня с учетом новейших компьютерных технологий.

ГЛАВА 2 ПРОФЕССИОНАЛЬНЫЕ КАЧЕСТВА ДОКУМЕНТОВЕДА НА СОВРЕМЕННОМ ЭТАПЕ

2.1. Планирование. Примерная схема рабочего дня документоведа

Планирование может быть на день или  неделю, месячное или  квартальное, годовое. При планировании работы на день  необходимо  учитывать следующее: нельзя начинать рабочий день "с места и в карьер". Как опытный автолюбитель перед поездкой прогревает мотор машины,  так  и  документовед  вначале  должен обдумать предстоящий день и составить план, выделив самые срочные и  важные дела. Повторяющиеся изо дня в день работы рекомендуется планировать на  одно  и то же время рабочего дня, например,  обработка  полученной  корреспонденции приходится, как правило, на утро. Необходимо свой рабочий день организовать таким образом, чтобы в  течение всего рабочего времени помогать руководителю  в  выполнении  намеченных  им мероприятий. Информировать руководителя о чем-то лучше заранее: за  час,  а если мероприятие важное, то и за день. Это возможно  лишь  в  тех  случаях, когда  планы  документоведа  координируются   и   согласовываются   с планами руководителя. Основная  информация,  как  правило,  передается  с  утра.  В течение дня сообщается лишь что-то экстренное. Во многих странах мира секретари  применяют  специальные  плоские  папки-гармошки, страницы которых расписаны по дням месяца. Сквозь вырезы в правом углу папки видны вложенные туда документы,  записки-напоминания,  поручения шефа, которые надо выполнить к определенному сроку.

Примерная схема рабочего дня документоведа

Первая половина рабочего дня.

1.  Прийти на работу за 15 мин. до прихода руководителя для того,  чтобы привести себя в порядок, проверить состояние рабочих мест (своего и
руководителя), составить или уточнить план на предстоящий день.
2. Подобрать в соответствии с планом нужные документы и дела.
Получить корреспонденцию, ознакомиться с содержанием и зарегистрировать. Отложить документы, требующие первоочередного решения руководителя. По остальным документам (если имеется соответствующий опыт) подготовить варианты возможных ответов или распределить по исполнителям. Опытный  документовед никогда не положит на стол руководителю всю корреспонденцию, предварительно не проработав ее. Рекомендуется для облегчения ознакомления руководителя с корреспонденцией выделять основную мысль путем подчеркивания фломастером или маркером. Кроме того, документовед должен подобрать документы, относящиеся к вопросам, содержащимся в корреспонденции, чтобы руководитель мог глубже изучить вопрос и принять правильное решение.

3. Просмотреть поступившие обзоры, отчеты, ведомственные издания, приглашения, а также сообщения о конференциях, встречах, юбилейных торжествах и других мероприятиях. Даты и время проведения всех мероприятий записать в своем календаре-органайзере.

4. Разложить поступившую корреспонденцию в зависимости от срочности исполнения. Телеграммы, срочные факсы немедленно передать руководителю.

5. Оставить у себя документы, необходимые для текущей информационно-справочной работы.

6. Доложить руководителю о полученной корреспонденции.

7. Уточнить вместе с руководителем содержание намечаемых мероприятий на текущий день (и на следующий). Если возникают изменения, то документовед должен сделать соответствующие пометки в своих записях. Нужно уточнить соответствие записей в своем ежедневнике и ежедневнике руководителя. Последовательность мероприятий должна быть одинаковой. Различие будет в мероприятиях секретаря по выполнению намеченного. Например, если у руководителя сделана запись "в 15:00 быть на совещании", то у документоведа она будет выглядеть так: "14:20 - напомнить о совещании, сообщить водителю (телефон), чтобы подал машину не позднее 14:30".

8. Передать по телефону (или лично) указания руководителя соответствующим исполнителям об истекающих сроках исполнения документов.

9. Работа с посетителями, телефонные переговоры (в течение всего дня).

10. Подшивка исполненных документов в дела.

11. Выполнение работ на компьютере.

12.  Организация копирования документов в соответствии с указаниями  руководителя.

Вторая половина рабочего дня.

13. Продолжение работы с посетителями и на телефоне.

14. Сбор и подготовка для подписи исполненных документов.

15.  Доложить руководителю об исполненных документах, взять у руководителя отработанные им документы.

16. Обработать и отправить исходящие документы адресатам.

17. Наметить мероприятия на следующий день.

Конец рабочего дня.

18. Просмотреть свой ежедневник и проинформировать соответствующие отделы о необходимости подготовки к  проведению  определенных  мероприятий  (прием делегации, подготовка к совещанию, заказ гостиницы и т. п.).

19. Если руководитель остается работать  после  окончания  рабочего  дня, обеспечить его всей необходимой информацией, материалами.
20. Привести в порядок свое рабочее место, убрать документы,  закрыть  на ключ сейф, все шкафы с документами, выключить из сети технические средства.

2.2. Организация телефонных переговоров

Согласно данным, полученным при исследовании труда руководящих работников, переговоры по телефону занимают в среднем 3-6% их рабочего времени, общая продолжительность разговоров, как мы видим, невелика, и на первый взгляд, кажется, что они не должны существенно влиять на выполнение других работ.

На самом деле телефонные звонки нарушают нормальный режим работы, разбивают рабочий день руководителя на короткие отрезки времени средней продолжительностью 10-30 минут и даже 5-10 минут.

Такая обстановка полностью исключает атмосферу творческой работы, мешает решению и сложных проблем, требующих обдумывания и анализа в спокойных условиях.

Помощь документоведа в организации служебных разговоров по телефону способствует рациональной организации работы руководителя.

Однако, кроме хорошей осведомленности о работе своего учреждения, документовед должен уметь правильно вести разговор по телефону. В настоящее время, к сожалению, весьма характерной для многих документоведов является манера разговора, очень точно описанная В. И. Терещенко в статье “Эффект мелочей”.

Документовед обязан придерживаться следующих правил ведения служебного разговора:

1.Быстро отвечать на вызов, так как долгое ожидание тягостно для абонента, а звуковой раздражитель (долго звучащий звонок) особенно вредно действует на нервную систему работника.

2.Сняв трубку, немедленно назвать учреждение и свою фамилию. Абонент должен знать с кем он разговаривает. Если произошла ошибка при наборе номера, недоразумение сразу же разъясняется и не повлечет за собой потери времени обоих собеседников.

Кроме того, такое начало разговора заставляет собеседника называть себя и изложить свой вопрос.

3.Если дело касается руководителя, документовед либо сразу соединяет с ним абонента, либо, если руководитель отсутствует или занят срочной работой, просит собеседника позвонить в другое время, которое должно быть совершенно точно определено, а не просто “завтра”, или “через пару дней”.

При этом документовед должен записать, кто звонил, из какого учреждения и по какому делу. Эта запись, переданная руководителю, даст ему возможность, если нужно, подготовится к предстоящей беседе, провести ее быстро и точно.

4.В случае длительного отсутствия руководителя (отпуск, командировка и т.д.) документовед должен сообщить фамилию и номер телефона замещающего его сотрудника.

5. Если вопрос может быть решен другим сотрудником, документовед отсылает собеседника к нему, называя его фамилию, должность и номер телефона.

Кроме ответов на вызовы руководителя, документоведу приходится вести телефонные переговоры и иных видов, частности передать по поручению руководителя сотрудникам своего или других учреждений те или иные сведения, наводить необходимые справки и т.д.

Ведение переговоров такого типа также требует навыков и соблюдения определенных правил.[3]

Если передаваемые сведения не оформляются в виде телефонограммы (которая готовится, редактируется и подписывается соответствующим работником), нужно заранее подготовиться к разговору, записать основные данные, чтобы в процессе разговора не было досадных оговорок, пауз, вызываемых спешными поисками в документах недостающих или забытых сведений. Особенно важно тщательно соблюдать это правило при ведении междугородных переговоров, где краткость и точность беседы должны стать обязательным условием, так как, во-первых, не следует долго занимать телефонную сеть, а во вторых, такие переговоры оплачиваются учреждением по высокому тарифу.

На рабочем месте документоведа необходимо иметь телефонные справочники. Причем для постоянных абонентов должна быть заведена специальная картотека или телефонная книга, в которой можно, было бы легко и быстро отыскать нужный телефон, не полагаясь на память и не предпринимая долгих поисков в общем городском телефонном справочнике. Специальная справочная картотека значительно сокращает время поиска нужного абонента.

Набирать номер нужно аккуратно и не торопясь. Сэкономить время на наборе номера не удается, ошибочное соединение иной раз приводит к значительным его потерям.

Начиная разговор, необходимо поздороваться и назвать себя, а при внешних переговорах и свое учреждение. Весь разговор следует вести вежливым и спокойным тоном, не отрывать его резко.