Документовед как личность

33

МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ РФ

ГОСУДАРСТВЕННОЕ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ

ВЫСШЕГО ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ

«БАШКИРСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ ПЕДАГОГИЧЕСКИЙ

УНИВЕРСИТЕТ ИМ. М. АКМУЛЛЫ»

Институт исторического и

правового образования

Кафедра всеобщей истории и культурного наследия специальность «Документоведение и документационное обеспечение управления»

              Курс 3 ОДО

БАКИРОВА АЙГУЛЬ РАДИКОВНА

ДОКУМЕНТОВЕД XXI ВЕКА

КУРСОВАЯ РАБОТА

Научный руководитель:

ст. преподаватель Лукина Е.М.

Дата представления            _____________

Дата защиты                        _____________

Оценка                                 _____________

УФА 2011

СОДЕРЖАНИЕ

ВВЕДЕНИЕ                                                                                                              3

ГЛАВА 1. РАЗВИТИЕ ПРОФЕССИИ ДОКУМЕНТОВЕДА В РОССИИ В XVIII-XXI вв.                                                                                                           5

1.1. Работник канцелярий XVIII-XIX вв.                                                    5

1.2. Профессия документовед в советский и постсоветский период     10

ГЛАВА 2 ПРОФЕССИОНАЛЬНЫЕ КАЧЕСТВА ДОКУМЕНТОВЕДА НА СОВРЕМЕННОМ ЭТАПЕ                                                                                    13

2.1. Планирование. Примерная схема рабочего дня документоведа      13

2.2. Организация телефонных переговоров                                              16

2.3. Организация совещаний                                                                      20

2.4. Подготовка служебных командировок                                               23

2.5. Прием посетителей                                                                               25

2.6. Обязанности документоведа по бездокументному обслуживанию руководителя                                                                                        28

ГЛАВА 3 ДОКУМЕНТОВЕД КАК ЛИЧНОСТЬ                                               30

3.1 Требования к внешнему виду документоведа                                    30

3.2 Культура поведения и общения документоведа                                31

ЗАКЛЮЧЕНИЕ                                                                                                     33 СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ И ЛИТЕРАТУРЫ             35

ВВЕДЕНИЕ

Сегодня информация — стратегический ресурс общества. Мы живем в мире, где информация стала продуктом глобального производства, товаром, поэтому большинство трудоспособного населения нашей планеты занято в информационной сфере. Документирование информации, её поиск, обработка, хранение и передача знаний требует значительных финансовых, временных, трудовых и материальных ресурсов. Специалисты в этой сфере нужны постоянно, причём специалисты квалифицированные. Опыт показывает, что документовед востребован всегда, в любые, даже самые сложные времена.

Документовед - это специалист, «ведающий» (знающий) о документе все, что касается работы с ним (составление, оформление, учет, регистрация, контроль исполнения, справочно-информационная работа, хранение) на основе использования современных автоматизированных технологий. Он планирует, организует и совершенствует деятельность службы документационного обеспечения управления, осуществляет контроль за состоянием делопроизводства в организации. Он разрабатывает унифицированные формы документов, системы документации, принимает меры по оптимизации документооборота в организации.

На современном рынке труда у специалиста высшей квалификации, профессионально организующего информационно-документационный процесс, документопоток в организации, учреждении, фирме, предприятии любой формы собственности, перспективы - самые реальные и обнадеживающие.

Актуальность затронутой темы продиктована также тем, что профессия документоведа с каждым годом становится все более востребованной российским обществом, она обогащается новыми специализациями, расширяется ее рынок труда. Закономерно усиливается интерес теоретиков к изучению профессиональной деятельности документоведа в новых социально-экономических условиях, о чем говорит рост публикаций в специальной печати. Популярность профессии требует системного исследования ее феномена: места и роли в современном обществе; взаимодействия с другими профессиями; соответствия кадрового состава профессиональным требованиям; качества образования и т.д. Накопленные эмпирические данные должны подниматься до уровня теоретических обобщений, выявления и осмысления принципов изучения и описания проблем профессионализации в документной сфере.

Тема появления и развития профессии документоведа в России в той или иной степени затрагивалась в публикациях ряда отечественных авторов, в частности, в статьях, учебных изданиях Т.В. Кузнецовой, Т.А. Быковой, Р.Х. Богатеева, Я.З. Лившица, В.А. Цикулина, В.А. Кудряева и некоторых других. Так, Т.В. Кузнецова показала значение документа и документационного обеспечения в управленческой деятельности, в определённой степени осветила историю появления и развития профессии документоведа, обратив особое внимание на совокупность знаний, умений и навыков, которыми должен обладать современный документовед.

В учебном пособии под редакцией В.А. Кудряева кратко рассмотрены история развития системы государственного делопроизводства, нормативно-методическая база, общие правила работы с документами. Цель курсовой работы – исследовать историю зарождения и развития специальности документоведа.

ГЛАВА 1. РАЗВИТИЕ ПРОФЕССИИ ДОКУМЕНТОВЕДА В РОССИИ В XVIII-XXI вв.

1.1. Работник канцелярий XVIII-XIX вв.

Документ появляется в глубокой древности, прежде всего для нужд формировавшихся систем управления. Чтобы управлять, надо было иметь информацию о том, кем и чем управляешь, учитывать обладаемое оброком население, урожай, имущество. Именно использование письменности в системе управления характеризует уровень культуры общества. И сразу же составление и оформление документа становится отдельным видом деятельности. Чтобы составить и оформить документ, прежде всего, надо было, как минимум, знать грамоту, уметь писать, а в ранние периоды истории обществ грамотность была доступна лишь очень незначительному проценту населения. Но для оформления официального документа недостаточно просто записать сказанное. Документ должен служить доказательством и следовательно должен быть специально оформлен по принятым в тот период правилам. Его оформление в соответствии с установленными правилами придавало ему юридическую силу.

Истоки профессии документоведа можно отнести к древнему Египту, где зарождается профессия писца - составителя и переписчика документа. Она была одной из уважаемых профессий. Написание документа требовало много труда. Чтобы стать писцом надо было прилежно и долго учиться. Восхваление профессии писца в Египте дошло до нас в нескольких папирусах.

До наших дней дошли древнеегипетские статуэтки и барельефы с изображением писцов древнего Египта. В каждой стране есть свои особенности формирования специальности. От периода древнерусского государства сохранились лишь отдельные документы. Всем известные договора X в. (911 г. и 945 г.) свидетельствуют о том, что уже в тот период существуют определенные правила составления таких документов и их могли составить только лица, знакомые с ними. При князьях всегда были грамотные служители, писавшие документы от их имени. Это были дети привилегированных сословий, обычно бояр и дружинников, которые окончили школу. Они находились обычно на должности печатника - хранителя княжеской печати, накладывание которой сопровождало оформление важнейших документов. Кроме того, документы часто составляли церковные дьяки и псаломщики, как наиболее грамотный слой населения, так как школа находилась при церкви. Поэтому в XIV в. лица, занимавшиеся составлением, оформлением и хранением документов, обычно назывались дьяками. В этот период складывались и укреплялись определенные традиции составления различных видов документов. Их тексты имели устойчивые словосочетания, особенно в начальной и конечной части документа, которые нельзя было нарушать. Складываются устойчивые формуляры отдельных видов документов и формы их засвидетельствования - "приписи", "скрепы", печати. Все это дьяки должны были хорошо знать. Подробно история развития видов документов, каждого реквизита документа в отдельности, изучается в курсе "Документоведение", а история складывания и развития делопроизводства - в исторической части курса "Организация и технология документационного обеспечения управления". Поэтому в курсе "Введение в специальность" лишь очень бегло упоминается как развитие самого документа, изменение его внешнего вида и текста, так и этапы работы с ним, хотя само по себе это и очень интересно.[1]

Делопроизводство как технология управления появляется с момента оформления управления в специальный государственный аппарат, то есть с момента появления приказов. Фактически делопроизводство - это зеркало, отражающее систему управления. Какой порядок решения вопросов принят в государственном аппарате, таков и порядок движения документов, их составления, согласования, оформления, подписания, доставки. В процессе оформления Российского централизованного государства складывается система органов управления: Боярская Дума, приказы в центре, приказные избы на местах, и соответствующие документационные потоки: от вышестоящих к нижестоящим, от нижестоящих к вышестоящим, переписка между равными. Вся деятельность этих органов системы управления требует постоянного документирования и обмена информацией. Для ведения документации нужен специальный штат "приказных людей" - дьяков и подьячих, основным занятием которых становится ведение делопроизводства. Как пишет акад. С.О. Шмидт, "Выдвижение таких дельцов - специалистов в области делопроизводства - характерная черта истории утверждения централизованного государства во всех странах. Это - одно из условий жизнедеятельности разраставшегося аппарата власти.

Приказная бюрократия принадлежала к правящим слоям общества, признавалась неподатным сословием. Прослойка приказных людей делилась на группы. Иерархия приказных людей - это иерархия канцелярского знания и положения и предопределенных этим социального статуса и материального обеспечения.

         Дьяки делились на думных и приказных. Думные дьяки участвовали в заседаниях Боярской Думы, докладывали о делах приказов, записывали и формулировали царские указы и приговоры Думы, скрепляли своей подписью документы.

Приказные дьяки готовили решения по делам, рассматриваемым в приказах, и контролировали работу подьячих. Подьячие были младшими чинами в приказах и делились на три статьи: "старые" (старшие), "средние" и "молодшие" (младшие). Между ними шло распределение обязанностей по работе с документами. Дьяк осуществлял общее руководство деятельностью приказа и в том числе организацией делопроизводства, по его указанию "старые" подьячие составляли документы, которые дьяк чернил, то есть исправлял. Дьяк подписывал окончательно подготовленный беловик документа. Но основную работу вели "старые" подьячие, которые, как правило, заведовали столами и повытьями - структурными подразделениями приказов и под руководством которых работали "средние" и "молодшие" подьячие. "Средние" подьячие писали черновики документов по указанием "старых" подьячих, наводили справки в делах своего приказа или в других приказах. "Молодшие" подьячие переписывали документ набело, то есть готовили его к подписанию. Они же склеивали документы в столбец, так как для приказного делопроизводства характерна столбцовая форма документов. Как пишет С.О. Шмидт, "личный состав приказов, численность приказных людей (точнее даже, именно подьячих) колебалась от нескольких человек до нескольких десятков (в Посольском, где было много специализированных переводчиков и "толмачей", в Разбойном) до более сотни (как в Разрядном) и нескольких сотен (в Большой казне, Большом дворце, особенно в Поместном приказе, где часть подьячих находилась "в отсылках" - командировках по делам этого приказа или выполняя поручения других приказов).  Работа подьячего была достаточно уважаема и престижна. Н.Ф.Демидова в монографии "Служилая бюрократия в России с XVII в. и ее роль в формировании абсолютизма" пишет, что в XVII в. характерным "становится наследование детьми профессии и даже должности отца – подьячего"

Таким образом, можно сделать вывод, что к концу XVII века работа с документами в аппарате управления сосредоточилась в руках особой группы служилых людей - дьяков и подьячих. В этот период их численность по подсчетам Н.Ф.Демидовой составляла 4657 человек.

Кардинальные изменения в развитие специальности внес XVIII век и связаны они с изменением системы государственного управления. В начале XVIII в. проводятся реформы Петра I. Важнейшей из них была реформа государственного аппарата, в результате которой сложилась новая система государственных учреждений: Сенат, Синод, коллегии, местные учреждения. Преобразования начались в 1711 г. созданием Сената, как высшего органа управления. Реформа государственного аппарата во многом проводилась под влиянием опыта управления за рубежом, с которым Петр I ознакомился во время своего пребывания за границей. Но надо было не только создать учреждения нового типа, но и заставить государственный аппарат работать по-новому, значительно более оперативно и с большими результатами, что и было главной задачей реформ. Поэтому именно в период реформ появляются первые организационные документы, в которых прописывается сам порядок работы государственных учреждений. К таким документам можно отнести указы Петра I о Сенате и создаваемых коллегиях.

Ведения в них делопроизводства расписывалось в регламентах, создаваемых коллегией. Однако основным документом, на два столетия определившим порядок ведения делопроизводства в учреждениях дореволюционной России и штат работников, занимавшихся делопроизводственным обслуживанием, стал "Генеральный Регламент или Устав, по которому Государственные Коллегии так же и всех иных принадлежащие к ним Канцелярий и Контор служители, не только во внешних и внутренних учреждениях, но и во отправлении своего чина от 28 февраля 1720 г. Он был составлен с учетом почти десятилетнего опыта работы новых учреждений.[2]

Генеральный регламент стал как бы обобщающим документом и являлся первым законодательным актом, в котором был прописан не только весь порядок работы Коллегий, ведения в них делопроизводства, но и обязанности каждого работника канцелярии. Это новый тип организационного документа, прообраз всех последующих регламентов, в том числе сегодня Регламента Государственной Думы, Типовых регламентов федеральных органов исполнительной власти, административных регламентов.

В Генеральном регламенте перечислены созданные к этому году коллегии, служба в которых являлась присяжной должностью, определено их устройство, скрупулезно расписан весь порядок работы, должностной состав.

1.2. Профессия документовед в советский и постсоветский период