Основные технические средства обработки документов на бумажных носителях и электронных документов на предприятии

Содержание

ВВЕДЕНИЕ……………………............…………………………………………2

1. ИСПОЛЬЗОВАНИЕ ИНФОРМАЦИОННЫХ ТЕХНОЛОГИЙ…..…….3
2. АВТОМАТИЗИРОВАННАЯ ОБРАБОТКА ДОКУМЕНТОВ НА ПРЕДПРИЯТИИ, ПРЕИМУЩЕСТВА ЭТОГО ПОДХОДА………………….3
3. СРЕДСТВА КОПИРОВАНИЯ  ДОКУМЕНТОВ И ВЫВОДА ДОКУМЕНТОВ…………………………………………………………………...7
1. Принтеры…………………………………………………………………..7
1. Матричный (игольчатый) принтер.....…………………….……….…....9
2. Струйный принтер……………………………………………………… 10
3. Лазерный принтер……………………………………………………….13
4. Термический принтер…………………………..…………….………….15

 3.2 СКАНЕРЫ…………………………………………………………………17

3.2.1 Ручные сканеры………………………..………………….……………..17

3.2.2Устройство сканирования  штрих кодов…..………..…………………....18

3.2.3 Ручные лазерные сканеры…………..…………………………….……..20

         3.2.4 Ручные фотосканеры……………………………………………….20

3.3 НАСТОЛЬНЫЕ СКАНЕРЫ…………..…………..……………………….21

         3.4 Факс-модем……………………………..…………………………….23

ЗАКЛЮЧЕНИЕ……………….………………………………….……………..30

ПРИЛОЖЕНИЕ………………………………………………………………...31

СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ……………………………………………………...32

 

 

Введение

    С древних времен человечеству приходилось решать проблему хранения информации -накопленных многими поколениями знаний, культурных, технических, научных и прочих ценностей. Решение проблемы тесно связывалось с применением технологий хранения, учета, разграничения доступа, создания новых единиц хранения, новых знаний на основе уже имеющихся и т.д. Сложно судить насколько была эффективна та или иная технология. С одной стороны, теорему Пифагора или закона Архимеда никто заново не «открывает». Они сохранились благодаря решению проблемы создания новых знаний на основе старых. С другой стороны, ученых до сих пор поражает научная точность древних теорий, которые изложены на глиняных табличках, папирусах и надежности «носителей» в этом случае решены прекрасно. Через тысячелетия их извлекают при раскопках и читают! Но к сожалению, решение проблем учета, доступа и создания новых знаний (на основе имеющихся) отсутствуют. Знания были «утеряны», и некоторые законы приходилось «открывать вновь». Описание проблемы архивного хранения информации.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1. Использование информационных технологий

Принтер цветной струйный Epson stylus PHOTO R290 предназначен для печати полно цветных картинок до формата А4.Принтер hp LaserJet 1300 предназначен для черно белой печати на предприятии ГБУЗ «ООВТД» имеются следующие технические средства: компьютер Intel®  Pentium® 4 CPU 3GHZ   1512 v, JPE видеокарта NVIDIA GeForce 9600 GS/TM. На нем используется следующая операционная система Windows XP Service Pack 3 версия 2008 года. Microsoft Office  2003- для набора и редактирования текста, таблиц, баз данных и т.д. На данном компьютере используются следующие программы PM 6.0- это интуитивно понятное приложение графического дизайна, созданное для удволетворения потребностей современных специалистов, занимающихся графикой. Приложение PM6.0 предоставляет  любые инструменты, необходимые для создания точных и в то же время творческих векторных графических изображений, а также профессионально подготовленных макетов страниц всем, кто занимается рекламной деятельностью, печатью, публикациями, созданием вывесок, гравировкой или производством.

2.   Автоматизированная обработка документов на предприятии, преимущества этого подхода.

В повседневной жизни нам  довольно часто приходится сталкиваться с необходимостью предъявления документов, удостоверяющих личность, для их проверки и последующей регистрации. Зачастую при этом данные из бумажных документов переносятся в различные автоматизированные системы и базы данных, а сами документы ксерокопируются.

Предъявление документов необходимо, например, при оформлении кредитов и открытии счетов в банках, страховых компаниях, ГИББД, покупке  авиабилетов и прохождении паспортного  контроля, приеме на работу, оформлении разовых и постоянных пропусков  в службах безопасности, а так  же в гостиницах, поликлиниках и  т.д.

В подавляющем большинстве  случаев ввод и верификация данных производятся   вручную, а качество ксерокопий оставлять желать лучшего. К тому же далеко не вся информация, содержащаяся в документах, попадает в информационную систему. Это касается, например, содержащейся практически в каждом документе фотографии и подписи владельца. Отсутствие такой информации в электронных базах данных может привести к значительным сложностям при последующей идентификации, что особенно критично в приложениях, связанных с обеспечением работы служб безопасности.

Таким образом, довольно широкий  сегмент рынка испытывает необходимость  в появлении нового класса автоматизированных приложений, ориентированных га одновременную работу с несколькими документами, имеющими различную структуру, и позволяющих получать более качественные изображения документов, а также извлекать из них текстовую и графическую информацию.

Задача осложняется тем, что данные, которые необходимо извлечь  и обработать, находятся в нескольких документах, имеющих различную структуру, и отпечатанных на сложном цветном  фоне гербовой бумаги. Технология, положенная в основу программ автоматизированного  документооборота, такую как, Scanify API, позволяет успешно решать все вышеперечисленные задачи, а сам интерфейс предоставляет разработчикам возможность создавать прикладные решения для автоматизации и регистрации ввода данных из паспорта и ряда других документов.

     Автоматизация  невозможна с помощью обычных  OCR-систем, не дающих комплексное решение следующих технических проблем:

   - Идентификация документа  на графическом образе, содержащим несколько различных документов;

  - Идентификация полей ввода данных на документе ;

   - Работа с документами, имеющими линию сгиба или корешок, которые могут неплотно прижиматься к стеклу сканера;

 

- Распознание текста  в полях ввода данных на  документе при наличии сложного  цветового фона гербовой бумаги, контрастность которого порой  сопоставима с контрастностью  распознаваемого текста;

- Пересечение текста  с линиями разграфки, штрихами  размашистой росписи или  «наползанием»  в поле ввода данных штампов  или печатей;

- Логический контроль  распознанных данных.

Перечисленные проблемы успешно  решаются с помощью технологии Scanify, которая составляет интеллектуальную основу Scanify API и Cognitive Passport.      Предлагаемая версия продуктов Scanify API и Cognitive Passport обеспечивает обработку следующих документов:

- Паспорт гражданина РФ;

- Заграничный паспорт;

- Водительское удостоверение;

- Военный билет;

- Свидетельство о регистрации  ТС;

- Свидетельство обязательного  пенсионного страхования.

Программный интерфейс Scanify API предназначен для разработчиков прикладного По и позволяет встраивать функциональность для автоматизации вода и регистрации данных из документов в создаваемые прикладные решения. Предлагаемый  интерфейс отличается простотой в использовании и не требует от разработчика прикладного ПО знания технологии Scanify и сложного математического аппарата. Scanify API обеспечивает необходимый уровень интеграции с программным обеспечением Cognitive Technologiesи других компаний-разработчиков ПО.

Scanify API содержит функции:

- Сканирования нескольких  документов за один проход  сканера;

- Распознавания данных  из полей документов (ФИО, №,  фотография и др.);

- Верификации данных, перекрестного  контроля данных, логического контроля  по указанным правилам и по  внешним справочникам;

- Экспорта данных в  различных форматах (vCard, XML и др.)

На этапе потоковой  регистраций документов (страховой  полис должен быть первой страницей  комплекта)

- Автоматическое распознавание  номера полиса, полуавтоматический  ввод ключевых реквизитов полиса

- Автоматизированный контроль  целостности комплектов и правил  заполнения документов

- Потоковую регистрацию  графических образов в ключевых  реквизитах документов в электронном  архиве.

Эти функции могут быть встроены непосредственно в информационную систему предприятия. Данная функциональность предоставляется в виде ActiveX-объектов и низкоуровнего  С++ интерфейса. Таким образом, обеспечивается возможность простого подключения функций обработки документов приложениях, использующих скриптовые языки с поддержкой ActiveX, А также возможность интеграции на уровне исходных кодов приложения.

Cognitive Passport ориентирован на конечных пользователей и автоматизирует пункты ввода, регистраций и оформления документов.

Продукт может быть использован  в таких типовых процедурах как:

- Оформление кредитов;

- Открытие счетов банках;

- Оформление полисов в  страховых компаниях;

- Покупка авиабилетов  и регистрация пассажиров;

- Прохождение пограничного  паспортного контроля;

- Прием на работу или  учебу;

- Оформление разовых и  постоянных пропусков в службах  охраны и безопасности;

- Регистрация в гостиницах, поликлиниках и т.д .

Специалисты Cognitive Technologies предполагают, что с помощью Scanify API уже в самое ближайшее время будут созданы системы технологического обеспечения авиаперевозок, а также системы обеспечения безопасности различных промышленных объектов, государственных учреждений, офисных центров и др. Применение интерфейса в заложенных в его основу технологий обеспечит автоматический ввод и перекрестный контроль данных, указанных в различных документах, а также верификацию этих данных с информацией, содержащейся в соответствующих базах данных, сохранение графических образов документов и многое другое. Таким образом, при существенном сокращении (в 3-5 раз) времени обработки документов пользователи решений, созданных на основе Scanify API, получат мощный инструмент для автоматической работы с документами, их контроля и идентификации.

3. Средства копирования документов и вывода документов

1. Принтеры

Существует сколько угодно классификаций принтеров. Одна из возможных  следующая. Все печатающие устройства можно подразделить на последовательные, строчные и страничные. Принадлежность принтера к той или иной из категорий зависит от того, формирует он на бумаге символ за символом или сразу всю строку, а то и целую страницу. В свою очередь в каждой группе можно выделить устройство ударного (impact) и безударного действия (non-impact). Обычно безударными принтерами называются такие устройства, у которых носитель печатаемой информации не касается бумаги. Далее различают принтеры матричные и символьные (т.е. имеющие жесткий набор определенных символов) и только после этого речь может идти об используемой технологии печати.

Практически все современные  принтеры используемые с IBM PC-совместимыми компьютерами могут быть отнесены к матричным устройствам. Как известно, идея матричных печатающих устройств заключается в том, что все мыслимые знаки воспроизводится ими из набора отдельных точек, наносимых на бумагу тем или иным способом. Так в большинство принтеров безударного действия являются матричными, поскольку формируют изображение из отдельных точек. Но называть принтеры матричными видимо все же не стоит. На практике  сложилось так, что когда говорят о матричных принтерах, Обычно имеют в виду только устройства ударного действия (impact dot matrix).

По принципу печати различаются  матричные, струйные и лазерные (страничные) принтеры. Существует ряд других технологий печати, например сублимационная, печать за счет термопереноса, которые применяются гораздо реже. Лазерная и светодиодная технологии (в последнем случае вместо лазера и отклоняющего лазерный луч зеркала используется линейка светодиодов) во многих случаях с точки зрения конечного пользователя неразличимы. Параметр, определяющий качество печати лазерных принтеров - разрешение.

Наиболее распространены модели формата А3 и Legal ( т.е. рассчитанные на лист   бумаги чуть больший, чем А4). Модели, работающие с бумагой А3 стоят несколько дороже. Соотношение числа продаж у «узких» и «широких» принтеров постепенно изменяется в сторону первых. Большая часть моделей принтеров формата А3 использует матричный или струйный принцип печати.

По гамме воспроизводимых  цветов принтеры делятся на черно-белые, черно-белые с опцией цветной  печати ( такие модели есть среди матричных и струйных) и цветные. Для цветных принтеров в рамках одного типа ( струйных) качество печати очень существенно меняется от модели к модели. В результате и позиционируется они на рынке по разному. Принтеры с опцией цветной печати, как правило, плохо воспроизводят страницы, на которых цветная графика соседствует с черным фоном. Последний получается путем смешения чернил нескольких основных цветов. В итоге черный цвет оказывается недостаточно насыщенным, а стоимость печати такой страницы- весьма высокой.

Для качественного воспроизведения  иллюстраций, хранящихся в векторных  форматах, важно наличие встроенного  интерпретатора языка PostScript. Формально модели, поддерживающие язык PostScript, Приблизительно на 25% дороже аналогичных, не включающих эту опцию. Однако, чтобы на практике воспользоваться преимуществом языка PostScript, приходится приобретать дополнительную память и разница в цене может оказаться весьма существенной.

По скорости печати можно  выделить четыре группы: матричные  принтеры без автоподачи; принтеры обеспечивающие скорость печати до 12 стр./мин  и предназначенные для индивидуального  применения; принтеры со скоростью  печати до 24 стр./мин., обслуживающие  рабочие группы; мощные сетевые принтеры с производительностью более 24 стр./мин. Производительность принтера - существенный фактор для организаций, где одним  принтером пользуются сразу несколько  человек, и практически не влияющие на потребительские предпочтения показатель, если речь заходит об индивидуальной эксплуатации печатающего устройства. Скорость при цветной печати, как  правило, значительно ниже, чем при  печати одним черным цветом.