Архивное хранение электронных документов

     Отмеченная  проблема – обеспечение аутентичности  электронных документов в долговременной перспективе – на сегодняшний  день, пожалуй, самая острая и сложная. Четких рекомендаций как ее решить нет пока ни в нашей стране, ни за рубежом. Можно порекомендовать лишь одно: не стоит на этапе делопроизводства создавать, а затем хранить исключительно в электронном виде документы, предполагающие длительный срок хранения и серьезную ответственность сторон. Желательно одновременно создавать и хранить этот официальный документ также на бумажном носителе.

 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

     2. Хранение электронных  документов в отделе  образования Шарковщинского  райисполкома.

      2.1. Общая характеристика  отдела образования Шарковщинского райисполкома.

 

      Районный  отдел образования (далее отдел) является подразделением Шарковщинского районного исполнительного комитета, подчиняется по вопросам отраслевой деятельности управлению образования  Витебского областного исполнительного комитета.

      В своей деятельности отдел руководствуется  Конституцией Республики Беларусь, Законом  Республики Беларусь «Об образовании  в Республике Беларусь», другими  законодательными актами в сфере  образования, охраны детства, настоящим  Положением и следующими нормативно-правовыми актами, издаваемыми вышестоящими органами государственного управления:

- Инструкция  по делопроизводству в государственных  органах и организациях Республики  Беларусь (от 19.01.2009 № 4);

- Инструкция  по делопроизводству, разработанная для отдела образования архивом г. Глубокое;

- Инструкция  о порядке ведения делопроизводства  по административным процедурам  в государственных органах, иных  организациях (от 07.05.2009 № 39);

- Сборник  законодательных и нормативных  документов по организации работы с обращениями граждан от 26.01.2000 г.;

- Инструкция  по оформлению документов с  использованием компьютерных технологий  в республиканских органах государственного  управления и иных государственных  организациях, подчиненных Правительству РБ (от 24.072003 г. № 27);

- Государственный  стандарт Республики Беларусь  СТБ 6.38-2004 "Унифицированные системы  документации. Система организационно-распорядительной  документации. Требования к оформлению  документов" (утвержден и введен  в действие постановлением Госстандарта Республики Беларусь от 21.12.2004 № 69. Взамен СТБ 6.38-2004).

      Отдел является юридическим лицом, имеет  печать с изображением Государственного герба Республики Беларусь и со своим  наименованием, расчетный счет в  банке.

      Отдел является региональным органом управления образования (в том числе дошкольного), который организует проведение единой государственной политики в области образования, охраны детства с учетом особенностей и перспектив социально-экономического развития района, обеспечивает финансово-хозяйственную деятельность учреждений образования.

      Отдел управляет работой детских дошкольных учреждений, общеобразовательных школ, внешкольных воспитательных учреждений, интернатных учреждений всех типов  системы образования, расположенных на территории района, за исключением тех, которые находятся в коммунальной собственности вышестоящих органов.

      За  отделом сохраняется учебно-методическое управление детскими дошкольными учреждениями, находящимися в подчинении других министерств  и ведомств.

      В отделе создается Совет в составе  начальника отдела (председатель Совета), заместителя начальника, а также  других руководящих работников системы  образования района.

      Количественный  и персональный состав Совета отдела утверждается приказом начальника отдела.

      Совет отдела на своих заседаниях рассматривает  основные вопросы развития системы  образования района, обсуждает вопросы  деятельности отдела, подведомственных учреждений, взаимодействия учреждений системы образования района.

      В своей деятельности отдел образования Шарковщинского райисполкома решает следующие задачи:

• обеспечение реализации государственной политики в области образования и охраны детства. Организация выполнения Закона Республики Беларусь «Об образовании в Республике Беларусь» и других законодательных и нормативных актов в сфере образования, охраны детства;
• осуществление государственного контроля в области образования (в том числе дошкольного), охраны детства;
• обеспечение функционирования и развития системы образования, охраны детства. Оказание организационно-методической помощи в разработке региональных программ развития, в управлении деятельностью учебно-воспитательных учреждений, которые находятся в коммунальной собственности районного исполнительного комитета;
• изучение общественных потребностей в сфере образования, охраны детства;
• удовлетворение потребностей учреждений образования в педагогических кадрах, организация методической работы с ними, повышение их квалификации, участие в проведении аттестации в соответствии с действующим Положением;
• выявление, обобщение и распространение передового педагогического опыта, внедрение современных технологий обучения и воспитания, проведение в районе экспериментальной и инновационной деятельности при условии их научного обеспечения;
• реализация принципа непрерывного образования с внешкольными учреждениями, с профессиональными учебными заведениями, предприятиями и организациями;
• оценка результатов деятельности учебно-воспитательных учреждений;
• создание условий для учебы, работы, оздоровления учащихся и педагогов;
• защита законных прав и интересов всех субъектов и учреждений образования, молодых граждан;
• финансирование учреждений образования и осуществление мер по их техническому переоснащению, развитию и укреплению материальной базы;
• координация деятельности органов управления и самоуправления Шарковщинского района, учреждений, организаций, предприятий и объединений по вопросам реализации функций системы образования и охраны детства.

      В соответствии с возложенными на него задачами отдел осуществляет следующие  функции:

• аналитическую;
• планирующую, организационную и прогнозирующую;
• информационно-внедряющую;
• организационно-обеспечивающую;
• контрольную;
• распорядительную;
• представительную.

      Отдел возглавляет начальник, который  назначается на должность и освобождается  от должности районным исполнительным комитетом по согласованию с управлением образования Витебского облисполкома.

      Начальник отдела имеет заместителя, назначаемого на должность и освобождаемого от должности в установленном порядке.

      Начальник управляет деятельностью отдела, в пределах своей компетенции  принимает решения, несет персональную ответственность за выполнение отделом возложенных на него задач и функций.

      Утверждает  структуру и штатное расписание аппарата отдела и подведомственных учреждений в пределах установленного фонда оплаты труда.

      Утверждает  функциональные обязанности работников отдела. Вносит в установленном порядке на рассмотрение районного исполнительного комитета и сессии районного Совета депутатов проекты решений, предложения о рассмотрении вопросов, входящих в их компетенцию.

      В установленном законодательством порядке принимает на работу, в том числе на контрактной основе, а также увольняет с работы работников аппарата, педагогических работников, руководителей подчиненных учреждений системы образования, имущество которых находится в районной коммунальной собственности.

      Без доверенности действует от имени  отдела, представляет его интересы, в установленном порядке распоряжается  его имуществом, открывает счета  в банках, заключает договора.

      Возглавляет Совет отдела и руководит его  работой. Осуществляет иные полномочия в соответствии с законодательством Республики Беларусь [1].

      Подводя итоги  данного раздела,  необходимо  отметить,  что  в  отделе образования  присутствуют организационно-распорядительные документы – Положение об отделе образования Шаркорвщинского райисполкома,  в котором закреплены все основные моменты организации отдела (основные  виды деятельности, цели, задачи и функции отдела).

 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

2.2. Анализ организации  архивного хранения  электронных документов в отделе образования Шарковщинского райисполкома.

 

      Архивное  хранение ЭД -  деятельность,  охватывающая организацию документирования и   управления   документацией   в   процессе реализации функций учреждения, организации и предприятия.

    Несмотря  на,  что отдел образования существует  несколько лет,  работы по организации технологии  документационного обеспечения управления   начали проводиться только с 2001 года. Документационное  обеспечение управления  в отделе  осуществляется  секретарем канцелярии.

    Организация работы с документами в отделе включает в себя:  рациональный  документооборот,  создание  информационно-поисковых  систем  по  документам, подготовку документов, регистрацию, контроль, формирование дел, экспертизу ценности и передачу в архив.

    Документооборот – это движение документов в организации с момента их создания или получения до отправки или сдачи в дело [12, с. 8].

    Правильно  и   рационально   организованный   документооборот   повышает эффективность работы аппарата управления организации.

    В целях упорядочения документооборота, сокращения количества и повышения качества документов, создания  условий  применения  современных  технических средств обработки документной  информации,  повышения  эффективности  работы аппарата управления, ГСДОУ установлены и закреплены единые требования  к организации работы со всеми документами в организациях.

    Документационное обеспечение – важнейшая функция управления, нуждается в тщательно продуманной организации.

    Степень совершенства  технологической системы работы  с   документами определяется  оперативностью   перемещения   и   исполнения   документов   и эффективностью обеспечения руководства отдела документной информацией.

    Необходимо  отметить,  что  основу  правильной  организации   работы   с документами составляет  четкое  разделение  функций   и  вытекающих  из  них обязанностей  между  работниками  отдела.  Точное  знание  обязанностей повышает  ответственность  каждого  работника  и  в  тоже  время   исключает дублирование операций при работе с документами, чего в отделе образования не наблюдается [6, 18].

    Под объемом документооборота отдела понимается количество  документов, полученных и созданных отделом образования за определенный период времени.  Показатели объема  документооборота  используются   для   определения  технологической оснащенности процессов работы с документами, а также для  анализа  различных аспектов управленческой деятельности.

        Анализируя  документооборот  отдела  за  последних  3  года,  была

выявлена  тенденция к его  росту.  В  документационном  обеспечении  отдела

выделяют  три группы документов:

   - поступающие (входящие);

   - отправляемые (исходящие);

   - внутренние.

Год	Количество  входящих документов	Количество  исходящих документов	Количество  внутренних документов	Итого
2008	690	1987	315	2992
2009	793	2026	384	3203
2010	847	2241	449	3537

         Стабильное увеличение объема  документооборота связано, прежде  всего, с расширением организационной  структуры  отдела  за  счет  расширения  сферы деятельности, образования новых управлений,  возрастанием количества работников.

    Деловая переписка занимает значительное место в документальном массиве отдела. Являясь связующим звеном между организациями, переписка занимает около 80% входящей и исходящей документации.

      На  сегодняшний день самый эффективный  метод осуществления деловой  переписки – это электронная почта. В нашем отделе она также используется. Её основные преимущества:

- возможность  передавать с самым высоким  качеством в течение секунд тысячи страниц информации (такая возможность не под силу никакому факсу);

- отсутствие  всякого искажения информации;

- благодаря  возможности применения цифровой  электронной подписи, возможность  передачи документов, имеющих юридическую  значимость без принятия каких-либо дополнительных мер, например отправки по обычной почте оригинала документа с подлинной подписью ответственного лица и печатью [13, 5].