Электронный документ и его практическое назначание

- организовать эффективную работу с договорами;

- сделать внутрикорпоративный документооборот максимально безбумажным;

- автоматизировать документооборот органов власти федерального или регионального уровня;

- обеспечить качественный контроль исполнения поручений руководителей;

- повысить эффективность работы с заявками;

- реализовать проектный документооборот и возможность коллективной работы;

- наладить управление документами в рамках системы менеджмента качества;

- повышение качества оказания государственных услуг;

- улучшение исполнительской дисциплины, повышение управляемости;

- повышение прозрачности и открытости деятельности;

- снижение расходов на обеспечение работы органов власти;

- создание основы для комплексной информационной системы типа «электронного правительства» (межведомственный документооборот, ЭАРы, архивы, порталы госуслуг).

- повышение управляемости;

- оперативное реагирование на изменения;

- увеличение конкурентоспособности компании на рынке15.

С 2009г. в России представлена новая программа электронного документооборота СЭД «ЕВФРАТ-Документооборот», представленная Cognitive Technologies. Данная программа готова к быстрому вводу в эксплуатацию и обеспечивает соответственно быструю отдачу от инвестиций в СЭД, а с другой содержит инструменты адаптации, которые позволяют в рамках «мини-проектов» учесть специфику деятельности конкретного предприятия и используемых им информационных систем16.  Также на современном российском рынке успешно конкурирует программная продукция новой российской компании «Документум Сервисиз»,  официального дистрибьютора компании Documentum в СНГ – плод совместной инициативы европейского отделения Documentum Inc. И ряда российских инвесторов. Одним из принципиальных преимуществ внедрения новой системы руководство новой фирмы считается реальное достижение тотального контроля качества на предприятиях.

Таким образом, в классификации программ электронного документооборота можно выделить целые направления – крупный, средний и малый бизнес; финансовые компании, организации социальной направленности, государственные и иные учреждения. Каждая программа учитывает специфику документов и документооборота в определенной сфере, соответственно выстраивается работа с электронными версиями всей документации.

 

2.2. Эффективность электронного документооборота в процессе управления

 

Любая система электронного документооборота имеет значение для повышения эффективности работы на предприятии или в организации. Благодаря СЭД автоматизируется процесс создания документов разных типов, далее осуществляется сохранение документа в архиве. В случае производственной необходимости СЭД позволяет быстро найти необходимые документы, отредактировать их, оперативно подготовить отчетность и контролировать сроки исполнения тех или иных решений.

Вторым преимуществом введения СЭД на предприятиях можно считать повышение качества производственного процесса. Автоматизация подготовки необходимых документов и отчетов, ускоряет выполнение необходимой работы.

В любой организации от внедрения СЭД выигрывают все подразделения. Так, руководитель получает «возможность оперативного получения информации, необходимой для принятия решения, оперативного контроля исполнительской дисциплины. При этом специально для руководителей в современных системах электронного документооборота разработано «автоматизированное рабочее место руководителя» (АРМ), интерфейс и функционал которого соответствуют задачам и потребностям управленца, а также могут настраиваться под конкретные задачи данного пользователя системы»17.

Среди преимуществ от внедрения СЭД на производстве можно отметить уменьшение затрат на копирование документов, доставку информации в бумажном виде, затраты на оборудование и бумагу. Значительно возрастает производительность. В случае необходимости подготовки нового документа берутся стандартные разработки, которые ускоряют создание конечного документа.

Таким образом, системы управления документами являются частью более обширной концепции Управления Знаниями. Управление знаниями, по определению, влечет за собой систематическое усиление роли и информации и экспертного опыта для достижения следующих четырех бизнес целей:

Инновации, первейший источник конкурентного преимущества. Управление знаниями должно помогать собирать вместе экспертов, невзирая на временные и географические границы для совместного создания новых идей, продуктов и услуг.

Компетентность, возможно, это самый главный актив организации. Служащим, как старым, так и вновь принятым на работу необходимы обучение и советы, а так же личный доступ к важным для их работы ресурсам. Одна из целей Управления знаниями это поддержка множества форм распределенного обучения.

Эффективность, это качество накопления и повторного использования знаний. Служащие зачастую «изобретают колесо» вместо того, чтобы использовать лучший опыт и знания экспертов. Управление знаниями должно обеспечить людей инструментами для поиска и использования этих активов.

Быстрое реагирование, это возможность быстрее, чем конкуренты реагировать на неожиданные события, что сегодня важно как никогда. Управление знаниями должно улучшить реагирование за счет организации и направления внешних данных тому, кто в наилучшей степени может интерпретировать их. Управление знаниями должно обеспечивать ответ на вопросы Кто? Что? Где? И Когда? Для того, чтобы организация лучше могла координировать свои действия18.

По данным выделяют два направления эффективности от внедрения СЭД – тактические и стратегические выгоды: «Тактические выгоды определяются сокращением расходов при внедрении СЭД, связанным с: освобождением физического места для хранения документов; уменьшением затрат на копирование и доставку документов в бумажном виде; cнижением расходов на персонал и оборудование и др. К стратегическим относятся преимущества, связанные с повышением эффективности работы предприятия или организации. К таким преимуществам можно отнести:

         - Появление возможности коллективной работы над документами (что невозможно при бумажном делопроизводстве);

        - Значительное ускорение поиска и выборки документов (по различным атрибутам);

         - Повышение безопасности информации за счет того, что работа в СЭД с незарегистрированной рабочей станции невозможна, а каждому пользователю СЭД назначаются свои полномочия доступа к информации;

        - Повышение сохранности документов и удобства их хранения, так как они хранятся в электронном виде на сервере;

         - Улучшение контроля за исполнением документов19.

Следовательно, любая организация или предприятие в современном информационном пространстве получает огромные преимущества от внедрения на производстве электронных систем документооборота. Прежде всего, ускоряется подготовка и исполнение документов, улучшается контроль за исполнением поставленных производственных задач, сводятся к минимуму потери важных для организации документов, сокращается срок поиска необходимой документации. Еще существенным преимуществом можно назвать дополнительную защиту информации, которая действует в системах электронного документооборота. Оптимизация работы повышает исполнительскую дисциплину сотрудников и повышает качество работы.

 

Заключение

 

В век информационных технологий переход делопроизводства на электронные  программные системы приобретает все большую актуальность. Системы электронного документооборота  работают на новых принципах. Они помогают сформировать электронную базу документов на любом предприятии или в организации, так как наличие бумажных архивов документов уже устарело. Электронный документооборот позволяет создавать документы любых форматов (текстовые, статистические, видео и аудиоматериалы и т.д.), облегчают их сохранность и работу с ними. Создание электронной базы способствует оптимизации работы сотрудников и повышает качество выполняемой работы.

В настоящее время на рынке СЭД широко представлены программы, которые подходят для бизнеса, для организаций финансовых и социальных, для государственных, федеральных и муниципальных органов власти, для унитарных коммерческих структур. Каждая программа оптимально выбирается с учетом специфики работы того или иного подразделения, особенностей документации:

Внедрение СЭД на предприятии включает следующие основные этапы:

1. Тщательный анализ бизнес-процессов предприятия, состояния используемого оборудования и технологий;
2. Разработка информационно-функциональной модели предприятия, реинжиниринг его бизнес-процессов;
3. Анализ возможной конфигурации аппаратно-программных средств, необходимой для внедрения СЭД.
4. Выполнение пилотного проекта;
5. Утверждение результатов выполнения пилотного проекта и разработка плана внедрения СЭД;
6. Выбор и поставка необходимых для внедрения СЭД аппаратно-программных средств;
7. Поставка и инсталляция СЭД;
8. Адаптация и настройка СЭД;
9. Перенос и конвертация данных из унаследованных систем;
10. Обучение системных администраторов и пользователей работе с СЭД;
11. Подготовка контрольного примера, программы и методики испытаний, проведение полного тестирования СЭД;
12. Разработка проектной, программной, технической и пользовательской документации.
13. Завершение внедрения СЭД, сдача ее в промышленную эксплуатацию;
14. Сопровождение CЭД20.

Дальнейшие прогнозы показывают эффективность внедрения СЭД на предприятиях разного профиля. Хотя в ближайшие годы наличие бумажных информационных носителей еще будет сохраняться. Организации постепенно переводят свой документационный архив в электронные версии и создают рабочие электронные архивы, к которым получают доступ все сотрудники для улучшения общей работы.

Перед правительством Российской Федерации стоит задача юридически закрепить электронные версии документов, которые в дальнейшем могут использоваться в финансовых, коммерческих и других спорах. Во многих учреждениях происходит оцифровка существующих архивов, идет речь о создании полноценного архива электронных документов.

 

Список использованной литературы

 

1. Бейдер А., Кейв Р. "О некоторых подходах к управлению документами", "Открытые системы", 3, 1998

2. Баласанян В.Э. Какой должна быть современная автоматизированная система документационного обеспечения управления / В.Э. Баласанян // X Междунар. научно-практическая конференция «Документация в информационном обществе: парадигмы XXI в.». – М.,– 2003. – С.22—25.

3. Бобылева М.П. Эффективный документооборот: от традиционного к электронному / М.П. Бобылева. – М.: Издательство МЭИ, 2004—49 с.    
4. Бобылева М.П. Вопросы использования элементов электронного документооборота внутри организации / М.П. Бобылева // Секретарское дело. – 2003. – №2. – С. 15–17.

5. Витин Ю.Г. От документооборота классического – к электронному! / Ю.Г. Витин// Справочник секретаря и офис-менеджера. – 2004. – № 4. – С. 50-55.

6. Гайдукова Л.М. Проблемы традиционных технологий документационного обеспечения / Л.М. Гайдукова// – Секретарское дело. – 2006. – №10 – С. 17–22.  

7. Гельман-Виноградов К.Б.  О сложностях трактовки понятия «документ» и способах их преодоления / К.Б. Гельман-Виноградов // Делопроизводство. – 2005. – № 2. – С. 16–24 (2005 б).

8. Гореткина Е. "Lotus Domino открывает Госстандарту окно в Internet", "Сети", 4, 2000.

9. Гавердовский А. "Концепция построения систем автоматизации документооборота", "Открытые системы", 1, 1997

10. Глик Д.И. Национальные стандарты в области электронного документооборота / Д.И. Глик// - Секретарское дело. – 2006. – № 9 – С. 45–75. 
11. Кочеткова П. Система автоматизации делопроизводства «СompanyMedia-Делопроизводство/ П. Кочеткова // Секретарское дело. – 2006. – №8. – С.20. 
12. Кузнецов С.Л. Проблемы выбора программного обеспечения для автоматизации работы с документами в офисе /  С.Л. Кузнецов // Секретарское дело. – 2005. – №10. – С. 32–35. 
13. Куциняк Д.Л. От автоматизированного делопроизводства к           электронному документообороту / Д.Л. Куциняк // X Междунар. Научно-практическая конференция «Документация в информационном обществе:       парадигмы XXI в.». – М., – 2003. – С. 18– 23. 
14. Ларин М.В. Электронный документооборот: что мешает его внедрению / М.В. Ларин// Справочник секретаря и офис-менеджера. – 2003. – №12. – С.30–38.

15. Марков А. "Концепция построения электронного архива", "Открытые системы", 1, 1997 
16. Максимович Г.Ю. Комплексный подход к внедрению информационных технологий во все сферы ДОУ /  Г.Ю. Максимович, В.И. Берестова // Секретарское дело. – 2005. – № 11(63). – С. 51–56 (2005 а). 
17. Максимович Г.Ю. Современные универсальные информационные технологии – основа совершенствования ДОУ /  Г.Ю. Максимович, В.И. Берестова // Секретарское дело. – 2005. – № 2(54). – С. 23–27 (2005 б). 
18. Максимович Г.Ю. Современные информационные технологии хранения информации и организация доступа к ней /  Г.Ю Максимович, В.И. Берестова // Секретарское дело. – 2005. – №1 (53) – С. 34 (2005 в). 
19. Московая П.М. На пути к электронному документообороту / П.М. Московая // Делопроизводство. – 2004. – №2. – С.36-41.

20. "Оформление документов. Методические рекомендации на основе ГОСТ 6.30-97. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов", ВНИИДАД, Деловая Книга, 1998. 
21. Плешкевич Е.А. Традиционное и нетрадиционно документоведение: о чистоте идей, а может быть, и рядов / Е.А. Плешкевич // –  Научные и технические разработки. – 2005. – № 6. – С. 65–70 (2005 а). 
22. Плешкевич Е.А. Новый подход к определению понятия «документ» в книговедческих дисциплинах / Е.А. Плешкевич // НТИ. – Сер. 1. – 2005. – № 3. – С. 4–7 (2005 б). 
23. Плешкевич Е.А. Формирование документной парадигмы / Е.А. Плешкевич // НТИ. – Сер. 1. – 2005. – № 10. – С. 19–22 (2005 в). 
24. Сборец М.В. О внедрении системы электронного документооборота в ОАО АИБ «Академхимбанк» / М.В. Сборец // Справочник секретаря и офис-менеджера. – 2004. – №9. – С. 48–56.    
25. Сысоева Л.В. Разработка концепции общекорпоративной системы управления документами / Л.В. Сысоева// – Секретарское дело. –  2006. –  № 7 – С. 30–35.