Анализ информационного обеспечения и разработка мероприятий по его совершенствованию в ООО «УТК»

2. Информационные системы и их роль в обеспечении управления организации

Информационные системы, как и информация, и информационные технологии существуют с момента появления общества, поскольку на любой стадии его развития существует потребность в управлении. А для управления требуется систематизированная, предварительно подготовленная информация [18, c. 36].

Таким образом, миссия информационных систем - производство нужной для организации информации для обеспечения эффективного управления всеми ее ресурсами, создание информационной и технической среды для осуществления управления организацией.

Информационная технология реализуется в рамках информационной системы. Информационная технология - это способ преобразования информации. В информационной системе могут использоваться много таких технологий. Эта система является средой для реализации технологии. Однако информационная технология шире, чем информационная система. Она может существовать вне ее. Например, информационная технология обработки текстов, которую использовали для написания книг, не является частью информационной системы и реализуется вне такой системы.

Одно из значений термина “ информационное   обеспечение системы управления” закреплено в ГОСТе 2552.0 - 88, где он трактуется как организация целенаправленных массивов информации  и   информационных  потоков и включает сбор, хранение, обработку и передачу информации с целью  анализа полученных результатов подготовки, обоснования и принятия  управленческих  решений органами управления [17, c. 22].

Исходя из этого,  информационное   обеспечение  можно охарактеризовать как динамическое средство организации  управленческого  труда, упорядоченную систему  процессов   и  действий должностных лиц госаппарата по получению, переработке, использованию  и  распространению информации в аппарате  и  вне его, целесообразную, повседневную деятельность с  целью  повышения эффективности реализуемых управляющих воздействий через механизм  управленческого  решения.

Сказанное позволяет  характеризовать сущность  информационного   обеспечения  управления как совокупность  информационных  потоков, средств, массивов внутри органов управления, между органом управления  и объектами управления  и внешней информационной  средой с  целью  придания им новых качественных характеристик [14, с. 11]. Необходимо учитывать управленческо-организационную деятельность структурных подразделений органов управления разных уровней, направленную на сбор  и  анализ информации с  целью  преобразования ее в формы, удобные для выработки  и  принятия  управленческих  решений.

Необходимо подчеркнуть, что  информационная  система  соединяется с правовым  и  организационным управлением структурными подразделениями органа управления, причем, на разных уровнях - организации, отдела, службы  и т. д. С точки зрения социального управления она имеет присущую только ей внутреннюю организацию и структуру, которую составляют:

• субъекты системы;
• объекты системы;
• информационные  связи;
• потоки социально-правовых сведений  и  данных;
• информационные  массивы;
• правовой механизм, обеспечивающий функционирование этой системы [11, c. 241-242].

Функциональную структуру системы  информационного   обеспечения управления можно представить как совокупность взаимодействующих подсистем, имеющих свое назначение.

- Во-первых, информационно-коммуникационная  среда -  обеспечивает  внешние  и  внутренние коммуникаций (взаимодействий) органа управления, организация доступа (в том числе удаленного) к внешним  и  внутренним  информационным  фондам;

- Во-вторых, управление документооборотом - поддержка  процессов  делопроизводства (регистрации, рассылки, архивного хранения документов  и  т.п.), контроля местонахождения, состояния исполнения документов, контроля исполнительской дисциплины, поддержка мониторинга проблемных ситуаций по информатизации, содержащейся во входящих документах;

- В-третьих, информационно-документационное  обслуживание -   необходимого уровня качества принимаемых решений за счет:

- сбора, аналитической  переработки  и  предоставление  управленческому персоналу в  различных режимах фактографической  информации о текущей, желаемой  и  прогнозируемой ситуациях  в объекте управления  и   во внешней среде;

-  сбора  и   предоставления управленческому  персоналу в различных режимах  документов аналитического, юридически-правового   и  научно-методического характера,  а также  обеспечения  доступа  к специально организованным  фондам входящих, внутренних  и  исходящих документов;

- В-четвертых, ситуационный  и  системный анализ -  обеспечение  необходимого уровня качества принимаемых решений за счет углубления процедур анализа  и  прогнозирования ситуаций в госаппарате  и  во внешней среде, а также за счет оценки последствий принимаемых решений;

- В-пятых,  поддержка  процессов  подготовки  управленческих  решений -  обеспечение  необходимого уровня качества принимаемых решений за счет предоставления информации по аналогам  и  прецедентам решаемых вопросов;

- В-шестых, поддержка  процессов  принятия решений  и  переговоров -  обеспечение  необходимого уровня обоснованности  и  согласованности принимаемых решений за счет сопровождения процедурных  и  содержательных аспектов группового обсуждения  и  принятия решений, а также переговорных согласительных  процессов [16, c. 48]

Рассматривая систему  управления, можно выделить три уровня управления: стратегический, тактический и оперативный (см. рис. 1). На каждом из этих уровнях управления имеются свои задачи, при решении которых возникает потребность в информации, т.е. информационные запросы к информационной системе. Эти запросы обращены к соответствующей информации в информационной системе.

 

Рис. 1. Распределение информации по уровням управления

 

Информационные технологии позволяют обработать запросы и, используя имеющуюся информацию, сформировать ответ на эти запросы. Таким образом, на каждом уровне управления появляется информация, служащая основой для принятия соответствующих управленческих решений [13, c. 108].

В основе информационной системы лежит процесс производства информации. В этом смысле необходимо рассматривать информационную систему как систему управления, где этот процесс является объектом управления (см. табл. 1). И как во всякой системе управления, существуют органы управления информационной системой [22, c. 340].

 

Таблица 1

Информационная система  как объект управления

Объект управления	Оперативный уровень  управления	Тактический уровень  управления	Стратегический уровень  управления
Информационная система организации	Персонал информационной системы, менеджеры подразделений и функциональных служб		Корпоративный совет директоров и  главные менеджеры информационной системы
Применяемые информационные технологии	Персонал информационной системы		Главные менеджеры информационной системы

 

Возрастание объемов  информации в информационной системе организаций, потребность в ускорении и более сложных способах ее переработки вызывают необходимость автоматизации работы информационной системы, т.е. автоматизации обработки информации.

Автоматизированная информационная система управления организацией - есть взаимосвязанная совокупность данных, оборудования, программных  средств, персонала, стандартов процедур, предназначенных для сбора, обработки, распределения, хранения, выдачи (предоставления) информации в соответствии с требованиями, вытекающими из целей организации.

Технология работы в  компьютеризированной информационной системе должна быть доступна для понимания специалистом некомпьютерной области и может быть успешно использована для контроля процессов профессиональной деятельности и управления ими [9, c. 138].

Согласно работам Г.Поппеля и Б.Голдстайна, обмен информацией начинается и заканчивается речью, данными или изображением, воспринимаемыми органами восприятия человека: слухом, зрением и осязанием. А между этими входными и выходными элементами в компьютеризированной информационной системе находится электронный продукт различных уровней - операционные системы, системы управления базами данных, прикладное обеспечение и сама информация. Эта информация и программные средства и компоненты информационной системы, с помощью которых информация собирается, обрабатывается и передается, часто недоступны для использования в один и тот же момент времени. Поэтому характеристикой таких информационных систем является возможность смещения во времени процессов обработки данных.

Новая информационная технология, в которой обеспечивается управление предприятием, должна быть такой, чтобы уровни информации и подсистемы, ее обрабатывающие, связывались между собой единым массивом информации. При этом предъявляются два требования. Во-первых, структура системы переработки информации должна соответствовать распределению полномочий в организации. Во-вторых, информация внутри системы должна функционировать так, чтобы достаточно полно отражать уровни управления. При учете данных требований информационная система управления персоналом будет стремиться к большей эффективности, однако существенную роль будет играть ее информационное обеспечение.

1. Структура и виды информационного обеспечения системы управления персоналом

Информационное обеспечение  системы управления представляет собой  совокупность реализованных решений  по объему, размещению и формам организации информации, циркулирующей в системе управления при ее функционировании. Оно включает оперативную информацию, нормативно-справочную информацию (НСИ), классификаторы технико-экономической информации и системы документации (унифицированные и специальные).

Для того чтобы система управления в организации могла успешно выполнять свои функции, необходимо соблюдать следующие требования, предъявляемые к качеству информации.

Комплексность - информация должна комплексно отражать все стороны  деятельности службы: техническую, технологическую, организационную, экономическую и социальную во взаимосвязи с внешними условиями;

Оперативность - получение  входной информации должно происходить одновременно с протеканием процесса в управляемой системе или совпадать с моментом его завершения;

Систематичность - требуемая  информация должна поступать систематически и непрерывно (по возможности);

Достоверность - информация должна формироваться в ходе достаточно точных измерений [14, c. 38].

Информационное обеспечение  службы управления персоналом укрупненно подразделяется на внемашинное и внутримашинное, при условии, что в подразделениях службы управления персоналом имеются средства вычислительной техники (непосредственно, например, персональные компьютеры или используемые вычислительные ресурсы ВЦ организации).

Внемашинное информационное обеспечение включает: систему классификации  и кодирования информации; системы  управленческой документации; систему организации, хранения, внесения изменений в документацию [18, c. 88].

Внемашинная информационная база представляет собой совокупность сообщений, сигналов и документов в форме, воспринимаемой человеком непосредственно без применения средств вычислительной техники.

Во внемашинной cфере в процессе управления обмен информацией реализуется в виде движения документов между управляемой и управляющей системами: от органа управления к объекту следуют документы, содержащие плановую информацию (приказы, распоряжения, плановые задания, планы-графики и т.п.); по линии обратной связи - от объекта к органу управления - следуют документы, содержащие учетно-отчетную информацию (информация о текущем или прошлом состоянии объекта управления). Внемашинное информационное обеспечение позволяет провести идентификацию объекта управления, формализовать информацию, представить данные в виде документов.

Внутримашинное информационное обеспечение содержит массивы данных, формирующие информационную базу системы  на машинных носителях, а также систему программ организации, накопления, ведения и доступа к информации этих массивов.

Основным элементом  внутримашинного ИО является информационный массив, представляющий собой совокупность однородных записей. Структура массива, состав, порядок следования записей в массиве не зависят от типа машинного носителя. Поэтому на логическом уровне оценивается структура информационного массива, а на физическом уровне осуществляется реализация информационной базы с использованием современных технических средств [16, c. 48].

В последнее время  широкое распространение получило использование персональных компьютеров в структурных подразделениях организаций, в том числе в отделе кадров, отделах труда и заработной платы и т.д. В этой связи одной из центральных проблем проектирования информационного обеспечения службы управления персоналом является организация данных в памяти ЭВМ.