Архивное хранение электронных документов

    Одним из наиболее существенных  недостатков  организации  регистрации  в отделе  является  то,  что  в  нарушение  пункта  ГСДОУ  3.2.1.2.   об одноразовой регистрации корреспонденции, должностные лица, ответственные  за ведение  делопроизводства   в   отделе,   осуществляют повторную  регистрацию  документов  в  журналах.  Это  вызвано  недостаточно четким порядком регистрации.

    Для регистрации исходящих документов  предлагается  использовать  только электронную форму с возможностью поиска по максимально  большему  количеству реквизитов. Базу, которая будет образовываться при регистрации документов, можно будет использовать при ведении контроля за их исполнением.  Также это позволило бы сделать информационно-поисковую работу  более упорядоченной и централизованной. 

      Контроль  исполнения документов - совокупность  действий,  обеспечивающих своевременное  исполнение  документов [10, с.17].  Контролю   подлежат   документы, требующие исполнения.

    Целью  контроля  является  обеспечение  своевременного  и  качественного исполнения поручений, зафиксированных в документах.

    Необходимость постановки документа на контроль, сроки исполнения, исполнители и должностные лица, ответственные за контроль, устанавливаются в резолюции руководителя или тексте документа (приказа, распоряжения, протокола).

      Практическая  работа по контролю осуществляется секретарём отдела по поручению начальника отдела.

    В  отделе образования Шарковщинского райисполкома  для  ведения  контроля   исполнения   секретарь использует   компьютерные   базы данных в программе  Microsoft  Exсel,  в которые заносятся все документы требующие исполнения.

      Исполнение  документа может быть поручено нескольким исполнителям. Ответственным исполнителем является первый в списке. Он отвечает за своевременное и качественное исполнение задания в целом. Ответственному исполнителю предоставляется право координировать и контролировать действия исполнителей: созывать совещания, требовать необходимые материалы, давать поручения и др.

      Документ  считается исполненным и снимается  с контроля после выполнения заданий, запросов, сообщения результатов заинтересованным лицам или документированного подтверждения исполнения. На документе проставляются отметка об исполнении, подпись лица, подтверждающего исполнение, дата.

      Устное  поручение руководителя, поставленное на контроль, также фиксируется на регистрационно-контрольной карточке, заполняемой в необходимом количестве экземпляров секретарем руководителя организации.

      На  контролируемых документах в обязательном порядке ставиться отметка о  контроле. Контрольные карточки группируются в контрольных картотеках согласно установленным срокам исполнения документов, по исходящим документам – согласно ожидаемым датам получения ответов.

      Картотека ежедневно просматривается, а исполнителей информируют о приближении сроков исполнения. Предупреждение исполнителей осуществляется, как правило, за два-три дня до истечения установленных сроков.

      Информация  о результатах исполнения документов обобщается по состоянию на первое число каждого месяца и доводится  до сведения начальника в форме сводки об исполнении документов и поручений.

      Формированию  и  оформлению дел в отделе уделяется  большое внимание.

    Исполненные документы группируются в дела в строгом  соответствии с номенклатурой дел – отдела образования Шарковщинского райисполкома.     В дело,  как  правило,  подшиваются  документы  одного  года,  за исключением личных и переходящих на следующий год дел. Если в дело  включены документы  за  разные  годы,  они  разделяются  между  собой   индикаторами- разделителями с указанием года. На обложке дела также  следует  указать,  за какие годы подшиты документы.

      В дело подшиваются только исполненные  документы  с  отметкой  об исполнении и подписью исполнителя, что свидетельствует  о  завершении  работы над документом. Включение в дело документов,  не  относящихся  к  нему,  а  также черновиков и  копий  не  допускается.  Расположение  документов  внутри  дел производится в  обратном  хронологическом  порядке  (документы,  поступившие последними, в деле будут первыми).

      Приказы по личному составу  и кадровые группируются  отдельно  от приказов по основной деятельности и формируются в службе персонала. Формирование  дел  и  их  хранение   организуется   так,   чтобы обеспечивалась возможность их  быстрого  поиска  и  использования,  а  также полная сохранность. В местах текущего  хранения  дел  должна  быть  вывешена выписка из сводной номенклатуры дел соответствующего отдела.

      Обложка дела оформляется следующим образом:

   - название вышестоящей организации;

   - наименование подразделения;

   - номер дела по номенклатуре, состоящий из индекса отдела  и  порядкового

   номера дела;

   - заголовок дела;

   - год заведения или квартал  года;

   - том дела;  

   - срок хранения.

      Экспертиза  ценности документов также играет важную роль в отделе образования.

        Под  экспертизой  ценности  документов  понимается   определение значения документов в целях отбора  их  для дальнейшего хранения  или на уничтожение. Для организации и проведения  работы  по  экспертизе  создается экспертная комиссия (ЭК) отдела образования Шарковщинского райисполкома.  В  состав  ЭК включаются наиболее квалифицированные  и  опытные  работники  отдела, представитель юридической службы.  ЭК назначается   приказом   начальника отдела,   им   же    определяется количественный состав комиссии.

      Если  в  процессе  отбора  документов  на  хранение  обнаружится недостача  отдельных документов, должны быть приняты меры к их розыску. Отбор  документов на хранение  и  уничтожение  должен  проводиться путем полистного просмотра ЭК дел, законченных делопроизводством три года назад. Дела,  отобранные  в результате  экспертизы  на  долговременное  или постоянное хранение, вносятся в опись и передаются в архив. Акт на уничтожение подписывается председателем и членами  ЭК  и утверждается начальником.

      Дела,  подготовленные  для  архивного  хранения,  должны   иметь заголовки,   пронумерованные   листы,   прямой    хронологический    порядок  расположения документов в деле, заверительный  лист  с  указанием  количества

листов.  Уничтожение документов производится  после  сдачи-приема  дел  на архивное хранение. Уничтожение документов, содержащих   конфиденциальную информацию, производиться измельчением документов в машине  для  уничтожения бумаг и проводится в присутствии членов ЭК.  Работа ЭК проводится ежегодно в первой  декаде  января.  Описи  и акты представляются на утверждение  начальнику отдела  не  позднее  20 января.  В  случае  невозможности  кого-либо  из  членов  ЭК  участвовать  в проведении экспертизы ценности документов его функции выполняет сотрудник того же подразделения, уполномоченный начальником подразделения.

               Законченные делопроизводством  дела хранятся в отделе, в   котором они  формировались.  Ответственность   за   сохранность   документов   несет ответственный за делопроизводство сотрудник от данного отдела.

      Дела  могут храниться как в рабочих  кабинетах, так и в  специально отведенных для их хранения помещениях, обеспечивающих  надежную  сохранность  документов и оборудованных сигнализацией  от  несанкционированного  доступа. В отделе образования дела хранятся в рабочем кабинете.

      Дела  помещаются корешками наружу в закрывающихся  шкафах или сейфах.  Изъятие и  выдача  каких-либо  документов   из   дел   производится   с   разрешения специалиста, ответственного за сохранность дел.

      В течение делопроизводственного  года  на  выданные  по  служебной

необходимости дела заполняется карточка-заместитель  дела. В ней  указывается отдел, номер дела, дата выдачи, кому  дело  выдано,  дата  его  возвращения, предусматриваются графы для расписок в получении исполнителем и приеме  дела на текущее хранение.

      В случае утраты  какого-либо  дела  или  документа  ответственный  исполнитель   обязан   незамедлительно   известить   об   этом    начальника подразделения и принять меры к его поиску, восстановлению.

      Полная  проверка  наличия  дел   и   документов   проводится   в  отделе ежегодно по завершении делопроизводственного  года [2].

      Проведя анализ документирования управленческой деятельности отдела образования,  можно сделать вывод о том, что оправдавшие себя на практике рациональные формы и методы создания и обработки документов могут быть доведены до уровня общей нормы лишь при условии, что все участвующие в процессах создания, обработки и использования документов и документной информации будут достаточно точно поддерживаться в своей деятельности этих единых правил и норм делопроизводства.

2.3. Анализ недостатков  организации архивного  хранения ЭД в  отделе образования  Шарковщинского райисполкома и рекомендации по их устранению.

      На  современном этапе развития организаций  отмечаются стремление руководства, с  одной стороны, к реструктуризации систем и совершенствованию процедур управления, и, с другой, к уменьшению объёмов документации на бумажных носителях, снижению стоимости её обработки и повышению эффективности работы с ней на пути организации совместного доступа специалистов к информации, хранения и поиска документов.

      При проведении системного анализа организации архивного хранения электронных документов в отделе образования Шарковщинского райисполкома были выявлены следующие недостатки:

• осуществление повторной  регистрации  документов  в  журналах;
• не рациональное распределение должностных обязанностей;
• слабый контроль исполнения документов;
• увеличение объема  документооборота.

      Следствием  из перечисленных  недостатков является:

• недостаточно четкий порядок  регистрации;
• нерациональное использование временных, трудовых и материальных ресурсов;
• повышенная трудоёмкость процесса.

      С целью устранения выявленных недостатков мы предлагаем создать электронный архив организации.

     При этом необходимо выполнить ряд этапов:

• Подготовка. На данном этапе документы подготавливаются для оптимального отображения в системе хранения и наилучшего сканирования. Документы идентифицируются согласно принятой в компании структуре документооборота. Этап включает в себя:
• получение, регистрацию и сортировку документов;
• удаление скрепок и др.;
• преобразование электронных документов в общепринятые форматы;
• разработку специальных маршрутов документа;
• проверку качества.
• Сканирование. Документы сканируются с использованием сканирующих устройств (обычных или поточных сканеров, МФУ и т. д.), которые поддерживают необходимые типы и форматы документов. На этапе сканирования ведется контроль качества. Плохо отсканированные документы сканируются вновь.
• Преобразование. Отсканированный документ конвертируется в формат, удовлетворяющий требованиям системы хранения и производственным стандартам. Изображения очищаются от мусора, при необходимости осуществляется распознавание текста, файлы сжимаются.
• Атрибутирование/индексирование. На данном этапе каждому документу автоматически или вручную ставятся в соответствие ключевые слова, по которым впоследствии будет производиться поиск, или же создается полнотекстовая база данных.
• Повтор и изготовление документации. Полученные электронные документы передаются в необходимом формате либо в систему хранения (как правило, это подсоединенное к сети хранилище — NAS или сеть хранения данных — SAN). Все документы проходят дополнительную проверку во время всего процесса.
• Дополнительная проверка качества.

     Внедрение системы электронного архива в отделе позволит:

• существенно (с 2–3 дней до минут) сократить время, затрачиваемое на доступ к информации;
• повысить эффективность использования информации за счет уменьшения времени на поиск необходимых документов, возможности одновременной работы с документом нескольких сотрудников, создания логических связей между документами;
• повысить уровень информационной безопасности за счет определения прав сотрудников на доступ к той или иной информации;
• обеспечить доступ к информации практически из любой территориально удаленной точки, оснащенной средствами связи, так как информация в электронном виде может быть доступна по локальной сети, через Интернет, передана по электронной почте, записана на любой носитель и отправлена по обычной почте;
• повысить достоверность информации за счет регистрации вносимых в документы изменений;
• снизить риски потери или порчи важных документов.