Архивное хранение электронных документов

    Переписку отличает широкое видовое разнообразие: от имеющих нормативный характер писем и телеграмм государственных органов до обращений граждан и типовых заявок.  Содержанием переписки могут быть запросы, уведомления, соглашения, напоминания, требования, разъяснения, подтверждения, просьбы, рекомендации, гарантии и т.д.

      При ведении переписки соблюдаются следующие требования:

- письма  оформляются на специальных бланках  – бланках для писем и подписываются  начальником отдела или его  заместителем в рамках предоставленной  ему компетенции;

- письма  составляются грамотно, аккуратно,  без грубых помарок, исправлений;

- независимо  от содержания письма излагаются  спокойным, выдержанным, официально-деловым  языком, обладают достаточной аргументацией,  точностью, полнотой и ясностью  характеристик, краткостью и последовательностью  изложения;

- содержат  объективные сведения об излагаемых событиях и фактах, в необходимых случаях имеют разъясняющие и дополнительные материалы.

      Информационный  обмен с помощью переписки  используется в отделе в том случае, когда затруднен или невозможен иной способ обмена мнениями (телефонные переговоры, личная встреча и др.).

    Внутренний документ – это официальный документ, не выходящий за  пределы организации, подготовившей его [4, с. 46]. Внутренние документы отдела по  формам и назначению можно разделить на 3 группы:

   -  Организационные  документы,   которые   регламентируют   деятельность

отдела (Положение об отделе, инструкции и  т.п.);

   - Распорядительные документы,  издаваемые  Начальником,  его

заместителем  и руководителями структурных подразделений;

   -   Информационно-справочные   документы,   создаваемые   для    решения

оперативных вопросов (докладные и служебные  записки, акты, справки и т.д.).

    Все документы, как внутренние, так  и  исходящие  составляются  в  отделе  при помощи компьютера и текстового редактора Microsoft  WORD  из  пакета  Office 97.   

        Сотрудники отдела контролируют  правильность оформления документов  в соответствии с  требованиями  Инструкции по делопроизводству  в государственных органах и  организациях Республики Беларусь [2].

    Необходимо отметить, что при внутренней  переписке  сотрудники  отдела используют два вида документов - докладные и  служебные  записки.  Служебная записка  – документ,  широко  использующийся  при сообщении   и   передаче информации  от  одного  сотрудника  отдела   другому,  но  в  существующую официальную  классификацию  этот  документ  не  входит.  Для  этой   функции существует докладная записка, при помощи которой происходит   информирование руководителя о нештатных ситуациях, нарушениях правил внутреннего  трудового распорядка и т.д. Эти  два  документа  по  своему  содержанию  и  оформлению идентичны,  и  представляется  нецелесообразным  введение  в  управленческую практику еще одного вида документов  того  же  целевого  назначения,  что  и докладная записка [11, с. 7].

         Прием всей входящей корреспонденции  и вся последующая  обработка  в отделе образования Шарковщинского  райисполкома осуществляется  централизованно   секретарем канцелярии.

    При первичной обработке корреспонденции проверяется  по  адресу  ли  она доставлена, целостность конвертов.  Корреспонденцию,  доставленную  ошибочно секретарь возвращает или пересылает по назначению.

    Конверты с документами, в том числе и заказные,  вскрываются,  при  этом проверяется  правильность   доставки,   целостность   упаковки   документов.

      Вскрываются конверты  и  уничтожаются  вручную,  что  требует  значительного времени.

    Конверты от поступающих  документов,  в  том  числе  писем  граждан,  не уничтожаются в случаях, когда только по конверту можно определить:

   - адрес отправителя;

   - время отправки и получения  документа;

   - при поступлении личных или  доплатных документов.

    На  полученном  документе проставляется   регистрационный   штамп,   он проставляется в правом нижнем углу лицевой стороны, он состоит  из  учетного номера  и  даты  поступления.  Документы  с  грифом  «лично»  секретарем  не вскрываются  и  передаются  адресату.  Документация,  поступающая   на   имя начальника, вскрывается и передается непосредственно начальнику.

    Заканчивается   первичная   обработка   распределением   на    документы регистрируемые и нерегистрируемые. Иногда поступает  такая  корреспонденция, при  рассмотрении  которой  секретарь затрудняется  определить   к регистрируемой  ли  она  относится  или  нет.  Для этого в   отделе есть   список    нерегистрируемой документации.

    Предварительное рассмотрение документов проводится с целью распределения поступивших документов на требующие обязательного рассмотрения  руководством и направляемые непосредственно в структурные подразделения  и  ответственным исполнителям.

    Предварительное  рассмотрение  осуществляется,  исходя  из   оценки   их содержания,  на  основании  установленного   в   организации   распределения обязанностей.

    Без предварительного рассмотрения передаются  по  назначению  документы, адресованные  непосредственно  структурным  подразделениям  или  должностным лицам.

    На  рассмотрение  руководства  передаются   документы,   полученные   от правительственных  и   вышестоящих   органов,   содержащие   информацию   по принципиальным  вопросам   деятельности   организации,   требующие   решения руководства.  Остальные  документы   после   предварительного   рассмотрения направляются исполнителям.

    Обработка и передача документов  исполнителям  должна  осуществляться  в день их поступления в отдел или в первый рабочий день при  поступлении документов в нерабочее время.

    Корреспонденция, поступившая на имя  начальника, передается секретарю.  Он  рассматривает  поступившую корреспонденцию,  регистрирует  и  относит   на  рассмотрение  руководителю.

      Рекомендуется  наделить  секретаря  начальника   дополнительным правом самостоятельно распределять документацию по ряду вопросов.

    Для этого необходимо составить  классификатор  вопросов деятельности  с указанием исполнителей по каждому вопросу.  Это нужно сделать для того, чтобы одна  операция  не  повторялась дважды,  а также для освобождения руководителя от излишнего потока  документов,  рассмотрения  второстепенных вопросов.

    После рассмотрения документов  начальник отдела  наносит    резолюцию – распределяет поручения между заместителем или специалистами. С документа  снимаются  копии, оригинал подшивается в дело, копии разносятся  исполнителям.  Если  документ требует контроля исполнения, то секретарь  ставит  на контроль и вносит данные в компьютерную базу.

    В   соответствии   с   существующими   требованиями   подлинник   должен передаваться ответственному исполнителю, названному в  резолюции  первым.  В отделе образования Шарковщинского райисполкома  подлинники  подшиваются  в  дело,  а исполнителям передаются копии, что в принципе является  противоречием  ГСДОУ.    

       Отправляемые отделом документы  называются  исходящими.  Обработка исходящих документов состоит из следующих операций:

   - составление проекта документа  исполнителем;

   - проверка правильности оформления  проекта документа секретарем;

   - согласование проекта документа;

   -  подписание  документа  руководителем   (в   необходимых   случаях   –     утверждение);

   - регистрация документа;

   - отправка документа адресату;

   - подшивка второго экземпляра (копии)  в дело.

    Проект исходящего документа составляется исполнителем, правильность  его оформления проверяется сотрудником отдела.  Начальник    отдела образования вправе внести изменения и дополнения в подписываемый  документ  или вернуть его на доработку исполнителю.

    Исходящие документы  оформляются  в  двух  экземплярах,  за  исключением факсов и телефонограмм, составляемых в одном экземпляре [3].

    В отделе образования Шарковщинского райисполкома проект исходящего документа  обязательно  согласовывается  с юристом отдела. Такое согласование оформляется визой.

    После подписания руководителем, исходящий документ передается секретарю для регистрации.

    Для регистрации исходящих документов требуются следующие данные:

       - порядковый номер документа,  включающий номер дела;

       - адресат (корреспондент);

       - краткое содержание или заголовок;

       - отметка об исполнении (запись о решении вопроса, номера документов-

         ответов);

       - исполнитель;

       - примечание.

    После регистрации и присвоения исходящему  документу  номера,  фиксируют его номер и дату рукописным или машинописным способом на обоих экземплярах.

    Затем исходящие документы в тот же день  отправляются  адресату.  Второй экземпляр отправленного письма и единственный экземпляр факса подшиваются  в дело с исходящей перепиской.

      Регистрация  документов  – важнейший этап  работы  с   документами   и определяется как «запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующей факт его создания, отправления или получения» [8, с. 5].

    Задачи регистрации не исчерпываются только учетом документов. Так как  в регистрационные формы вносятся  главные  сведения  о  документах,  создается база данных  всех  зарегистрированных  документах.  В  процессе  регистрации создается  информационно-поисковая  система  по  всем  документам  отдела которую затем  можно  использовать  для  справочной  работы  и  контроля  за исполнением документов.

    Правила  организации  регистрации  описаны  в  Государственной   системе документационного  обеспечения  управления и  Инструкции   по делопроизводству [2]. В обоих документах регистрация рассматривается  прежде всего как поисковая система по документам организации  и  поэтому  здесь  же описывается  и  порядок  организации   традиционных   и   автоматизированных картотек по всему массиву документов организации.

   Для отдела образования Шарковщинского райисполкома, характерна как карточная, так и журнальная система регистрации документов.

      Регистрация  документов,  поступивших   на   имя   начальника, производится однократно его секретарем.

    В отделе образования Шарковщинского райисполкома регистрация входящих  документов,   происходит  в следующем порядке: секретарь разбирает входящую   корреспонденцию и заносит данные о поступивших документах в регистрационный журнал.

    На входящем документе штампом в правом нижнем  углу  проставляется дата поступления и номер по порядку.

    Регистрация входящих документов отдела  образования Шарковщинского райисполкома осуществляется путем занесения данных в Журнал регистрации входящих документов.

    Резолюция руководителя  вносится  в  базу  документов,  поставленных  на контроль. С учетом того, что  контроль  исполнения  ведется  в  компьютерной базе,  а  не  в   журнале,   необходимый   состав   реквизитов   регистрации присутствует, но необходимо добавить графу «название вида документа».

    На исходящих документах отдела проставляется исходящий регистрационный номер в соответствии с действующими  требованиями.         Он  располагается  в верхнем левом  углу  первого  листа  и   состоит  из  порядкового  номера  в пределах регистрируемого массива документов. В соответствии  с  требованиями ГСДОУ в индекс документа  должен  входить  индекс  по  номенклатуре  дел подразделения, код  подразделения,  порядковый  номер  и  дата. 

    При анализе регистрации документов отдела образования Шарковщинского райисполкома  была  выявлена  серьезная ошибка в процессе регистрации: регистрация приказов  по  личному  составу  и приказы по основной  деятельности  осуществляется  в  одном  журнале.  Сроки хранения приказов по личному  составу  и  основной  деятельности  совершенно различны.  Это  является  грубым  нарушением  ГСДОУ. Следует  разделить регистрацию этих приказов на две группы соответственно их тематике.