Анализ информационного обеспечения и разработка мероприятий по его совершенствованию в ООО «УТК»

 

Информационные потоки системы представлены на диаграммах DFD (в нотации SADT) на рис. 6.

 

 

Рис. 6.  Декомпозиция контекстной DFD-диаграммы задачи автоматизированной системы спутникового мониторинга ТС на основе комплекса «ВИТЯЗЬ-ОСА»

Контекстная диаграмма отражает общие  представления о системе.  

Для получения детализированной информации основная задача, в данном случае автоматизированной системы спутникового мониторинга ТС на основе комплекса «ВИТЯЗЬ-ОСА» интегрированной в систему управления самого ООО »УТК», декомпозируется на более мелкие процессы. Это позволяет отследить взаимосвязь процессов, происходящих внутри системы, их характер и направление информационных потоков, что позволяет сделать более ясными требования к системе.

Определение функциональных связей системы  и анализ информационных потоков позволяют определить требования к разрабатываемой системе и перейти к ее реализации.

Для реализации автоматизированной системы  спутникового мониторинга ТС на основе комплекса «ВИТЯЗЬ-ОСА» в пакет  системы входят:

– терминалы;

– ПО Fort_Loader;

– ПО FortMonitor: Client/Server;

Выходная информация – это результаты мониторинга, т.е. значения контролируемых параметров, представлена в табл. 4.

Таблица   4

Результативная информация автоматизированной системы мониторинга  ТС

Направление мониторинга	Показатели
Контроль расхода топлива	Средний расход топлива
	Количество топлива в баке
	Количество заправленного топлива
Отслеживание маршрута движения	Текущее место положение
	Маршрут передвижений
	Время простоев
	Средняя и максимальная скорость
Учет заказов	Количество срабатываний по объектам
	Номер экипажа принявшего заказ
	Время прибытия
Расчет затрат и ЗП	Отработанное время
	Расход средств на ГСМ
	Перечень проведенных работ

 

В приложении Б представлены отчеты и ведомости результатных документов автоматизированной системы спутникового мониторинга ТС на основе комплекса «ВИТЯЗЬ-ОСА».

Отчеты позволяют представить  в удобной для анализа форме  различные события, происходившие  с объектом за заданный промежуток времени. В программном обеспечении FortMonitor доступны следующие стандартные отчеты:

– отчет по пробегу ТС;

– отчет по стоянкам ТС;

– отчет по действиям;

– отчет по расходу топлива ТС;

– отчет по норморасходу топлива ТС;

– отчет по заправкам и сливам;

– отчет по моточасам;

– отчет по счетчиками;

– отчет по зонам;

– отчет по контрольным точкам.

Все данные отчета отображаются в программе в виде листов документа, так как они будут выглядеть  при печати или экспорте в сторонние  форматы.

Любой отчет содержит стандартные верхние и нижние колонтитулы и собственно тело отчета. В верхнем колонтитуле располагается логотип и номер текущей страницы с указанием их общего количества, а в нижней название компании и дата создания отчета.

Помимо этого, используя  конструктор отчетов, возможно построение произвольных отчетов, содержащих выбранную пользователем информацию. Например, отчет по превышению скорости, отчет по изменению значения выбранного датчика и т.д.

Генерация данных для  отчета производится на сервере. Полученные данные пересылаются в клиентскую программу  и отображаются пользователю. В зависимости от заданного периода, генерация отчета может занять достаточно продолжительное время.

Внедрение разработанных  нами рекомендаций по совершенствованию  информационных систем организации  в системе управления осуществляется в несколько этапов:

1) разработка технического  задания и документации, регламентирующей  необходимое программное обеспечение;

     разработка  программы по внедрению комплекса  «ВИТЯЗЬ-ОСА»;

     заключение  договора с «АИТ-Софт» на установку  комплекса «ВИТЯЗЬ-ОСА» в ООО «УТК»;

    обучение персонала;

    реализация  графика.

На основе разработанных рекомендаций и предложений по решению указанных в работе проблем разработан график конкретных мероприятий по внедрению проекта совершенствования информационного обеспечения системы управления (см. табл. 5).

Таблица 5

График мероприятий

№	Сроки	Мероприятие	Ответственное должностное  лицо	Исполнители
1	Май  2012 г.	Разработка технического задания  и документации, регламентирующей необходимое  информационное обеспечение	Руководитель Г.Б. Семенов	Ведущие инженеры
2	Май  2012 г.	Разработка программы по внедрению  комплекса «ВИТЯЗЬ-ОСА»	Руководитель Г.Б. Семенов	Ведущие инженеры Юрисконсульт
3	Май  2012 г.	Заключение договора с «АИТ-Софт»  на установку комплекса «ВИТЯЗЬ-ОСА»	Руководитель Г.Б. Семенов	Юрисконсульт
5	Июнь  2012 г.	Обучение персонала по пользованию информационной системой	Руководитель Г.Б. Семенов	Ведущие инженеры Сотрудники отдела
6	Июнь  2012	Утверждение инструкций	Руководитель Г.Б. Семенов	Ведущие инженеры
7	Июль  2012 г.	Утвердить план мероприятий по развитию информационной системы на 2012 год.	Руководитель Г.Б. Семенов	Руководитель отдела кадров Юрисконсульт
8	в течение года	Контролировать исполнение мероприятий	Руководитель Г.Б. Семенов	Ведущие инженеры

 

Указанные мероприятия  будут способствовать повышению  эффективности использования информации и информационного обеспечения системы управления ООО «УТК», оптимизации системы управления грузоперевозками в целом, повышению уровня оперативности реагирования на вызовы внешней среды.

Целесообразность внедрения любой  системы автоматизированного преобразования экономической информации оценивается  с точки зрения ее экономической  эффективности.

Оценка эффективности связана  с расчетом ряда абсолютных и относительных показателей.

К группе абсолютных показателей относят:

– показатели, оценивающие величину трудоемкости обработки информации за год по базовому (т.е. тому варианту, который берется за основу для сравнения) и предлагаемым вариантам Т0 и Т1;

– показатели, оценивающие величину стоимостных затрат за  год по базовому и предлагаемому вариантам С0 и С1;

– показатель оценки снижения трудовых затрат за год (DТ), который рассчитывается по формуле (1):

∆Т = Т0 – Т1;        ( 1)

– показатель снижения стоимостных затрат за год (DС), который можно рассчитать по формуле (2):

∆С = С0 – С1.        ( 2)

Группа относительных показателей  оценки эффективности включает:

– коэффициент снижения трудовых затрат за год (Кт), показывающий на какую долю и какой процент снижаются затраты предлагаемого варианта по сравнению с базовым, который рассчитывается по формуле (3):

.          ( 3)

– индекс снижения трудовых затрат (Iт), показывающий, во сколько раз снижаются трудовые затраты предлагаемого варианта по сравнению с базовым, и рассчитываемый по формуле (4):

.          ( 4)

– коэффициент снижения стоимостных затрат за год (Кс), который рассчитывается по формуле (5):

.         ( 5)

– индекс снижения стоимостных затрат (Iс), который рассчитывается по формуле (6):

.         ( 6)

Упомянутый выше базовый период означает обработку информации до внедрения  средств автоматизации, предлагаемый – после внедрения разработанной системы.

Внедрение информационной системы на основе комплекса «ВИТЯЗЬ-ОСА» позволяет сократить расходы трудозатрат на ведение учета пройденного пути, расхода топлива, контроль технического состояния и планирование ТО и ТР.

Таблица   6

Показатели эффективности  внедрения информационной системы на основе комплекса «ВИТЯЗЬ-ОСА»

Наименование	Затраты		Абсолютные изменения	Коэффициент изменения затрат	Индекс изменения затрат
	Базовый вариант	Проектный вариант
Трудоемкость	Т0 (час)	Т1 (час)	∆Т, час	Кт, %	Yt
	737,50	45,00	692,50	93,90	16,39
Стоимость	С0 (руб.)	С1 (руб.)	∆С (руб.)	Кс, %	Yc
	261606,00	15962,40	245643,60	93,90	16,39

 

Состав затрат, входящих в себестоимость  разработанного программного обеспечения, приведен в табл. 7.

Таблица   7

Затраты на внедрения информационной системы на основе комплекса «ВИТЯЗЬ-ОСА» в условиях ООО «УТК»

Элементы затрат	Цена, руб.	Количество, шт	Сумма, руб.
ПО «FortMonitor: клиент»	3500	1	3500
ПО «FortMonitor: сервер»	10000	1	10000
Терминал FROT-300	7250	25	181250
Монтажные работы	650	25	16250
Пуско-наладочные работы	5000	1	5000
Итого			216000

 

Таким образом, затраты на внедрение информационной системы спутникового мониторинга ТС на основе комплекса «ВИТЯЗЬ-ОСА» составят 216000 руб. Срок окупаемости проекта составит:

Т_ок = 216000/245643,6 = 0,88 года или 0,88*12 = 10,56 месяцев.

Таким образом, срок окупаемости проекта 11 месяцев.

Экономический эффект 245,64 тыс.руб.

Несмотря на незначительные показатели экономической эффективности реальный эффект от внедрения гораздо выше, т.к. в результате внедрения информационной системы повышается эффективность получения и использования информации, надежность функционирования всей инфраструктуры ООО «УТК». Такая система позволит автоматизировать процессы учета и управления транспортными средствами ООО «УТК».

 

 

Заключение

Информация в процессе управления играет чрезвычайно большую  роль. Это совокупность сведений и сигналов о состоянии, процессах и явлениях в жизнедеятельности предприятий. Ее восприятие зависит от множества обстоятельств психологического и технического свойства. Информация является такой продукцией, которой интересуются буквально все руководители. В ряде стран имеет место юридическое обеспечение защиты информации.

При использовании современного информационного обеспечения осуществляется управление производством, обменом необходимой информацией, финансами, и т. д. Во всех экономически развитых странах фирмы эффективно применяют информационную систему управления на базе интеграции инфраструктуры компаний и информационных систем. Это дает возможность руководителям быстро взаимодействовать между собой, ускоряет процесс выработки и принятия необходимых решений путем получения оперативной информации.

Компания «УТК» - одно из крупнейших транспортно-экспедиторских предприятий на рынке грузоперевозок. Компания осуществляет грузовые перевозки самого разного характера и назначения по всей территории России.

Весь документооборот и информационное обеспечение в ООО «УТК» осуществляется на основе автоматизированной системы “1С:Бухгалтерия 7.7″. В диспетчерской службе используется конфигурация «Грузоперевозки».

После обработки первичных документов, информация попадает на регистры бухгалтерского учета, затем она обрабатывается главным  бухгалтером для формирования бухгалтерской отчетности. На основе полученных данных строятся выводы и принимаются соответствующие решения по улучшению того или иного участка работы предприятия.

В целом система информирования о положении дел на организации  оценивается ее сотрудниками как  удовлетворительная. Значимыми для  ее сотрудников являются формальные источники информации - руководители разного уровня. Тем не менее, главным источником является неформальный – разговоры с коллегами. В этом отношении для руководства организации важно держать под контролем всю систему информации как формальную, так и неформальную.

Проведенное исследование выявило ряд недостатков в системе информационного обеспечения системы управления в ООО «УТК»:

- отсутствие собственной единой  для всех подразделений базы  данных;

- использование устаревшей версии  «1С: Бухгалтерия» в конфигурации  «Грузоперевозки».

- недостатки в организации документооборота и документопотоков.

В качестве мероприятий по совершенствованию  информационной системы управления, в ООО «УТК»  предлагается использование возможностей системы информационной системы «ВИТЯЗЬ-ОСА» для оптимизации собственной деятельности. Предлагается интегрировать систему с общей системой управления ООО «УТК» и “1С:Бухгалтерия 7.7″. И на основе имеющихся технических, технологических и информационных средств создать автоматизированную систему мониторинга ТС, которая бы управляла бы транспортными средствами ООО «УТК» и позволяла бы получать оперативную информацию. Предложенные мероприятия способствуют повышению эффективности информационного обеспечения управления.

Список используемой литературы 

1. Гражданский кодекс Российской Федерации (ред. от 13.05.2008) с изм. и доп. на 01.09.2008. // КонсультантПлюс: cправ.-правовая система, 2009.
2. Федеральный закон от 08.02.1998 N 14-ФЗ (ред. от 02.08.2009) «Об обществах с ограниченной ответственностью»// Собрание законодательства РФ. 16.02.1998. N 7. ст. 785.
3. Федеральный закон «Об информации, информатизации и защите информации». 20.02.95 г. // СЗ РФ, 1995, № 8, ст. 609.
4. Общероссийский классификатор управленческой документации ОК 011-93. М.: ИПК Издательство стандартов, 1995.
5. ГОСТ Р 51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. Издательство стандартов, М., 1998.
6. Автоматизированные информационные технологии в экономике: Учебник. [Текст] /Под ред. проф. Г.А.Титоренко. — М.: Компьютер, ЮНИТИ, 2009.
7. Артамонова, И.Л. Из опыта внедрения автоматизированной системы регистрации [Текст] // Секретарское дело 2009. №3. С.23-26.
8. Бадьина, А.В. Электронный документооборот фирмы [Текст] // Делопроизводство 2010. №1. С. 34-39.
9. Баласанян, В.Э. Ресурсо-энергосберегающие проекты и технологии. Труды всероссийской научно-практической конференции 24-25 мая 2007г. [Электронные ресурс] Москва. http://www.eos.ru/res.html.
10. Баньшикова, А.И. Информационное обеспечение системы управления персоналом [Электронные ресурс] // www.persona-nova.ru/article30.html
11. Берталанфи, Л. Общая теория систем: Обзор проблем и результатов [Текст] / Л. Берталанфи // Системные исследования. - М.: Наука, 2008. - С. 30-54.
12. Бобылева, М.П. На пути к информационному менеджменту (вопросы оценки  деятельности  служб документационного обеспечения управления в условиях автоматизации документооборота) [Текст] // Делопроизводство 2007. №2.  С. 45-49.
13. Быкова, Т.А. Правовые требования к внутренним документам фирмы: составление и оформление положений [Текст] // Секретарское дело 2008. №2. С. 21-25.
14. Герасименко, В.А. Защита информации в автоматизированных системах обработки данных. [Текст] - М., 2010.
15. Еремченко В.А. О проблеме электронных документов [Текст] // Секретарское дело 2009. №3. С. 23-26.
16. Ефимова О.А. Современные технологии работы с документами: автоматизация делопроизводства [Текст] // Секретарское дело 2010. №3. С. 24-29.
17. Иванов, П. Управление информационными системами: базовые концепции и тенденции развития [Текст]  / П. Иванов // Открытые системы. – 2007. - №4. - С.37-43.
18. Информационные системы в экономике: Учебник. [Текст] / Под ред. проф. В.В. Дика. — М.: Финансы и статистика, 2009.
19. Коммерческая деятельность автотранспортных  предприятий (фирм): Учебник [Текст] / Под ред. д-ра экон. наук, проф. О.А. Новикова, д-ра экон. наук, проф. В.В .Щербакова. - СПб.: Изд-во СПбГУЭФ, 2001. – 320 с.
20. Корнеев, И.К., Година Т.А. Информационные технологии в управлении: Учеб. пособие для вузов/ ГУУ. [Текст] — М.: ЗАО «Финстатинформ», 2010.
21. Ларин, М.В. Управление документацией и новые информационные технологии. [Текст] - М. ВНИИДАД, 2009 - 137 с.
22. Ожегов, С.И. Словарь русского языка [Текст]: / С.И. Ожегов – М.: Русский язык, 2010. – 750 с.
23. Старков, Э.К. Как управлять современной организацией  [Текст] / Э.К. Старков. - М.: Бизнес-школа «Интел-Синтез», 2008. – 398 с.
24. Ярочкин, В.И. Безопасность информационных систем. [Текст] / В.И. Ярочкин  - М., 2009.