Архивное хранение электронных документов

Введение 

     Достижения  последних лет в вычислительной технике, обширный рынок сравнительно недорогих компьютеров и принтеров  позволили успешно использовать персональный компьютер в делопроизводстве. Сегодня развитие малого и среднего бизнеса не обходится без компьютера в организации.

     Раньше  работа с документами требовала  времени и больших трудозатрат  в связи с необходимостью перепечатывать вручную весь документ даже при внесении самых незначительных изменений. Огромные стеллажи бумажных архивов и «десять  тысяч одних курьеров» определяли «лицо» солидной организации. Компьютером вызваны фундаментальные перемены в делопроизводстве. Компьютерные программы помогают работать с текстом, таблицами, графиками, рисунками, позволяют создавать электронные архивы документов, обеспечивают движение документов внутри и вне организации, их регистрацию и контроль.

     Для организации автоматизации делопроизводства необходимо осуществить переход  от бумажных носителей информации к  электронным. Для этого в организации  должны быть следующие компоненты:

     • средства для создания и обработки  информации в электронной форме;

     • средства для хранения данных –  архив (сервер или несколько серверов с необходимым для архивного  копирования документов периферийным оборудованием);

     • система передачи данных между пользователями;

     • средства для получения твердой  копии архивных данных;

     •собственно программное обеспечение автоматизации  документооборота и управления данными.

      Актуальность выбранной темы определена недостаточной проработкой проблемы организации архивного хранения электронных документов организациями, в данном случае, отдела образования Шарковщинского райисполкома, что ведёт к снижению эффективности труда, временным и материальным издержкам.

      Целью написания курсовой работы является разработка и внесение рациональных предложений по организации архивного хранения электронных документов на примере отдела образования Шарковщинского райисполкома с учётом проведённого анализа методических основ и современного состояния архивного хранения ЭД. Достижение цели предполагает решение следующих задач:

      - рассмотрение описания, организации учета, проблем экспертизы ценности электронных документов;

      - анализ хранения документов в электронной форме;

      -  описание организации архивного хранения ЭД: проблемы, практика, рекомендации;

      - изучение общей характеристики и анализа структуры отдела образования Шарковщинского райисполкома;

      - анализ электронного хранения ЭД в отделе образования Шарковщинского райисполкома;

      - анализ проблем организации архивного хранения ЭД в отделе образования Шарковщинского райисполкома и рекомендациий по их устранению.

      Объектом  исследования выступает отдел образования Шарковщинского райисполкома.

      Предметом исследования является организация архивного хранения ЭД на примере отдела образования Шарковщинского райисполкома.

      Теоретической основой для исследования послужили труды отечественных и зарубежных ученых и специалистов в области теории и практики архивоведения, справочные и нормативные материалы по исследуемой проблеме.

      Методологическая основа обусловлена задачами исследования и опирается на системный анализ, основанный на изучении объектов как систем.

      В качестве методов для проведения работы были выбраны сочетание абстрактно-теоретического анализа, восхождение от анализа к синтезу, наблюдение, опрос, сравнение, изучение документационных источников.

     Источниковой  базой курсовой работы являются нормативные акты, публикации периодической печати, статьи справочных, информационных изданий и Интернет. В литературе по данному вопросу освещены положения современной регламентации делопроизводства на компьютере. Дана характеристика законодательных актов и нормативно-методических документов, регламентирующих работу с электронными документами.

      Анализ  источников и литературы по данной теме позволил определить основные направления исследования и выводы, которые легли в основу настоящей курсовой работы.

      Структура работы обусловлена логикой исследования, его целями и задачами. Данная курсовая работа состоит из: введения, двух глав, 6 разделов, заключения, списка нормативных источников и литературы. Выводы настоящей курсовой работы ориентированы на внедрение в практику архивного дела отдела образования Шарковщинского райисполкома. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

1. Методы организации архивного хранения электронных     документов

1.1. Описание, организация учета, проблемы экспертизы ценности электронных документов 

     Электронный документ – это информация, зафиксированная на машинном носителе и соответствующая требованиям, установленным настоящим Законом «Об электронном документе» от 10 января 2000 г. № 357-З.

     При кратковременном хранении электронных документов их описание (состав описательных статей описи) может быть минимальным в рамках, которые позволяют идентифицировать и учитывать файлы (имя, объем в байтах, дата и время последнего сохранения) и директории (имя, объем включенных файлов, количество включенных файлов и поддиректорий) и выносить суждение об их целостности и неизменности (ЭЦП, контрольная сумма файла). Целям поиска и использования документов обычно служат поисковые возможности информационной системы, в которой находятся документы.

     При организации долговременного хранения указанные реквизиты должны быть дополнены содержательными описательными  статьями: аннотации файлов и совокупностей  файлов, объединенных в директории (папке). Так как существуют разные виды файлов, то и набор описательных статей файлов и директорий будет неодинаков, в связи с чем (для определения этого набора) можно ввести такой реквизит описи как "вид единиц учета электронных документов".

     При описании носителя информации, на котором  содержатся электронные документы, как правило указывают: его тип  и фирму изготовителя, производственные и серийные номера (они проставлены  на "теле" любого непиратского носителя), емкость носителя.

     Очень важен справочный аппарат к описи, который должен отражать как состав и содержание электронных документов, так и технологические особенности их создания, хранения и использования.

     Ежедневно, выполняя свою работу, мы создаем новые  документы, используем и изменяем имеющиеся, а также применяем созданные заранее заготовки (шаблоны). Весь этот процесс осложняется тем, что часть используемой информации находится в бумажном, а часть — в электронном виде. Безусловно, многие компании сегодня внедряют системы электронного документооборота, но как быть с теми материалами, которые уже накоплены организацией, а также с теми, которые требуется хранить в бумажном виде?

     Как правило, в таких случаях для  хранения необходимой информации организуется архив — выделенное помещение, в котором собирается вся необходимая документация. Учет бумажных документов ведет архивариус. При этом архивариус, как правило, не определяет правила доступности документации, а руководствуется решениями линейных руководителей, которые подписывают заявки на получение документов. По крайней мере, такая ситуация типична для многих государственных учреждений, банков, крупных телекоммуникационных компаний, производственных предприятий.

     Как подобная организация труда влияет на производительность сотрудника? Если  рассмотреть часто встречающийся пример — сотруднику компании потребовался какой-то документ. Ему необходимо:

• Определить, какой именно документ нужен. Для этого требуется обратиться к картотеке.
• Получить разрешение на просмотр данного документа, например у своего непосредственного руководителя.
• Как только получено разрешение, отправиться в архив и взять на руки искомый документ.
• После ознакомления вернуть этот документ в архив.

     Если  мы используем подобную схему, то у  нас могут возникнуть определенные трудности.

     Во-первых, длительность процедуры. Для получения  документа из архива, как правило, требуется несколько дней.

     Во-вторых, проблемы безопасности. Если документов в архиве достаточно много, то руководитель может подписать разрешение, не зная, что данный документ не должен попадать в руки данному сотруднику.

     В-третьих, проблема актуальности. Сотрудник может  не знать, что документ устаревший. В-четвертых, проблема доступности: документ может находиться на руках у другого  сотрудника.

     Кроме того, необходимо отметить, что бумажные документы имеют ограниченный срок хранения в связи с естественным износом.

     Для выхода из сложившейся ситуации прибегают  к использованию электронных  архивов, которые:

• обеспечивают надежность хранения информации;
• сводят к минимуму потери информации;
• сокращают время на поиск;
• позволяют организовать одновременную работу нескольких сотрудников с одним документом;
• позволяют организовать доступ к информации из любого пункта, оснащенного каналом и оборудованием передачи данных;
• обеспечивают достоверность информации и предоставляют сведения о том, кто является автором последних изменений;
• позволяют знать о местонахождении оригинала документа;
• позволяют проводить анализ востребованности различных документов каждым сотрудником.

     Единицы и формы учета электронных документов определяются задачами и сроками хранения документов. Требования к учету в делопроизводстве и архиве организации могут быть существенно менее жесткими, чем в государственном архиве при постановке электронных документов на государственный учет.

     Необходим учет и опись более мелких объектов: файлов и директорий (папок) файловой структуры, т.е. визуально обособленных объектов файловой структуры компьютера. Именно их следует рассматривать  единицами учета электронных  документов для архивов всех уровней.

     Кроме того при обеспечении долговременного  хранения баз данных с возможностью их последующей миграции страховые  текстовые форматы необходим  учет еще более мелких информационных объектов: таблиц базы данных. Это позволит не нарушить систематизацию электронных документов после проведения миграции, да и описывать документы будет легче.

     Следующее замечание связано с необходимостью учета единиц хранения электронных документов – носителей. Как уже отмечалось в оперативном управлении (в делопроизводстве) электронных документов могут размещаться на сервере или винчестере компьютера. В этом случае отпадает необходимость внесения в опись электронных документов идентификации носителя. Но и при переносе электронных документов на внешние носители необходимость внесения идентификации носителя в описательные статьи описи является излишней. Какими бы надежными носители ни были, существует определенная вероятность их утраты. При этом файлы с электронными документами будут записаны на другой носитель (с другой идентификацией), а опись придется пересоставлять или исправлять.

     Было  бы рациональнее указывать идентификацию  единиц хранения не в описательных статьях, а в справочном аппарате к описи: в предисловии или  в указателях.

     Экспертиза ценности электронных документов – определение научно-исторической, социально-культурной ценности и практической значимости электронных документов с целью установления сроков их хранения и отбора на хранение.

     Кто должен обеспечивать сохранность электронных документов в долгосрочной перспективе, организации или государственные архивы, специалисты по информационным технологиям или архивисты? Где теперь эти информационные ресурсы? Что с ними стало? Практически все они погибли. Главным образом потому, что вовремя не были переведены на новые технологические платформы. Некогда это было сделать, да и некому. Некому также было оценить, какие ресурсы заслуживают долговременного хранения, какие нет. Потому, что у сотрудников ИТ-подразделений совсем другие задачи, совершенно отличные от тех, ради которых создаются архивы.

     Возможно, расчет делается на то, что со временем (через 10–15 лет) часть электронных  ресурсов из ведомств и организаций  будет передана на хранение в государственные  архивы, как это сейчас практикуется с документами на бумажной основе. При этом совершенно упускается из виду принципиальная разница между электронными и бумажными документами – зависимость первых от изменчивости технологической среды.