Электронный документ

     Поэтому электронный документ должен соответствовать  следующим требованиям:

     - создаваться, обрабатываться, передаваться  и храниться с помощью программных  и технических средств;

     - иметь структуру, установленную  настоящим Законом, и содержать реквизиты, позволяющие произвести идентификацию;

     - быть представленным в форме,  понятной для восприятия человеком.

     Электронный документ может быть представлен  как в виде оригинала, так и в виде копии. Вопрос о копийности электронного документа важен в первую очередь с правовой точки зрения.

     Оригинал  электронного документа существует только в электронном виде. Все  идентичные экземпляры электронного документа  являются оригиналами и имеют  одинаковую юридическую силу. Документы, созданные организацией или физическим лицом на бумажном носителе и в электронном виде, идентичные по содержанию, имеют одинаковую юридическую силу. В этом случае документ на бумажном носителе не является копией электронного документа. В случае, когда одним лицом создаются документ на бумажном носителе и электронный документ, идентичные по содержанию, оба документа признаются самостоятельными документами. В этом случае документ на бумажном носителе не является копией электронного документа.

     Копии электронного документа создаются  путем удостоверения в установленном законодательством порядке формы внешнего представления электронного документа на бумажном носителе. Копии электронного документа на бумажном носителе должны содержать указание на то, что они являются копиями соответствующего электронного документа.

     Удостоверение формы внешнего представления электронного документа на бумажном носителе может  осуществляться:

     - нотариусом или иным лицом, имеющим право совершать нотариальные действия;

     -индивидуальным предпринимателем или юридическим лицом, имеющим лицензию на осуществление такой деятельности.

     Воспроизведение электронного документа на ином, кроме  бумажного, отделимом от машинного  носителя материальном объекте либо его копия на бумажном носителе, надлежащим образом не удостоверенная, не имеют юридической силы копии электронного документа.

     Электронный документ на машинном носителе приравнивается к документу на бумажном носителе и имеет одинаковую с ним юридическую  силу. Если законодательством Республики Беларусь требуется, чтобы документ был оформлен письменно либо представлен в письменном виде или письменной форме, то электронный документ считается соответствующим этим требованиям.

     Оригиналы электронных документов и их копии  на бумажных носителях, соответствующие  требованиям статьи 10 настоящего Закона, имеют одинаковую юридическую силу. В случаях, если законодательством Республики Беларусь требуются нотариальное удостоверение и (или) государственная регистрация документа, удостоверению и (или) регистрации подлежат либо электронный документ, либо его копия на бумажном носителе в порядке, установленном законодательством Республики Беларусь. 

     1.2 Принципы хранения  электронного документа

     Активное  использование компьютера для создания документов может породить проблему организации хранения и последующего поиска нужного документа. Неупорядоченное хранение вызывает значительные затраты времени на поиск нужных документов, нередки случаи потери их.

     При использовании только стандартных программ для создания и работы с документами организация хранения электронного вида документа – файла - полностью лежит на пользователе. Рациональная организация хранения особенно важна при большом количестве документов и необходимости поиска нужного в определенный момент документа. Опираясь только на базовые возможности WINDOWS и MS OFFICE, можно достаточно эффективно управлять файловой системой. К средствам и методам организации хранения файлов относятся система имен файлов и система каталогов. Для более эффективного использования места на жестком диске компьютера может быть создан логический диск, использующий сжатие файлов. Организация совместного доступа к логическому диску производится аналогично организации доступа к папкам компьютера. Особенно эффективно сжатие графических файлов типа bmp, pcx, tif.

     Один  из основных вопросов, определяющих успешное использование компьютерных технологий в любом офисе – это надежность хранения документов в электронной форме. Решение проблемы сохранности электронных документов складывается из:

• устойчивого электропитания;
• резервного копирования;
• антивирусной защиты;
• профилактики и диагностики с использованием специальных утилит (вспомогательных программ).

     Первая  задача – это обеспечение надежного  бесперебойного электропитания компьютеров. Для этого служат устройства, которые  так и называются – источник бесперебойного питания.

     Вторая  задача – обеспечение резервного копирования документов организации, фирмы, отдела, подразделения и конкретного  сотрудника, - призвана обеспечить восстановление утраченных документов.

     Под резервным копированием понимается создание копий документов на сменном внешнем носителе - сменных жестких дисках, дискетах, ZIP-дискетах, пишущих CD RW, и так далее.

     Наличие резервной копии позволяет восстановить документы при случайном их удалении или поломке компьютера.

     Задача  организации резервного копирования включает в себя:

• выбор оптимального устройства, на которое будет производиться резервное копирование;
• организацию процедуры периодического копирования.

     Если  все компьютеры организации объединены в локальную сеть, то используют один-два накопителя большой емкости, осуществляющих копирование данных со всех компьютеров сети.

     Не  менее важна организация процесса резервного копирования.

     Периодичность копирования устанавливается с учетом объема документов, создаваемых в организации, их важности и наличия бумажных копий. Лицо, ответственное за делопроизводство, с установленной периодичностью делает либо полную копию папок, выделенных для общих документов, либо копирует только новые и измененные файлы. Периодичность создания и обновления резервных копий может определяться инструкциями по системе информационного обеспечения организации. Ежедневное проведение архивации данных может занимать всего 5-15 минут и полностью окупает себя, обеспечивая сохранность информации.

     Для создания резервных копий может  быть использована стандартная программа  BACKUP или внешние программы-архиваторы.

     Программа BACKUP выполняет три основных функции:

• создает архив – архивирует выбранные папки и файлы, то есть «сжимает» информацию и помещает ее в один файл-архив на выбранное устройство внешней памяти;
• восстанавливает архив при необходимости;
• производит сравнение файлов архива с файлами-оригиналами и обновление архива, заменяя в архиве старые файлы более новыми.

     Среди программ-архиваторов наиболее популярными  являются ZIP- и ARJ-архиваторы, которые существуют как в версии для DOS, так и для WINDOWS.

     Основные  операции, которые обеспечивает WinZip, следующие:

• создание архива;
• обновление архива;
• извлечение файлов из архива.

     Антивирусные  программы предотвращают проникновение  вирусов на компьютеры организации, выявляют инфицированные файлы и  осуществляют «лечение» зараженного  компьютера. Особенно опасны вирусы в  условиях локальной сети, когда, проникнув на один компьютер, вирус может поразить все компьютеры, объединенные в сеть. Основные источники вирусов:

• нелегальное программное обеспечение;
• дискеты, зараженные вирусом, находящимся в загрузочном секторе;
• документы MS Word и Excel, зараженные микровирусами.

     Проверку  компьютера, выявление вирусов и  их уничтожение осуществляет ряд  антивирусных программ.

     Четвертая задача – осуществление диагностики состояния компьютера с использованием программ, предотвращающих «зависание» системы, обеспечивающих сохранение данных в случае «краха системы» и т. п. Работа таких вспомогательных программ направлена на сохранение данных даже в случае сбоев в работе программного обеспечения.

     Чем меньше программ установлено на компьютере, тем меньше вероятность случайных  сбоев и отказов в работе. Если же все-таки необходимо установить новую  программу, рекомендуется использовать специальные программы для отслеживания процесса установки новой программы и в случае необходимости – корректного ее удаления.

     Электронный документ – это очень обширная и актуальная тема, так как в  настоящее время практически  ни одно дело не обходится без компьютерного  обеспечения. Подводя общие итоги, можно сказать, что электронный документ – это зафиксированная на электронном носителе информация, которая записывается, сохраняется, передается и представляется в приемлемой для человека форме с помощью технологий, поддерживаемых ЭВМ, и которая содержит реквизиты, позволяющие ее идентифицировать. При этом под электронным носителем понимается материальный носитель, предназначенный для записи и хранения информации посредством электронной вычислительной техники.

     Если  нарушаются правила работы с электронными документами, то из-за одной ошибки организация рискует потерять сразу весь массив документов. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

2. ООО " Техснабсистем ": история создания, виды деятельности. Особенности хранения электронных документов. 
2.1 История создания организации, ее задачи, функции, структура.

  «Техснабсистем» молодая динамично развивающаяся компания. С юридической точки зрения организация является обществом с ограниченной ответственностью.  ООО «Технабсистем» основан более двух лет назад и с тех пор прочно заняла свое место на белорусском рынке. В сферу интересов компании входит оптовая торговля непродовольственными товарами широкого ассортимента. Организация состоит из 3 отделов: бухгалтерский, отдел по внешне - экономической деятельности и отдела продаж и сбыта.  В штате насчитывается 15 сотрудников.

       Для осуществления текущего руководства  деятельностью компании общим  собранием участников избирается  директор. В ООО «Техснабсистем» на должность директора может претендовать любой сотрудник. В обязанности директора входит: нести ответственность за деятельность организации, право принимать на работу и увольнять сотрудников, утверждать штатное расписание, предоставлять сведения о состоянии компании учредителям Общества.

     За  финансовым, статистическим учетом организации следит бухгалтерия. В отделе работают два сотрудника: главный бухгалтер и помощник бухгалтера. В их обязанности входит: ведение бухгалтерского учета и составление бухгалтерской отчетности; произведение начислений и перечислений налогов и сборов в государственный бюджет; страховых взносов в государственные внебюджетные социальные фонды; платежей в банковские учреждения; осуществление расчетов всех видов выплат работникам организации; оформление бухгалтерских документов в соответствии с установленным порядком для передачи в архив.

   За  экономическую деятельность компании отвечает отдел по внешней экономике, во главе которого находится заместитель  директора. В компетенцию подразделения  отнесены следующие вопросы: совершенствование экономической деятельности организации, направленной на повышение производительности труда, эффективности и рентабельности производства, качества выпускаемой продукции, снижение ее себестоимости, обеспечение роста производительности труда и заработной платы, достижение наибольших результатов при наименьших затратах материальных, трудовых и финансовых ресурсов; разработка методических материалов по технико-экономическому планированию работы производственных подразделений организации, расчету экономической эффективности капитальных вложений, рационализаторских предложений и изобретений, мероприятий по максимальной мобилизации резервов производства, внедрению новой техники и технологии, научной организации труда; анализ финансово-хозяйственной деятельности организации, участие в разработке предложений, направленных на предупреждение образования и ликвидацию неиспользуемых товарно-материальных ценностей, повышение рентабельности производства, снижение себестоимости продукции, укрепление финансовой дисциплины, хозяйственного расчета, совершенствование аппарата управления производством; разработка проектов перспективных и годовых финансовых и кассовых планов, кредитных заявок, доведением утвержденных показателей до подразделений организации, участвовать в подготовке проектов планов реализации продукции (работ, услуг), плановых заданий по прибыли, повышению рентабельности производства; определение потребности организации во всех видах кредита, источники финансирования планов технического перевооружения и реконструкции организации, строительства новых производств.