Электронный документ

 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Содержание 

Введение……………………………………………………………………….…..3

1.Электронный документ: понятие, значение, виды…………………………....6 
1.1 Требования, предъявляемые к содержанию и составлению электронного документа………………………………………………………………………….6 
1.2 Принципы хранения электронного документа…………………………….10 
 2. ООО " Техснабсистем ": история создания, виды деятельности. Особенности хранения электронных документов……………………………..15 
2.1 История создания организации, ее задачи, функции, структура…………15 
2.2 Особенности организации  (хранения) электронных документов в ООО " Техснабсистем "………………………………………………………………….18

Заключение……………………………………………………………………….21                                                                                                            

Список использованной литературы…………………………………………… 

Приложение  
 
 
 
 
 
 
 

      Введение

      Каждая  организация, в независимости от формы собственности,  масштабов и структуры, стремится к повышению эффективности своей деятельности. В условиях стремительного прогресса, рыночных отношений и конкурентной экономики своевременное и правильное решение стратегических и тактических задач определяет жизнеспособность фирмы, организации. Важным шагом на пути к достижению этой цели является оптимизация основных управленческих процедур, в частности, создание современных систем делопроизводства и организации электронного хранения электронных документов.

      В управленческой деятельности большое  значение имеет периодичность  или  частота передачи информации, так  как она оказывает существенное влияние на ее ценность информации. Слишком частые поступления информации отвлекают внимание и вызывают перегрузку людей, воспринимающих ее. Должны быть определены и строго выдержаны интервалы времени, в течение которых будут поступать сведения. В современных условиях для повышения эффективности управления необходимо уделять достаточное внимание совершенствованию работы с документами, так как всякое управленческое решение всегда базируется на информации, на служебном документе.

      Рациональное  управление документами приводит к росту продуктивности работы сотрудников, облегчению доступа к информации для принятия управленческих решений, улучшению исполнительской дисциплины и, следовательно, общему повышению качества управления. Организация работы с электронными документами влияет на качество работы аппарата управления, организацию и культуру труда управленческих работников. От того, насколько профессионально ведется электронная документация, зависит успех управленческой деятельности в целом.

      Важнейшими  условиями реализации управленческой информации является своевременность ее получения и передачи. Как бы полна и достоверна ни была информация, если она получена с опозданием, трудно, а иногда и невозможно ее использовать. Скорость передачи и приема информации человеком определяется не только совершенством соответствующей аппаратуры, но и временем, необходимым для уяснения сложившейся ситуации.

      Во  время рыночных отношений немаловажное значение придается механизации  и автоматизации делопроизводственных процессов, которые увеличивают производительность труда работников, занятых в управлении.

      Правильное составление и оформление документов в соответствии с новыми нормативами – важнейшая обязанность работников делопроизводственных служб.

      Информация  фиксируется в документах, которые придают ей организационную форму и перемещают во времени и пространстве. Документы и документная информация лежат в основе управленческих решений и являются их материальным воплощением, обеспечивают юридической силой. Работа с документами должна иметь настолько отработанный порядок, чтобы работники не отвлекались от главных производственных целей предприятия.

     При написании курсовой работы был использован  широкий круг источников и литературы.

Первостепенным  источником является Закон Республики Беларусь «Об электронном документе»¹ от 10 января 2000 г. и Закон Республики Беларусь «Об электронном документе и электронной цифровой подписи»² от 28 декабря 2009 г. В данных нормативных документах устанавливаются правовые основы применения электронных документов, определяются основные требования, предъявляемые к электронным документам, а также правовые условия использования электронной цифровой подписи в электронных документах.

     Немаловажную  роль при написании курсовой работы сыграло учебное пособие Елизаветиной Т. М. и Денисовой М. В.³, в котором рассматриваются общие вопросы организации делопроизводства на предприятиях малого и среднего бизнеса.

     Рекомендации  по грамотному ведению делопроизводства на компьютере представлены в книге  Куприяновой Г. И.⁴ Противоречия и сложности при ведении электронного документооборота изложены в статье Тарасовой М. И.⁵

      Актуальность  выбранной темы обуславливается  недостаточной разработкой проблемы электронного хранения документов в организациях. Решение вопроса в современных условиях позволит целенаправленно формировать информационные ресурсы организаций, обеспечивать их эффективное функционирование, а также уменьшить затраты по времени, труду и средствам.

      Целью данной курсовой работы является рассмотреть понятия «электронный документ», а также проанализировать текущее хранение электронных документов в ООО "Техснабсистем".

      Для реализации поставленной цели были сформулированы следующие задачи.

1. Рассмотреть понятие «электронный документ», его виды и структуру.
2. Выделить принципы хранения электронного документа.
3. Ознакомиться с деятельностью  ООО "Техснабсистем".
4. Проанализировать особенности  хранения электронных документов  ООО "Техснабсистем".

      Объектом работы является общество, в рамках которого организуется хранение  электронных документов.

     Предметом данной курсовой работы являются процессы, организации хранения  электронных документов.

      В соответствии с целью и поставленными задачами данная курсовая работа состоит из введения, двух разделов и подразделов, заключения, списка используемой литературы и приложения.

      При написании настоящей курсовой работы был использованы следующие методы исследования: анализ, наблюдение, обобщение и синтез

     В первом разделе рассматривается  понятие электронного документа, его структура, принципы хранения. Во втором анализируется деятельность ООО «Техснабсистем», подробно рассматривается вопрос хранения электронных документов в данной организации на настоящий момент, также приводятся предложения по оптимизации работы.

     В заключении подводятся итоги курсовой работы, предлагаются некоторые мероприятия по совершенствованию работы по хранению электронных документов.

     1 Электронный документ: понятие, значение, виды

     1.1 Требования, предъявляемые к содержанию и составлению электронного документа

     Электронный документ – это информация, зафиксированная на материальном носителе в виде набора символов, звукозаписи или изображения и предназначенная для передачи во времени и пространстве с использованием средств вычислительной техники и электросвязи с целью хранения и общественного использования; а также форма представления информации в целях ее подготовки, отправления, получения или хранения с помощью электронных технических средств, зафиксированная на магнитном или оптическом материальном носителе.

     К магнитным носителям относятся – магнитная лента, карта, диск, жесткий магнитный диск (винчестер), гибкий магнитный диск (floppy disk, diskette). Информация на магнитных документах записывается путем изменения остаточной намагниченности отдельных участков магнитного слоя носителя.

     Оптический  документ относится к новейшим носителям  информации, основанным на оптических способах записи, считывания и воспроизведения.  Важным достоинством данного носителя информации является, во-первых, его  универсальность, то есть возможность  записи и хранения в единой цифровой форме информации любого вида – звуковой, текстовой, графической, видео. К оптическим документам относятся оптические диски и видеодиски: компакт-диск, CD-ROM, DVD-диск и другие.

     Электронный документ имеет формы внутреннего и внешнего представления. Формой внутреннего представления является запись информации, составляющей электронный документ, на машинном носителе. Формой внешнего представления электронного документа является воспроизведение электронного документа на экране дисплея, на бумажном либо ином отделимом от машинного носителя материальном объекте в доступном для визуального обозрения виде (без дополнительных технических приспособлений) и форме, понятной для восприятия человеком.

       Согласно закону Республики Беларусь « Об электронном документе и электронной цифровой подписи» электронному документу присущи следующие характерные признаки.

     Электронная цифровая подпись - набор символов, вырабатываемый средствами электронной  цифровой подписи и являющийся неотъемлемой частью электронного документа. Средства электронной цифровой подписи - программные и технические средства, обеспечивающие выработку и проверку электронной цифровой подписи и имеющие сертификат соответствия или удостоверение о признании сертификата, выданного в Национальной системе сертификации Республики Беларусь.

     Электронная цифровая подпись предназначена  для удостоверения информации, составляющей общую часть электронного документа, а также для подтверждения  подлинности и целостности электронного документа. Удостоверение информации, составляющей общую часть электронного документа, производится путем применения средств электронной цифровой подписи с использованием личных ключей подписей лиц, подписывающих этот документ. Подлинность и целостность электронного документа означает, что документ в действительности создан владельцем личного ключа подписи и в данный документ не внесены изменения. Подтверждение подлинности и целостности электронного документа производится путем применения средств электронной цифровой подписи с использованием открытых ключей проверки подписей лиц, подписавших электронный документ.

     Электронный документ состоит из двух неотъемлемых частей - общей и особенной. Общая  часть состоит из информации, составляющей содержание документа. Информация об адресате относится к общей части. Особенная часть электронного документа состоит из одной или нескольких электронных цифровых подписей.

     Личный  ключ подписи - набор символов, принадлежащий  конкретному лицу и используемый при выработке электронной цифровой подписи.

     Открытый  ключ проверки подписи - набор символов, доступный для всех заинтересованных лиц и используемый при проверке электронной цифровой подписи. Карточка открытого ключа проверки подписи - документ на бумажном носителе, содержащий значение открытого ключа проверки подписи и подтверждающий его принадлежность какому-либо физическому или юридическому лицу.

     Собственник информационных систем и сетей - государство, административно-территориальная единица, физическое или юридическое лицо, в соответствии с законом осуществляющие в полном объеме владение, пользование и распоряжение информационными системами и сетями;

     Машинный  носитель - магнитный диск, магнитная  лента, лазерный диск и иные материальные носители, используемые для записи и хранения информации с помощью электронно-вычислительной техники.

     Электронные документы находятся в прямой зависимости от информационных технологий, которые имеют необратимую тенденцию  устаревать, то есть изменяться по мере научно-технического прогресса в  сфере техники и программного обеспечения. В этой связи велика опасность утраты доступа, к таким документам спустя определенный период времени, когда при наличии физического носителя информации из-за отсутствия соответствующей техники электронную запись невозможно будет прочесть.