Документовед как личность

Однако это далеко не так. Профессия документоведа относится к обслуживающим. Задача документоведа заключается в том, чтобы освободить руководителя от выполнения не творческих, вспомогательно-технических операций. В его обязанности входит выполнение большого объема работ по сбору, составлению, оформлению, обработке устной и документной информации, а также по организации приема посетителей, подготовке заседаний и совещаний, по телефонному обслуживанию и т.п. Очень важным фактором в работе документоведа является хороший деловой контакт с руководителем, умение выполнять работу в стиле руководителя.

Условно обязанности документоведа можно разделить на работу по документному и бездокументному обслуживанию руководителя. К операциям по бездокументному обслуживанию относятся такие, как выполнение технических функций по обеспечению работы руководителя, подготовка заседаний и совещаний, организация приема посетителей, телефонное обслуживание, подготовка командировок, планирование своей работы. Остальные обязанности составление, оформление, редактирование служебных документов, регистрация, контроль исполнения, подготовка в дела и передача на хранение документов, стенографирование, расшифровка и оформление на пишущей машине документов - относятся к документному обслуживанию. По подсчетам специалистов, на работы по бездокументному обслуживанию документовед затрачивает 55-60% рабочего времени. Следует учитывать то, что обязанности документоведов различных уровней управления отличаются как по содержанию, так и по объему. Нередко документоведы крупных учреждений, организаций и предприятий имеют в своем подчинении сотрудников, выполняющих машинописные работы (машинистка) и работу с документами (делопроизводитель).

ГЛАВА 3 ДОКУМЕНТОВЕД КАК ЛИЧНОСТЬ

3.1 Требования к внешнему виду документоведа

В зависимости от времени года костюм документоведа может быть различным как по цвету, так и по используемым тканям. Важное требование к костюму - строгость и элегантность, соответственные направлению моды. Главное о чем нужно помнить- костюм должен быть удобным, практичным, достаточно строгим. Не рекомендуется дополнять рабочий костюм броскими, громоздкими украшениями, неуместны будут и крупные драгоценные украшения. Неприятное впечатление производят руки, унизанные кольцами. Не следует превращать себя в витрину для бижутерии. Украшения должны подчеркивать достоинства костюма и его хозяйки. В тон костюма следует подбирать туфли. Обувь должна быть удобной. Для работы должна быть сменная обувь, так как находиться в помещении в течении рабочего дня в уличной обуви, например в зимних сапогах, вредно для здоровья.

Документовед должен помнить о личной гигиене. Не следует пользоваться парфюмерными веществами, имеющими резко выраженный запах.

Руки документоведа всегда должны быть в идеальном порядке. Ногти не должны быть слишком длинными, чтобы не мешать работе на пишущей машинке. Лак для ногтей лучше подобрать спокойного тона и следить за тем, чтобы он покрывал весь ноготь, был светлым.

Прическа документоведа должна быть аккуратной, к лицу, гармонировать с костюмом и окружающей обстановкой. Недопустимы длинные распущенные по плечам волосы, челка, закрывающая глаза.

Нередко модные девушки увлекаются излишними украшениями своего лица средствами косметики, пользуються яркой помадой, румянами, тенями для век. Для документоведа это недопустимо. Главное в пользовании косметикой – чувство меры. Дневной макияж должен быть незаметен для постороннего взгляда.

3.2. Культура поведения и общения документоведа

Одним из важных показателей культуры документоведа являются любезность, корректность, вежливость, доброжелательность.

Документовед должен научиться управлять мимикой, интонациями голоса, ведь ему приходиться работать с людьми. Умение вести себя с людьми, способность создавать впечатление, повышающее авторитет руководителя, - важные факторы успеха в работе. Те правила поведения, которые должен соблюдать каждый культурный человек, переносятся в известной мере в служебную обстановку и имеют большое число «точек приложения» в конкретных ситуациях процесса управления. Назовем некоторые из них.

Большую часть времени в течении рабочего дня документовед сидит. Сидеть рекомендуется свободно, не напряженно, сохраняя стройную осанку. Положение корпуса должно быть естественным, спокойным. Не следует садиться на край стула, так как при этом возникает напряжение мышц, увеличивается общая нагрузка на позвоночник и ноги.             Уважение к людям должно стать повседневной нормой поведения и привычным способом обращения с окружающими

В отношении с посетителями и со своими коллегами документовед не должен разглашать конфиденциальную информацию. При появлении посетителя документовед располагает не более 15 секундами на то, чтобы закончить машинописную строку или телефонный разговор. Чтение любых материалов, в том числе и документов, надо немедленно прекратить и заняться посетителем.

Документоведу необходимо знать правила приветствования. Если нужно поздороваться за руку, то необходимо встать из-за стола, выйти к посетителю и подать руку. Первым подают руку работники высших рангов и женщина. Однако женщине позволяется не давать руку, если она не хочет этого делать. Первым здоровается тот, кто подходит к группе людей или проходит в непосредственной близости от них. Документовед может представлять своему руководителю всех посетителей, кроме непосредственного вышестоящего руководства. Принято представлять младшего по возрасту и положению – старшему; женщину – пожилому мужчине и т.д.

Документовед всегда должен помнить, что злое выражение лица, грозный взгляд, ядовитая ирония, выражение превосходства или полного равнодушия – показатели низкой культуры.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

В заключении, хотелось сказать о личных качествах документоведа и о его роли в работе с руководителем.

Важными факторами успеха работы документоведа является умение вести себя с людьми и способность создать впечатление, повышающее авторитет руководителя. Документовед должен быть важным звеном в системе контактов своего руководителя, обеспечивая эффективную связь и своевременное принятие необходимых мер. Документовед является личным представителем своего руководителя, и выполнение этой ключевой роли требует умения производить благоприятное впечатление на работников организации и представителей других фирм.

Роль документоведа, как она определяется в брошюре Европейской ассоциации профессиональных документоведов, состоит в том, чтобы знать существо деятельности своего руководителя и уметь значительную часть этой работы брать на себя.

В обязанности документоведа входит:

1. Стенографирование, печатание стенограмм, составление писем и т.д.

2. Получение, обработка входящей и исходящей почты.

3. Ведение телефонных разговоров, организация приемов.

4. Ведение дневника руководителя; организация его встреч.

5. Организация деловых поездок руководителя.

6. Регистрация деловой корреспонденции, ведения дел.

7. Организация и участие в работе совещаний.

8. Организация дел в кабинете руководителя.

9. Освобождение руководителя от рутинных операций.

10. Информационное обеспечение.

11. Оформление банковских счетов.

12. Соблюдение положительных правил техники безопасности.

13. Организация и руководство работой по обеспечению неразглашения обработанной информации.

15. Организация общих собраний и мероприятий общего характера.

Прежде всего, у документоведа должно быть такое качество, как доброжелательность, умение вести себя с посетителями, расположить их к себе..

Документовед - важная профессия, особенно в наше время, в эпоху создания все новых и новых фирм. В большей степени от него тоже будет зависеть успех фирмы или предприятия. И пусть профессия документовед никогда не уронит своего престижа.

СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ

1. Козлов В.П. Теоретические основы археографии с позиций современности.

Теоретические основы археографии с позиций современности: Материалы дискуссии. М., 2004.

2. Краткий словарь архивной терминологии. М.–Л., 2003.

3. Кузнецова Т.В. Новый образовательный стандарт по специальности // Делопроизводство. 2006. № 1.

4. Кузнецова Т.В. Проблемы взаимосвязи документоведения и источниковедения // Труды историко-архивного института. Т. 35. Архивистика на рубеже веков XX-XXI. М., 2008.

5.. Кушнаренко Н.Н. Документоведение. Киев: Знання, 2006.

6. Матяш И.Б., Кулешов С.Г. Архивная наука и документоведение Украины на современном этапе // Отечественные архивы. 2002. № 6.

7. Ларин М.В. Управление документацией в организациях. М.: Научная книга, 2006. 

8. Новый энциклопедический словарь. СПб.: Б.г. Т. 16.

9. Плешкевич Е.А. Знания о документе: к истории вопроса // Отечественные архивы. 2003. № 4.

10. Савин В.А. Феноменология документа: постановка проблемы // Вестник архивиста. 2004. № 1. 

11. Старостин Е.В. Терминологическая интервенция // Теоретические основы археографии. М., 2006.

12. Степанов Е. Что такое документ? Виды и системы документов // Служба кадров. 2001. № 11.

13. Фионова Л.Р., Артемова С.Г. Вариант построения электронного пособия по основам документоведения , 2008.

[1] Кушнаренко Н.Н.: Документоведение. Ст. 36

[2] Кушнаренко Н.Н.: Документоведение.  ст. 49

[3] Савин В.А.: Феноменология документа: постановка проблемы//Вестник архивиста №1. Ст.11-17

[4] Ларин М.В.: Управление документацией в организациях. Ст. 28

[5] Козлов В. П.: Теоретические основы архиографии с позиций современности. ст. 8