Архивное хранение электронных документов

     Сроки хранения документов не зависят от формы их существования — бумажной или электронной — и определяются, как уже сказано выше, специальными справочниками — перечнями документов с указанием сроков хранения (типовым и ведомственными). Кроме того, в каждой организации имеется номенклатура дел. Она также вносится в компьютер и является самостоятельной таблицей в базе данных о документах организации.

     В качестве места для хранения документов архива обычно используется логический диск или несколько папок компьютера, оборудованного устройством записи данных на внешний носитель. При наличии программ типа «электронный архив» учет и копирование документов производятся автоматически. В небольших организациях это делается вручную: документы разделяются по срокам хранения, создаются папки, соответствующие годовым разделам описей. При небольшом количестве документов одного срока хранения они располагаются в одной папке. При значительном количестве документов, особенно постоянного хранения, они располагаются внутри годового раздела в папках соответствующих подразделений.

     Организации, полностью перешедшие на безбумажный документооборот, имеют таким образом возможность сэкономить значительные площади, занимаемые ранее под архивохранилища. Документы в этом случае выводятся на бумажный носитель только по требованию правоохранительных и контролирующих органов или деловых партнеров.

     Однако  документы постоянного и долговременного  сроков хранения (по личному составу) в большинстве организаций пока еще традиционно оформляются  и хранятся в бумажной форме. Автоматизированные технологии и здесь позволяют  существенно ускорить делопроизводственные операции по подготовке дел к архивному хранению — составление описей дел постоянного и долговременного хранения, внутренних описей дел, актов на выделение дел к уничтожению. Для автоматизации этих операций необходимо указание в регистрационной карточке исполненного документа номера дела, в которое помещен бумажный документ (либо копия — для исходящих документов, когда подлинник отправляется по почте).

 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

     1.3. Организация архивного  хранения электронных  документов: проблемы, практика, рекомендации

     С каждым годом в органах власти и организациях все более актуальными  становятся вопросы создания, организации  и функционирования архивов электронных документов. Следует ожидать, что в ближайшие годы архивы электронных документов превратятся в серьезные источники информации для принятия важнейших решений на всех уровнях управления. В связи с этим проблемы хранения электронных информационных ресурсов и пути преодоления этих проблем приобретают ключевое значение в методологии организации такого рода архивов. Необходимо сразу отметить, что архив электронных документов – это не просто отдельный сервер, компьютер или место для складирования носителей с информацией. Это не только и не столько поисковая система, способная "выудить" нужную пользователю электронную информацию.

     Архив – это, прежде всего, технологии и производственные процессы, обеспечивающие весь цикл хранения документов от экспертизы ценности до их использования, через учет, описание, обеспечение сохранности и развитие научно-справочного аппарата. Отметим также, что проблемы, практика и рекомендации по организации архивного хранения электронных документов будут не одинаковы для разных организаций. Они зависят как от организационно-правовой формы этих организаций, так и от видового состава документов, которые должны храниться в архиве, от задач, которые перед архивом стоят. Но самое главное, эти различия зависят от установленных сроков хранения электронных документов. Например, опыт работы с электронными документами, накопленный в организациях при оперативном или кратковременном хранении, не всегда применим при организации государственного хранения электронных документов в государственных архивах. И наоборот, требования к учету электронных документов, их описанию и обеспечению сохранности, предъявляемые при организации долговременного хранения, часто чрезмерны для хранения и использования основной массы таких документов в организациях. Поэтому всякий раз, затрагивая ту или иную проблему архивного хранения электронных документов, следует оговаривать сроки их хранения, находятся ли они:

     – в оперативном использовании  в организации;

     – в архивах организации при  обеспечении кратковременного хранения (до 5–7 лет);

       – в ведомственном архиве, архиве фирмы или корпорации или в государственном архиве при обеспечении долговременного и постоянного хранения.

     Несмотря  на то, что электронные документы появились несколько десятилетий назад решения в области их архивного хранения еще далеки от своих окончательных форм. Напротив, чем сложнее и функциональнее становятся информационные технологии и информационные системы, тем больше возникает новых проблем на всех этапах работы с электронными документами в архиве. К этому следует прибавить правовые аспекты, связанные с хранением электронных документов: права владения и интеллектуальной собственности, авторские права, защита от несанкционированного доступа, персональные данные и другие конфиденциальные документы в электронном виде и т.д.

     Если  говорить об опыте долговременного (более 30 лет) хранения электронных  документов, то следует обращаться к практике зарубежных национальных архивных служб и корпоративных  архивов. Среди зарубежных национальных архивов следует отметить Центр  хранения электронных документов Национальной администрации по архивам и делопроизводству (CfER NARA) в США, хранящий более 80 тыс. баз данных, а также Национальный архив цифровых баз данных Великобритании (NDAD UK). На просторах СНГ первыми к организации государственного хранения электронных документов приступили в Республике Беларусь. В 1996 г. там был создан Белорусский научно-исследовательский центр электронной документации (БелНИЦЭД, г. Минск) [1], который, по существу, является ведущим научным центром по разработке методик и практической работе с электронными документами в государственных архивах республик бывшего Советского Союза. Опыт хранения электронных документов в нашей стране гораздо меньше, чем в западных странах, и накапливаться он стал сравнительно недавно, максимум 15–20 лет назад. Главным образом, это опыт, накопленный в организациях при оперативном использовании и хранении баз данных.

     В настоящее время любая крупная  или средняя организация (и частная  и государственная) выделяют значительные средства на формирование и поддержание своих электронных информационных ресурсов. Но это электронные документы, которые имеют практическое значение для органов власти, ведомств и организаций. Те же базы данных, которые выходят из оперативного использования как правило погибают. [2].

     Таким образом, понятие электронного документа  следует рассматривать в органичном единстве зафиксированной информации (в виде файла/ов), реквизитов и носителя информации. При этом реквизиты электронного документа могут быть зафиксированы как в электронном виде (в том числе электронно-цифровая подпись), так и в документе на бумажной основе.

     Однако  следует учитывать, что без применения адекватных технологий электронный  документ так и останется файлом на носителе. По аналогии такой электронный документ можно сравнить с бумажным документом с угасшим текстом: документ как будто бы есть, но в тоже время, по существу, его нет. То есть электронный документ только тогда можно считать "документом", когда мы может воспроизвести файл и воспринять информацию с экрана монитора.

     Отмеченные  особенности электронных документов (взаимосвязь их компонентов и  применение адекватных информационных технологий для их воспроизведения  и прочтения) следует всякий раз  учитывать при организации их архивного хранения, будь то экспертиза ценности, учет, описание или обеспечение сохранности.

     Работы  по обеспечению сохранности электронных документов можно разделить на три вида: 1) обеспечение физической сохранности и целостности файлов с электронными документами; 2) обеспечение условий для считывания информации в долговременной перспективе; 3) обеспечение условий для воспроизведения электронных документов в так называемом человекочитаемом виде.

     Первый  аспект обеспечения сохранности  электронных документов – проблема практически решенная, причем для всех видов хранения. Это решение связано не столько с созданием оптимальный условий хранения носителей с электронной информацией, сколько с физическим размещением электронных документов. Для того, чтобы компьютерные файлы не были утрачены, необходимо их хранить в двух или более экземплярах, размещенных на отдельных электронных носителях. Тогда при утрате одного из носителей, можно быстро сделать дубликат файлов с оставшегося носителя.

     Важен также выбор типа носителя, его  долговечность. Этот выбор зависит от вида электронного документа и срока его хранения. Наиболее распространенный способ хранения информационных ресурсов в организациях – хранение файлов на жестких дисках компьютеров или серверах. Иногда (по разным причинам) возникает необходимость переноса электронных документов на внешние носители. До сих пор в некоторых организациях небольшие совокупности файлов с управленческой документацией хранят на магнитных дискетах (в том числе как страховой фонд).

     Для архивного хранения электронных документов в пределах 5 лет любые современные носители электронной информации (магнитные дискеты, магнитные ленты, магнитные, магнитооптические и оптические диски) вполне надежны. Здесь главное обращать внимание на надежность и репутацию фирмы-изготовителя.

     При долговременном хранении электронных  документов на внешних носителях  лучшим решением будет использование  оптических компакт-дисков CD. Они непритязательны  в хранении и вполне надежны в  течение 15–20 лет. Большего и не требуется. По истечение этого срока неизбежно придется или переписывать файлы на другой тип носителя (т.к. невозможно будет считать информацию с CD), или конвертировать электронные документы в другие форматы и также переписывать на более современные и емкие носители.

     Второй  и третий аспекты обеспечения сохранности гораздо сложнее. Они связаны с быстрой сменой и устареванием аппаратного и программного компьютерного обеспечения. Со временем устройства, с помощью которых информация считывается с внешних носителей, изнашиваются и морально устаревают. Эти технологические изменения нужно учитывать при организации долговременного хранения электронных документов.

     Воспроизведение электронных документов зависит в первую очередь от применяемого программного обеспечения: ОС, СУБД, браузеров, других прикладных приложений. При более длительном хранении электронных документов существуют несколько решений:

     1) Своевременный перевод (миграция) баз данных и других электронных  документов на современную технологическую  платформу, чаще всего в форматы, которые используются в организации для оперативного управления информационными ресурсами. Это сложный и дорогой путь. Как правило, простых конверторов здесь не достаточно. Наибольшие проблемы возникают с базами данных. Обычно к миграции прибегают для обеспечения доступа к оперативным и архивным информационным ресурсам, которые очень важны для деятельности организации и постоянно используются в работе. Вот почему важно изначальное создание баз данных и других электронных документов в наиболее распространенных форматах. В государственных архивах этот путь рационально использовать для организации оперативного доступа к наиболее важным или часто используемым архивным электронным ресурсам.

     2) Миграция электронных документов  в "открытые" или наиболее  распространенные компьютерные форматы. Для текстовых документов это – txt, rtf, pdf; для графических – tiff, jpg; для таблиц и баз данных – db, dbf, xls, txt.

     3) Иногда миграция информационных  ресурсов на другие платформы  по какой-то причине представляется  нереальной или может существенно исказить оригиналы электронных документов. В этом случае можно использовать эмуляторы программной среды. Однако это также бывает непросто сделать, т.к. не для всех программных оболочек эмуляторы могут быть разработаны. Именно поэтому при создании информационных систем и электронных документов следует изначально ориентироваться не только на распространенные форматы записи, но на распространенные ОС, СУБД и другое программное обеспечение.

     4) Инкапсуляция: включение электронных  документов в состав файлов межплатформенных форматов, например в XML. В настоящее время американские архивисты рассматривают этот способ как наиболее оптимальный для обмена и долговременного хранения электронных документов [4], хотя вряд ли его можно считать панацеей от всех проблем. Исследования в этой области носят пока зачаточный характер. Поэтому единственным проверенным способом долговременного хранения электронных документов остается миграция.

     Со  способами обмена электронными документами  и методами обеспечения их долговременного хранения тесно связаны проблемы обеспечения их аутентичности.

     При обмене электронными документами по сетям надежным средством является применение электронной цифровой подписи (ЭЦП). Однако задачи обеспечения сохранности  электронных документов в долговременной перспективе значительно модифицируют эту практику. ЭЦП реквизит электронного документа хотя и надежный, но крайне недолговечный: он рассчитан на пять, максимум, десять лет. Смена программной среды, устаревание со временем алгоритмов криптозащиты делают процедуру верификации ЭЦП невозможной или бесполезной.

     Наиболее  приемлемым методом обеспечения  аутентичности электронных документов при долговременном хранения (особенно заверенных ЭЦП) можно было бы считать  применение эмуляторов или конверторов при их воспроизведении. Но подобная практика пока мало изучена. Проблемы здесь видятся как в ограниченном наборе этих программных средств, так и в возможных ошибках воспроизведения документов, которые могут возникать при эмуляции или конвертировании, что опять-таки негативно сказывается на доказательной силе электронных документов при долговременном хранении. Инкапсуляция вероятно самый перспективный способ. Именно способ решения проблемы аутентичности электронных документов видят в нем американские архивисты. Но он требует долговременной апробации и дальнейшего развития.