Электронный документ и его практическое назначание

Рост конкурентных преимуществ. Внедрение ECM-системы напрямую отражается на конкурентных преимуществах компании перед другими игроками рынка. Повышается скорость и качество обслуживания клиентов за счет ускорения движения информационных потоков и четкого контроля всех процессов. Функционирование даже крупного предприятия становится более мобильным и меньше зависит от конкретных «незаменимых» сотрудников»6.

Помимо вышеуказанных выгод предприятие или организация могут избежать ранее распространенных проблем, таких, например, как периодические потери документов, наличие бесполезных копий одного и того же документа, невозможность быстро найти необходимые документы из-за их объема,  невозможность быстро установить конечную версию документа, попадание внутренней информации в чужие руки. При электронном документообороте избежать этих проблем гораздо легче.

О значимости внедрения электронного документооборота на предприятиях говорит и тот факт, что в ближайшее время 15 мая 2012 года, в Москве в гостинице «Рэдиссон Славянская» готовится проведение 18-ой российской конференции-выставки по электронному документообороту и управлению информационными ресурсами. На выставку приглашены российские и международные эксперты в области программного обеспечения по электронному документообороту, представители коммерческих предприятий и государственных учреждений, главные потребители программного продукта. На выставке будут предложены программы для:

- Финансовых служб.

- Юридических отделов.

- Отделов, обрабатывающих входящую документацию.

- Кадровых служб.

- Отделов продаж.

- Административных отделов.

- ИТ-департаментов.

На конференции будут обсуждаться вопросы оптимизации управления информационными потоками на предприятиях, будут представлены новейшие разработки и технологии  в области электронного документооборота, будут представлены практические советы от разработчиков программ.

Следовательно, в настоящее время с развитием информационных технологий повысилась значимость электронного документооборота на предприятиях. Главная проблема такого внедрения оптимизировать работу с документами любого типа, чтобы облегчить общее делопроизводство и улучшить систему хранения документации.

 

 

 

2. Влияние электронного  документооборота на управленческую практику 
          2.1 Общая классификация систем документооборота

 

С расширением использования в делопроизводстве электронного документооборота стали формироваться целые системы, которые создавались для нужд производства или архивирования важных текстовых или цифровых документов.

В настоящее время действует несколько систем электронного документооборота, сформировалась собственная классификация.  Рассмотрим более подробно действующие в стране системы электронного документооборота и их преимущества.

Электронный документооборот ЭТЛАС, который гарантирует высокую надежность хранения и защищенности документов от доступа извне, а также внутри организации от людей, не имеющих права на информацию. Подобная система подходит для крупных предприятий, занимающихся бизнесом и имеющих конкурентов на рынке, для государственных и образовательных учреждений. Помимо высокой степени защищенности данная система полностью автоматизирует работу с документами любого типа, что значительно повышает производительность труда сотрудников. Система ЭТЛАС имеет следующие преимущества:

- Мощные современные средства автоматизации любых процессов компании, полный контроль за их прохождением;

- Простой и удобный инструментарий по настройке практически любых аспектов функционирования системы;

- Исключительное удобство системы, начиная от ее установки и внедрения, и заканчивая повседневной эксплуатацией;

- Отсутствие ограничений на типы поддерживаемых документов, работа с документами большого размера (ограничена только параметрами файловой системы сервера);

- Возможность организации картотек с любыми типами объектов, состав атрибутов которых может быть легко создан и настроен пользователем;

- Возможность интеграции со сторонними приложениями, в том числе возможность интеграции с системами 1С;

- Высокая производительность, достигнутая благодаря непрерывному поиску уникальных технологических решений и совершенствованию системы, отсюда низкие требования, как к персональным компьютерам пользователей, так и к серверному компьютеру;

- Кроссплатформенность, то есть полноценная работа под двумя наиболее распространенными операционными системами – ОС MS Windows и ОС Linux; 

- Простота обновления системы, достигнутая за счет наличия в системе автоматизированных средств обновления;

- Отсутствие скрытых платежей при покупке системы – система не требует для своей работы дополнительного платного ПО, в том числе СУБД;

- Гибкий подход к комплектации системы, позволяющий получить именно ту конфигурацию, которая Вам нужна, затратив минимум средств7.

Следующая программа подходит для внедрения, как в организации, так и в отдельных подразделениях. Ее задача состоит в оптимизации процессов документирования. С ее помощью можно создавать, обрабатывать и хранить документы разных типов и форматов. «Conteq DocSpace – Документооборот для SharePoint 2010 позволяет автоматизировать на платформе SharePoint документооборот и делопроизводство (любые документоориентированные процессы и workflow) и создавать системы управления документооборотом с возможностью использования функций совместной работы и взаимодействия SharePoint. Например, с использованием Conteq DocSpace можно быстро автоматизировать процессы предприятия:

- Управление договорами (договорной документооборот);

- Организационно-распорядительный документооборот (ОРД);

- Регистрация входящих и исходящих документов;

- Управление технической, конструкторской, проектной документацией;

- Управление заявками;

- Электронные архивы8.

В крупных промышленных организациях, с большим объемом разноплановой документация специалисты предлагают использовать программное обеспечение в электронном документообороте LanDocs. Данная система имеет многофункциональное назначение: работа с электронными документами разных типов, контроль за исполнением поручений, интеграция с другими программными обеспечениями и электронной почтой, внедрение распределительного документооборота (что очень облегчает работу именно на крупных предприятиях, где есть множество подразделений и филиалов), обеспечивает безопасность информации, что также немаловажно в условиях конкуренции при рыночной экономике. При использовании программы LanDocs могут быть решены следующие задачи:

- это широкое внедрение электронных взаимодействий исполнителей (предполагающих передачу электронных данных взамен физического перемещения документов). 

– это внедрение автоматизированных форм контроля действий исполнителей и подготовки специализированной отчетности.  

– это отбор и своевременная доставка необходимых для принятия решения документов на рабочие места лиц, принимающих решение, представление массы документов в наиболее удобном виде. 

– это использование предопределенных маршрутных технологий обработки документов (Workflow), продуманная организация автоматических и персональных (с участием человека) функций контроля. 

– систематизация документных фондов, заведение содержательных корпоративных классификаторов, широкое применение современных методов поиска и защиты электронных данных. 

– интегрированное использование технологий электронно-цифровой подписи и криптозащиты. 

– специализированные компоненты системы отвечают за межофисные обмены и синхронизацию данных, размещенных на разнесенных площадках9.

В настоящее время электронный документооборот внедряется в таких учреждениях как пенсионный фонд, медицинские учреждения разного профиля, в других организациях социальной направленности, где постоянно идет поток людей, необходимо заполнение карточек, заявок, выдача справок и т.д. Для данного направления работы наиболее приемлемой среди программных систем электронного документооборота подходит DeskWork: «С помощью функционала корпоративного портала DeskWork такие рутинные операции как поиск, заполнение бланков заявления, отправка на рассмотрение, ожидание решения стали автоматизированы, отлаженные бизнес-процессы помогают сэкономить сотрудникам и руководителям компании значительную часть рабочего времени. Система оповещений позволяет на высоком уровне поддерживать обратную связь с сотрудниками компании. Благодаря современным технологиям, используемым при отправке сообщений с помощью модуля рассылки сообщений по различным каналам связи (E-Mail, телефонный звонок, СМС, сообщение на сайт), сотрудники всегда будут в курсе событий, проходящих в компании10.

Корпоративный портал DeskWork – удобное средство взаимодействия сотрудников и организации коллективной работы, внедряемое за минимальное время и с наименьшим бюджетом. С помощью интернет-портала DeskWork автоматизируются бизнес-процессы компании, всем сотрудникам предоставляется востребованная корпоративная информация, система электронного документооборота позволяет организовать полноценное управление жизненным циклом документов. Элементы социальных сетей помогают укрепить командный дух. DeskWork – качественное коробочное решение на базе технологии SharePoint 2010»11. При этом программа обладает сразу несколькими преимуществами – информационными блоками, возможностями проводить видеоконференции, свободно оперировать базами данных, что существенно ускоряет процесс работы организаций.

В  делопроизводстве пользуется большим спросом программа Майкрософт Офис 365, которая также предлагает целый ряд преимуществ от пользования и ведения документации: «Пакет услуг Office 365 помогает сотрудникам работать совместно более эффективно. Пользователи получают не только, преимущества и функционал Microsoft Office, а также преимущества облачных технологий. Совместная работа в реальном времени для сотрудников организации, заказчиков и партнеров. Индикатор присутствия других пользователей, технологии социальных сетей позволяет Вам связаться с другими людьми быстрее и взаимодействовать эффективнее. Office 365 предоставляет сотрудникам более безопасный доступ к информации (включая электронную почту, документы, контактные данные и календари) в офисе или в дороге. Это означает, что у сотрудников есть виртуальный офис практически в любом месте. Пакет услуг Office 365 предназначен для работы с уже имеющимися программным обеспечением, устройствами, телефонами и браузерами. У сотрудников будет надежный и безопасный доступ к информации с устройств, к которым они привыкли, работая с существующими бизнес-приложениями. При использовании Office 365 сотрудникам не требуется изучать новое программное обеспечение и другие инструменты. Это те же приложения Microsoft Outlook и Microsoft Office, которые используются каждый день, — но теперь они работают на базе облачных технологий»12.

Среди предлагаемых на рынке услуг программ электронного документооборота выделяется система DOCUMETR for SharePoint — мощная система электронного документооборота на базе Microsoft SharePoint. Данная программа не только помогает в создании документов, но и формирует электронный архив всей документации, что облегчает сквозной поиск документов во всей системе (базе данных). Все подразделения организации имеют доступ к базе документов, что повышает скорость решения и исполнения заданий.

Данная программная система имеет ряд своих особенностей:

          - Возможность быстрого развертывания и начала работы сразу после приобретения;

          - Чрезвычайно гибкий механизм создания бизнес-процессов без программирования;

          - Возможность работы на бесплатной платформе Windows SharePoint Services 3.0;

         - Работа через стандартный Web-браузер, возможна работа через Интернет;

        - Интеграция с пакетом Microsoft Office, поддержка работы со сканером и факсом;

       - Готовые типовые бизнес-процессы: входящая/исходящая корреспонденция, контроль исполнения поручений, внутренние документы (договора, служебные записки), автоматизация библиотеки;

       - Создание документов, отчетов и нумераторов по шаблонам;

      - Полноценная поддержка иерархической организационно-штатной структуры компании, включая замещение и делегирование;

      - Гибко настраиваемая система e-mail уведомлений;

        - Полноценное разграничение прав доступа на различных этапах движения документов и заданий;

       - Возможность любой доработки системы по индивидуальным требованиям Заказчика13.

В банковской системе Российской Федерации часто внедряется система документооборота - «CompanyMedia», ИнтерТраст. Эта система имеет свои показатели, которые представляют интерес для электронного документооборота:

- Соответствие отраслевым требованиям и государственным стандартам РФ.

- Функциональная и географическая масштабируемость системы в соответствии с потребностями Заказчика.

- Корпоративность - «сквозное» делопроизводство и «сквозные» бизнес-процессы.

- Функциональная полнота. Электронный документооборот, делопроизводство, автоматизация деловых процессов.

- Эффективная поддержка всех видов, типов и схем документооборота организации.

- Возможность интеграции с уже существующими на предприятии программными продуктами.

- Независимость от средств коммуникации.

- Полнофункциональная поддержка всех бизнес-процессов в территориально-распределенной среде – on-line, off-line .

- Проверенная временем методология ведения проектов внедрения систем электронного документооборота, обеспечивающая быстрое получение гарантированного результата14.

Среди программ электронного документооборота особой популярностью пользуется СЭД БОСС-Референт, которая действует с 1996г. В настоящее время программа имеет версию 2008г. Данная программа предназначена для государственных предприятий, органов государственной, федеральной и муниципальной власти, коммерческих структур. Автоматизация работы с документооборотом на предприятии или в организации существенно повышает продуктивность работы, облегчает доступ сотрудников к базе данных, соответственно улучшается качество управления. СЭД БОСС-Референт помогает решать следующие задачи: