Делопроизводство в управлении качеством

IV. Государственные стандарты на  документы

Государственный стандарт (ГОСТ) представляет собой нормативный документ, разработанный заинтересованными сторонами на основе согласия по существенным вопросам, утверждённый уполномоченным органом, устанавливающий для всеобщего и многократного использования правила, общие принципы, характеристики, требования или методы, касающиеся определённых объектов, и направлений на достижение оптимальной степени упорядочения в какой-либо области.⁴

Все государственные  стандарты, действующие на территории РФ, объединены в единую Государственную  систему стандартизации (ГСС).⁵

Серия 1 ГСС содержит комплекс стандартов, в которых закреплены положения  о порядке их разработки, о построении, изложении, оформлении, утверждении, регистрации, введении в действие, внесении в  них изменений.

Серия 6 ГСС содержит комплекс стандартов на унифицированные системы документации и Единую систему классификации  и кодирования технико-экономической  информации.

К серии 6 принадлежат:

1. ГОСТ 6.01.1.-87. Единая система классификации и кодирования технико-экономической информации;
2. ГОСТ 6.01.3.-83. Унифицированные системы документации. Запись информации унифицированных документов в коммуникативном формате;
3. ГОСТ 6.10.1-88. Унифицированные системы документации. Основные положения;
4. ГОСТ 6.10.4-84. Унифицированные системы документации. Придание юридической силы документам на машинном носителе и машинограмме, созданным средствами вычислительной техники.
5. ГОСТ 6.10.5-87. Унифицированные системы документации. Требования к построению формуляра-образца.
6. ГОСТ 6.10.7-90. Единая система внешнеторговой документации. Счёт.
7. ГОСТ Р 6.30-97. Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов.
8. ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов.
9. ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения.

В стандартах этой серии закреплены требования к форме документа, бланков документов, составу реквизитов и их оформлению, правила унификации и стандартизации документов и применения унифицированных систем документации, терминология, используемая в документационном обеспечении, требования к техническим средствам обработки информации и др.

V. Унифицированные системы документации

 Унифицированные  системы документации – это комплекс задач по совершенствованию их форм и содержания.(УСД) определяют совокупность реквизитов, установленных в соответствии с решаемыми в определённой сфере деятельности задачами и расположенных на носителе информации в определённом порядке. В настоящее время на территории России действуют унифицированные системы следующих видов документации:

• организационно-распорядительной;
• банковской;
• учётной и отчётной;
• отчётно-статистической;
• внешнеторговой;
• документация по труду;
• документация Пенсионного фонда РФ.

Разработка  УСД ведётся соответствующими министерствами и ведомствами, которым Правительством РФ поручена эта работа.

Основным  нормативным документом, регламентирующим функционирование данной системы, является Государственный стандарт РФ «ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации.

VI. Общероссийские классификаторы  технико-экономической и социальной  информации

 

Классификаторы  технико-экономической и социальной информации – нормативные документы, содержащие систематизированный свод наименований объектов, представленных как классификационные группировки, и присвоенные им коды.

Классификации и кодированию подлежат социальные и экономические объекты и  их свойства, информация о которых  используется в деятельности органов  власти и управления и содержится в унифицированных формах документов.

Все классификаторы, в зависимости от содержания, подразделяются на следующие группы.

1. Классификаторы информации об управленческих документах, задачах, решаемых в автоматизированных системах управления, видах деятельности, экономических и социальных показателях:
• Общероссийский классификатор стандартов (ОКС);
• Общероссийский классификатор продукции (ОКП);
• Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД);
• Общероссийский классификатор валют (ОКВ);
• Общероссийский классификатор единиц измерения (ОКЕЙ) и т.д.
2. Классификаторы информации об организационных структурах:

• Общероссийский классификатор органов государственной власти и управления (ОКОГУ);

• Общероссийский классификатор предприятий и организаций (ОКПО);
• Общероссийский классификатор экономических районов (ОКЭР);
• Общероссийский классификатор отраслей народного хозяйства (ОКОНХ) и др.

3. Классификаторы информации о населении и кадрах:

• Общероссийский классификатор информации по социальной защите населения (ОКИСЗН);
• Общероссийский классификатор специальностей по образованию (ОКСО);
• Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (ОКПДТР) и др.

Код классификатора состоит из цифровых десятичных знаков и контрольного числа и строится следующим образом: ХХ ХХ ХХХ Х, где  первые две цифры (класс формы) обозначают принадлежность унифицированной формы документа к соответствующей УСД; третья и четвёртая цифры (подкласс формы) – общность содержания множества форм документов и направленность их использования; следующие три цифры – регистрационный номер унифицированной формы документа внутри подкласса; последняя цифра – контрольное число.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2. Деловые записки (докладная,служебная, объяснительная, пояснительная) –понятие, особенности составления и оформления.

 

Докладные и  объяснительные, служебные записки  являются справочно-информационными  документами и играют важную роль в документировании управленческой деятельности. Они служат не просто для передачи информации с одного уровня управления организацией, предприятием, фирмой на другой, но являются непосредственными  основаниями для издания распорядительных документов, в тексте которых иногда предусматривается оформление соответствующей  ссылки. Они имеют одинаковый состав реквизитов типового формуляра, но разные цели создания, составляются в различных  управленческих ситуациях. В системе  организационно-распорядительной документации они имеют устойчивую сферу применения и даже получившие в последнее  время широкое распространение  служебные записки не смогли вытеснить  их из так называемой внутренней переписки  организации.

Целью нашей  курсовой работы является изучение особенностей оформления информационно-справочных документов.

При этом стоят  следующие задачи:

• Изучить докладные, объяснительные и служебные записки.
• Рассмотреть, какие требования предъявляются к информационно-справочному документу.
• Проанализировать состав реквизитов и правильность их оформления.
• Изучить особенности подготовки информационно-справочных документов и получить практические навыки их составления в соответствии с действующими стандартами.

Информацию  для создания курсовой работы возьмем  из учебных пособий. Особенности  текстов записок подробно изложены в учебнике Басакова М.И. "Делопроизводство", Янковской В.Ф. "Делопроизводство", Кузнецовой Т.В. "Делопроизводство" Порядок оформления реквизитов представлен в государственном стандарте РФ ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированная система организационно-распорядительной документации" Требования к оформлению документов.

Докладная записка - документ, адресованный руководителю данной или вышестоящей организации, содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя. ⁶

Докладная записка  готовится как по инициативе автора, так и по указанию руководства.

Цель инициативной докладной записки - побудить руководителя принять определенное решение. Поэтому  её текст четко делится на две части: первая - констатирующая (описательная), где излагаются имевшиеся факты или описывается ситуация, и вторая - где излагаются предложения, просьбы.

Докладные записки, информирующие руководство о  ходе работ, могут представляться регулярно. Не рекомендуется заканчивать текст  докладной записки словами: "Вносится на ваше рассмотрение", "Докладывается  для принятия решения" и т.п. В  конце текста докладной записки  следует четко указать вносимое предложение (просьбу и т.д.) или  сделать выводы. Заканчивать текст  целесообразно словами: "Считаю (необходимым, целесообразным и т.д.) …", "Предлагаю…", "Прошу…" и т.п.

В зависимости  от содержания и целевого назначения докладные записки бывают:

• Инициативные (внесение предложений, изложение просьбы, фактов, явлений)
• Отчетные (о ходе, состоянии, завершении каких-либо работ, поручений, планов, о результатах командировки, проверки и т.д.).

В зависимости  от адресата докладные записки могут  быть:

• Внутренними, т.е. направляемыми руководителю структурного подразделения или учреждения, и
• Внешними - адресуемыми в вышестоящие инстанции.

Согласно  ГОСТу текст любого информационно-справочного  документа оформляется шрифтом  Times New Roman, размер 14, через 1,5 интервала.

Предпочтительно при оформлении докладной записки  пользоваться угловым расположением  реквизитов заголовочной части (однако это требование не является жестким).

Текст докладной  записки не следует начинать словами: "Довожу до вашего сведения". Предпочтительными  являются следующие устойчивые обороты: "По вашему поручению проведена…", "Во исполнение приказа…", "В  соответствии с планом…" и т.п.

Объяснительная  записка - документ, объясняющий причины какого-либо действия, события, факта, пришествия, составляемый работником организации и представляемый вышестоящему должностному лицу. ⁷

Объяснительные  записки по содержанию можно разделить  на две группы. К первой относятся  документы, чаще всего сопровождающие иной документ (план, отчет) и поясняющие содержание отдельных положений  основного документа. Они оформляются  на общем бланке учреждения. Вторую группу составляют объяснительные записки  по поводу каких-либо происшествий, сложившихся  ситуаций, поступков и поведения  отдельных работников. Текст таких  записок должен быть убедительным, содержать неопровержимые доказательства, внутренние докладные записки, они  оформляются на чистых листах бумаги с воспроизведением тех же реквизитов и подписываются составителем. Оформление докладных и объяснительных записок должно соответствовать установленным требованиям. Однако в зависимости от того, является ли документ внутренним или направляется в вышестоящую организацию, в оформлении этих документов появляются свои особенности.

Докладные и  объяснительные записки, направляемые за пределы данного предприятия  или организации, называются внешними. Составляются они достаточно редко, но, как правило, по вопросам, имеющим  существенное значение для деятельности предприятия. Поэтому оформляются  они на общем бланке.

В состав типового формуляра внешней докладной  или объяснительной записки входят следующие реквизиты:

• наименование автора документа (организации, фирмы, может быть указано наименование вышестоящей организации, в систему которой она входит);
• наименование вида документа (докладная записка, объяснительная);
• дата:
• регистрационный номер,
• адресат;
• место составления:
• заголовок к тексту;
• текст;
• подпись. ⁸

При оформлении внешних докладных и объяснительных записок угловое расположение реквизитов является предпочтительным.