Делопроизводство в средней школе

—  обоснование необходимости  разработки (подписания, утверждения) нового документа, заключения договора или внесения изменений в действующие  документы;

—  обоснование финансовых параметров или изменений финансовых условий договоров по сравнению  с действующими;

—  договоры и соглашения, являющиеся основными или первичными по отношению к направляемым на согласование документам;

—  пояснения к «схемам» договоров и сделок;

—  материалы проведенных  тендеров / конкурсов;

—  выписки из протоколов заседаний коллегиальных органов  управления, во исполнение которых  был подготовлен проект документа;

—  приложения, на которые  даются ссылки в проекте документа.

К проектам договоров, направляемых на согласование, прилагается и обоснование  выбора контрагента, копии учредительных  документов и доверенностей должностных  лиц контрагентов для проверки их полномочий. Поэтому в инструкции по делопроизводству рекомендуем четко  устанавливать состав всего комплекта  документов, направляемых на согласование, и указывать не только проект основного  документа, но и обязательный состав сопроводительных документов к нему.

Оформление результатов  согласования.

Исполнитель или подразделение-инициатор  направляют подготовленный проект документа  в подразделения, участвующие в  согласовании в соответствии с определенным маршрутом, который удобно фиксировать  в листе согласования. Направление  на согласование осуществляется централизованно  через службу делопроизводства (в  соответствии с Правилами делопроизводства) или через систему электронного документооборота. Следует отметить, что на этапе подготовки документа, разработки управленческого решения  и до направления проекта на процедуру  согласования все организационные, технологические, финансовые и другие вопросы уже должны быть спланированы и урегулированы с подразделениями, участвующими в исполнении, осуществляющими управление рисками, контрольные функции, реализацию подготовленных мероприятий и т.п.

Должностные лица подразделений, участвующих в согласовании, или  уполномоченные ими сотрудники рассматривают  проект документа самостоятельно либо поручают согласование проекта документа  конкретным исполнителям. Результаты согласования оформляются визой  на проекте документа или визой, проставленной в листе согласования.

При наличии замечаний (дополнений) к проекту должностные лица формулируют  свои замечания и представляют их исполнителю. Проект документа в  данном случае визируется с оговоркой  о наличии замечаний, которые  могут быть сделаны в тексте документа (выделены шрифтом, цветом или оформлены  в режиме редактирования).

В случае несогласия одного из согласовывающих подразделений  может быть проставлена виза «Не  согласовано» с обязательным письменным объяснением причин отказа в согласовании. Инициатор согласования в этом случае должен подготовить новую редакцию проекта документа и направить  ее на повторное согласование в подразделение, которое проставило визу «Не согласовано», а также в подразделения, чьи  интересы были затронуты при внесении изменений в проект документа  по результатам согласования.

Все противоречия, возникающие  на этапе согласования, должны регулироваться в порядке конструктивного взаимодействия подразделений и сотрудников. В  спорных случаях оформляется  протокол разногласий, рассмотрение которых  осуществляется на уровне «курирующих» вышестоящих руководителей подразделений  или коллегиальных органов.

При проведении процедуры  внешнего согласования ее результаты оформляются соответствующей перепиской (письмами о согласовании).

После получения виз от всех подразделений, причем даже в процессе внутреннего согласования возможно проставление виз по форме: «СОГЛАСОВАНО» («СОГЛАСОВАНО с замечаниями»), исполнитель:

—  оформляет окончательную  редакцию проекта документа, к которой  прикладывает экземпляр полностью  согласованного проекта с визами и замечаниями («визовой» экземпляр) или лист согласования

—  проставляет отметку  об учете замечаний, которая является документальным подтверждением процедуры  доработки проекта документа. Отметка  об учете замечаний к окончательной  редакции документа, оформленная на «визовом» экземпляре проекта или  листе согласования, должна быть датирована и заверена подписью руководителя подразделения-инициатора;

—  после завершения согласования проект документа направляется руководителю или уполномоченному им должностному лицу для утверждения или подписания централизованно через службу делопроизводства. Направление на подписание возможно осуществить в бумажном или электронном  виде.

Контроль  согласования

Контроль за соблюдением  установленной процедуры согласования документов является одной из функций  службы делопроизводства. Контроль согласования включает:

—  сопровождение процедуры  согласования документов, обеспечение  эффективного взаимодействия подразделений, контроль сроков согласования проектов документов в подразделениях (с помощью  традиционных журнальных учетных форм или в системе электронного документооборота);

—  информирование подразделений, участвующих в согласовании о  приближении или наступлении  сроков согласования документов (в  системе электронного документооборота – за счет настройки автоматической рассылки уведомлений и предупреждений);

—  анализ хода и результатов  согласования документов, информирование руководителей о соблюдении процедур согласования и качестве взаимодействия подразделений (в рамках реализации информационно-аналитической функции  службы делопроизводства).

 

3. ОРГАНИЗАЦИЯ СЛУЖБЫ ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ УПРАВЛЕНИЯ

Форма организации делопроизводства

Существует три формы  организации делопроизводства:

-    централизованная;

-     децентрализованная;

-    смешанная.

При централизованной форме  организации делопроизводства все  технические операции по обработке  документов сосредоточены в одном  структурном подразделении (службе ДОУ), а творческая работа с документами  осуществляется в других структурных  подразделениях. К преимуществам  централизованной формы организации  делопроизводства относится возможность  формирования единой базы данных по всем поступающим в организацию и  создаваемым в ней документам, что позволяет повысить оперативность  поиска документов и, следовательно, оптимизировать справочную работу по документам. Централизованную форму организации делопроизводства целесообразно использовать в том  случае, если организация имеет линейно-функциональную организационную структуру.

Децентрализованная форма  организации делопроизводства предполагает создание самостоятельной службы делопроизводства в каждом структурном подразделении. Ее целесообразно использовать при  дивизиональном типе организационной  структуры или в условиях территориальной  разобщенности структурных подразделений  организации.

Смешанная форма организации  делопроизводства предполагает выполнение одних делопроизводственных операций (прием, регистрация, контроль, размножение  документов) в службе ДОУ, других (создание и оформление документов, их систематизация, формирование дел и хранение) в  структурных подразделениях. Следует  отметить, что при смешанной форме  организации делопроизводства одна и та же технологическая операция, например регистрация поступающих  и отправляемых документов, может  осуществляться как в службе ДОУ, так и в структурных подразделениях, в зависимости от категории документов.

Выбор наименования службы ДОУ

В настоящее время отсутствуют  какие-либо нормативные документы  или документы методического  характера, которыми следовало бы руководствоваться  при выборе наименования службы ДОУ  и определении ее структуры, поэтому  организации вправе самостоятельно принимать решения по этим вопросам. Тем не менее, при этом  следует  учитывать несколько факторов:

-  характер деятельности организации, ее структуру (количество подразделений, численность аппарата управления и общую численность работающих);

-  объем документооборота организации;

- наличие подведомственной системы (подведомственных организаций, филиалов, отделений, представительств) и характер взаимоотношений между ними и центральным органом управления.

Управление  делами – это, как правило, подразделение, имеющее внутреннюю структуру. В составе управления делами выделяются группы, сектора, отделы и другие структурные части, обеспечивающие учет и регистрацию документов, контроль за исполнением документов, работу с документами коллегиальных органов, изготовление документов, копирование и тиражирование документов, а также такие подразделения, как секретариат, архив, отдел совершенствования делопроизводства и др. Управления делами создаются в крупных организациях, имеющих подведомственную структуру: органах федеральной исполнительной власти (министерства, службы, агентства), крупных акционерных компаниях и др. Управление делами наряду с сугубо делопроизводственными функциями осуществляет организационно-методическое обеспечение делопроизводства подведомственных организаций.

Остальные приведенные названия – канцелярия, общий отдел, отдел  делопроизводства и др. в содержательном плане можно рассматривать как  синонимы. Канцелярия – это, пожалуй, наиболее понятное и привычное название службы ДОУ. Оно удобно тем, что состоит  из одного слова, а значит, проще  в употреблении, однако в сознании многих это название ассоциируется  с «канцелярской рутиной», «канцелярской  волокитой», то есть с негативными  сторонами делопроизводства. Название «общий отдел» многим не совсем понятно, поскольку слово «общий» может  предполагать все что угодно, а  речь все-таки идет именно о работе с документами. В этом плане названия «отдел делопроизводства», «отдел по работе с документами» и т.п. более удачны. Исходя из этих соображений при выборе названия службы делопроизводства предпочтение следует отдать если не названию «канцелярия» (в силу его понятности и удобства употребления), то таким названиям, как «отдел делопроизводства», «отдел документационного обеспечения» и  т.п.

Организационная структура службы ДОУ

На крупных предприятиях в составе службы ДОУ выделяются функциональные группы и за каждым сотрудником закрепляются определенные обязанности. В состав службы ДОУ  могут входить секретариат, экспедиция, группа (бюро, отдел) контроля, группа писем (бюро жалоб, отдел обращений населения), машинописное бюро, копировально-множительное бюро, архив.

На средних предприятиях функции службы ДОУ выполняют  отдельные специалисты по участкам работы.

На небольших предприятиях служба ДОУ состоит из 2-3 человек.

Во многих организациях служба ДОУ не является самостоятельным  подразделением, а входит в состав административно-хозяйственной службы, службы управления персоналом или бухгалтерии. Однако организация работы с документами  – это вполне самостоятельный  вид деятельности, ничего общего не имеющий с хозяйственным обеспечением или бухгалтерским учетом. Поскольку  служба ДОУ фактически управляет  документацией и документационными  потоками всей организации, она должна быть самостоятельным подразделением, пусть и с небольшой штатной  численностью (это может быть 2–3 чел.), с подчинением непосредственно  руководителю организации или одному из заместителей руководителя, курирующему  вопросы информации и документации. Это принципиально важно еще  и потому, что служба ДОУ непосредственно  работает с руководством, решает вопросы  рассмотрения документов, контролирует их исполнение, ведет справочную работу по документам по заданию руководства, выполняет другие поручения руководства.

Определение должностного состава и штатной  численности службы ДОУ 

При определении должностного состава работников следует руководствоваться  Общероссийским классификатором профессий  рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (ОКПДТР) и Квалификационным справочником должностей руководителей, специалистов и других служащих (утвержден  постановлением Минтруда России от 21.08.1998 № 37).

Для определения численности  персонала службы ДОУ используются нормативные документы по труду  и организации труда. Нормирование труда работников делопроизводства, в том числе расчет их штатной  численности осуществляются на основании  следующих документов:

1. Межотраслевые укрупненные  нормы времени на работы по  документационному обеспечению  управления. М., 1995.

2. Нормативы времени на  работы по совершенствованию  документационного обеспечения  управления министерств, ведомств, предприятий и организаций. М, 1992.