Электронный документ

     Отдел продаж и сбыта на 80% состоит из молодых энергичных амбициозных  сотрудников. Все эти качества крайне необходимы для реализации поставленных перед ними задач. Таких как: осуществление работы по планированию и разработке схем, форм, методов и технологии продаж товаров, продвижению товаров на рынок; разработка и организация проведение предпродажных мероприятий по созданию условий для планомерной продажи товаров, удовлетворения спроса покупателей на товары; изучение рынка товаров (анализ спроса и потребление, их мотивацию и колебания, формы деятельности конкурентов) и тенденции его развития, анализ рыночных возможностей; сбор информацию о спросе на товары, причинах его изменения (повышения, понижения), анализ потребности покупателей; выявление наиболее эффективных секторов рынка продаж товаров, разработка комплекса мероприятий по использованию возможностей рынка товаров; разработка и реализация мероприятий по организации и созданию сети сбыта товаров; построение отношений с оптовыми и розничными торговыми организациями, иными посредниками; развитие дилерских отношений; выявление потенциальных и перспективных покупателей товаров (оптовых и розничных торговых организаций, иных посредников и пр.); провидение переговоров по продажам с покупателями; создание и обеспечение постоянного обновления информационных баз о покупателях; поддержание контактов с постоянными клиентами, перезаключение договоры с ними; анализ объемов продаж и подготовка отчетов по результатам анализа для представления вышестоящему должностному лицу.

     В обязанности каждого отдела входит не только задачи по продвижению и  укреплению компании на белорусском  рынке, но ведение первичного учета  документов как в бумажном виде, так и в электронном. От слаженности и добросовестного подхода сотрудников к архивному хранению документов зависит качество общего архивного фонда компании. Об особенностях хранения электронных документов в ООО «Техснабсистем» пойдет речь далее. (не нравится выражение) 

2.2 Особенности организации  (хранения) электронных документов в ООО " Техснабсистем ".

     Активное  использование компьютера для создания документов может породить проблему организации хранения и последующего поиска нужного документа. Неупорядоченное хранение вызывает значительные затраты времени на поиск нужных документов, нередки случаи потери их.

    Созданный или полученный документ сохраняется  в памяти компьютера. Вначале работы организации на жестком диске были созданы папки (директории), в которые помещаются рабочие документы. Принципы упорядочения хранения файлов на компьютере во многом напоминают обычное делопроизводство. Как бумажные документы раскладываются в дела, так и файлы раскладываются по папкам.

    Для обеспечения легкого доступа  к документу название папки начинается с вида документов (приказы, акты, отчеты, протоколы, докладные записки и т.п.). Затем содержание документов уточняется сведениями об авторстве, вопросе, корреспонденте, периоде, за который группируются документы (файлы), и т.п. В отличие от традиционного делопроизводства термин «документы» или «материалы» опускается.

    Хранение  файлов текущего делопроизводства осуществляется на жестком диске компьютера.

      При работе в сети сотрудникам  доступны диски или директории  на других компьютерах. Для  этого они имеют порядковые  буквенные номера и с ними можно работать как с устройствами, размещенными на собственном компьютере. Для этого на компьютере, содержащем необходимые ресурсы (файлы и папки, жесткие диски и т.п.), было установлено разрешение на совместный доступ к тому или иному ресурсу. Доступ ограничен использованием пароля. 

     Документы в процессе создания и редактирования, черновые варианты находятся лишь в  личной папке сотрудника. Все документы, поступившие в делопроизводственный оборот, хранятся в общих папках подразделений.                                                     Для предотвращения потери документов в фирме существует резервное копирование. Наличие резервной копии позволяет восстановить документы при случайном их удалении или поломке компьютера. 

    Так как все компьютеры организации объединены в локальную сеть, то есть используется один накопитель большой емкости, осуществляющий копирование данных со всех компьютеров сети.

    В организации есть должностное лицо ответственное за делопроизводство.

      В его обязанности входит с  установленной периодичностью делать либо полную копию папок, выделенных для общих документов, либо копирование только новых и измененных файлов. Периодичность создания и обновления резервных копий определятся инструкциями по системе информационного обеспечения организации.

    Ежедневное  проведение сотрудниками архивации  данных может занимать всего 5-15 минут  и полностью окупает себя, обеспечивая  сохранность информации. Наиболее часто  используемая программа для архивации  документов это WinZip.

    Для защиты документов от разрушений вирусами используется антивирусная программа Avast. 

    Антивирусная  программа предотвращает проникновение  вирусов на компьютеры организации, выявляет инфицированные файлы, и осуществляют «лечение» зараженного компьютера. Особенно опасны вирусы в условиях локальной сети (которая присутствует в организации), когда, проникнув на один компьютер, вирус может поразить все компьютеры, объединенные в сеть.

     В связи с недоступностью приобретения лицензионной программы (высокая цена), можно порекомендовать приобрести программу, которая повысит надежность и защиту архива документов. Процесс работы данной организации приближен к благоприятным, так как в организация хорошо налажена локальная сеть, каждый компьютер имеет свой пароль и ограниченный доступ, а также назначено должностное лицо, следящее за порядком работы электронных документов, своевременным резервным копированием и обновлением антивирусной системы. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

    Заключение

    Электронный документ – это очень обширная и актуальная тема, так как в  настоящее время практически ни одно предприятия, организация не обходится без компьютерного обеспечения.

    Подводя общие итоги, можно сказать, что  электронный документ – это зафиксированная  на электронном носителе информация, которая записывается, сохраняется, передается и представляется в приемлемой для человека форме с помощью технологий, поддерживаемых ЭВМ, и которая содержит реквизиты, позволяющие ее идентифицировать. При этом под электронным носителем понимается материальный носитель, предназначенный для записи и хранения информации посредством электронной вычислительной техники.

    Хранение  и защита электронного документа  является серьезным вопросом для  любой компании. Для поддержания  сохранности, порядка прилагается  немало умственных и материальных усилий.

    На  примере ООО «Техснабсистем» был рассмотрен один из вариантов благоприятного архивного хранения электронных документов.  Для улучшения организации хранения компании было предложено приобрести лицензионный пакет MS Office, а также качественная лицензионная антивирусная программа. 
 
 
 
 
 
 

Список  использованной литературы

Источники

1. Закон  Республики Беларусь от 10 января 2000 г. №357-З «Об электронном  документе».

2. Закон Республики Беларусь от 28 декабря 2009 г. № 113-З «Об электронном документе и электронной цифровой подписи».

Учебные пособия

3. Делопроизводство (Организация и технологии документационного обеспечения управления): Учебник для вузов / Кузнецова Т.В., Санкина Л.В., Быкова Т.А. и др.; Под ред. Т.В. Кузнецовой. – М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2001. – 359 с.

4. Елизаветина Т.М., Денисова М.В. Делопроизводство на компьютере. Издание второе, дополненное – М.:КУДИЦ-ОБРАЗ, 2002. – 304 с.

5.  Куприянова Г.И. Кадровое делопроизводство на компьютере: составление документов, ведение учета, организация работы. - М.:КУДИЦ-ОБРАЗ, 2001. – 256 с.

Интернет  – ресурсы

6. Zbackup — защита информации при резервном копировании. Новое измерение безопасности [Интернет ресурс] – Режим доступа: http://www.securit.ru/products/info/zbackup/?utm_source=bpoisk&utm_medium=cpc&utm_term=kopirovanie_rezervnoe_zaschita&utm_content=textlink&utm_campaign=produkti_sng_strani_baltii

7. Панасеенко, С. Н. Защита от несанкционированного доступа [Интернет ресурс] / С. Н. Панасеенко. – Режим доступа: http://www.panasenko.ru/Articles/11/11.html

8. Тарасова, М. И. Электронный документооборот: за и против. «Советы бывалых» [Интернет ресурс] / М. И. Тарасова. – Режим доступа: http://www.sekretarskoe-delo.ru/index.php?id=660

9.Электронный документ и его место в делопроизводстве и архивном деле [Интернет ресурс] – Режим доступа http://www.allbest.ru/union/searchg.html?cx

10.Электронный документ. Википедия. Свободная энциклопедия [Интернет ресурс] – Режим доступа:  http://ru.wikipedia.org/wiki/Электронный_документ 

ПРИЛОЖЕНИЕ