Делопроизводство в средней школе

ПРИЕМ И РЕГИСТРАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ

Регистрации подлежат все  документы, требующие учета, исполнения, использования в справочных целях, как поступающие из других организаций  и от частных лиц, так и образующиеся в деятельности общеобразовательного учреждения.

Не подлежат регистрации  поздравительные письма, пригласительные  билеты, информация для сведения, бухгалтерские  документы первичного учета. Для  них составляется перечень нерегистрируемых документов.

Регистрация документов производится в день их поступления.

Контроль  сроков исполнения документов

Ответственность за своевременное  и качественное исполнение документов несут руководитель общеобразовательного учреждения.

Вся поступающая в общеобразовательное  учреждение документация исполняется  в соответствии с теми сроками, которые  указаны в резолюции руководителя. Если срок не указан, то документ должен быть исполнен в срок - 1 месяц; жалобы, заявления - в течение месяца; телеграммы - не более чем в двухнедельный  срок.

Документ считается исполненным, если разрешены по существу все поставленные в нем вопросы, в журналах регистрации  делается отметка об исполнении, т.е. записана дата отправки и исходящий  номер ответного документа, наименование адресата, должность и фамилия  исполнителя, подписавшего ответ.

Если все, поставленные в  документе вопросы, решены в оперативном  порядке, без написания ответа, исполнитель  на документе делает краткую запись о решении вопроса, ставит дату и  подпись, после чего документ помещается в дело. Если по разрешаемому вопросу  ожидается ответ, то с согласия заведующего  канцелярией (секретаря) поступивший  ответ вместе с копией ответа может  находиться у исполнителя на контроле.

Документ снимается с  контроля после его исполнения.

СОСТАВЛЕНИЕ НОМЕНКЛАТУРЫ И ФОРМИРОВАНИЕ ДЕЛ

Составление номенклатуры дел.

В целях правильного формирования дел общеобразовательного учреждения, обеспечивающего быстрый поиск  документов по их содержанию и видам, производится классификация документов.

Классификация документов закрепляется в номенклатуре дел - списке наименований дел, заводимых в делопроизводстве общеобразовательного учреждения с  указанием сроков их хранения

Формирование  дел.

Формирование дел - группировка  исполненных документов в дела в  соответствии с номенклатурой дел.

Формирование дел осуществляется в канцелярии общеобразовательного учреждения.

Приказы по основной деятельности формируются отдельно от приказов по личному составу (назначение, перемещение, увольнение сотрудников) и от приказов об отпусках, командировках и т.д.

ОБЕСПЕЧЕНИЕ СОХРАННОСТИ ДЕЛ

Ответственность за сохранность  документов общеобразовательного учреждения несет руководитель.

Дела должны храниться  в закрывающихся шкафах, предохраняющих их от пыли, воздействия солнечного света.

Изъятие и выдача документов из дел постоянного срока хранения не разрешается.