Делопроизводство в средней школе

1. НОРМАТИВНАЯ БАЗА ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА

Понятие служебный документ (деловая бумага) используется в  административно-управленческой сфере  общественной практики. Язык деловых  бумаг должен соответствовать традициям  официально-делового стиля литературного  языка. Основные его особенности: точность, исключающая возможность каких  бы то ни было инотолкований и неясностей и языковой стандарт - стремление к  выражению мысли единообразным  способом, использование для этого  готовых языковых формул-клише. Эти  особенности отражаются в оформлении деловых бумаг и документов: их типологии, композиции, расположении частей текста, рубрикации, шрифта и т. д. Стандартизация официально-делового стиля влечет за собой употребление специальных  языковых средств, образующих относительно замкнутую систему деловой речи.

Документационное обеспечение  управления (ДОУ) или делопроизводство, по ГОСТ Р 51141-98 "Делопроизводство и  архивное дело. Термины и определения", представляет собой отрасль деятельности, обеспечивающую документирование и  организацию работы с официальными документами. Делопроизводство основывается на нормативно-методической базе - совокупности законов, нормативных правовых актов  и методических документов, регламентирующих технологию создания документов, их обработки, хранения и использования в текущей  деятельности учреждения, а также  деятельность службы делопроизводства: ее структуру, функции, штаты, техническое  обеспечение и некоторые другие аспекты.

Нормативную базу делопроизводства составляют:

1. законодательные акты Российской Федерации в сфере документации и информации;
2. указы и распоряжения Президента Российской Федерации, постановления Правительства Российской Федерации в сфере делопроизводства;
3. законодательные акты субъектов Российской Федерации и правовые акты, принимаемые органами исполнительной власти субъектов Российской Федерации (учитываются при организации делопроизводства органами представительной и исполнительной власти субъектов Федерации, а также организациями, учреждениями и предприятиями, действующими на их территории);
4. нормативные правовые акты федеральных органов исполнительной власти (министерств, комитетов, служб, агентств и др.), регламентирующие вопросы документационного обеспечения;
5. технические регламенты и национальные стандарты в области документационного обеспечения управления;
6. общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации;
7. унифицированные системы документации;
8. нормативные правовые акты, издаваемые руководством учреждений, организаций и предприятий.

Государственное регулирование  делопроизводства обеспечивается Федеральным  архивным агентством, которое осуществляет межотраслевое организационно-методическое руководство и контроль за организацией документов в делопроизводстве федеральных  органов государственной власти, координирует развитие государственной  системы делопроизводства и унифицированных  систем документации.

Комитет Российской Федерации  по стандартизации, метрологии и сертификации (Госстандарт России) осуществляет государственное управление стандартизацией  в Российской Федерации, включая  работы по унификации и стандартизации документов и систем документации, разработке, внедрению и ведению  общероссийских классификаторов технико-экономической  и социальной информации.

Правительство Российской Федерации, федеральные органы исполнительной власти несут ответственность за организацию документационного  обеспечения в органах исполнительной власти, разрабатывая соответствующие  нормативные правовые акты.

Нормативные и методические документы по делопроизводству в  учреждении разрабатываются на основе соответствующих законодательных  и нормативных правовых актов, принимаемых  на государственном уровне, а также  соответствующими министерствами и  ведомствами. В учреждениях для  правильной организации документационного  обеспечения разрабатывается собственная  нормативно-методической база - документы  организационного, инструктивного, методического  характера, используемые в деятельности служб, подразделений и работников учреждения.

Типология, языковое и композиционное представление деловых бумаг  закреплены следующими основными документами:

1. Государственным стандартом  ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные  системы документации. Унифицированная  система организационно - распорядительной  документации. Требования к оформлению документов", принятым Постановлением Госстандарта России от 3 марта 2003 г. N 65-ст.

Стандарт распространяется на постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма и др. документы, включенные в ОК 011-93 "Общероссийский классификатор управленческой документации" (ОКУД) (класс 0200000). Стандарт устанавливает: состав реквизитов документов; требования к оформлению реквизитов документов; требования к бланкам документов, включая бланки документов с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации. Требования стандарта являются рекомендуемыми.

2. Типовой инструкцией  по делопроизводству в федеральных  органах исполнительной власти (Утверждена  Приказом Министерства культуры  и массовых коммуникаций Российской  Федерации от 8 ноября 2005 г. № 536). Положения Типовой инструкции  устанавливает общие требования  к функционированию служб документационного  обеспечения управления, документированию  управленческой деятельности и  организации работы с документами  в федеральных органах исполнительной  власти - министерствах, службах,  агентствах и распространяются  на организацию работы с документами независимо от вида носителя, включая их подготовку, регистрацию, учет и контроль исполнения, осуществляемые с помощью автоматизированных технологий.

3. Постановлением Государственного  комитета Российской Федерации  по статистике от 5 января 2004 г.  № 1 "Об утверждении унифицированных  форм первичной учетной документации  по учету труда и его оплаты".

Оформление текстов и  графической информации научной, технической  документации и деловых бумаг  основывается также на Государственных  стандартах по информации, библиотечному  и издательскому делу (СИБИД) и  Межгосударственных стандартах Единой системы конструкторской документации (ЕСКД).

2. АЛГОРИТМ И  СПОСОБЫ СОГЛАСОВАНИЯ ДОКУМЕНТА

Анализ показывает, что  независимо от степени автоматизации  документооборота маршрут движения проекта документа в процессе согласования как правило, следующий:

1 этап.

Получение подписи руководителя подразделения-инициатора и согласование с вышестоящим руководителем  подразделения-инициатора (получение  «выпускающей» визы «курирующего»  заместителя первого руководителя).

2 этап.

Согласование с подразделениями, участвующими в выполнении операций, которые затрагиваются проектом разрабатываемого документа, а также  с подразделениями обязательного  согласования, с подразделениями, контролирующими  риски, с подразделениями, обязательность согласования с которыми устанавливается  для данного вида документа централизованно  в регламенте согласования или самим  инициатором. Маршрут проекта документа  в процессе согласования определяется видом и содержанием документа. Но даже при утвержденной схеме обязательного  согласования проекта документа  данного вида / разновидности в  зависимости от значимости вопроса  и подготовленного проекта управленческого  решения выбор маршрута зависит  от инициатора процедуры согласования.

Процедура согласования осуществляется одним из способов – параллельным, последовательным или комбинированным. При применении каждого из способов маршруты и сроки согласования должны соблюдаться в обязательном порядке.

При параллельном способе  согласования проект документа направляется на рассмотрение одновременно всем подразделениям / должностным лицам, включая вышестоящего руководителя подразделения-инициатора. Этот способ согласования наилучшим  образом реализуется в системах электронного документооборота / корпоративных  информационных системах, которые имеют  соответствующий модуль электронного согласования.

При последовательном способе  проект документа направляется для  согласования в три-четыре этапа  в последовательности, которая устанавливается  регламентом согласования, т.е. рассмотрение документа подразделениями, участвующими в процедуре, реализуется последовательно.

Комбинированный способ согласования (на практике – самый распространенный) предполагает сочетание маршрутов  направления проекта документа. Например, в начале процедуры инициатор  получает визу подразделения-соисполнителя, а затем – параллельно направляет проект подразделениям-контролерам  соответствующих рисков. Этот способ является основным в маршруте, когда  условием начала процесса согласования является «выпускающая» виза вышестоящего руководителя подразделения-инициатора. Все знают, что «курирующие» вышестоящие руководители подразделений изучают подготовленные проекты документов и вносят свои изменения в представленные на их рассмотрение первоначальные проекты решений.

Исполнитель или подразделение-инициатор  согласования могут выбрать любой  из способов согласования проекта документа, но при этом необходимо учесть, что  фактической датой начала согласования проекта документа в подразделениях на конкретном этапе последовательного  согласования считается фактическая  дата завершения согласования проекта  документа в подразделениях на предыдущем этапе. Каждое из подразделений, участвующих  в согласовании, при последовательном способе согласования вправе не принимать  к рассмотрению проект документа  до тех пор, пока не завершен предыдущий этап согласования, что существенно  удлиняет общий срок согласования документа.

Порядок и процедуры согласования отдельных видов документов могут  и должны уточняться и регламентироваться в конкретных инструкциях, правилах и других внутренних нормативных  актах предприятия при условии  обязательного соблюдения установленных  инструкцией по делопроизводству общих  правил согласования.

Сроки согласования

Практика показывает, что  общий срок согласования одного проекта  документа одним подразделением, как правило, составляет 5 дней и  исчисляется с даты проставления на листе согласования «выпускающей»  визы вышестоящего руководителя подразделения-инициатора.

В конкретных инструкциях  по делопроизводству сроки согласования документов рекомендуем уточнять в  зависимости от вида / разновидности  документа и его содержания, например, «пять рабочих дней», «пять календарных  дней, не считая даты получения документа» и т.п. Кроме того, рекомендуем  более тщательно разрабатывать  и регламентировать сроки при  проведении процедуры внешнего согласования, если организация не направляет проекты  документов на согласование в сторонние  заинтересованные или контролирующие органы, а сама является участником процесса согласования.

Для рассмотрения и согласования проектов документов конкретных видов  могут устанавливаться очень  оперативные сроки, например: «в течение  дня получения», «не позднее следующего дня с даты получения» и т.п.

При установлении конкретных сроков согласования рекомендуем эти  сроки соотносить также с утвержденными (типовыми) сроками исполнения конкретных видов и разновидностей документов и поручений в зависимости  от содержащихся в них вопросов, т.е. возможно в работу исполнителей с документами внедрять те же контрольные 3, 5, 10 и не более 30 дней. Оптимальным  является срок согласования проекта  документа от 2-3 и до 5 дней, соблюдение которого обеспечивают параллельный или  комбинированный способы согласования, реализованные в системе электронного документооборота.

Схемы и маршруты согласования

Маршруты движения документов в процессе согласования и сроки  согласования нуждаются в мониторинге  и постоянном внимании со стороны  службы делопроизводства. В рамках реального управления документами  и документооборотом организации  перед этой службой встает задача не только регламентировать процессы согласования проектов документов в  тексте Инструкции по делопроизводству, но и разрабатывать и поддерживать в актуальном состоянии перечни  подразделений, участвующих в обязательном согласовании, типовые сроки согласования документов, типовые маршруты согласования и т.п. Подобные справочники не только помогут исполнителям качественно  выполнить поручение, подготовить  проект документа и согласовать  его в оптимальные сроки, но в  рамках управления всей организацией помогут самой службе делопроизводства представить руководителям схемы, по которым реально осуществляется документированное взаимодействие подразделений. Кроме того, утвержденные примерные или типовые схемы (маршруты) с установленными сроками согласования очень удобно использовать в качестве справочников для настройки модуля электронного согласования документов в системах электронного документооборота.

Схема маршрутов согласования проектов документов может быть оформлена, например, следующим образом (при  параллельном способе согласования очередность подразделений и  должностных лиц не является принципиальной, только службе делопроизводства можно  рекомендовать быть «последней»  инстанцией согласования, оценивающей  качество составления и оформления подготовленного проекта документа  в целом):

В процессе организации процедуры  согласования следует помнить также, что к проекту документа, направляемого  на согласование, почти всегда требуется  прилагать иные документы, являющиеся основаниями для его подготовки / создания, а иногда и документы, на которые делаются ссылки в тексте проекта, т.е. весь комплект необходимых приложений, образцов и т.п. Сопроводительная документация может включать: