Анализ информационного обеспечения и разработка мероприятий по его совершенствованию в ООО «УТК»

В реестре современных  информационных технологий существенное значение имеют системы управления базами данных (СУБД). Каждая из них  представляет собой пакет программ, предназначенных для того, чтобы  обеспечить системный, интегрированный и гибкий подход к организации данных и доступ к ним, в том числе и в масштабах целого ведомства.

Среди новейших информационных технологий, используемых в целях  совершенствования управленческой деятельности и повышения ее эффективности, значительная роль принадлежит автоматизации офисных операций. Она представляет собой результат применения современных достижений в области технологии производства и использования микросхем, а также разработки продуктов и в сфере телекоммуникаций. Наиболее распространенные технологии офисной автоматизации - это текстовые редакторы, электронная почта, факсимильная связь, автоматизированные рабочие места и технологические возможности проведения телеконференций. Например, текстовый процессор. Он сокращает время, необходимое для черновой подготовки, редактирования, копирования и распечатки текста; распространения и сортировки по файлам текстов материалов. Текстовый процессор совершает обработку текстов; подключаясь к нескольким дисплеям и принтерам, рассредоточенным по всему учреждению, создает возможность доступа к тексту всех сотрудников учреждения.

Электронная почта, используемая для коммуникационных взаимодействий, помогает избежать телефонной "некомпетентности", когда один из участников коммуникации отсутствует на месте. В этом заключено важное преимущество, если учесть, что только около одной трети телефонных звонков действительно приводят к контакту с требуемым абонентом. Кроме того, электронная почта дает возможность менеджерам извлекать предназначенные для них сообщения в удобное для них время. Кстати, у менеджеров появляется возможность тиражировать и направлять одно и то же сообщение сразу многим заинтересованным лицам [15, c. 49].

Автоматизированные рабочие  места, разрабатываемые на основе микрокомпьютерной и телекоммуникационной технологии, дают возможность менеджерам получить доступ к СУБД, к текстовым редакторам, экспертным системам, электронной почте. Они существенно сокращают объем рутинных, повторяющихся и утомительных операций, высвобождая значительную часть времени специалиста, занимающегося управленческой деятельностью, для более важных дел.

Проведение телеконференций  основано на использовании телекоммуникационных технологий, таких, как телефонные линии, многоканальная, а также микроволновая и спутниковая связь. Все это обеспечивает возможность личного общения на значительном расстоянии, экономит время и деньги, обычно затрачиваемые при переездах, а необходимые для управленческой деятельности коммуникационные взаимодействия освобождаются от каких бы то ни было географически-пространственных ограничений.

Эта технология особенно эффективна, когда ее используют высшие управленческие кадры в общенациональных государственных учреждениях.

Большие ресурсы для  роста эффективности управленческой деятельности заложены в системах поддержки принятия решений (СППР). Они представляют собой компьютерную информационную систему, которая поставляет работникам высших звеньев управления информацию, используемую для нетрадиционного полиструктурного принятия непрограммируемых управленческих решений. Они способны оказать поддержку руководителю и менеджеру в принятии нетривиальных решений, облегчают пользователю манипуляции множеством разнообразных данных, разработку моделей и построение сценариев. Поэтому их использование повышает качество управленческих решений, особенно если это связано с множественными целями и требует учета множественных вариантов.

На переднем крае современных  информационных технологий находятся  экспертные системы. Опирающиеся на исследования в области искусственного интеллекта, экспертные системы предназначены для того, чтобы подражать процессам человеческой мыслительной деятельности. В отличие от других компьютерных технологий они способны производить не только вычислительные операции но и делать выводы, исходя из фактов и заданных правил, что во многом напоминает умозаключение думающего человека [12, c. 307].

Однако применение современных  информационных технологий создает  не только обширное пространство новых  возможностей для повышения эффективности управленческой деятельности, но и ряд новых, не существовавших ранее проблем. Одна из наиболее острых среди них - компьютерная грамотность или, в более широком и существенном смысле, - грамотность управленческих кадров в области современных информационных технологий. Такая грамотность предполагает наличие у руководителей и менеджеров глубокого понимания, что такое компьютеры, как они работают и как соотносятся с повседневными рабочими функциями; умение использовать их в повседневной деятельности, подсказав другим сотрудникам, где и как они могут применяться. Компьютерная грамотность управленческого персонала включает в себя также понимание того, как эффективно пользоваться информационными технологиями, как и любыми другими ресурсами социальной организации или системы - финансовыми, материально-техническими и людскими.

Итак, подводя итог первой главы исследования, сделаем следующие выводы:

Информация, используемая в управлении организацией, по своему характеру подразделяется на нормативную, справочную, методическую, учетную, основанную на материалах первичного учета, а также отчетную, представленную уже в обобщенном виде, и др.

Внутри организации  создаются документы, обеспечивающие управленческую деятельность организации. Весь этот поток находится в непрерывном движении, обновляется, причем изменение в одном из документов часто требует корректировки всего массива.

Практика показывает, что современные условия создают  все возможности для использования информационных ситсем; в большинстве служб имеются компьютеры и люди, умеющие с ними работать. Однако еще достаточно часто кадровые службы снабжаются устаревшей техникой, не позволяющей решать их задачи и включаться в современные системы управления.

2. Анализ и совершенствование системы  информационного обеспечения ООО «УТК»

1. Организационно-экономическая характеристика организации

ООО «Уральская транспортная компания» - одно из крупнейших транспортно-экспедиторских предприятий на рынке грузоперевозок.

Цели деятельности ООО «УТК» — оказание транспортных услуг физическим и юридическим лицам.

Задачи транспортного предприятия  — осуществление бесперебойной  транспортировки всех грузов в соответствии с производственными процессами, перевозка пассажиров и содержание транспортных средств в исправном и работоспособном состоянии, снижение издержек на транспортные и погрузо-разгрузочные работы.

Компания осуществляет грузовые перевозки самого разного характера и назначения по всей территории России. В рамках услуг, предоставляемых юридическим и физическим лицам, выполняются разноплановые грузовые перевозки бытовой техники, строительных и отделочных материалов, а также специальные грузоперевозки оптовых партий товаров народного потребления. Не менее важное место в перечне транспортных услуг компании занимают грузовые перевозки по России частного характера, такие как квартирный переезд, перевозка мебели и многое другое.

ООО «УТК» осуществляет следующие виды деятельности:

• автотранспортные услуги;
• перевозка грузов промышленности;
• ремонт и техническое обслуживание легковых и грузовых автомобилей;
• осуществление купли-продажи, предпродажной подготовки различных видов транспорта.

Специализация ООО «УТК» - автоперевозки грузов.

Услуги компании ООО «УТК»:

1) организация доставки и экспедирование сборных грузов от 1 кг до 20 т автомобильным транспортом по России;

2) доставка грузов весом от 1 кг из любой точки мира (кроме стран-участников СНГ) по регионам РФ;

3) экспедирование отправлений (корреспонденции или груза документарного характера);

4) транспорт под полную загрузку;

Автомобильный парк компании обеспечен  грузовыми автомобилями всех категорий, из которых клиент может выбрать  любой, максимально подходящий для решения поставленных задач. В их числе маневренные и удобные машины: «Бычок» и «Газель». Для более объемных грузоперевозок используются грузовые автомобили марки ЗИЛ, МАЗ, КамАЗ и целый ряд автомобилей иностранного производства, некоторые из которых оснащены такими приспособлениями, как кран манипулятор или гидравлический подъемник.

Кроме того, в распоряжение клиентов предоставляются еврофуры, а для оперативной погрузки используется автокран и другая спецтехника, что значительно упрощает и ускоряет процесс погрузки-разгрузки, и как следствие – сокращает время грузоперевозок.

В большинстве своем, грузовой автотранспорт оборудован закрытыми кузовами различной вместимости, включая тентованные кузова и фургоны: будка, изотермические, мебельные и другие. Кроме того, в наличии имеется автотранспорт с открытыми кузовами и типа «пирамида».

Для размещения персонала фирм, сопровождающих офисный переезд или для других целей, предоставляются грузопассажирские «Газели». Подобный автотранспорт очень удобен в тех случаях, когда на месте погрузки требуются грузчики.

На рис. 2 представлена организационная структура ООО «УТК». Центральным звеном в структуре управления является директор, назначенный Собранием учредителей ООО «УТК», который действует на основании Устава общества. Директор организует всю работу общества и несет полную ответственность за его состояние и деятельность.

 

 

 

 

Рис. 2. Организационная структура ООО «УТК»

 

Главный инженер ООО «УТК» является первым заместителем руководителя предприятия. Он обеспечивает внедрение достижений технического прогресса, отвечает за состояние охраны труда и техники безопасности, организует работу транспортных участков. 

Коммерческий  отдел ООО «УТК» обеспечивает решение задач организации индивидуального подхода к каждому клиенту с целью максимального удовлетворения его потребностей, а также осуществляет разработку инновационных подходов для улучшения взаимодействия с клиентами и партнерами. Для обслуживания клиентов с большим количеством отправок груза выделяется индивидуальный менеджер.

Неотъемлемой  частью взаимовыгодного и честного сотрудничества нашей компании со своими клиентами является договор перевозки грузов, который заключается в письменной форме с указанием гарантийных обязательств по сохранности груза и своевременности доставки адресату.

Бухгалтерский учёт в ООО «УТК» осуществляется отделом бухгалтерского учета и отчётности, возглавляемым главным бухгалтером. В соответствии с Федеральным законом «О бухгалтерском учёте», главный бухгалтер подчиняется непосредственно руководителю организации и несет ответственность за формирование учетной политики, ведение бухгалтерского учета, своевременное представление полной и достоверной бухгалтерской отчетности.

2. Анализ  информационного обеспечения процессов управления в ООО «УТК»

Характер  влияния организационно-технологических  особенностей ООО «УТК» на организацию движения информационных потоков показан в табл. 2.

Отраслевая  специфика и особенности технологических  операций, описанные выше, влияют на организацию учётного процесса ООО «УТК».

Весь документооборот и информационное обеспечение в ООО «УТК», как и на всем предприятии осуществляется на основе автоматизированной системы “1С:Бухгалтерия 7.7″. В диспетчерской службе используется конфигурация «Грузоперевозки».

После обработки первичных документов, информация попадает в регистры бухгалтерского учета, затем она обрабатывается главным бухгалтером для формирования бухгалтерской отчетности. На основе полученных данных строятся выводы и принимаются соответствующие решения по совершенствованию деятельности и организации в целом.

Таблица 2

Влияние организационно-технологических  особенностей ООО «УТК» на организацию учётных работ

№	Технологические и организационные  особенности ООО «УТК»	Организация учётных  работ
1	Специфика деятельности предприятий транспорта	Выбор видов деятельности ООО «УТК» (услуги по грузовым автоперевозкам, погрузочно-разгрузочные работы). Разработка способов и методов ведения бухгалтерского учёта. Порядок формирования и сдачи отчётности внутренним и внешним пользователям (ФНС России, Минэкономразвития России, Минтранс России).
2	Порядок формирования тарифов на услуги, оказываемые ООО «УТК»	Сбор, обработка и обобщение информации о формировании нормативной и фактической себестоимости услуг по грузовым перевозкам. Исчисление и учёт затрат по статьям калькуляции (материалы на содержание автопарка, устройств сигнализации, амортизация и др.) в разрезе аналитики по видам деятельности.
3	Формирование учётной политики ООО «УТК»	Разработка учётной политики, отражающей специфику учёта финансово-хозяйственной деятельности ООО «УТК»; обеспечивающей взаимосвязь бухгалтерского, налогового и управленческого учёта.
4	Организация бухгалтерского учёта на ООО «УТК»	Учреждение бухгалтерской службы в соответствии с объемами учётной работы и оптимальным использованием программных продуктов. Разработка графика документооборота с учётом специфики деятельности ООО «УТК»
5	Организационная структура предприятий транспорта	Выделение объектов учёта по видам деятельности и его структурным подразделениям (отдел эксплуатации, отдел диспетчера). Установление центров ответственности, центров затрат и прибыли, обеспечивающих принятие верных управленческих решений, направленных на эффективное функционирование ООО «УТК»
6	Технологический процесс работы ООО «УТК»	Ведется накопление прямых затрат с их детализацией по наименованиям технологических операций