Анализ информационного обеспечения и разработка мероприятий по его совершенствованию в ООО «УТК»

 

В подсистеме «Грузоперевозки» программы “1С:Предприятие 7.7″ реализованы следующие функциональные возможности:

- учет путевых листов для легковых и грузовых автомобилей, выполняющих грузоперевозки;

- справочник «Автопарк», в котором хранятся основные характеристики автомобилей (нормы списания топлива, государственный номер, расценки выполняемых работ);

- оформление торговых документов (счета, акты выполненных работ, счета-фактуры по НДС, доверенности);

- учет бланков строгой отчетности, с автоматическим формированием актов на списание использованных и испорченных бланков;

- автоматическое заполнение акта выполненных работ для заказчика на основании обработанных путевых листов.

Схема документооборота по учету расчетов по оказанным услугам в  ООО «Авторейдинг» представлена в приложении В.

ООО «УТК» имеет свой сайт www.atumag.ru/, где заинтересованные лица и заказчики могут ознакомиться с информацией о компании (вакансиях, партнерах, новости и т.д.), об услугах (междугородные и международные перевозки, экспедирование отправлений), тарифы (на перевозки, на доставку и получение груза, на дополнительные услуги), графики отгрузки и прибытия, список населенных пунктов.

На своем сайте ООО «УТК» имеет интерактивную систему для расчета стоимости грузоперевозки. Данная система дает возможность клиентам бесплатно и оперативно получить информацию о затратах на перевозку своего груза, что создает удобства как для клиентов, так и для самой транспортной компаний.

Таким образом, по   договору   транспортной   экспедиции  организация оказывает в данном случае посреднические услуги. Соответственно, порядок  учета   договоров   транспортной   экспедиции  аналогичен порядку  учета   договоров  комиссии или поручения в части приобретения  транспортно-экспедиционных  услуг, подпадающих под действие ст. 801 ГК РФ.

Но  если функции экспедитора возьмет  на себя  транспортная  организация, самостоятельно оказывающая услуги по перевозке и экспедированию, то оказанные ей услуги нельзя квалифицировать  как посреднические. В данном случае это уже признание обычного вида деятельности по перевозке грузов.

Все документы, которые  обращаются в системе документооборота, в ООО «УТК»  разделяют следующим образом: входящие тех. документы; исходящие тех. документы; приказы; внутренние: финансовые и служебные.

Сотрудниками ООО «УТК» ведётся регистрация всех документов в специальных журналах. Кроме того, действует система контроля поручений в электронном виде.

Анализ потоков документов по годам представляет и отражает динамику изменения потока документов. Ниже на рис. 3 представлена структура подчинённости ООО «УТК». На схеме видно разделение отдела на два сектора: архивный и организационный.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Рис. 3. Структура подчинённости ООО «УТК» по информационным потокам

 

В результате просмотра журналов регистрации ООО «УТК» и анализа полученной информации была составлена таблица, где представлена сводная информация по каждому виду документа в динамике по годам (табл. 4).

Данные позволяют сделать  вывод, что общее количество документов в организации сокращалось до уровня 74 и 90 процентов от предыдущего года.

Если связать количество документов и выручку ООО «УТК», то ниже на рисунке эти изменения наглядно представлены (рис. 4).

 

Таблица 3

Анализ структуры документооборота

Наименование   документа	Количество документов			Темпы роста, %
	2009	2010	2011	в 2010 к 2009	в 2011 к 2010
Входящие тех. документы	124	203	240	164	118
Исходящие тех. документы	384	402	358	105	89
Приказы в том числе: - по основной деятельности - по командировкам - по личному составу	870   157 215 498	648   116 178 354	894   156 222 516	74   74 83 71	138   134 125 146
Внутренние в том числе: - финансовые - служебные	3841   1492 2349	2597   973 1624	1972   1272 700	68   65 69	76   131 43
Итого в год:	5219	3850	3464	74	90

 

Рис. 4. Изменение выручки от реализации и общего количества документов

Использование внутренней сети позволяет обмениваться сообщениями между директором и некоторыми сотрудниками организации (бухгалтерия, диспетчерская) в виде электронной почты, записок, докладных. Это как раз примерно в два раза сокращало количество служебных записок из года в год.

К документам, содержащим управленческую информацию, и входящим в информационную систему ООО «УТК», относятся организационные документы: Устав ООО «УТК», должностные инструкции работников, правила внутреннего трудового распорядка, штатное расписание, график отпусков.

Информационно-справочные документы: акты о нарушении трудовой дисциплины, переписка по вопросам работы с кадрами, докладные и объяснительные записки, заявления, графики отпусков и т.п.

Коммуникации  в ООО «УТК» проходят сверху вниз, то есть аппарат управления издает поручения или иную форму сообщения и спускает её ниже на отделения. Сверху вниз от генерального директора до служащих более низкого звена.

Горизонтальные  коммуникации происходят и в аппарате управления и на уровнях находящихся  ниже, под аппаратом управления. Обычно межличностные отношения  на более низких уровнях проводятся в независимости от генерального директора.

Если брать  вертикальную форму коммуникаций, то это в первую очередь относится к  нормативным документам, приказам, устной форме. Помимо этого информация от аппарата управления рассылается, как и в письменной форме, так и по электронной почте, на телефонные узлы. В письменной форме обычно рассылаются утверждающие формы, нормативы и документы. Причем для сбора информации снизу вверх, т. е. с телефонных узлов, и прочих отделений не существует никаких подразделений, которые занимались бы сбором статистических данных в электронной форме, и уже готовыми данными отсылаются в аппарат управления.

В горизонтальной форме коммуникации здесь происходят по давно уже известным схемам, то есть это телефон, по которому сотрудники могут общаться друг с другом не отходя от своего рабочего места, причем если рассматривать аппарат управления, то здесь в каждом кабинете у каждого сотрудника есть свой телефон. В ООО «УТК» существует офисная АТС,  с привязкой номера к каждому сотруднику.

Далее идет электронная  почта(e-mail), что уже в наше время не является нововведением, так как является тоже одним из самых удобных средств коммуникации. Причем электронной почтой пользуются как и в аппарате управления, так и на телефонных узлах, общаясь между собой.

Активно происходят личные встречи. Для передачи информации требуется личное присутствие человека, чтобы показать серьезность сообщения или какого то  указания. Еще одним средством передачи/получения информации является факс, по нему  пересылаются документы, необходимые для ведения дел, баланса, учета и т. д.

Как и в любой другой компании в ООО «УТК» тоже существуют различные препятствия и возникают различные затруднения.  К этим затруднениям можно отнести, например, несвоевременное донесение информации к сотрудникам и аппарату управления, что может повлечь за собой материальные убытки или какие то несогласованности. Еще одним из недостатков присущий всем другим крупным компаниям является психологический настрой. Это может быть следствием, например, плохого настроения или отношения к сотрудниками по отдельности, или боязни общаться с директорами и начальниками.

Как показало проведенное  исследование ООО «УТК» активно использует в своей деятельности только программу «1С: Бухгалтерия 7,7».

Тем не менее, анкетирование  выявило ряд недостатков в системе информационного обеспечения деятельности ООО «УТК»:

- отсутствие собственной единой  для всех подразделений базы  данных;

- использование устаревшей  версии «1С: Бухгалтерия» в  конфигурации «Грузоперевозки».

- недостатки в организации  документооборота и документопотоков.

Работа ряда специалистов и диспетчеров  в ООО «УТК», не имеет четкого завершения, им приходится отслеживать информацию и принимать решения практически постоянно, в связи с этим они всегда чувствуют, что должны сделать что-то еще.

При переработке информации сотрудник вынужден отсеивать менее важную, с его точки зрения, информацию, что иногда приводит к потере и нужных сведений. Весьма актуальной для руководящих сотрудников ООО «УТК» является и проблема информационных перегрузок. Диспетчеры ООО «УТК», поглощенные переработкой поступающей информации и необходимостью поддерживать информационный обмен, просто не в состоянии эффективно реагировать на все сообщения.

Поскольку система коммуникаций между отделами и участками в ООО «УТК» продумана плохо, руководителю приходится тратить дополнительное время на получение внутренней необходимой информации. Плохо продуманная система коммуникаций всегда отрицательно сказывается на качестве и своевременности выполнения работ.

Сотрудники, особенно менеджеры, ООО «УТК» не могут пересмотреть схему движения информационных потоков внутри организации и четко определять, с какими именно блоками информации должно работать каждое конкретное подразделение.

Реализация требований своевременного обеспечения процессов  управления необходимой информацией в условиях возрастающих ее объемов в полной мере может быть осуществлена в ООО «УТК», если информационная база найдет свое организационное оформление в виде автоматизированной системы управления грузоперевозками.

3. Разработка рекомендаций по совершенствованию информационной системы в управлении ООО «УТК»

Комплексной подход к эффективному информационному обеспечению автотранспорта - это, прежде всего, автоматизированный учет деятельности автопредприятий, а также автоподразделений в составе организаций.

Внедренная на автотранспортном предприятии информационная система должна позволять получать необходмую информацию о нормативном и фактическом расходе горючего, пробеге автотранспорта, количестве перевезенных грузов, объеме транспортных услуг в часах и тыс. км., а также формировать необходимые первичные документы (путевые листы, ведомости начисления заработной платы).

Основываясь на конкурентных преимуществах ООО »УТК», необходимо развивать услуги спутникового мониторинга транспортных средств и стационарных устройств.

Система спутникового комплекса  «ВИТЯЗЬ-ОСА» имеет следующие возможности:

- получение достоверной информации о нахождении т/с в любое время суток;

- получение информации о маршруте, скорости движения и местонахождении т/с за любой отрезок времени.

Предлагается интегрировать  систему мониторинга ТС с общей  системой управления ООО »УТК» и программой «1С: Бухгалтерия, 7,7». И на основе имеющихся технических, технологических и информационных средств создать автоматизированную систему мониторинга ТС, которая бы управляла бы транспортными средствами ООО »УТК» и позволяла бы получать оперативную информацию о результатах деятельности предприятия.

Автоматизированная система  мониторинга транспортных средств (экипажей) позволит вести:

– учет пробега ТС;

– учет заправок и сливов топлива;

– контроль расхода топлива;

– контроль передвижения экипажей;

– учет принятых экипажем вызовов;

– контроль время прибытия на вызов и т.д.

В соответствие с указанными группами систему мониторинга ТС можно представить в виде иерархии функций, где направления контроля параметров подвижного состава являются подфункциями системы мониторинга ТС, которая в свою очередь является подфункцией системы управления ООО »УТК».

Функциональную спецификацию данных отношений можно представить в виде BFD-диаграммы (Business Function Diagram – диаграмма бизнес-функций) диаграммы на рис. 5.

Рис. 5.  Диаграмма иерархии функций для задачи информационной системы учета транспортных средств