Электронный документ и его практическое назначание

Уровень развития

Разработка плана организации работы с документами

Разработка плана внедрения электронного документооборота

Нулевой

В компании отсутствует понимание необходимости организации работы с документами

В компании отсутствует понимание важности электронного документооборота. Соответственно, у персонала отсутствует необходимый опыт и квалификация. Какая- либо ответственность не определена

Начальный / спонтанный

Руководство признает необходимость совершенствования работы с документами, однако план мероприятий не разработан. Отдельные элементы плана вводятся по мере необходимости, поэтому результаты непоследовательны и спонтанны. Вопросы работы с документами обсуждаются в службе делопроизводства, но не бизнес-руководством. Организация работы с документами проводится без привязки к реальным задачам организации. Риски, связанные с документами, не отслеживаются и не контролируются

Руководство знакомо с электронным документооборотом, но конкретных планов по его внедрению нет. Проблемы по работе с документами обсуждаются от случая к случаю. Документооборот только бумажный

Повторяющийся, интуитивный

Необходимость совершенствования работы с документами понятна руководству, но работа ведется без четкого плана службой делопроизводства с привлечением при необходимости бизнес- специалистов. Изменения происходят только по запросу руководства вне рамок формального процесса работы с документами

В организации существует общая осведомленность об электронном документообороте. Но его применение ограничивается электронной почтой. Решение возникающих вопросов ориентировано на краткосрочные цели

Определенный

Процедуры и ответственность за разработку плана совершенствования работы с документами понятны, документированы и доступны всем. Процесс хорошо определен, и вероятность успешного планирования высока. Реализация процесса совершенствования во многом зависит от индивидуальных исполнителей, регулярных проверок качества процесса нет

Необходимость развития электронного документооборота ясна и принята всей организацией, ответственность за отдельные работы четко определена. Процедуры, приемы и применяемые средства определены, документированы, внедрение системы электронного документооборота производится по разработанному плану. Цели и задачи электронного документооборота регулярно пересматриваются

Управляемый и измеримый

Управление документами является стандартным процессом, отклонения от которого будут заметны для руководства. Определена ответственность за процесс на высшем уровне, обеспечивается его мониторинг и оценка эффективности. Процесс управления документами и бизнес-стратегия направлены на получение преимущества для бизнеса за счет ускорения процессов принятия решений и качества предоставляемой информации

Внедрение электронного документооборота полностью поддержано формальными методиками и процедурами. Обеспечивается возможность количественного измерения характеристик процесса работы с документами. Обучение определено, документировано и последовательно применяется в рамках всей организации. Определены и применяются внутренние «лучшие практики». Сам процесс работы с документами учитывает требования бизнеса и ориентирован на достижение стратегических целей. Организовано общее хранилище документов, позволяющее использовать эту информацию в системах принятия решений и информирования руководства

Оптимизированный

Эффективно поставленный документооборот дает ощутимые преимущества. Процессы работы с документами оптимальны, обеспечивают эффективность бизнес-процессов

Электронный документооборот внедряется последовательно для всех документоориентированных процессов, его важность для бизнеса постоянно подчеркивается. Персонал обладает достаточной квалификацией по работе с системой электронного документооборота. Процессы регулярно пересматриваются и совершенствуются. Для оценки процессов используются количественные и качественные характеристики. Система электронного документооборота интегрирована с другими информационными системами, автоматически формируется информация для принятия управленческих решений, отслеживаются их результаты