Делопроизводство в управлении качеством

 

 

контрольная работа

 

по дисциплине:  «Делопроизводство в управлении качеством»

 

 

 

 

 

                                                Выполнил: студент 3 курса

 

Проверил  преподаватель:

 

_________________________

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2012 г.

Содержание

 

 

Введение…………………………………………………………………………3

1. Нормативно – методическая база делопроизводства............................5
2. Деловые записки (докладная,служебная, объяснительная, пояснительная) –понятие, особенности составления и оформления..15

Заключение……………………………………………………………………...22

3. Практическое задание.................................................................................23

Список литературы…………………………………………………………….24

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Введение

 

Успех любого начинания зависит от многих факторов, в том числе от умения юридически грамотно оформить документ. Однако это  лишь одна из проблем, возникающих перед  любой организацией при работе с  документами. Практически ни одна технологическая функция управления, связанная с использованием информации, подготовкой и принятием решения, не обходится без процесса создания, оформления, исполнения документов и их хранения. В ежедневной практической деятельности руководителям организаций, структурных подразделений, работникам служб делопроизводства приходится решать огромный комплекс вопросов, связанных с разработкой и изданием документов, регламентирующих управленческую и хозяйственную деятельность организации, регистрацией входящих, исходящих и внутренних документов, формированием дел, определением сроков хранения, передачей в архив или оформлением для уничтожения.

С документированием  связана деятельность всех сотрудников  организации – от исполнителей до руководителей всех уровней и  звеньев. Любые важные решения требуют  документального оформления. В организации любой организационно-правовой формы без правильной постановки документоведения, знаний его нормативно-методической базы, невозможно справиться с потоком документов, быстро найти требуемый документ и навести по нему справки, проконтролировать его исполнение и обеспечить сохранность. Государство уделяет большое внимание вопросам правильной постановки делопроизводства. Все организации России, независимо от организационно-правовых форм, должны в своей деятельности руководствоваться положениями и требованиями, установленными действующими нормативными актами по документоведению и архивному делу.

Грамотно  организованное делопроизводство начинается с изучения его нормативно-методической базы, требований государственных стандартов в области документоведения, унифицированных систем документации и классификации документов по назначению и принципам подготовки и оформления.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1.Нормативно-методическая база делопроизводства

 

Нормативно-методическая база делопроизводства представляет собой  совокупность законов, нормативно-правовых актов и методических документов, регламентирующих технологию создания документов, их обработку, хранение и  использование в текущей деятельности организации, а также деятельность службы делопроизводства: её структуру, функции, штаты, техническое обеспечение  и некоторые другие аспекты.

Нормативно-методическую базу делопроизводства составляют:

1. законодательные акты РФ в сфере информации и документации;
2. указы и распоряжения Президента РФ, постановления Правительства РФ;
3. нормативные правовые акты федеральных органов исполнительной власти, регламентирующие правовые вопросы документационного обеспечения управленческой деятельности;
4. государственные стандарты на документы;
5. общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации;
6. унифицированные системы документации;
7. нормативно-правовые акты организации, а также методические документы по делопроизводству, разработанные в организации.

В нормативно-методическую базу делопроизводства входят также  законодательные акты субъектов  РФ и правовые акты, принимаемые  органами исполнительной власти субъектов  РФ.¹

 

1. Законодательные акты РФ в сфере информации и документации

Законодательство  РФ регламентирует общие принципы организации  документационного обеспечения  управления организаций.

Основным  законом, регулирующим порядок создания и использования информации (информационных ресурсов), является Федеральный закон от 20 февраля 1995 г. №24-ФЗ «Об информации, информатизации и защите информации».

С вступлением  в силу Федерального Закона Российской Федерации от 29 июля 2004 г. № 98-ФЗ «О коммерческой тайне» на отечественном правовом пространстве исчезло ещё одно «белое пятно».² Данный закон регулирует отношения в связи с отнесением информации к коммерческой тайне, охрану, конфиденциальность данной информации и определяет сведения, которые не могут составлять коммерческую тайну.

Защиту  интересов Российской Федерации, субъектов  Российской Федерации и муниципальных  образований, а также защиту интересов, прав и свобод физических и юридических  лиц при международном информационном обмене обеспечивает Федеральный Закон  от 4 июля 1996 г. № 85-ФЗ «Об участии в международном информационном обмене».

Закон устанавливает  право собственности на информационные продукты и средства международного информационного обмена, вводит ограничения  на вывоз документированной информации, определяет порядок защиты конфиденциальной информации и регулирует вопросы  международного информационного обмена.

Правовые  основы стандартизации в Российской Федерации устанавливаются законом  от 27 декабря 2002 г. № 184-ФЗ «О техническом регулировании».

В соответствии с этим законом стандартизация –  это деятельность по установлению норм, правил, характеристик в целях  обеспечения:

• безопасности продукции, работ, услуг для окружающей среды, жизни, здоровья и имущества;
• технической и информационной совместимости, а также взаимозаменяемости продукции;
• качества продукции, работ и услуг в соответствии с уровнем развития науки, техники и технологий, единства измерений;
• экономии всех видов ресурсов;
• безопасности хозяйственных объектов с учётом риска возникновения природных и техногенных катастроф и других чрезвычайных ситуаций;
• обороноспособности и мобилизационной готовности страны.

Закон о  техническом регулировании определяет порядок проведения работ по стандартизации, виды документов по стандартизации и  их применение, осуществление государственного контроля и надзора за соблюдением  требований государственных стандартов, ответственность за нарушение положений  закона, порядок финансирования работ  по стандартизации и др.³

К нормативным  документам по стандартизации, действующим  на территории Российской Федерации, закон  о техническом регулировании  относит:

• государственные стандарты Российской Федерации, применяемые в установленном порядке; международные (региональные) стандарты, правила, нормы и рекомендации по стандартизации, общероссийские классификаторы техническо-экономической информации;
• стандарты отраслей, организаций, научно-технических, инженерных обществ и других общественных организаций.

В нормативных  документах по стандартизации в делопроизводстве закреплены требования к построению, изложению и оформлению документов, проведению унификации и применению унифицированных систем документации; созданию и использованию классификаторов технико-экономической и социальной информации; автоматизации информационных процессов в управлении, техническим средствам обработки информации; терминологии, применяемой при работе.

Вопросы использования государственного языка  Российской Федерации и государственных  языков субъектов Российской Федерации  в делопроизводстве регулирует закон  РФ от 25 октября 1991 г. № 1807-I «О языках народов Российской Федерации».

В промышленности, связи, на транспорте и в энергетике на всей территории России применяется только русский язык.

Использование эмблем организаций или товарных знаков (знаков обслуживания) в официальной документации определяется Законом РФ от 23 сентября 1992 г. № 3520-I «О товарных знаках, знаках обслуживания и наименования мест происхождения товаров».

Вопросы использования информации, относимой к государственной тайне, и иной конфиденциальной информации определяет Закон РФ от 21 июля 1993 г. № 5485-I «О государственной тайне».

Закон определяет перечень сведений, составляющих государственную  тайну, и устанавливает полномочия государственных органов и должностных  лиц, призванных обеспечивать сохранение и защиту государственной тайны.

Законодательство  Российской Федерации регулирует и  другие сферы деятельности тесно  связанные с документным обеспечением.

II. Указы и распоряжения Президента  РФ, постановления правительства  РФ

Правовые  акты, принимаемые Президентом Российской Федерации и Правительством Российской Федерации, развивают положения, зафиксированные  в законодательных актах по вопросам информации и документации.

Правительством  РФ было принято постановление от 27 декабря 1995 г. № 1268 «Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации».

К указам Президента РФ, направленным на обеспечение  защиты информации, относятся:

1. Указ  Президента РФ от 24 января 1998 г. № 61 «О перечне сведений, отнесённых к государственной тайне»;

2. Указ  Президента РФ от 6 марта 1997 г. № 188 «Об утверждении перечня сведений конфиденциального характера»;

3. Постановление  Правительства РФ от 4 сентября  1995 г. № 870 «Об утверждении Правил отнесения сведений, составляющих государственную тайну, к различным сведениям секретности».

Указы Президента РФ и постановления Правительства  РФ регулируют вопросы подготовки, издания, государственной регистрации  и введения в действие нормативных  правовых актов, издаваемых органами государственного управления.

ІІІ. Нормативные правовые акты федеральных органов исполнительной власти

Нормативные правовые акты

Нормативные правовые акты, издаваемые федеральными органами исполнительной власти (министерствами, комитетами, управлениями, службами, агентствами), являются ведомственными нормативными актами и, в зависимости от сферы действия, подразделяются на правовые акты общего характера, отраслевые и межотраслевые.

Нормативные правовые акты общего характера рассчитаны на многократное применение во всех предусмотренных  ими случаях. Акты отраслевого характера  действуют в рамках одной отрасли, межотраслевые – в нескольких или всех отраслях.

Общее методическое руководство организацией архивного  дела и документационным обеспечением управленческой деятельности на территории России возложено на Федеральное  архивное агентство РФ.

Деятельность  в сфере издания нормативных  правовых актов по вопросам делопроизводства и архивного дела осуществляет Министерство культуры и массовых коммуникаций РФ. Изданные Федеральным архивным агентством РФ и Министерством культуры и  массовых коммуникаций РФ нормативные  акты обязательны для применения всеми организациями независимо от их организационно-правовой формы.

Государственная система документационного  обеспечения управления (ГСДОУ)

ГСДОУ представляет собой совокупность правил, устанавливающих  единые требования к документированию управленческой деятельности и работе с документами в органах государственного управления и в организациях.

Основной  целью ГСДОУ является упорядочение документооборота организаций, сокращение количества и повышение качества документов. ГСДОУ распространяется на все системы документации, включая документы, создаваемые средствами вычислительной техники, органов государственного управления, суда, прокуратура, арбитража и всех прочих организаций.

Положения ГСДОУ конкретизированы в Типовой  инструкции по делопроизводству в федеральных  органах исполнительной власти, утверждённой приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций РФ от 8 ноября 2005 г. № 536. Инструкция устанавливает общие требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в министерствах и ведомствах и является основой для разработки индивидуальных инструкций по делопроизводству в организациях.