Учет расчетов с подотчетными лицами

     Если  из авансового отчета видно, что «подотчетник»  истратил ровно столько, сколько  получил, то в этом случае сальдо по данному авансовому отчету будет  нулевым. В графах авансового отчета «Остаток» и «Перерасход» бухгалтер должен поставить прочерки.

     Если  же часть денег осталась неизрасходованной, то работник должен вернуть остаток  в кассу предприятия. Получив  деньги, кассир составляет приходный  кассовый ордер, а бухгалтер предприятия  делает следующую проводку:

     Дебет 50   Кредит 71 - получен остаток денег от подотчетного лица.

     А что если у работника был перерасход - выданных денег не хватило и  он потратил еще и свои? Возможно два варианта. Если руководитель предприятия  признал, что перерасход оправдан, то работнику должны возместить разницу. Если же руководитель решит, что работник проявил излишнюю самостоятельность, то сумму перерасхода ему не компенсируют.[15]

     Как правило, подотчетные лица покупают для своего предприятия материалы, если их используют сразу, не храня на складе, то нужно составить акт на списание материалов, перечислив в нем все то, что куплено. Тогда со счета 71 материалы можно списать на счета учета затрат - 20,26,23 и т.д. Акт прикладывают к авансовому отчету. С его помощью можно доказать при проверке какие именно материалы были списаны.

     Если же купленные материалы отправляют на склад, то их нужно обязательно приходовать на счет 10. А списывать только в момент передачи в производство.

     Счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами» - активно-пассивный. Это значит, что в аналитическом учете он может иметь сальдо сразу и по дебету, и по кредиту. В бухгалтерском балансе дебиторскую задолженность по расчетам с подотчетными лицами нужно указывать в строке 246 «Прочие дебиторы», а кредиторскую - по строке 628 «Прочие кредиторы». Если не делать этого, то организацию могут оштрафовать за грубое нарушение правил ведения бухгалтерского учета». [15]

     Теперь  более подробно поговорим о командировках. По мнению В.П. Астахова, служебной командировкой считается поездка работника по распоряжению руководителя предприятия на определенный срок в другую местность для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы [8]. За время нахождения в командировке работнику сохраняется заработная плата по месту постоянной работы. Срок командировки работников определяется руководителем предприятий. В командировочном удостоверении делаются отметки о дне прибытия и дне убытия из места командировки. По этим отметкам определяется фактическое время пребывания в месте командировки. Отметки в командировочном удостоверении заверяются печатью. Днем выезда в командировку считается день отправления поезда, самолета, автобуса или другого транспортного средства из места постоянной работы командированного, а днем приезда - день прибытия указанного транспортного средства в место постоянной работы. При командировках в такую местность, откуда командированный имеет возможность ежедневно возвращаться к месту своего постоянного жительства, суточные не выплачиваются.

     Оформление  командировки.

     «Итак, в служебную командировку работник отправляется по распоряжению руководителя организации, чтобы выполнить какое-либо служебное поручение вне места постоянной работы». Так сказано в статье 166 Трудового кодекса РФ.

     Сначала нужно составить и подписать служебное   задание   по    форме № Т-10а. Форма приведена в постановлении Госкомстата России от 6 апреля 2001 г. № 26 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты». В нем указывается: структурное подразделение, в котором работает сотрудник, занимаемую им должность, место назначения, начало и окончание командировки, а также ее цель. Служебное задание заполняет непосредственно начальник работника.

     Руководитель  организации утверждает служебное  задание. Потом его передают в отдел кадров, чтобы издать соответствующий приказ.

       Согласно статьи 166 Трудового Кодекса РФ, в служебную командировку сотрудник фирмы направляется по приказу генерального директора. В приказе указывается: какого сотрудника отправляют в командировку, место назначения, а также цель командировки. Сотрудник в обязательном порядке знакомится с приказом за 5-7 дней до дня выезда.

     Формы приказа есть в постановлении № 26. Их две: первая (№ Т-9) заполняется в том случае, если в командировку едет один сотрудник. Когда командируется сразу несколько человек, то нужно заполнить форму № Т-9а. На основании приказа кадровая служба оформляет командировочное удостоверение по форме № Т-10. Эта форма также приведена в постановлении № 26. В нем также указывается: работник и его должность, место и срок командировки, и ее цель.

     Далее командировочное удостоверение  попадает в бухгалтерию, и кассир выдает работнику аванс из кассы  предприятия, на основании расходного кассового ордера. Унифицированная форма данного документа № КО-2, утвержденная постановлением Госкомстата России от 18 августа 1998 года №88.

     Согласно  пункта 11 Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации, вернувшись из командировки работник в течение  трех дней сдает в бухгалтерию  авансовый отчет о потраченных суммах.

     С этой целью им составляется авансовый  отчет  на основе оправдательных документов чтобы подтвердить свои расходы, и прилагается командировочное удостоверение. С 01.01.2002 г. постановлением Госкомстата РФ утверждена к применению форма № АО-1 «Авансовый отчет». К первичным документам относятся: билеты, различные счета, расходы на обязательное страхование пассажиров в транспорте, квитанции за пользование постельными принадлежностями [17].

     Согласно  статьи 168 Трудового Кодекса РФ все  вышеперечисленные первичные документы нужны работнику для возмещения ему всех произведенных им затрат.

     Деньги  же, которые сотрудник не потратил в обязательном порядке возвращаются в кассу организации.

    Целесообразность  произведенных расходов подтверждается начальниками цехов, отделов или служб в зависимости от целевого назначения командировки. После проверки бухгалтером авансового отчета и определения суммы к отчету последний утверждается руководителем организации и принимается к учету [11].

      Командировочные расходы включаются в себестоимость продукции, работ, услуг в целях бухгалтерского учета. В соответствии со ст. 168 Трудового кодекса РФ в случае направления в служебную командировку работодатель обязан возмещать работнику:

• расходы по проезду;
• расходы по найму жилого помещения;
• дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные);
• иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя.

    Порядок и размеры возмещения расходов, связанных  со служебными командировками, определяются коллективным договором или локальным нормативным актом организации. При этом размеры возмещения не могут быть ниже размеров, установленных Правительством РФ для организаций, финансируемых из федерального бюджета.

    Таким образом, суммы командировочных расходов в бухгалтерском учете не должны быть ниже норм, установленных приказом Минфина РФ от 6.07.2001 г. №49н «Об изменении норм возмещения командировочных расходов на территории Российской Федерации» (с изменениями от 9.11.2001 г.). При этом всем организациям разрешено увеличивать эти нормы по усмотрению руководящего органа: совета директоров, правления АО, директора организации.

     В   каком    размере   организация   возместит   работнику   расходы   на проживание и проезд?

     Командированному  работнику возмещают все фактические произведенные им и документально подтвержденные затраты на проживание. Так сказано в статье 168 Трудового кодекса РФ. Если же командированные не смогли представить подтверждающие документы, то организация также возместит им затраты на проживание. В каком размере - это предприятие решит самостоятельно. Могут устанавливаться ограничения приказом руководителя организации по оплате проезда в транспорте повышенной комфортности. Не оплачиваются такси и внутригородской транспорт. Сумма возмещения данных расходов не может быть ниже норм, которые установлены Правительством РФ. Расходы по найму жилого помещения оплачиваются по фактическим расходам, но могут устанавливаться ограничения по степени комфортности жилья. Жилье без оправдательных документов оплачивается исходя из суммы, установленной приказом руководителя организации, но не более 700 рублей. В бюджетных организациях проживание по счетам и квитанциям гостиниц оплачивается из расчета 550 рублей за сутки, жилье без оправдательных документов оплачивается из расчета 12 рублей за сутки.

     Суточные  начисляются за каждый день нахождения в командировке, включая день отъезда  и день приезда. Размер суточных устанавливается  приказом руководителя, но не более 700 рублей. В бюджетных организациях размер суточных составляет 100 рублей. Руководители организации могут разрешить проводить выплаты сверхустановленных норм, но в этом случае расходы, выплачиваемые сверх нормой включаются в доход работника и облагаются НДФЛ.

     Порядок отражения расходов по командировкам за пределами РФ.

     Визит сотрудника за рубеж оформляют теми же документами, что и командировку по России. Руководитель организации  подписывает приказ о направлении  сотрудников в командировку, в  котором указываются: личные данные сотрудника, страна пребывания, цели и срок командировки. При отправлении работников за рубеж, кроме стран СНГ командировочное удостоверение может не оформляться. Все отметки о прибытии и выбытии работника осуществляются в его заграничном паспорте при пересечении границы. По возвращению из командировки работник составляет отчет «О выполнении поставленного задания», который сдается в бухгалтерию в течение трех рабочих дней по возвращению из командировки. Все документы, подтверждающие командировочные расходы сотрудника и составление на иностранном языке должно быть дословно переведены на русский. Для пересечения границы при выезде из РФ оплачивается в иностранной валюте по норме, установленной для страны въезда. День пересечения границы при возвращении на территорию РФ оплачивается в рублях. Если работник направляется в несколько стран, суточные за день переезда из одной страны в другую оплачиваются по нормам, установленным для другой страны – въезда. В настоящее время для определения нормируемого размера суточных в иностранной валюте следует обратиться к постановлению Правительства РФ «Об установлении норм расходов организаций на выплату суточных и полевого довольствия, в пределах которых при определении налоговой базы по налогу на прибыль организации такие расходы относят  к прочим расходам, связанным с производством и реализацией». В приложении к данному приказу утверждены нормы расходов организаций на выплату суточных за каждый день нахождения в заграничной командировке, в пределах которых при определении налоговой базы по налогу на прибыль организаций такие расходы относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией. В приложении установлен размер суточных в иностранной валюте при краткосрочных командировках на территории иностранных государств, включая государства – члены СНГ [13]. По мнению Е.Савиной, в настоящее время, чтоб отправить сотрудника в заграничную командировку, организации зачастую прибегают к помощи турфирм. В таком случае помимо стандартных командировочных расходов на проживание, проезд, получение визы и выплату суточных приходится платить ещё и вознаграждение посредникам [20].

     Какие командировочные  расходы учитывают  при налогообложении? 

     Учесть  при налогообложении расходы  на командировку можно только в том  случае, если поездка связана с  деятельностью предприятия. Этого требуют налоговые органы». На это указано в п.9 раздела 5.4 Методических рекомендаций по применению главы 25 Налогового кодекса РФ «Налог на прибыль организации». Командировочными затратами организации считаются: проезд к месту командировки и обратно, проживание в гостиницах, суточные, оформление виз, паспортов и приглашений.

     Итак, расходы на проезд. Прежде всего, это  стоимость билетов на самолет  или поезд. А также оплата постельных принадлежностей в поездах и  проезда общественным транспортом (кроме такси) к станции (аэропорту). На все эти расходы можно уменьшить налогооблагаемый доход без ограничений. Единственное условие: такие расходы должны быть документально подтверждены. [13]

Теперь  о затратах на проживание в гостиницах. Эти расходы также можно исключить из налогооблагаемых доходов. Никаких ограничений здесь нет. Нужны лишь счета из гостиницы.

     Теперь  о суточных. Организация вправе выплатить своему работнику не более 150 руб. за каждый день командировки в пределах России. Что же касается заграничных поездок - здесь для каждой страны установлена своя норма в долларах США.  Отразить суточные в налоговом учете несложно. Достаточно сравнить фактически истраченную сумму с нормативной величиной. Ту часть, что соответствует нормативу, исключают из налогооблагаемого дохода. Сверхнормативные расходы при налогообложении прибыли не учитывают».[16]

          Хозяйственные расходы

     Хозяйственные расходы подтверждаются квитанциями почтовых отделений, мастерских по ремонту техники или автомобилей, счетами и чеками магазинов, счетами оптовых организаций и квитанциями или чеками, подтверждающими оплату им за канцелярские и хозяйственные принадлежности и др. Подотчетное лицо может приобрести предметы труда. Эти предметы должны быть сданы на склад, на них должен быть выписан приходный ордер склада, а затем на основе требования они выдаются в эксплуатацию. [17]

    В соответствии с положением главы 21 «Налогового кодекса РФ» при  приобретении материальных ценностей (работ, услуг) для производственных нужд за наличный расчет у организации-изготовителя при наличии приходного кассового ордера и накладной на отпуск товаров с указанием суммы налога отдельной строкой, счета-фактуры НДС отражается по дебету счета 19 и исчисление его производится в общеустановленном порядке.