Учет расчетов с подотчетными лицами

3.2. Документальное оформление  расчетов с подотчетными  лицами. 

     Многие  производственные задачи фирмы можно  решить, только отправив сотрудника в  командировку.

     Служебной командировкой считается поездка  работника по распоряжению руководителя предприятия на определенный срок в другую местность для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы.

     Не  считается командировкой служебная  поездка работника, постоянная работа которого носит разъездной характер или протекает в пути, а также  направление работника на фестивали или смотры художественной самодеятельности.

     В данном случае в командировку направляется главный бухгалтер ОАО «Синегорье» Хлобыстова  Зинаида Геннадьевна. Прежде всего, оформляется служебное задание (Приложение 13). Согласно учетной политики фирмы служебное задание составляется по форме № 10-а, утвержденной постановлением Госкомстата России от 6 апреля 2001 года №26 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты». Главный бухгалтер направляется в г. Киров из с. Синегорье в организацию «Ростехнадзор» на 2 дня с целью отправки документов и получения разрешения на выброс ПВД и для согласования графиков контроля ПВД по экологии. Генеральный директор Маракулина В.А. утверждает служебное задание, после чего оно передается в отдел кадров, чтоб издать непосредственное распоряжение.

     По  приказу (распоряжению) о направлении работника в командировку генерального директора Маракулиной В.А. главный бухгалтер ОАО «Синегорье» направляется в командировку. Основание заполнения приказа – это служебное задание. Командировка осуществляется за счет предприятия.  Хлобыстова З.Г. ознакомлена за 5-7 дней до выезда.

     Затем на основании приказа  оформляется командировочное удостоверение (Приложение 14). Согласно учетной политики организации командировочное удостоверение оформляется по форме № Т-10, утвержденный вышеупомянутым постановлением №26. В нем также указывается работник, куда направляется и для какой цели. На обратной стороне делаются отметки о выбытии главного бухгалтера в командировку, т.е. 25 августа 2009 года; прибытии в г. Киров – 25 августа 2009 года, выбытие из пункта назначения – 26 августа 2009 года и прибытие в место постоянной работы – 26 августа 2009 года.

     Далее командировочное удостоверение попадает в бухгалтерию, и кассир Усцова Н.В. выдает работнику организации аванс из кассы предприятия, на основании расходного кассового ордера (Приложение 15). Унифицированная форма данного документа №КО-2, утвержденная постановлением Госкомстата России от 18 августа 1998 года №88.

     Согласно  пункта 11 ведения кассовых операций В РФ, вернувшись из командировки работник в течении 3 дней сдает в бухгалтерию авансовый отчет о потраченных суммах (Приложение 15). В организации применяется унифицированная форма №АО-1, утвержденная постановлением Госкомстата России от 1 августа 2001 года №55.

     В нем указывается, что главному бухгалтеру Хлобыстовой Зинаиде Геннадьевне выдано под отчет 2000 руб., а потратила она 2363 руб. 31 коп., поэтому в авансовом отчете в строке «Перерасход» отражена сумма превышающая сумму выданную под отчет 363руб. 31 коп. А в строке «Остаток» - прочерк. Отчет подписан подотчетным лицом и генеральным директором ОАО «Синегорье» и сотрудником бухгалтерии, принявшим отчет.

     К авансу сотрудник прикладывает командировочное удостоверение и первичные документы (Приложение 16), чтобы подтвердить свои расходы, перечисляет на обратной стороне и пронумеровывает.

     Заключительным  этапом является обработка бухгалтером авансового отчета, проверка правильности его заполнения, в отношении целесообразности и необходимости расходов, соответствия их назначения, наличия всех оправдательных документов.

     Для выполнения каких нибудь хозяйственных  нужд организации, так же из кассы  на основании расходного кассового  ордера (Приложение 17) выдаются кассиром деньги под отчет. Затем сотрудник приобретает какие либо материальные ценности. Потратив деньги сотрудник составляет авансовый отчет (Приложение 18). В нашем случае, товароведу Краковой Татьяне Сергеевне выдано под отчет 33497 руб. 80 коп., а потратила она 33398 руб. 92 коп., поэтому в авансовом отчете в строке «Остаток» отражена сумма остатка 3895руб. 49 коп., так как от предыдущего аванса был тоже остаток, равный 3796 руб. 91 коп. А в строке «Перерасход» - прочерк. Отчет подписан подотчетным лицом и генеральным директором ОАО «Синегорье» и сотрудником бухгалтерии, принявшим отчет. К авансу сотрудник прикладывает первичные документы, чтобы подтвердить свои расходы, перечисляет на обратной стороне и пронумеровывает. Первичными документами в данном случае являются: квитанции, товарный чек, счет-фактура (Приложение 19). 
 
 
 
 
 
 
 

3.3. Синтетический и  аналитический учёт  расчётов с подотчётными  лицами.

          Аналитический учет по счету 71 «Учет расчетов с подотчетными лицами» ведется по каждой сумме, выданной под отчет. Это предусмотрено Планом счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности предприятий, утвержденным приказом Минфина России от 31 октября 2000 г. № 94н. Так как счет 71 – активно-пассивный, это значит, что в аналитическом учете он может иметь сальдо сразу и по дебету и по кредиту. В аналитических регистрах эти расчеты нужно отражать подробно – отдельно по каждому сотруднику и по каждому авансовому отчету. Для этого обычно используются журнал-ордер №7, Главная книга, ведомости. Но предприятия могут и сами разрабатывать форму аналитического регистра. Главное, чтобы в нем отражались те сведения, что и в журнале-ордере № 7.

       В нашей организации регистром  синтетического и аналитического  учета является сводный журнал-ордер  по счету 71 «Расчеты с подотчетными  лицами» (Приложение 20). Журнал заводится на каждый месяц. Основанием для заполнения данного бухгалтерского регистра являются расходные и приходные кассовые ордера – при выдаче средств под отчет и возврате их в кассу, а также авансовый отчет – при списании израсходованных сумм.

     Представим  бухгалтерские записи по командировочным расходам.  В качестве примера возьмем авансовый отчет главного бухгалтера Хлобыстовой Зинаиды Геннадьевны от 28 августа 2009 года и приложенные к нему оправдательные документы (таблица 3). 
 
 
 
 
 
 

     Таблица 3 – Бухгалтерские записи по расчетам с подотчетными лицами ОАО «Синегорье» 

     Представим  бухгалтерские записи по хозяйственным  расходам.  В качестве примера  возьмем авансовый отчет товароведа Краковой Татьяны Сергеевны за месяц август 2009 года (таблица 4). 
 
 

     Таблица 4 - Бухгалтерские записи по расчетам с подотчетными лицами ОАО «Синегорье» 
 

     По  учету расчетов с подотчетными лицами в приложении 21 представлена схема движения бухгалтерской информации. 
 
 

    Заключение

    Данная  курсовая работа посвящена организации и выполнению учета расчетов с подотчетными лицами. В процессе ее написания была сделана попытка проанализировать цели, стоящие перед учетом, и задачи, которые должен выполнять бухгалтерский учет по данным видам расчетов с учетом последних изменений в нормативно-правовой базе.

    Объектом исследования данной курсовой работы являлось открытое акционерное общество «Синегорье». Юридический адрес: 613255, Кировская область, Нагорский район, с. Синегорье, пер. Гаражный. В целом не плохое предприятие, которое использует труд квалифицированных работников. Это предприятие существует уже много лет и на протяжении всего своего существования постоянно стремится улучшить свои финансовые результаты. Это организации удается, деятельность предприятия стала более прибыльной, рентабельной, следовательно, ОАО «Синегорье» можно признать финансово – устойчивым.

    Кроме того, познакомились с уставом  предприятия, учетной политикой, рассмотрели  структуру бухгалтерии, а так  же некоторые учетные документы, используемые в организации.

    Исследовав  взятую мной организацию, можно сделать вывод о том, что учет расходов на продажу в данной организации ведется в полном объеме, а так же ведется и вся документация.

    ОАО «Синегорье» применяет журнально  – ордерную форму учета. Было бы лучше, если бы применялась автоматизированная форма учета, так как это обеспечивает механизацию и автоматизацию учетного процесса, высокую точность учетных данных, оперативность данных учета, повышение производительности труда работников.

    Рекомендуется «подотчетникам» приобретать для  организации более эффективные и усовершенствованные хозяйственные принадлежности, предметы труда для совершенствования учета в организации.

     Также для более успешного функционирования организация, как я считаю, должна располагать рациональной системой первичных и сводных документов и хорошо налаженным документооборотом; обеспечить подбор и подготовку кадров  материально – ответственных лиц и лиц, связанных с учетом; рационально вести аналитический и синтетический учет расчетов с подотчетными лицами и, в конечном итоге, существенно повысить экономическую эффективность хозяйствования. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

     Библиографический список

1. Налоговый  кодекс часть 1, 2 - №117 ФЗ от 5.08.200г., Собрание законодательства РФ,№32 7. 08.2007г.

2. Гражданский кодекс РФ. Часть 1 от 31.11.94 №51 – ФЗ.

3. Трудовой Кодекс Российской Федерации [Текст]: федер. закон: от 30.12.2001 №197-ФЗ // Российская газета. – 2001. – 31 декабря.

4. О  бухгалтерском учете [Текст]: федеральный  закон №129 от 21.11.1996г (в    посл. ред.)// СПС «Консультант-плюс».

5. План  счетов бухгалтерского учета  финансово-хозяйственной деятельности  и инструкция по его применению [Текст]:  приказ Минфина России  от 31.10.2000 №94-н ( в посл. ред.).

6. Порядок  ведения кассовых операций в  РФ [Текст] : письмо ЦБ РФ от 04.10.93 №18 //Экономика и жизнь. – 1993. - №№42-43.