Электронный документ: особенности хранения и использования

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Электронный документ: особенности хранения и использования

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

СОДЕРЖАНИЕ

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ВВЕДЕНИЕ

Ежегодно в организациях всё более актуально поднимаются вопросы создания, организации и функционирования архивов электронных документов. При этом данный вопрос ещё более обострили ФЦП «Электронная Россия» и подобные им программы в субъектах федерации (например, ГЦП «Электронная Москва»).Поэтому скорее всего в ближайшее время архивы электронных документов станут важнейшими источниками информации для принятия решений на всех управленческих уровнях. Исходя из этого, основное значение в методологии организации электронных архивов приобретают проблемы эффективного хранения электронных информационных ресурсов.

Для разных организаций не являются одинаковыми проблемы, практика и рекомендации по организации архивного хранения электронных документов. Они находятся в зависимости от организационно-правовой формы предприятий и от типового состава документов, подлежащих хранению в архиве, а также от задач, которые ставятся перед архивом. Однако наиболее главным является то, эти различия определяются установленными хранения электронных документов сроками. Организации должны обеспечить сохранность документов в течение сроков, определённых в законах и нормативных актах Российской Федерации. При этом перемещение информации на сменные носители наиболее актуальным является в организациях с большим объёмом документооборота.

Целью моей работы является рассмотрение особенностей хранения и  использования электронных документов.

 

 

 

 

1 Электронный документ

1.1 Понятие электронного документа

Электронный документ в соответствии с Федеральным законом «Об электронной цифровой подписи» является документом, где информация представлена в электронно-цифровой форме¹. Федеральный закон РФ «Об информации, информатизации и защите информации» определяет понятие документа как информации, зафиксированной на материальном носителе с реквизитами, которые позволяют её идентифицировать².

Следовательно, понятие электронного документа нужно рассматривать как зафиксированную в виде файлов информации, содержащую определённые реквизиты и размещённую на материальном носителе. Реквизиты электронного документа при этом могут зафиксироваться как в электронном виде, например, посредством электронно-цифровой подписи, так и в документе на бумажной основе.

Но необходимо учитывать то обстоятельство, что электронный документ без использования определённых технологий так и останется файлом на носителе. Такой электронный документ можно сопоставить с бумажным документом, текст которого исчез: документ вроде бы есть, но в сущности его нет. Поэтому электронный документ лишь тогда можно назвать «документом», когда есть возможность воспроизвести файл и воспринять информацию визуально.

Указанные особенности электронных документов: взаимосвязь их элементов и использование соответствующих информационных технологий для их воспроизведения и прочтения, каждый раз необходимо учитывать при организации их архивного хранения, будь то экспертиза ценности, учёт, описание или обеспечение сохранности.

Электронный документ должен³:

• создаваться, обрабатываться, храниться, передаваться и приниматься посредством программных и аппаратных средств;
• иметь реквизиты, которые дают возможность подтвердить его подлинность и целостность;
• воспроизводиться в виде, понятном для восприятия.

Электронной цифровой подписью называется реквизит электронного документа, который необходим для его защиты от подделки, который получен путём криптографического преобразования информации с применением закрытого ключа электронной цифровой подписи и который позволяет идентифицировать владельца сертификата ключа подписи, а также гарантирует отсутствие изменения или потери информации в электронном документе.

При этом электронная цифровая подпись является обязательным реквизитом электронного документа.

1.2 Особенности использования электронных  документов

В службе делопроизводства работа с электронными документами осуществляется аналогично работе с традиционными (бумажными) документами. Если документ рассылается по электронной почте, то почти сразу после его отправки адресат получает документ. Далее электронный документ возможно воспроизводить в любых требуемых виде и форме: открыть на экране монитора, распечатать на бумажном носителе, переместить или скопировать на другие материальные носители⁴.

Применение электронной почты даёт пользователям следующие возможности:

• быстрая пересылка электронных документов адресатам;
• одновременная рассылка хоть какому числу адресатов;
• подтверждение о доставке документов по назначению;
• редактирование полученных документов, хранение и пересылка;
• печать полученных документов.

После получения электронные документы регистрируются и устанавливается их подлинность. Установка подлинности электронного документа производится с применением средств проверки электронной цифровой подписи. Подлинность документа подтверждается, когда в ходе проверки электронной цифровой подписи устанавливается, что все реквизиты неизменны.

Руководитель организации проставляет на документах резолюцию, и после этого они пересылаются на рабочие места сотрудников по внутренней сети организации. Процесс исполнения электронных документов является аналогичным процессу исполнения бумажных документов.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2 Организация архивного хранения электронных документов

2.1 Понятие архива электронных документов

Архив электронных документов представляет собой не просто выделенный сервер, компьютер или место для хранения материальных носителей информации. Это понятие не ограничивается также поисковой системой, которая способна отыскать любую информацию пользователю.

Электронный архив, прежде всего, является совокупностью технологий и производственных процессов, которые обеспечивают полный цикл хранения документов от экспертизы ценности до их использования, посредством учёта, описания, обеспечения сохранности и развития научно-справочного аппарата.

Другими словами, электронный архив  – это система технических  и программных средств, предназначенная  для хранения, систематизации, учёта, поиска и извлечения архивных документов⁵.

Электронные архивы позволяют:

• уменьшить затраты на хранение: большая часть справочных запросов может быть удовлетворена посредством электронных образов документов, благодаря этому для эффективной работы архива уменьшаются требования к помещениям, персоналу и иным ресурсам;
• за счёт уменьшения потребности в подлинниках существенно уменьшить потери и повреждения архивных документов;
• благодаря доступу к электронным образам документов уменьшить объём копировальных работ;
• существенно облегчить перемещение документов из оперативного хранения в архивное;
• осуществлять контроль цепочки запросов и получения информации, ограничивая несанкционированный доступ и копирование документов.

Главными задачами и  соответственно проблемами, которые  возникают при создании программного обеспечения, являются хранение и обработка чрезвычайно больших информационных массивов, хранение документов, их реквизитов и удостоверений в определённых форматах, разграничение прав доступа и защита баз данных. Таким образом, основным условием формирования электронных архивов является возможность существования документа в электронном виде.

Надо сказать, что структурированный  набор документов в электронном  виде может быть назван электронным  архивом. Но совокупность файлов на жёстком  диске компьютера, несмотря на то, что  она может представлять определённую структуру, не является архивом.

Для различных организаций проблемы организации архивного хранения электронных документов в общем не одинаковы. Они определяются организационно-правовыми формами предприятий и видовым составом документов, которые подлежат хранению в архиве, задачами, стоящими перед архивом. Но самое главное, эти различия определяются установленных сроками хранения электронных документов.

Например, опыт работы с электронными документами в организациях, который  накоплен при оперативном или кратковременном хранении, нельзя применить при долговременном хранении электронных документов в государственных архивах. И наоборот, требования к учету, описанию и обеспечению сохранности электронных документов, которые предъявляются при долговременном хранении, обычно для хранения и применения большей части таких документов в организациях являются чрезмерными.

Исходя из этого, имея в виду данную проблему архивного хранения электронных  документов, необходимо чётко устанавливать  сроки их хранения, находятся ли они:

- в оперативном использовании; 

- в архивах при обеспечении  кратковременного хранения сроком  до 5-7 лет; 

- в ведомственном архиве, архиве  организации или в государственном  архиве при обеспечении долговременного  и постоянного хранения.

2.2 Обеспечение сохранности электронных документов

Особенность электронного хранения состоит в направлении  документов в электронный архив  сразу по завершению работы с ними в делопроизводстве. Это позволяет  обеспечить сохранность документов, их централизованное хранение, быстрый поиск и распределенный доступ к документам как с помощью локальной сети, так и (при необходимости) с использованием удаленного доступа (по телефону и через Internet)⁶.

Деятельность по обеспечению сохранности электронных документов разделяется на три основных типа:

1) деятельность по  обеспечению физической сохранности  и целостности файлов электронных  документов;

2) деятельность по  созданию условий для считывания  данных в долговременной перспективе;

3) деятельность по  созданию условий для воспроизведения  электронных документов в виде, понятном человеку.

Первый вид деятельности – обеспечение  сохранности электронных документов – является практически решённой задачей, при этом имеются в виду все виды хранения. Решение этой проблемы связано не столько с обеспечением оптимальных условий хранения носителей электронной информации, сколько с физическим размещением электронных документов.

Во избежание потери компьютерных файлов, их следует сохранять в двух или более экземплярах, которые размещаются на отдельных электронных носителях, то есть делать резервное копирование. В этом случае при потере одного из носителей, используется копия файла с другого носителя.

Срок хранения электронных  документов такой же, как и у бумажных. И так как долговременное хранение большою количества документов (работа с которыми, к тому же не ведётся) в памяти персонального компьютера составляет некоторую сложность, целесообразно формировать специальные архивы электронных документов на специальных материальных носителях⁷. Важным обстоятельством является выбор типа носителя и его надёжность. Данный выбор зависит от типа электронного документа и срока его хранения. Самым распространённым способом хранения электронных массивов в организациях является хранение файлов на жёстких дисках компьютеров или серверах. В некоторых случаях (по разным причинам) появляется необходимость перемещения электронных документов на другие внешние носители. Для хранения больших и сложных по структуре баз данных и иных электронных ресурсов (например, научно-технических или издательских), с целью обеспечения целостности данных, применяются ёмкие материальные носители: оптические DVD диски, съёмные жёсткие диски, RAID-массивы и т.п.

При долговременном хранении электронных документов на внешних носителях и при архивном хранении электронных документов в течение 5 лет наиболее рационально применение именно магнитных (жёстких) и оптических (CD и DVD) дисков. Они вполне надёжны в течение 15-20 лет и непритязательны в хранении. Конечно, когда этот срок выйдет, возникнет необходимость переноса файлов на другой тип носителя (при невозможности считать данные с CD), преобразования электронных документов в другие форматы и последующего переноса файлов на более современные и ёмкие носители.

Второй и третий аспекты  обеспечения сохранности являются более сложными. Они обусловлены  быстрой сменой и устареванием аппаратного  и программного обеспечения. Устройства, посредством которых считывается  информация с внешних носителей, со временем изнашиваются и морально устаревают. Примерный жизненный цикл таких носителей – 10-15 лет. Необходимо учитывать данные технологические особенности при организации долговременного хранения электронных документов.

Для хранения документов в электронном архиве чаще всего используется два типа формата – TIFF или PDF: TIFF – для хранения и высококачественной печати; PDF – для постоянного использования офисными работниками⁸.

Воспроизведение электронных  документов, прежде всего, зависит от используемого программного обеспечения: операционной системы, СУБД, браузеров, иных прикладных программ.