Анализ информационного обеспечения и разработка мероприятий по его совершенствованию в ООО «УТК»

Оглавление

 

Введение  3

Глава 1. Теоретические аспекты информационного обеспечения руководства  организации 5

1.1. Сущность и классификация информации 5

1.2. Информационные системы и их роль в обеспечении управления организации 10

1.1 Структура и виды информационного обеспечения системы управления персоналом 15

Глава 2. Анализ и совершенствование системы   информационного обеспечения ООО «УТК» 21

2.1. Организационно-экономическая характеристика организации 21

2.2. Анализ  информационного обеспечения процессов управления в ООО «УТК» 24

2.3. Разработка рекомендаций по совершенствованию информационной системы в управлении ООО «УТК» 31

Заключение  40

Список используемой литературы 42

Приложения 44

Введение

Бурное развитие компьютерной техники, создание различного вида программного обеспечения привело к широкому применению информационных технологий во всех областях человеческой деятельности, послужило толчком к развитию общества, построенного на использовании различной информации. За короткий срок информационные системы прошли развитие от вычислительных систем, применяемых в научных исследованиях и АСУ крупных предприятий до комплексных автоматизированных информационных систем, позволяющих реализовать весь спектр не только обработки, накопления информации, но и управления компаниями, организациями на всех уровнях.

Практика создания и эксплуатации информационных систем выявила проблемы и противоречия, которые могли  быть разрешены только введением  всестороннего специализированного  информационного менеджмента. Расходы на проектирование и внедрение информационных систем обычно существенно превышали запланированные суммы. Качество разработки оказывалось неудовлетворительным: противоречия между техническим и программным обеспечением при эксплуатации, рост расходов на обслуживании систем находящихся в эксплуатации и т.д.

Сегодня деятельность любой компании и организации сильно зависит  от подразделения, обеспечивающего  информационную среду компании, и  зависимость эта со временем усиливается. В результате обслуживание информационных систем перестает быть только технической задачей и все в большей степени становится неотъемлемой частью бизнеса, интегрированной в бизнес-процессы компании.

Объектом курсовой работы является деятельность   в ООО «УТК».

Предметом исследования выступает анализ и совершенствование системы информационного  обеспечения  руководства в организации.

Целью курсовой работы является анализ информационного обеспечения и разработка мероприятий по его совершенствованию  в ООО «УТК».

В соответствии с поставленной целью в работе будут решены следующие задачи:

- рассмотрение теоретических аспектов информационного обеспечения руководства организации;

- проведение исследования информационной  системы в управлении ООО «УТК»;

- выявления недостатков в системе  информационного обеспечения системы управления организацией;

- разработка рекомендации по  совершенствованию информационной  системы в управлении ООО «УТК».

Основными методами, использованными  в ходе исследования, являются: системный  и сравнительный анализ, функциональный анализ, анкетирование, интервьюирование, анализ документов и др.

Информационной базой курсовой работы явились фактические материалы, опубликованные в научной литературе и периодической печати, а также материалы, собранные автором непосредственно в ООО «УТК».

Практическая значимость курсовой работы заключается в том, что полученные результаты могут найти применение в управлении автотранспортной организации при использовании информационных технологий в ООО «УТК».

Структура курсовой работы состоит из: введения, двух глав, заключения, списка использованной литературы, приложений.

1. Теоретические аспекты информационного обеспечения руководства организации

1. Сущность и классификация информации

Управленческие  структуры  как субъекты системы  информационного   обеспечения управления постоянно сталкиваются с информационной  средой, работают с информацией, регулируют ее движение  и развитие, анализируют тенденции и на этой основе разрабатывают рекомендации для принятия  управленческих  решений, совершенствования оптимального управляющего воздействия для достижения  управленческих   целей   и  интересов.

По определению Г.Аммельбурга, информация – это сведения об окружающем мире (объектах, явлениях, событиях, процессах и т.д.), которые уменьшают имеющуюся степень неопределенности, неполноты знаний, отчужденные от их создателя и ставшие сообщениями (выраженными на определенном языке в виде знаков, в том числе и записанными на материальном носителе), которые можно воспроизводить путем передачи людьми устным, письменным или другим способом (с помощью условных сигналов, технических средств, вычислительных средств и т.д.) [20, c. 37].

Из данного определения  можно выделить следующие признаки информации:

• информация - это не любые сведения, она несет в себе нечто новое, уменьшающее имеющуюся неопределенность;
• информация существует вне ее создателя, это отчужденное от ее создателя знание; знание - отражение действительности в мышлении человека;
• информация стала сообщением, так как она выражена на определенном языке в виде знаков;
• сообщение может быть записано на материальном носителе (сообщение является формой передачи информации);
• сообщение доступно для воспроизведения без участия автора;
• она передается в каналы общественной коммуникации.

Информация позволяет  организации:

• определять стратегические, тактические и оперативные цели и задачи организации;
• осуществлять контроль за текущим состоянием организации, ее подразделений и процессов в них;
• принимать обоснованные и своевременные решения;
• координировать действия подразделений в достижении целей [9, c. 68].

Когда говорят об информации, то упоминают ряд ее свойств. Информация достоверна, если она не искажает истинного положения дел. Информация полна, если ее достаточно для понимания и принятия решений. Информация ясна и понятна, если она выражена языком, на котором говорят те, кому она предназначена [16, c. 102].

Ценность, качество информации - мера расширения, развития тезауруса (систематизированного словаря понятий с указанием смысловых связей между ними, т.е. совокупности сведений, которыми располагает пользователь или система) воспринимаемой стороной при приеме и интерпретации сообщения, степень снижения состояния неопределенности экономического субъекта, степень продвижения к цели.

Адекватность информации - это определенный уровень соответствия создаваемого с помощью полученной информации образа реальному объекту, процессу, явлению и т.п.

В рамках информационной системы любой  организации мы будем иметь дело с информационными ресурсами, которые имеют форму документов и организованы в единую систему документооборота.

Документ - информационное сообщение  в бумажной, звуковой или электронной форме, оформленное по определенным правилам, заверенное в установленном порядке.

Документооборот - система создания, интерпретации, передачи, приема и архивирования документов, а также контроля за их исполнением и защиты от несанкционированного доступа [16, c. 46].

Словарь С.И.Ожегова определяет понятие  «ресурс» как запас, источник чего-либо. Рассматривая народное хозяйство страны, любую отрасль, предприятие, т.е. организацию любого масштаба, мы можем выделить материальные, природные, трудовые, финансовые, энергетические ресурсы [22, 433].

В настоящее время имеется понимание  того, что для нормального функционирования организации любого масштаба недостаточно только этих ресурсов. Существенным ресурсом стала информация. Недостаточно иметь для производства только необходимые материальные, финансовые и людские ресурсы, необходимо знать, что с этим всем делать, иметь информацию о технологиях. Поэтому информация, информационные ресурсы в настоящее время рассматриваются как отдельная экономическая категория [11, с. 24].

Информация, информационные ресурсы  существовали всегда, но эти ресурсы из-за своей специфичности не рассматривались как экономическая категория. Хотя информация всегда использовалась людьми для управления. Когда в результате развития общества, усложнения технологий и т.п. объем информации становился настолько большим, что его нельзя было переработать для управления, человечество находило какое-либо решение. Появление иерархии управления, возникновение товарно-денежных отношений, создание вычислительных машин с этой точки зрения позволило преодолеть трудности в переработке огромных объемов информации для управления.

В настоящее время  мы достигли такого уровня развития, когда  объемы информации и уровень ее сложности  потребовали создания информационной индустрии. Наличие информации предопределяет развитие стран, отраслей, организаций. Информация стала стратегическим ресурсом, а информационные ресурсы являются одним из важнейших. Однако информация должна быть, в первую очередь, значимой. Она является таковой лишь в том случае, если может влиять на принимаемые решения. Для того чтобы быть информативными, данные должны обладать потенциалом для расширения кругозора по принимаемым решениям. Очевидно то, что изменяет видение проблемы одного руководителя, не обязательно изменит видение другого. Иными словами, информация должна быть приспособлена [21, c. 25].

Принципиально ценность информации может быть измерена в денежном выражении, эквивалентном разнице между решениями, принимаемыми менеджером в случае наличия информации, и если данная информация недоступна, В общем, стоимость информации зависит от сложности и степени важности проблемы и ее решения. Чем важнее решение, тем больше информации необходимо, тем выше ее стоимость [14, c. 102].

На самом общем уровне информация служит принятию решений  посредством описания состояния  дел и объяснения происходящего. Как результат, на основе информации происходит прогнозирование событий, оценка предложенного направления деятельности и рекомендация плана действий. Описательная информация — это, как правило, статистические данные наблюдений за процессом производства, процессом потребления и покупок и т. д. Достаточно часто они получаются из различных статистических форм отчетности в процессе проведения контроля деятельности. Пояснительная информация - это форма причинно-следственных связей различных факторов и объяснение взаимовлияний.

Всю информацию можно  классифицировать в зависимости от различных критериев.

По функциям управления: экономическая; организационная; техническая; социальная.

По роли в процессе управления: отчетная; плановая; контрольная.

По источникам возникновения: внутренняя и внешняя; входящая и исходящая.

По степени обработанности: первичная (необработанная); вторичная (уже подвергнутая обработке с  какой-то целью).

По достоверности: достоверная (валидная); недостоверная.  

По времени получения: постоянная; дискретная [9, c. 112].

Любая организация существует в некоторой внешней среде. Эта же организация порождает свою внутреннюю среду.

Информация внутренней среды, как правило, точная, полно отражает финансово-хозяйственное состояние. Ее обработка часто может осуществляться с помощью стандартных формализованных процедур.

Внешняя среда - экономические  и политические субъекты, действующие за пределами предприятия, и отношения с ними. Это экономические, социальные, технологические, политические и другие отношения предприятия с клиентами, поставщиками, посредниками, конкурентами, государственными органами и т.п. [17, c. 62]

Информация из внешней  среды часто приблизительна, неточна, неполна, противоречива, имеет вероятностный характер. В таком случае она требует нестандартных процедур обработки.

Важное значение имеет  информация о возникновении в  ходе производства отклонений от плановых показателей, требующих принятия оперативных решений.

Существенную роль в  принятии решений играет научно-техническая информация, содержащая новые научные знания, сведения об изобретениях, технических новинках своей фирмы и фирм-конкурентов. Это непрерывно пополняемый общий фонд, потенциал знаний и технических решений, практическое и своевременное использование которого обеспечивает фирме высокий уровень конкурентоспособности [22, c. 98].

Информация служит основой  для подготовки соответствующих  докладов, отчетов, предложений для выработки и принятия управленческих решений.

Содержание каждой конкретной информации определяется потребностями управленческих звеньев и вырабатываемых управленческих решений. К информации предъявляются определенные требования:

• краткость, четкость формулировок, своевременность поступления;
• удовлетворение потребностей конкретных управляющих;
• точность и достоверность, правильный отбор первичных сведений, оптимальность систематизации и непрерывность сбора и обработки сведений.

Определение потребностей каждого руководителя в необходимой  ему конкретной информации - это трудная задача, и ее решение зависит от опыта и функций руководителя, а также его полномочий в принятии управленческих решений.