Делопроизводство в управлении качеством

Наименование  вида документа пишется прописными буквами (ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА) и может  располагаться по центру или от границы  левого поля (в зависимости от того, какой выбран способ расположения заголовочной части документа) через 2 межстрочных  интервала.

Дата и  индекс докладной записки пишутся  на одной строке. Дата оформляется  цифровым способом (23.06.97) от границы  левого поля ниже названия вида документа  или над ограничительной линией в общем бланке. Дата докладной или объяснительной записки является датой ее подписания и отправки. Дата проставляется лицом, подписывающим документ.

Регистрационный номер помещается справа от даты на одной строке с ней и представляет собой простой порядковый номер (№ 25). Иногда он может включать в  себя индекс структурного подразделения, номер дела по номенклатуре дел и  порядковый номер докладной записки (№ 09-14/25).

Адресат оформляется  в правом верхнем углу на уровне первой строки в наименовании автора и формулируется в соответствии с установленными требованиями.

Внешнюю докладную  или объяснительную записку подписывает, как правило, первый руководитель предприятия  или организации, а в некоторых  случаях - его заместители в пределах их компетенции. Подпись оформляется  через 3 интервала ниже текста от границ левого поля и включает наименование должности лица, подписавшего документ, его личную подпись и расшифровку  подписи.

Текст может  быть представлен в виде сплошного  связного текста, а также в форме  таблицы или сочетании этих форм в соответствии с установленными требованиями.

Структура текста докладной или объяснительной записки  зависит от цели создания. Например, текст инициативной внешней докладной  записки состоит, как правило, из двух частей:

В одной содержится точное и объективное описание события  или ситуации, их оценка составителем и другая аргументированная информация о необходимости принятия тех  или иных управленческих решений. Архаичный  оборот: Довожу (Доводим) до Вашего сведения в этой части текста не употребляется.

В другой части  текста формулируются выводы, предложения  и рекомендации. Характерными для  этой части текста являются глаголы  предлагаю (-ем), считаю (-ем) необходимым, прошу (просим). Две части выделяются при необходимости и в тексте объяснительной записки.

В одной - кратко констатируется или излагается содержание положений, пунктов и разделов основного  документа или управленческой ситуации, фактов и событий.

В другой - объясняются  причины, приводятся расчеты, экономическое  и юридическое обоснование и  другие доказательства.

Информационные  и отчетные докладные записки  содержат, как правило, только одну часть текста - перечисление сведений о выполнении каких-либо заданий, поручений, планов и т.п.

Служебная записка - записка о выполнении какой-либо работы, направляемая одним должностным лицом другому. ⁹

Из определений  следует, что служебная записка - документ, составляемый в структурном  подразделении и представляемый руководителю вышестоящего уровня, это  может быть руководитель подразделения, заместитель руководителя организации  или руководитель организации.

Текст служебной  записки оформляется на специальном  бланке с логотипом организации  или на обычных листах бумаги формата  А4.

Текст состоит  из двух частей:

• В первой части фактические сведения.
• Во второй просьбы, выводы, предложения.

Служебные записки  выполняют множество функций: передают информацию из одного отдела в другой, поддерживают связь между филиалами, их могут подшивать в архив, чтобы  обратиться к ним еще раз.

Служебные записки  готовят в самых разнообразных  ситуациях. Стандартные цели включают в себя:

• Запрос информации;
• Выдачу инструкций;
• Сопровождение другого сообщения (сопроводительная записка);
• Объявления (извещения).

Служебная записка  с запросом информации составляет часть  внутренней деятельности любой организации. В одних случаях на изучение и  подготовку ответа на такой запрос читателю требуются многие часы работы, в других случаях читатель может  написать ответ прямо на оригинале  и вернуть отправителю. Можно  выделить три этапа подготовки служебной  записки с запросом информации:

• Обозначьте основную мысль - запрос.
• Изложите необходимые детали.
• Напомните читателю основную мысль и предоставьте дополнительную уточняющую информацию.

Формат служебной  записки предназначен для упрощения  и ускорения процессов внутренней коммуникации. Как правило, это достигается  за счет унификации структуры информации. Обязательные элементы служебной информации размещаются в верхней части  страницы и включают в себя:

Кому:

От:

Дата:

Тема:

Введя этот формат, компания обеспечивает появление  информации определенного типа в  одной и той же части служебной  записки, что в дальнейшем облегчит работу с ней.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Заключение

 

 

Нормативно-методическая база делопроизводства представлена огромной совокупностью законов, различных  актов и методических документов, которой необходимо уметь пользоваться, применять в своей профессиональной деятельности. Так как нормативно-методическая база является основой, фундаментом  науки документоведения, точнее её составляющей делопроизводства.

Докладные и  объяснительные, служебные записки  играют важную роль в документировании управленческой деятельности. Они служат для передачи информации с одного уровня управления, но являются основаниями  для издания распорядительных документов. Они имеют одинаковый состав реквизитов типового формуляра, но разные цели создания, составляются в различных управленческих ситуациях. В системе организационно-распорядительной документации они имеют устойчивую сферу применения и даже получившие в последнее время широкое  распространение служебные записки  не смогли вытеснить их из так называемой внутренней переписки организации.

Эти знания и умение необходимы для правильного  составления изготовления и оформления документов, их передачу и обработку, хранение и уничтожение. Так же знание и умение позволяют упростить  работу с документами, что позволяет  сэкономить время.

 

 

 

 

 

 

 

 

3.Практическое задание:

 Составьте письмо  – отказ комерческо – посреднеческой  фирме ,,Лесоматерьялы ,, на поставку  малому предприятию ,, Маяк,, бруса  в количестве 100 м³ . Конкретные данные укажите сами.

 

 

 

Письмо-отказ

 

ОБЩЕСТВО С ОГРАНИЧЕННОЙ ОТВЕСТВЕННОСТЬЮ «Маяк»   (ООО«Маяк» )   ул. Яснополянская, 22, г. Москва,115419 Телефон: (095)77-77-777; Факс: (095)77-77-778; e-mail: maiyk@mail.ru   ОКПО 28523645, ОГРН 1234567891234, ИНН/КПП 5423682894/576218349
01.02.2012		№	02-10		Генеральному директору коммерческо-посреднической фирме«Лесоматериалы» Ю.П. Волков
На №	01-12 от 29.01.2012

 

 

 

Уважаемый ___Ю.П. Волков_!

 

Вашу помощь в поставке малому предприятию «Маяк» бруса  в количестве 100 м³ просим отменить из-за временного прекращения строительства  складского помещения

 

С уважением,

 

 

   Директор ООО«Маяк»                                                                      Г.А. Фомин

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Список  литературы

 

1. Басаков. М.И. Справочник секретаря-референта. – Ростов-на-Дону: Феникс, 2005.
2. Басаков М.И. Делопроизводство: учебное пособие.2-е издание перераб. и доп. - Ростов н/Д: изд-во "Феникс", 2003.
3. Кирсанова М.В., Аксенов Ю.М. Курс делопроизводства (документационное обеспечение управления). - М.: Инфра-М, 2006 - 364 с.
4. Кузнецова Т.В. "Делопроизводство" 5-е, испр. И дополн. - м.: М.: журнал управление персоналом. 2007. - 528 с

 

5. Лифиц И.М. Стандартизация, метрология и сертификация. – М.: Юрайт, 2002.
6. Непогода А.В., Семченко П.А. Делопроизводство организации: подготовка, оформление и ведение документации. – М.: Омега-Л, 2007.
7. Пшенко А.В. Документационное обеспечение управления (Делопроизводство) Учебное пособие - М.: Инфра-М, 2004. - 256 с.
8. Рогожин М.Ю. Справочник по делопроизводству. – СПб.: Питер, 2007.
9. Янковая В.Ф. "Делопроизводство "Секретарь-референт" №6 2003 с.15
10. ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. - М.: Изд-во стандартов, 2003.

Размещено на Allbest.ru

¹ Непогода А.В., Семченко П.А. Делопроизводство организации: подготовка, оформление и ведение документации. – М.: Омега-Л, 2007. – С. 9.

² Рогожин М.Ю. Справочник по делопроизводству. – СПб.: Питер, 2007. – С. 94.

³ Лифиц И.М. Стандартизация, метрология и сертификация. – М.: Юрайт, 2002. – С. 21.

⁴ Лифиц И.М. Стандартизация, метрология и сертификация. – М.: Юрайт, 2002. – С. 25.

⁵ Там же. – С. 48.

⁶. Кудряев В.А и др. ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ. — М.: ИНФРА-М, 1999, с.127 .

⁷  Там же, с.125.

⁸ГОСТ Р 6.30-2003 Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. – М.: Издательство стандартов, 2003.

⁹ Янковая В.Ф. Делопроизводство. "Секретарь-референт" №6 2003 с. 15