Электронный документ

  
Электронный документ

 

Студентка группы 2д141

Шиндер Алена

Электро́нный докуме́нт  —

 

• Информация, зафиксированная на материальном носителе в виде набора символов, звукозаписи или изображения и предназначенная для передачи во времени и пространстве с использованием средств вычислительной техники и электросвязи с целью хранения и общественного использования.
• Форма представления информации в целях ее подготовки, отправления, получения или хранения с помощью электронных технических средств, зафиксированная на магнитном диске, магнитной ленте, лазерном диске и ином электронном материальном носителе.
• Документ, в котором информация представлена в электронно-цифровой форме.
• документированная информация, представленная в электронной форме, то есть в виде, пригодном для восприятия человеком с использованием электронных вычислительных машин, а также для передачи по информационно-телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах.

Юридическую значимость электронному документу придаёт  электронная цифровая подпись, которая  равнозначна собственноручной подписи в документе на бумажном носителе при одновременном соблюдении следующих условий:

1. Сертификат ключа подписи, относящийся к этой электронной цифровой подписи, не утратил силу (действует) на момент проверки или на момент подписания электронного документа;
2. при наличии доказательств, определяющих момент подписания;
3. подтверждена подлинность электронной цифровой подписи в электронном документе;
4. электронная цифровая подпись используется в соответствии со сведениями, указанными в сертификате ключа подписи.

Условные обозначения: бД – библиотечный документ; мД – музейный документ; бгД – библиографический документ; рД – архивный (ретро) документ

Недостатки бумажного  документооборота

Диадок – электронный обмен первичными документами. Позволяет компаниям обмениваться любыми внешними и внутренними документами со своими клиентами, поставщиками, партнерами, удаленными подразделениями.

 

Преимущества электронного документооборота

Все документы в Диадоке:

• передаются за считанные секунды
• имеют юридическую силу.

 

Уже сегодня через Диадок можно передавать:

• Первичные и учетные бухгалтерские документы (договоры, акты выполненных работ, платежные поручения, накладные, счета-фактуры (пока – в тестовом режиме);
• Организационно-распорядительные и оправдательные документы (доверенности, приходные ордера, приказы, распоряжения);
• Любые другие типы документов, сопровождающие деятельность компании (рекламные материалы, информационные письма, отчеты по тем или иным направлениям и т.д.).

Организация хранения электронных  документов

 

 

 

 

Размещение всех документов в едином информационном пространстве системы DIRECTUM избавляет каждого пользователя от проблемы поиска документов, созданных другими пользователями в локальных каталогах на своих компьютерах, и от проблемы доступа к таким документам. При этом каждый пользователь системы DIRECTUM может организовать удобную лично ему иерархию папок, куда помещается не сам электронный документ, а ссылка на него.

 

В результате ссылка на один и тот же документ может "лежать" в нескольких папках, а может "не лежать" ни в одной папке, находясь только в хранилище DIRECTUM.

 

 

Службы файловых хранилищ DIRECTUM Storage Services позволяют хранить документы в электронном виде как в базе данных SQL-сервера, отличающегося простотой администрирования и высокой производительностью, так и в файловых хранилищах, что практически неограниченно расширяет доступное для хранения документов пространство и обеспечивает потоковый доступ.

Жизненный цикл и версии электронного документа:

Каждый документ в системе DIRECTUM может иметь неограниченное количество версий. Это позволяет  хранить историю изменения содержания документа (например, в процессе согласования) и избегать работы с устаревшей информацией. При этом версии одного и того же документа могут быть в разных форматах, что облегчает поиск, хранение и доступ к документу и значительно  повышает удобство работы пользователей. Например, версии, возникающие в  процессе разработки и согласования, могут храниться в удобном  для редактирования формате DOC, а  окончательная согласованная версия - в неизменяемом формате PDF.

Версия электронного документа отражает актуальность его содержимого.

 Каждая версия может находиться в одном из состояний: в разработке, действующая, устаревшая. Для визуального представления состояния версии используется особое начертание шрифта.

Обеспечение конфиденциальности электронных документов:

Одной из важнейших функциональных задач системы DIRECTUM является защита информации от несанкционированного доступа.

Конфиденциальность документов, хранящихся в системе DIRECTUM, обеспечивается следующими возможностями:

• контроль и настройка прав доступа на любой объект системы, (полный доступ, изменение, просмотр, полное отсутствие доступа), обеспечивающие защиту от несанкционированного доступа;
• шифрование электронных документов, позволяющее дополнительно защитить текст электронного документа, в том числе от пользователей со статусом "администратор"; шифрование может осуществляться как на основе сертификата закрытого ключа пользователя (хранимого в том числе на переносном ключе), так и установкой обычного пароля;
• протоколирование всех действий пользователей, позволяющее быстро восстановить историю работы с документом и проконтролировать такие действия над документом, как просмотр, изменение, экспорт копии документа и пр.

Электронная цифровая подпись

 

Электронная цифровая подпись (ЭЦП) позволяет заменить традиционные печать и подпись, гарантируя авторство  и неизменность документа в электронном  виде после его подписания. С помощью  ЭЦП можно подписать любую  версию электронного документа, фиксируя и сохраняя информацию о том, кто  и когда поставил подпись.

 

Система DIRECTUM поддерживает два вида ЭЦП: визирующую и утверждающую. Визирующая подпись свидетельствует  о том, что подписавший документ ознакомился с ним (завизировал  его). Утверждающая подпись может  быть поставлена ограниченным кругом лиц в рамках заданных полномочий и свидетельствует об окончательном  утверждении документа. Подпись  любого вида, поставленная на версии документа, защищает ее от изменений.

 

Надежность работы с ЭЦП  в системе DIRECTUM обеспечивает использование  переносных ключей (USB-ключи, смарт-карты), позволяющих хранить персональный ключ пользователя не на общедоступном  компьютере, а на индивидуальном носителе.

 

Также для повышения надежности работы с ЭЦП система DIRECTUM может  быть интегрирована с различными системами криптозащиты информации, в том числе сертифицированными ФСБ (ФАПСИ), благодаря реализации ЭЦП  с использованием Microsoft  CryptoAPI.