Архивное хранение электронных документов

     Кроме того, электронные архивы обладают отличной масштабируемостью, так как увеличить объем дисковой памяти в сети хранения данных или сетевом хранилище значительно легче, чем выделить новые площади под архив и обеспечить необходимые условия хранения.

     Электронный архив может также быть интегрирован с другими информационными системами предприятия, в том числе с системой электронного документооборота.

      Из  вышеприведённого  анализа со всей очевидностью следует, что как во всём мире, так и в отделе образования не уделяется должное внимание совершенствованию создания, оформления, хранения документов в электронной форме с целью экономии временных и трудовых ресурсов, обеспечения сохранности документированной информации как объекта социального, экономического, политического, исторического, научного и культурного наследия.

 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Заключение.

      На  сегодняшний день следование тенденциям оптимизации и рационализации деловых  процессов, в том числе документирования управленческой деятельности, свидетельствует  о высокой организации системы, её нацеленности на становление, выживание, развитие и процветание.

      Проведенный анализ выявленного состояния дел  в практике свидетельствует о  том, что в настоящий момент мир  и Республика Беларусь, в частности, дошли до того этапа в развитии, на котором остро встаёт проблема повышения качества управления и всех сопутствующих ему операций.

      Сочетание предложенных направлений совершенствования  документирования управленческой деятельности отдела образования Шаркощвинского райисполкома способствует достижению прямых целей организации, описанных в основных положениях курсовой работы. Таким образом, благодаря обеспечению эффективной адаптации выработанного стиля управления процессом к меняющимся условиям внешней среды происходит движение вперед, то есть прогресс.

      Отдел образования Шарковщинского райисполкома является организацией, деятельность которой строго регламентирована и  заключена в рамки стандартов, инструкций и унифицированных форм, поэтому совершенствование документирования её управления опирается, в основном, на автоматизацию деловых процессов с учётом прогрессивных методов современной науки и техники. Автоматизация работы с документами является важным условием повышения оперативности управленческой деятельности, сокращения трудозатрат на документирование, обработку и передачу документированной информации, усиления контроля исполнения, рационализации и сокращения количества документов.

      При разработке методов по рационализации документирования управленческой деятельности рассматриваемой организации мы советуем прибегнуть к внедрению системы автоматизации и электронного документооборота «Дело-Предприятие». Нами была предложена бумажно-электронная модель документооборота, при которой в ходе документирования любой документ организации проходит путь из кабинета должностного лица, инициировавшего его создание, до списания в дело по исполнении. При этом созданная модель документирования, в отличие от прежней, позволяет экономить временные, трудовые, материальные ресурсы; способствует пропорциональности, непрерывности, параллельности, прямоточности, ритмичности прохождения документов, что соответствует принципам рационализации процессов; в целом способствует успешному управлению организацией.

      В дальнейшем, при переходе с бумажно-электронной  на электронную модель ведения документооборота и документирования возможно наращивание системы «Дело-Предприятие» функциональной подсистемой «Архивное дело» и дополнительными опциями «Сканирование», «Поточное сканирование» и «Fine Reader». При необходимости взаимодействия с внешними агентами посредством передачи и приёма данных в электронном виде возможно подключение опции «ЭЦП и шифрование». Описанные возможные доработки обусловлены планомерным развитием системы и, соответственно, требуют дополнительных материальных затрат.

      Сделанные в ходе проведения исследования выводы имеют несомненную практическую значимость. Следование выявленным способам решения поставленной проблемы предоставляет  возможность дать оценку эффективности  документирования управленческой деятельности в сравнении «до» и «после»; выявить функциональные звенья в цепи делового взаимодействия, наиболее нуждающиеся в модернизации; четко определить каналы обработки информационных ресурсов.

      С точки зрения теоретической значимости принятие во внимание полученных выводов даёт аппарату управления знание и понимание механизма эффективного ведения работы с документированной информацией и, как следствие, пути снижения инертности организации и возрастания её мощи с учётом передовых технологий.

      При проведении дальнейшей научной работы по исследуемой теме возможны перспективы углубления в суть разработки и генерации средств, методов, приёмов совершенствования документирования управленческой деятельности отдела образования Шарковщинского райисполкома; выявления путей, условий и форм их реализации.

 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Заключение

     Таким образом, организации, полностью перешедшие на безбумажный документооборот, имеют  возможность сэкономить значительные площади, занимаемые ранее под архивохранилища. Автоматизированные технологии позволяют существенно ускорить делопроизводственные операции по подготовке дел к архивному хранению.

     Архивные  правила предусматривают составление  описей дел постоянного и долговременного  сроков хранения. Наличие автоматизированной системы учета позволяет составить подокументные описи, невозможные раньше при традиционной бумажной технологии ввиду их трудоемкости. Такие описи значительно облегчают и ускоряют поиск необходимых документов в архиве, обеспечивают их учет и сохранность.

     Широкое использование электронных описей в дальнейшем может поставить проблему внесения в них текущих изменений в соответствии с учетными документами, иначе с течением времени электронная версия описи не будет соответствовать оригиналу. И вообще, остается неясным статус электронной описи: является ли она равноправным экземпляром описи или только вспомогательной версией для пользователя.

     Но  все же имеющийся электронный  ресурс описей облегчает всю дальнейшую работу с описями, если необходимо усовершенствование, редактирование, а также дает возможность повысить информативность (раскрыть содержание) дел без вмешательства в уже сложившиеся заголовки. Это становится особенно актуальным в настоящее время, когда заголовки дел в описях современных учреждений зачастую настолько унифицированы, что не имеют перечня хотя бы некоторых вопросов, и тематический поиск по ним практически невозможен.

     Построение  электронного архива любого предприятия  сугубо индивидуально. Каждая организация  уникальна и требует учета  специфики работы, степени ее автоматизации, имеющегося парка технических средств, квалификации специалистов и, наконец, платежеспособности.

     Инженерно-технические  трудности внедрения технологии электронного архивирования заключаются  в решении двух крупных задач: наполнение электронного архива (в настоящее время это, как правило, перевод скопившейся за предшествующие десятилетия «бумажной» документации) и обеспечение эффективного поиска.

     Первая  захватывает ряд инженерно-технических  проблем, решение которых может  потребовать существенных временных затрат. Этим обусловлена важность эффективной организации процесса разработки, включающей оптимальное планирование процессов, анализ и синтез наработанных технологий, создание системы управления качеством.

     Несмотря  на то, что массовый ввод - важнейшая и наиболее трудоемкая задача в создании электронного архива, - он не является самоцелью. Целевая задача - обеспечение эффективного доступа к имеющимся данным с применением интеллектуальных средств. На этом этапе наиболее актуальными являются вопросы оптимизации запросов по критерию скорости выполнения. Здесь все зависит от технических параметров системы и, как следствие, от финансовых возможностей предприятия, для которого архив создается.

     Учитывая  определенные затраты на создание системы, можно выделить основные достоинства электронного архива.

     Во-первых, повышение полноты и оперативности  отработки запросов к архиву. Особенно это эффективно при выполнении нестандартного нерегламентированного запроса. Ответ, которого раньше ждали месяцами, причем без всякой уверенности, что он окажется положительным, теперь можно получить за секунды и в совершенно ином качестве.

     Во-вторых, компактность и надежность хранения. Можно отказаться от дорогостоящих  хранилищ документов, сокращать издержки и занимаемые площади. Сужение круга допущенных лиц, контроль и учет доступа к системе позволит повысить не только сохранность, но и безопасность конфиденциальной информации. Хранение документов в электронном виде приводит к тому, что ряд архивных функций, таких как ксерокопирование, микрофильмирование, ведение автоматизированных картотек, будут сокращены за ненадобностью.

     В-третьих, создается возможность проведения оперативного анализа имеющейся  информации, что, повысит обоснованность решений, принимаемых высшим и средним звеньями руководителей, которые полагаются пока только на свой опыт и интуицию.

     Можно сказать, что информационная природа  «электронного документа», выражается в том, что при определенных условиях использование информации документа становится феноменом более долговечным и надежным, чем использование носителя, на котором она закреплена. В долговременной перспективе обеспечение сохранности и доступа именно к информации, а не к носителю, — единственная возможность сохранить электронные документы на века.

     Отмеченные  особенности электронных документов (взаимосвязь их компонентов и применение адекватных информационных технологий для их воспроизведения и прочтения) следует всякий раз учитывать при организации их архивного хранения, будь то экспертиза ценности, учет, или  описание.   

     Таким образом, можно констатировать наличие  достаточной нормативной базы для  практического использования ЭД, что и происходит на практике, и, вместе с тем, нерешенность таких  актуальных проблем, как использование  аналогов собственноручной подписи, факсограмм, электронной почты и все возникающих новых способов записи и передачи информации. Учитывая возросшую активность законодательной деятельности в этой области, целесообразно в достаточно короткий срок подготовить временные рекомендации, практическое использование которых позволит найти более правильные решения в законодательных актах.