Электронный документ: особенности хранения и использования

Изменение программной  платформы может вызвать полную потерю документа просто из-за невозможности  с ним работать. Однако для большей  части делопроизводственных и финансовых электронных документов, имеющих срок хранения до 5 лет, это обстоятельство не является существенным, поскольку жизненный цикл программного обеспечения включает 5-7 лет. Для доступа и воспроизведения большинства текстовых, графических и видео документов при кратковременном хранении применение таких конверторов вполне достаточно. При этом не имеются в виду базы данных или сложные конструкторские системы и мультимедиа.

При более долгосрочном хранении электронных документов применяется несколько решений⁹.

1) Своевременное перемещение (миграция) баз данных и других электронных документов на современную технологическую платформу, зачастую в форматы, применяемые в организации для оперативного управления информационными ресурсами. Этот способ в государственных архивах рационально применять для организации оперативного доступа к самым важным или наиболее часто используемым электронным ресурсам архивов.

2) Перемещение электронных документов  в более распространённые компьютерные  форматы. 

3) Применение эмуляторов программной среды в случаях, в которых перемещение электронных ресурсов на другие платформы является невыполнимым или может значительно исказить оригиналы электронных документов.

4) Инкапсуляция, то есть  включение электронных документов  в состав файлов межплатформенных форматов, например в XML. Сегодня западные архивисты считают данный способ наиболее оптимальным для обмена и долговременного хранения электронных документов, но он не является панацеей. Поэтому на настоящий момент наиболее надёжным способом долговременного хранения электронных документов является миграция.

Таким образом, архив  электронных документов представляет собой технологии и производственные процессы, которые определяют и поддерживают весь цикл хранения документов от экспертизы ценности до их применения, через учёт, описание, обеспечение сохранности и развитие научно-справочного аппарата.

 

 

 

 

 

 

 

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

В заключение можно сделать следующие выводы. В России технология организации архивного хранения электронных документов только начинает активно использоваться. В этом процессе необходимо учитывать мнения и опыт всех участвующих сторон: архивных работников, делопроизводителей, ИТ-специалистов, менеджеров, историков и простых пользователей электронными ресурсами. Именно этим определяется, какая информация войдёт в информационное богатство страны.

Прежде всего, архив электронных документов является системой технологий и процессов, которые определяют и поддерживают весь цикл хранения документов.

Ключевыми задачами и проблемами, возникающими при разработке программного обеспечения, являются хранение и обработка очень больших информационных массивов, хранение документов, их реквизитов и удостоверений в определённых форматах, разграничение прав доступа и защита баз данных. Следовательно, главным условием создания электронных архивов является наличие документа именно в электронном виде.

Исследование, проведенное ВНИИДАД, по определению использования информационных ресурсов в федеральных органах исполнительной власти, дало результаты, свидетельствующие, что только некоторые из них имеют некоторые подобия архива электронных документов. То есть во многих организациях лишь начинает формироваться нормативно-методическая база электронного архива организации, при этом документы хранятся не на внешних носителях, а на сервере.

Архивная служба РФ и  федеральные архивы, государственные  архивы субъектов федерации в настоящее время лишь подходят к возможности полноценного комплектования в архивы электронных документов.

 

 

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ

1. Федеральный закон «Об электронной цифровой подписи» № 1 ФЗ от 10.01.02 (в ред. Федерального закона от 08.11.2007 N 258-ФЗ).
2. Федеральный закон "Об информации, информатизации и защите информации" от 20.02.1995 N 24-ФЗ (ред. от 10.01.2003) (утратил силу в связи с принятием Федерального закона от 27.07.2006 N 149-ФЗ).
3. Охотников А.В. Документоведение и делопроизводство: учебное пособие. / А.В. Охотников, Е.А. Булавина. – 2-е изд., перераб. и доп. – М.: МарТ, 2005. – 304 с.
4. Особенности создания электронного архива документов. – [Электронный ресурс]: статья, компания ORB Record Management, 2004-2012. Режим доступа: http://orbrm.ru (дата обращения 25.03.13).
5. Тихонов В. И. Организация архивного хранения электронных документов: проблемы, практика, рекомендации. [Электронный ресурс]: статья, сайт Гильдии управляющих документацией, 2010. Режим доступа: http://www.gdm.ru (дата обращения 25.03.13).

¹ Федеральный закон «Об электронной цифровой подписи» № 1 ФЗ от 10.01.02 (в ред. Федерального закона от 08.11.2007 N 258-ФЗ).

² Федеральный закон "Об информации, информатизации и защите информации" от 20.02.1995 N 24-ФЗ (ред. от 10.01.2003) (утратил силу в связи с принятием Федерального закона от 27.07.2006 N 149-ФЗ).

³ Охотников А.В. Документоведение и делопроизводство: учебное пособие. / А.В. Охотников, Е.А. Булавина. – 2-е изд., перераб. и доп. – М.: МарТ, 2005. – 304 с. – С. 197.

⁴ Охотников А.В. Указ. соч. – С. 199.

⁵ Тихонов В. И. Организация архивного хранения электронных документов: проблемы, практика, рекомендации. [Электронный ресурс]: статья, сайт Гильдии управляющих документацией, 2010. Режим доступа: http://www.gdm.ru (дата обращения 25.03.13).

⁶ Тихонов В. И. Указ. соч.

⁷ Охотников А.В. Указ. соч. – С. 200.

⁸ Особенности создания электронного архива документов. – [Электронный ресурс]: статья, компания ORB Record Management, 2004-2012. Режим доступа: http://orbrm.ru (дата обращения 25.03.13).

⁹ Тихонов В. И. Указ. соч.