Электронный документ и его практическое назначание

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Содержание

Введение…………………………………………………………………………3 
1. Электронный документооборот: сущность, значение, принципы………..5 
1.1 Сущность и принципы электронного документооборота………………..5 
1.2 Значение и основные задачи электронного документооборота…………8 
2. Влияние электронного документооборота на управленческую практику…………………………………………………………………………13 
2.1 Общая классификация систем документооборота………………………..13 
2.2 Эффективность электронного документооборота в процессе управления……………………………………………………………………….22

Заключение………………………………………………………………………25 
Список использованной литературы…………………………………………..27

Приложение……………………………………………………………………..31

 

 

 

Введение

 

В настоящее время особое значение приобретает наука документоведения. Все хозяйствующие субъекты, независимо от их производственного профиля или от статуса (государственные, частные, акционерные компании), уделяют огромное значение делопроизводству и правильному ведению документации.

 В XXI веке на помощь приходят информационные технологии, чья задача состоит в упрощении систематизации документов, доступности любой необходимой информации в случае необходимости. При этом повышаются требования к специалистам, которые должны владеть компьютерной грамотностью, уметь работать в различных программных системах, постоянно совершенствовать собственные навыки в компьютерных информационных технологиях.

Актуальность курсовой работы: в России с переходом на новейшие технологии в производстве в документоведении стали внедряться информационные технологии, которые значительно упрощают работу с объемной и сложной документацией, способствуют сохранению любой информации в работе. Значительно изменяется объем работы с бумажными носителями информации. В организациях и на предприятиях сокращаются архивы, хранящие документацию за прошедшие периоды. Однако переход на современные методы ведения документации требуют и новых знаний в компьютерных информационных технологиях, в специфике электронного документоведения.

Цель курсовой работы -  определить сущность и значение электронного документооборота, а также выявить его влияние на повышение эффективности  в процессе управления предприятием.

Объект курсовой работы – электронный документооборот на предприятии.

Предмет курсовой работы – общая классификация систем электронного документооборота.

Для достижения поставленной цели необходимо решить следующие задачи:

1.Дать общую характеристику электронного документооборота;

2.Дать общую классификацию систем документооборота;

3.Проанализировать значение внедрения электронного документооборота на предприятии;

4.Рассмотреть сущность электронного документооборота на предприятии;

5. Исследовать  влияние внедрения электронного документооборота на эффективность процесса управления.

Теоретической основой  курсовой   работы являются статьи, публикации в прессе, монографии.

Структура курсовой работы состоит из введения, двух глав, заключения и списка использованной литературы и Интернет-ресурсов.

 

 

1.Электронный документооборот: сущность, значение, принципы 
1.1 Сущность и принципы электронного документооборота

 

Для рассмотрения сущности и значения электронного документооборота, обратимся к определению – что такое электронный документооборот: «Электронный документооборот — система ведения документации, при которой весь массив создаваемых, передаваемых и хранимых документов поддерживается с помощью информационно-коммуникационных технологий на компьютерах, объединенных в сетевую структуру, предусматривающую возможность формирования и ведения распределенной базы данных. При этом не отрицается использование бумажных документов, но приоритетным признается электронный документ, создаваемый, корректируемый и хранимый в компьютере»1.

Создавая электронный документ, любой делопроизводитель получает целый ряд преимуществ. В электронном виде можно хранить любую необходимую для работы информацию – текстовую, таблицы, цифровые данные, изображения, звукозаписи, видеозаписи. Ранее хранению подлежали исключительно текстовые или цифровые данные, сохранить другие данные не представлялось возможным, либо возникали чисто технические сложности. С переходом к информационным технологиям и цифровым носителям значительно расширились возможности по сохранению необходимой базы данных. При сохранении информации в электронном виде создаваемый документ приобретает определенные данные – дату создания, название, автора и т.д., все это значительно сокращает время поиска необходимого материала даже по прошествии длительного времени. Исчезла необходимость создания  огромных архивов, где документ приходилось долго искать в случае производственно необходимости или по запросу граждан. В случае внедрения на производстве или в организации электронного документооборота (ЭДО) вся система данных  используется в электронном виде, в случае необходимости распечатывается, но хранится опять же централизованно и в электронном виде.

Прежде чем на предприятии или в организации внедряется электронный документооборот, создается необходимое техническое оснащение и устанавливаются специальные компьютерные программы (программное обеспечение). При помощи компьютерных программ (Word, Excel и др.) делопроизводитель получает возможность создавать электронный документ, в случае необходимости изменять его, быстро находить в базе данных, передавать его по электронной почте, осуществлять другие функции. Таким образом, формируется СЭД – система электронного документооборота.2

Рассмотрим основные принципы электронного документооборота:

- Однократная регистрация документа, позволяющая однозначно идентифицировать документ.

- Возможность параллельного выполнения операций, позволяющая сократить время движения документов и повышения оперативности их исполнения

- Непрерывность движения документа, позволяющая идентифицировать ответственного за исполнение документа (задачи) в каждый момент времени жизни документа (процесса).

- Единая (или согласованная распределённая) база документной информации, позволяющая исключить возможность дублирования документов.

- Эффективно организованная система поиска документа, позволяющая находить документ, обладая минимальной информацией о нём.

- Развитая система отчётности по различным статусам и атрибутам документов, позволяющая контролировать движение документов по процессам документооборота и принимать управленческие решения, основываясь на данных из отчётов.

- Возможность создания и настройки составных процессов документооборота;

- Определение параллельной или последовательной схемы обработки документов;

- Возможность делегирования задач;

- Функции управления документами: извлечение/возврат (check-out/check-in), управление версиями, восстановление после удаления, и т.д.;

- Создание документов по шаблонам. Автоматическое заполнение полей документов значениями атрибутов регистрационной карточки и данными из внешних источников;

- Определение направленных связей между документами;

- Полный аудит и история работы с документом;

- Возможность шифрования содержимого документов и подключение ЭЦП;

- Организация потокового сканирования для ввода документов в систему;

- Интеграция с внешними системами для обмена данными;

- Поиск документов по атрибутам и содержимому3.

Таким образом, можно сделать вывод, что в настоящее время для большинства организаций актуальной задачей становится переход на электронный документооборот. Благодаря ему, создается централизованная база документов всех типов, активизируется работа предприятия или организации, разгружает работу делопроизводителя, но при этом делает эту работу более современной, так как существенно ускоряет процесс подготовки любого необходимого документа.

 

 

1.2 Значение и основные  задачи электронного документооборота

 

Основная задача внедрения электронного документооборота на любом предприятии или в организации определенной направленности – это систематизация работы с большим потоком разноплановой документации. Электронный документооборот в настоящее время является самым передовым методом работы с документами. Внедрение любой системы электронного документооборота позволяет решить наиболее актуальные задачи – принятие решений и доведение их до сотрудников предприятия и контроль за исполнением принятых решений. Так как создается полная электронная версия всех документов, то руководителю организации или подразделения легко проверить, как работает его предприятие и как выполняются все решения, что нужно подкорректировать и что уже выполнено. Вся информация фиксируется и хранится, поэтому даже в случае возникновения спорных моментов есть возможность быстро и квалифицированно подготовить необходимую информацию и собрать все документы.4

Для секретаря-референта, ведущего документацию на предприятии, внедрение электронного документооборота, способно решить сразу несколько задач: облегчить работу по поиску и подготовке документов, так как если документы хранятся на бумажных носителях, то обычно в организации формируется внушительный архив, где найти необходимый документ бывает крайне сложно и требуется длительное время; облегчается процесс подготовки отчетности, контроль за исполнением и утверждением различных распоряжений.

Внедрение электронного документооборота в финансовые службы предприятий и организаций позволяет повысить скорость движения документов, например из филиалов в головную организацию, избежать утери документов, экономить время на их подборке для проведения сверок расчетов или проверок надзорных органов; снижает трудоемкость работы с документами, что позволяет финансово-бухгалтерским службам сосредоточиться на повышении качества учета и подготовке отчетности.

Если электронный документооборот внедряется в юридическим отделах на крупных предприятиях, то существенно облегчается и улучшается работа по подготовке договоров, контрактов, быстрее решаются спорные моменты, так как  у юристов оказываются в ведении все договорные обязательства сторон и возможность подготовить исковые документы возрастает.

Таким образом, главные задачи систем электронного документооборота – это рационализация работы с документами, высокий качественный уровень создаваемых документов, повышение производительности труда5.

Внедрение электронного документооборота приобретает огромное значение для любой организации, не зависимо от профиля осуществляемых работ. Специалисты отмечают целый ряд преимуществ, которые дает внедрение электронного документооборота:

«Прозрачность бизнес-процессов. Система обеспечивает возможность отслеживания этапов выполнения бизнес-процессов, что делает всю деятельность в организации абсолютно прозрачной для руководства и контролируемой.

Повышение исполнительской дисциплины. По статистике 20% полученных заданий не выполняются ответственными за них работниками. Предоставляя полный контроль всех этапов работ для руководства, ECM-система напрямую влияет на исполнительскую дисциплину сотрудников.

Сокращение затрат времени руководителей и сотрудников. Использование системы сокращает временные затраты практически на все рутинные операции с документами (создание, поиск, согласование и т.д.). Кроме того, происходит ускорение документооборота и, как следствие, всех процессов в организации.

Обеспечение конфиденциальности информации. Утечка конфиденциальной информации может повлечь за собой миллионные убытки организации. В отличие от традиционного «бумажного» документооборота, ECM-система обеспечивает доступ к документам строго в соответствии с назначенными правами пользователей, все действия над документом (чтение, изменение, подписание), протоколируются.

Выполнение требований стандартов ISO 9000. Постановка менеджмента качества в настоящее время стала одной из приоритетных задач, решаемых российскими компаниями. Одно из требований к системе менеджмента качества (СМК) – это прозрачно поставленный документооборот и информационное взаимодействие. Преимущества использования ECM-системы при постановке СМК:

- обеспечение строгого выполнения разделов стандарта ISO 9001:2000 по управлению документами и записями;

- поддержка выполнения регламентов сотрудниками в рамках описанных бизнес-процессов;

- предоставление средств для контроля со стороны руководства за функционированием СМК.

Легкость внедрения инноваций и обучения. Благодаря системе оповещения, построенной на базе ECM-системы можно быстро довести новые правила работы до всех сотрудников. Сокращаются сроки обучения новых сотрудников за счет возможности быстрого поиска необходимой для работы информации (положений, инструкций и т.п.). Легко меняются маршруты прохождения и шаблоны документов, после чего сотрудники автоматически начинают работать по-новому.

Развитие корпоративной культуры. Процесс внедрения ECM-системы налаживает и поддерживает корпоративную культуру. Оптимизация взаимодействия сотрудников и развитие горизонтальных связей приводят к сплочению команды. В то же время возрастает ответственность каждого сотрудника за качественное выполнение выданного ему задания.