Архивное хранение электронных документов

     Мировая практика хранения электронных документов показала, что решение о том, какие документы, где и в каких форматах они должны постоянно храниться, когда осуществлять передачу на постоянное хранение (т.е. вопросы экспертизы ценности и комплектования) должно приниматься не в последний момент перед приемом-передачей, а в момент создания документов, еще лучше при разработке технического проекта информационной системы, в которой они будут создаваться [5].

     Определенные  нормативные требования по экспертизе ценности электронных документов и комплектованию ими архивов в нашей стране существуют уже несколько лет. В 1998 г. "Закон РБ о Национальном архивном фонде и архивах в Республике Беларусь" (ст. 6) лишь обозначили включение в архивный фонд РБ электронных документов. "Положение о Национальном архивном фонде Республики Беларусь" (1996 г., п. 6) и "Основные правила работы государственных архивов Республики Беларусь» устанавливают срок временного хранения "документов на машинных носителях в течение 3 лет".

     В то же время указанной нормативно-правовой базы явно не достаточно, чтобы всерьез говорить о проведении экспертизы ценности электронных документов в организациях. Отсутствует механизм выявления ценной электронной документации на этапе делопроизводства и другого их оперативного использования. Недаром существует совсем немного организаций, которые вносят электронные документы в свои номенклатуры.

     Таким образом, главные проблемы экспертизы ценности электронных документов состоят  в том, чтобы выявить эти документы  в организациях (и их подразделениях), определить, какие из них подлежать временному и постоянному хранению, и заинтересовать их держателей (или владельцев) в передаче документов в архив. Практическое решение этой проблемы для государственных архивов осложнено отсутствием на республиканском уровне каких-либо нормативов, обязывающих включение электронных документов в номенклатуру дел организаций или какой-либо другой способ их регистрации и учета.

     В заключении следует отметить, что  методология организации архивного  хранения электронных документов только начинает складываться. Здесь важен учет мнений и опыта всех заинтересованных сторон: архивистов (в архивах организаций и государственных архивах), делопроизводителей, ИТ-специалистов, управленцев, менеджеров, историков, других пользователей электронными информационными ресурсами. От этого зависит, что станется с накопленным информационным богатством страны, с каким интеллектуальным багажом мы окажемся среди других "путешественников" к открытому информационному обществу. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

     1.2. Хранение документов в электронной форме 

     С переходом делопроизводства на компьютеризованные технологии встает вопрос об упорядочении и организации хранения документов, созданных в электронной форме. Однако, если технология хранения традиционных бумажных документов уже хорошо отработана и по ней имеется достаточное количество нормативно-методической литературы, то организация хранения электронных документов в делопроизводстве зачастую осуществляется стихийно.

     Неупорядоченное хранение вызывает значительные затраты  времени на поиск нужных документов, нередки случаи потери их.

     Документы в электронном виде могут создаваться  сотрудниками организации на компьютерах, быть получены по электронной почте, в виде факса через факс-модем. Кроме того, сегодня все большее число организаций переводит в электронную форму (путем сканирования) и документы, поступающие в фирму в традиционном бумажном виде. Это еще более обостряет проблему упорядоченного хранения и обеспечения сохранности документов в электронной форме.

     Созданный или полученный документ необходимо сохранить в памяти компьютера — записать в виде файла на жестком диске. Порядок в хранении файлов не менее важен, чем порядок в хранении традиционных бумажных документов. Документы могут храниться на жестком диске вашего компьютера, на диске другого компьютера, на специально выделенном компьютере (файл-сервере), на сменных носителях.

     Прежде  всего необходимо создать на жестком  диске папки (директории), в которые  будут помещаться рабочие документы. Принципы упорядочения хранения файлов на компьютере во многом напоминают обычное делопроизводство. Как бумажные документы раскладываются в дела, так и файлы раскладываются по папкам (иногда употребляются термины «каталог» или «директория»). Каждая папка может иметь вложенные в нее папки, которые в свою очередь тоже могут иметь свои вложенные папки. Образуется многоуровневая иерархическая структура папок. Если документов немного — чаще всего это одна папка.

     Пакет MS Office создает папку с названием «Мои документы», в которую помещает вновь создаваемые файлы. Если на компьютере работает несколько человек, то папки обычно называют по фамилии работника — «Документы Иванова», «Документы Сидорова». Однако при большом количестве документов фирмы и необходимости обеспечения работы с ними нескольких сотрудников требуется более четкая система организации размещения документов (файлов) в локальной сети даже небольшой организации.

     Наиболее  простым решением, не требующим специального программного обеспечения, является создание системы папок (каталогов), которая  может основываться на номенклатуре дел организации. В основе классификации используется номинальный признак, т.е. группировка документов по их видам.

     Начинаться  название папки должно с вида документов (приказы, акты, отчеты, протоколы, докладные записки и т.п.). Затем содержание документов уточняется сведениями об авторстве, вопросе, корреспонденте, периоде, за который группируются документы (файлы), и т.п. В отличие от традиционного делопроизводства термин «документы» или «материалы» опускается. Группировка может производиться в несколько уровней. Например: С:\ Переписка\ поставщики металлоконструкций\ завод Витязь\ имя (файла, т.е. конкретный документ Об отгрузке труб 25.03.97 лежит в папке завод Витязь, которая находится в папке поставщики металлоконструкций, находящейся в общей папке Переписка на диске С:. Другой пример: D:\ Отчеты\ 1997 г.\ квартальные\ отдел нефтепродуктов\ имя файла и т.п.

     Иногда  бывает удобно сгруппировать вместе корреспондентов по географическому признаку. Например: Переписка с дилерами Минской области.

     В более крупных фирмах для хранения документов выделяется специальный компьютер (файл-сервер), на котором каждый пользователь имеет собственные разделы для хранения личных документов и совместно используемые разделы типа: «договоры», «переписка с фирмой N», «типовые соглашения» и т.п. Такой сервер, работающий под Windows NT или Novel NetWare, может предусматривать разграничение прав доступа сотрудников к тем или иным каталогам, а также хранить и общие базы данных, например, сведения по организациям-партнерам, данные о номенклатуре продукции на складе, полученных заказах и т.п.

     Для более эффективного использования  места на жестком диске компьютера может быть создан логический диск, использующий сжатие файлов (например, с помощью программы DriveSpace, входящей в Windows 95). Организация совместного доступа к логическому диску производится аналогично организации доступа к папкам компьютера. Особенно эффективно сжатие графических файлов типа bmp, pcx, tif. В этом случае экономия места (степень сжатия) может достигать 90% и более.

     Следующий этап — установление доступа к  папкам или дискам с другого компьютера.

     Подключение пользователей к папкам и дискам на удаленном компьютере может производиться по мере необходимости или выполняться единовременно при конфигурировании системы. В последнем случае пользователи могут постоянно видеть и пользоваться папками и файлами, физически находящимися на других компьютерах, как если бы они находились на том компьютере, на котором сейчас работают. Однако в этом случае все компьютеры, к папкам и дискам которых установлен доступ, должны быть включены. Рекомендуется устанавливать автоматическое подключение только для постоянно используемых ресурсов (папок и дисков), так как включение компьютера в тот момент, когда сетевой диск недоступен (компьютер, на котором он расположен, выключен), приведет к приостановке запуска операционной системы и выводу на экран соответствующего сообщения.

     Документы в процессе создания и редактирования, черновики и варианты должны находиться лишь в личной папке сотрудника. Все документы, поступившие в делопроизводственный оборот, должны храниться в общих папках, создаваемых в соответствии с номенклатурой дел подразделения (организации в целом) на основе стандартных

 
классификаторов. 

 
     Один  из основных вопросов, определяющих успешное использование компьютерных технологий в любом офисе — это надежность хранения документов в электронной форме. Решение проблемы сохранности электронных документов складывается из:

     • устойчивого электропитания;

     • резервного копирования;

     • антивирусной защиты;

     • профилактики и диагностики с  использованием специальных утилит (вспомогательных программ).

     Наличие резервной (страховой) копии позволяет  восстановить документы при случайном  их удалении или поломке компьютера.

     Задача  организации резервного копирования  включает в себя:

     • выбор оптимального устройства, на которое будет производиться резервное копирование;

     • организацию процедуры периодического копирования.

     Не  менее важна организация процесса резервного копирования.

     Процедура резервного копирования не занимает много времени. Но важно обеспечить ее правильную организацию и периодичность. Многие сотрудники пренебрегают резервным  копированием, пока не случится утеря  важных документов. Необходимо разъяснять работникам, что только регулярное сохранение всех созданных и измененных в течение дня документов на внешний носитель гарантирует от утери проделанной ими работы. Периодичность копирования устанавливается с учетом объема документов, создаваемых в организации, их важности и наличия бумажных копий. Лицо, ответственное за делопроизводство, с установленной периодичностью делает либо полную копию папок, выделенных для общих документов, либо копирует только новые и измененные файлы. Для организации копирования важно, чтобы сотрудники помещали создаваемые ими документы в установленные папки. Ежедневное проведение архивации данных может занимать всего 5—15 мин и полностью окупает себя, обеспечивая сохранность информации.

     Особенно  важное направление обеспечения сохранности документов в электронной форме — использование специального программного обеспечения, гарантирующего защиту данных от разрушения вирусами.

     Антивирусные  программы предотвращают проникновение  вирусов на компьютеры организации, выявляют инфицированные файлы и осуществляют «лечение» зараженного компьютера. Особенно опасны вирусы в условиях локальной сети, когда, проникнув на один компьютер, вирус может поразить все компьютеры, объединенные в сеть. Основные источники вирусов:

 
     • нелегальное программное обеспечение (чаще всего игры);

 

 
     • дискеты, зараженные вирусом, находящимся  в загрузочном секторе;

     • документы MS Word и Excel, зараженные макровирусами.

     Каждый  сотрудник, обменивающийся информацией  на дискетах, должен первым делом, получив дискету, запустить антивирусную программу и потратить минуту на проверку дискеты на наличие вирусов. Эта процедура должна быть обязательной для всех сотрудников организации, работающих с дискетами, и записана как обязанность в их должностных инструкциях. Простейший способ сократить вероятность заражения компьютера, подключенного к локальной сети — отключить дисководы большей части сотрудников. Параллельно такая мера обеспечивает и предотвращение несанкционированной утечки информации. В этом случае запись информации на дискеты и ввод информации, полученной на дискетах, осуществляется уполномоченными сотрудниками, обязательно осуществляющими предварительную проверку дискет на наличие вирусов. Еще один плюс от такого мероприятия — сотрудники не будут устанавливать на свои компьютеры игровые программы, которые часто являются носителями вирусов, а также приводят к потерям рабочего времени.

 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

     В целом, хранение документов в электронной  форме позволяет не только кардинально ускорить поиск необходимой информации, но и в случае больших объемов документооборота значительно сократить стоимость хранения за счет сокращения занимаемых документами площадей.

     Особенность электронного хранения состоит в  направлении документов в электронный  архив сразу по завершению работы с ними в делопроизводстве. Это позволяет обеспечить сохранность документов, их централизованное хранение, быстрый поиск и распределенный доступ к документам как с помощью локальной сети, так и (при необходимости) с использованием удаленного доступа (по телефону и через Internet).

     Особенно  актуальным перенос информации на сменные  носители становится в организациях с большим объемом документооборота. Документы постоянного и долговременного сроков хранения обычно записываются на CD-ROM, а документы временного срока хранения — на носители, обеспечивающие их стирание по истечении срока хранения и перезапись (магнитооптика и т.п.).