Делопроизводство в средней школе

3. Нормы времени на  работы по автоматизированной  архивной технологии и документационному  обеспечению органов управления. М., 1993.

4. Нормы времени на  работы по документационному  обеспечению управленческих структур  федеральных органов исполнительной  власти. М., 2002.

Как правило, определение  численности подразделения не входит в обязанности самой службы ДОУ  – эта работа проводится отделами труда и заработной платы или  экономическими подразделениями, но при  необходимости такие расчеты  могут провести и работники службы ДОУ. Названные выше нормативные  документы по труду содержат методические указания, касающиеся применения этих документов на практике.

Разработка  положения о службе ДОУ и должностных  инструкций работников

Важная задача в организации  службы ДОУ – это разработка положения  о службе ДОУ и должностных  инструкций работников. Эта задача решается руководителем самой службы ДОУ самостоятельно или с привлечением квалифицированных специалистов. Положение  о службе ДОУ и должностные  инструкции ее работников составляют комплект организационно-правовой документации, разработка которого завершает организационный  этап создания этой службы.

Положение о подразделении  – документ, определяющий организационно-правовое положение подразделения в структуре  учреждения.

Государственная система  документационного обеспечения  управления содержит примерное положение  о службе ДОУ, но применять его  на практике в настоящее время  можно только с учетом тех изменений, которые произошли в системе  управления и которые отражены в  современном законодательстве.

Текст положения о службе ДОУ, в соответствии с ГСДОУ, должен содержать следующие разделы:

1.   Общие положения.

2.   Цели и задачи  службы ДОУ.

3.   Функции службы  ДОУ.

4.   Права и ответственность  службы ДОУ.

5.   Взаимоотношения  службы ДОУ с другими структурными  подразделениями

4. ПРОЦЕДУРА ДОКУМЕНТИРОВАНИЯ  ПРИКАЗА ПО ОСНОВНОЙ  ДЕЯТЕЛЬНОСТИ

 

Основным распорядительным документом, издаваемым руководителем организации  является приказ.

        Приказ  – правовой акт, издаваемый  руководителем организации, действующим  на основе единоличного принятия  решений, в целях разрешения  основных и оперативных задач,  стоящих перед организацией.

            В деятельности организаций различаются:   приказы по организационным вопросам;

• основной деятельности;
• личному составу.

Приказы по организационным  вопросам издаются в случаях создания, реорганизации или ликвидации учреждения, при утверждении структуры и  штатов, в целях утверждения и/или  введения в действие различных организационно-правовых, плановых, отчетных, инструктивных, методических документов и тому подобных случаях.

        Приказы  по основной деятельности регулируют  порядок финансирования деятельности  учреждения, ее материально-технического  обеспечения, научно-техническую  политику, информационное и документационное  обеспечение деятельности, социальные  вопросы и тому подобные ситуации.

        Приказы  по личному составу (кадровые  приказы) регулируют прием, перемещения,  увольнения работников, предоставление  отпусков, присвоение разрядов, вынесение  взысканий и поощрения работников.

         Приказы оформляются на общем  бланке организации с указанием  вида документа - ПРИКАЗ. Расположение  реквизитов на бланке может  быть угловое или продольное. Предпочтение при оформлении  приказа отдается бланку с  продольным расположением реквизитов.*0*

            В состав типового формуляра  бланка входят следующие реквизиты: Эмблема организации или товарный знак

1. Наименование организации
2. Наименование вида документа
3. Трафаретная часть для даты и номера документа
4. Место составления

Текст каждого из приказов имеет свои особенности. При составлении  текста предъявляются серьезные  требования к четкости формулировок и обоснованности излагаемых фактов. Проекты приказов, подготовленные для  согласования, оформляются на стандартных  листах бумаги с нанесением всех необходимых  реквизитов и указанием на верхнем  поле документа справа – “Проект”.

 

5. РЕКВИЗИТЫ РАСПОРЯЖЕНИЯ

 

Распоряжение - это:

правовой акт, издаваемый единолично главой государства - Президентом, а также главами исполнительной власти субъектов Российской Федерации - губернаторами, мэрами и др.;

правовой акт, издаваемый единолично руководителем коллегиального органа власти и управления в пределах предоставленной ему компетенции, например, распоряжение Председателя Правительства РФ, распоряжение председателя Законодательного Собрания;

правовой акт, издаваемый руководителем учреждения, организации, предприятия, действующим единолично.

Правом издавать распоряжения могут наделяться заместители руководителя организации по вопросам их компетенции, руководители самостоятельных структурных  подразделений (управлений, департаментов, отделов, цехов, лабораторий и др.), а также главные специалисты  организации (главный инженер, главный  механик, главный энергетик и  др.).

Право издания распоряжений руководителем организации закрепляется в учредительных документах организации (уставе, положении), право издания  распоряжений другими должностными лицами - в организационно-правовых и распорядительных документах (положениях о подразделениях и должностях, должностных  инструкциях, приказе о распределении  обязанностей между руководством организации).

Распоряжения оформляются  на бланке распоряжения. Обязательными  реквизитами распоряжения являются: Государственный герб Российской Федерации (герб субъекта Российской Федерации  или герб муниципального образования), эмблема (товарный знак или знак обслуживания), наименование организации, название вида документа (приказ), дата и номер  документа, место издания, заголовок  к тексту, текст, подпись, визы.

Порядок составления и  оформления распоряжений в целом  аналогичен порядку оформления приказов по основной деятельности организации. Различия заключаются в следующем: распорядительная часть отделяется от констатирующей словом «Предлагаю»  или «Обязываю», которое так же, как в приказах, печатается отдельной  строкой прописными буквами, или  без какого-либо слова, т.е. непосредственно  следует за констатирующей частью после  двоеточия.

Образец распоряжения

ФЕДЕРАЛЬНОЕ УПРАВЛЕНИЕ ПО ДЕЛАМ О НЕСОСТОЯТЕЛЬНОСТИ (БАНКРОТСТВЕ)

ТЕРРИТОРИАЛЬНОЕ АГЕНТСТВО  В ГОРОДЕ МОСКВЕ

МОСКОВСКИЙ КОМИТЕТ ПО ДЕЛАМ О НЕСОСТОЯТЕЛЬНОСТИ (БАНКРОТСТВЕ)

РАСПОРЯЖЕНИЕ

 

15 января 2002 г.                                                                                        № 11-Р

Об увольнении руководителя предприятия

(наименование) в связи  с продажей предприятия

В соответствии с Указом Президента РФ от 02 июня 1994 г. № 1114 «О продаже  государственных предприятий-должников» и учитывая мнение Министерства экономики  РФ:

1. Осуществить продажу  Московского государственного предприятия  дорожного строительства (110008, Москва, Путевой пр., 8), признанного актом  Территориального агентства Федерального  управления по делам о несостоятельности  (банкротстве) в г. Москве от 17 ноября 2001 г. № 87 неплатежеспособным  и имеющим неудовлетворительную  структуру баланса, с сохранением  статуса юридического лица.

2. Определить способом  продажи предприятия коммерческий  конкурс с условием погашения  100-процентной просроченной кредиторской  задолженности предприятия в  срок не более одного месяца  со дня заключения договора  купли-продажи.

3. Уволить руководителя  Московского государственного предприятия  дорожного строительства Кольцова  Павла Митрофановича, заключив  с ним договор подряда на  управление предприятием-должником.

4. Управляющему предприятия  в 2-месячный срок разработать  и представить в Территориальное  агентство Федерального управления  по делам о несостоятельности  (банкротстве) в г. Москве план  продажи Московского государственного  предприятия дорожного строительства.

5. Контроль за исполнением  распоряжения возлагается на  первого заместителя председателя  Московского комитета по делам  о несостоятельности.

Председатель                               Личная подпись                               В.Т. Сайкин

 

6. ДОКУМЕНТООБОРОТ  В ОБЩЕОБРАЗОВАТЕЛЬНОЙ ШКОЛЕ.

В школе, как правило, нет  специалистов по ведению официально-деловой  документации. Непосредственное ведение  делопроизводства в общеобразовательном  учреждении возлагается на сотрудника, назначенного ответственным за ведение  делопроизводства, который обеспечивает учет и прохождение документов в  установленные сроки, информирует  руководство о состоянии их исполнения, осуществляет ознакомление сотрудников  с нормативными и методическими  документами по делопроизводству.

Документирование  управленческой деятельности общеобразовательного учреждения

В состав документов общеобразовательного учреждения входят:

1. Организационные документы  (устав общеобразовательного учреждения; договор с учредителем; положения  о подразделениях; должностные инструкции  сотрудников; структура и штатная  численность; штатное расписание; правила внутреннего трудового  распорядка);

2. Распорядительные документы  (приказы, инструкции); информационно-справочные  документы (протоколы, планы, отчеты, справки, акты, докладные, и объяснительные  записки, письма, телеграммы и телефонограммы, договоры, трудовые соглашения, контракты и др.).

Документы, как правило, должны оформляться на бланках общеобразовательного учреждения, соответствующих стандарту (ГОСТ Р 6.30-97 с изменением №1 2000 г.), иметь  установленный комплекс обязательных реквизитов и стабильный порядок  их расположения.

ПРИКАЗ - правовой акт, издаваемый руководителем для решения основных и оперативных вопросов деятельности общеобразовательного учреждения.

Приказ вступает в силу с момента его подписания руководителем  ОУ.

Оформляется приказ на бланке общеобразовательного учреждения и  должен иметь следующие реквизиты: название вида документа, дату, номер  приказа, место издания, заголовок, текст, подпись, визы, согласование.

При подготовке текста приказа  следует соблюдать следующие  принципы:

 

· Достоверность и объективность  описываемой ситуации;

· Полнота информации, необходимой  для обоснования принимаемых  мер;

· Краткость и лаконичность;

· Нейтральность и наличный характер изложения;

· Безэмоциональная оценка ситуации и фактов;

· Соответствие содержания текста и распоряжений руководителя нормам права и его компетенции, определенной уставом общеобразовательного учреждения;

· Следование нормам официально-делового стиля речи.

Текст приказа состоит  из двух частей: констатирующей и распорядительной.

В констатирующей части отражаются цели и задачи предписываемых действий, причины издания приказа, дается ссылка на документ, послуживший основанием для подготовки приказа:

Распорядительная часть  содержит предписываемые действия, фамилии  должностных лиц, ответственных  за их выполнение, и сроки исполнения. Распорядительная часть отделяется от констатирующей словом «приказываю», ставится двоеточие. Распорядительная часть текста приказа, как правило, делится на пункты, которые нумеруются арабскими цифрами с точками.

Каждый пункт распорядительной части начинается с указания конкретного  действия, выраженного глаголом в  неопределенной форме.

Приказ может быть подписан:

· руководителем;

· лицом, исполняющим обязанности  руководителя в случае отсутствия последнего;

· заместителем (если устав  ОУ разрешает заместителю директора  издавать приказы).

Не разрешается подписывать  приказы с предлогом «за», проставляя косую черту или другие знаки  перед наименованием должности. Приказ без подписи не имеет юридической  силы.

Подпись руководителя скрепляется  гербовой печатью учреждения.

В книге приказов достаточно подписи руководителя, удостоверяющей приказ, так как существуют правила ведения и хранения книги приказов, не допускающие подделок и исправлений внесенных в нее записей.