Учет расчетов с персоналом по оплате труда

   Важное  значение  имеет  правильное  документальное  оформление учета  труда  и его оплаты. В связи с тем, что в Республике Беларусь до  настоящего  времени не разработан  альбом унифицированных форм документов  по  учету расчетов с работниками по оплате их труда, организациям  рекомендуется использовать в работе унифицированные формы  документов,  утвержденные постановлением Госкомстата СССР от 28.12.1989 № 241, а именно:

     расчетно-платежную  ведомость (форма № Т-49);

     расчетную  ведомость (форма № Т-51);

     платежную  ведомость (форма № Т-53);

     лицевой  счет (форма № Т-54);

     лицевой  счет (форма № Т-54а).

     Вышеуказанные формы могут применять  организации всех форм собственности.  Эти формы предусматривают возможность обработки информации   как   вручную,  так   и  с  использованием   средств

вычислительной техники.

     Формы содержат минимально необходимое  количество реквизитов, поэтому  их рекомендуется  применять  без изменений. Допускается включать  в  формы дополнительные реквизиты,  необходимость использования которых вызвана особенностями производства.

 

            Лицевой счет формы № Т-54 и формы № Т-54а

      После издания приказа (распоряжения) нанимателя о приеме физического   лица на работу бухгалтер открывает  по данному работнику лицевой  счет формы № Т-54 или № Т-54а.

     На  первом  этапе в лицевой счет вносится следующая информация:

фамилия, имя, отчество работника, его табельный  номер, установленный должностной  оклад, дата приема на работу, размеры установленных надбавок и доплат. В дальнейшем в лицевом счете накапливается информация по каждому месяцу об отработанном работником рабочем времени, начисленной ему заработной плате по всем видам начислений, удержаниях (аванс, подоходный налог и пр.), различных льготах, сумме к  выдаче  на  руки.  Таким  образом, в лицевом счете аккумулируются сведения о заработной плате работника за прошлые периоды.

     Лицевой счет формы № Т-54 заполняется  работником бухгалтерии на основании первичных документов по учету  выработки,  выполненных работ,  отработанного времени и документов на разные виды оплат. К ним, в частности, относятся:

- табель  учета  использования  рабочего  времени и расчета заработной платы (форма № Т-12);

     - табель учета использования  рабочего времени (форма № Т-13);

     - маршрутные и путевые листы; 

     -рапорты  о выработке и наряды на  сдельную работу.

  Указанные  учетные регистры передаются  в бухгалтерию для начисления   заработной платы в сроки, утвержденные графиком документооборота организации.

     При  безавансовом расчете  заработной платы записи о  начислениях и  удержаниях  в форме № Т-54 производятся  двумя строками. При необходимости  можно в каждой графе сделать  итоговую строку. На основании  данных лицевого счета составляется расчетно-платежная ведомость формы № Т-49.

     Особенностью  лицевого счета  формы № Т-54а является то, что  он ведется   при обработке  учетных данных с помощью средств  вычислительной  техники и содержит  лишь условно-постоянные реквизиты о  работнике. Информация о начисленной заработной плате и удержаниях вкладывается в лицевой  счет  ежемесячно в виде машинограммы (распечатки) и используется в  дальнейшем  для  расчета среднего заработка,  отпускных  и  т.п. Содержание граф машинограммы лицевого счета  может  быть  напечатано  на  третьей  странице  формы  или на отдельных листах-вкладышах. Вторая и четвертая страницы используются для печатания кодов видов оплат и удержаний. 

Расчетно-платежная  ведомость формы  № Т-49

     Ведомость данной формы применяется для  расчета и выдачи заработной  платы всем категориям  работающих. Она составляется в одном экземпляре  в  бухгалтерии на основании данных лицевого счета формы № Т-54.

     Начисление заработной платы  производится на основании данных первичных документов по учету выработки, фактически отработанного времени, доплатных листков и других  документов. Среди видов начислений   в данной ведомости предусмотрены графы, отражающие отдельные доходы   в виде стоимости различных социальных и материальных благ. Они не входят в состав средств, включаемых в фонд оплаты труда, а возмещаются за счет чистой прибыли организации.

     Одновременно производится расчет  всех удержаний из заработной  платы  и  определяется сумма,  подлежащая к выдаче. Основанием для внесения  информации об удержаниях служат такие документы, как исполнительные  листы, приказы руководителя об отдельных удержаниях, личные заявления работников и пр.

     Расчетно-платежная  ведомость  формы № Т-49 составляется в  разрезе   структурных подразделений  и категорий работников. В ведомости наряду  с  начисляемой заработной платой и суммами, подлежащими удержанию,  указывается задолженность за работником. По каждой  расчетной  ведомости  в конце месяца подсчитываются итоги по суммам  задолженностей на начало месяца, начисленным суммам, суммам, подлежащим удержанию и выдаче.

     Графа 3 «Категория персонала»  заполняется в тех организациях, где  предусмотрено  разделение  работников по категориям (у которых  в отчете по труду предусмотрено разделение работников по категориям).

     В гр.6-20 «Начислено по видам  оплат» отражаются начисления  в разрезе  видов оплат. Отдельными  суммами указываются доходы в  виде различных социальных и  материальных благ.

     В гр.20 «всего» указывается общая  сумма начисленных работнику за месяц сумм.

     В гр.21-30 «Удержано и зачтено»  заносится информация о всех  производимых удержаниях из заработной  платы работника (в разрезе  их видов) и подсчитывается  общая сумма этих удержаний.

     В гр.31 «Задолженность за работником» отражается сумма задолженности, числящаяся за работником на начало месяца.

     В гр.34 «итого  к выдаче» записывается  сумма, причитающаяся к выплате   работнику с учетом задолженности  на начало месяца, всех видов  начислений и удержаний за  месяц.

     В гр.35 «Расписка в получении» работник собственноручно ставит подпись, которой подтверждает факт получения наличных денег в сумме, указанной  в графе «итого к выдаче». В случае неполучения работником

наличных  денежных средств в установленные сроки кассир в этой графе делает отметку о депонировании указанной в графе «итого к выдаче» суммы.  На депонированную заработную плату бухгалтер составляет реестр   депонированной заработной платы с указанием  фамилии  и инициалов работника, а также наименования структурного подразделения, где он работает.

     Бухгалтер, составляющий расчетно-платежную  ведомость, подсчитывает  в ней  итоги по строкам и графам  и выводит общую сумму, причитающуюся   к  выдаче на руки работникам. Эта сумма указывается в правом  верхнем  углу ведомости цифрами и прописью, после чего бухгалтер ставит свою подпись внизу ведомости.

     Расчетно-платежная ведомость перед  передачей в кассу подписывается  начальником цеха (отдела) и утверждается  руководителем и главным бухгалтером  организации.

     Кассиру после выдачи денег  рекомендуется внизу оборотной  стороны ведомости записывать  цифрами и прописью выплаченную  и депонированную (в случае необходимости)  суммы с проставлением своей  подписи,   указанием номера  и даты соответствующего расходного кассового ордера. Это придаст расчетно-платежной  ведомости определенную завершенность, обеспечит   лучший контроль за непогашенной задолженностью.

     Использование расчетно-платежной  ведомости формы  №  Т-49 исключает  необходимость составления иных расчетных и платежных документов.

 

                 Расчетная ведомость формы № Т-51

      Ведомость  этой  формы может  применяться для расчета заработной

платы всем категориям работающих. При этом лицевой счет формы № Т-54

не ведется.

    Расчетная  ведомость составляется в одном экземпляре в бухгалтерии.  

  Расчетная  ведомость  формы  № Т-51 применяется, как правило, в крупных организациях, имеющих большую численность работающих.

     На  основании  итоговых данных  расчетной ведомости составляется

платежная  ведомость  формы  № Т-53. При этом должно быть обеспечено

соответствие  суммы в графе 50 «итого к выдаче»  формы № Т-51 итоговой

сумме по графе 4 «Сумма» платежной ведомости  формы № Т-53.

 

                 Платежная ведомость формы № Т-53

      Применяется  в паре с расчетной ведомостью формы № Т-51. Служит

для учета  выдачи заработной платы.

     На  титульном листе формы указывается  общая сумма выплаченной и

депонированной   заработной   платы.   При   необходимости  в  графе

«Примечание»  указывается  номер предъявленного документа (например,

при получении  денежных средств по доверенности).

     При  заполнении  платежной   ведомости  после  последней   записи

необходимо  сделать  итоговую  строку  для  общей суммы по ведомости.

Итоговые  строки могут быть введены также в конце каждой страницы.

     При  составлении  документа   с  помощью  средств вычислительной

техники форма может печататься без строк.

 

     Последовательность обработки документов при расчете заработной платы.

      На  первом  этапе первичная документация по учету отработанного

рабочего  времени поступает из структурных  подразделений в бухгалтерию  для  ее проверки и счетной обработки. Задача бухгалтера состоит в том,  чтобы обеспечить достоверность полученных учетных данных по  заработной плате в разрезе каждого работника и правильно распределить ее между счетами производственных затрат.

Последовательность  решения данной задачи предусматривает:

     1) комплектацию первичных учетных  документов по видам (табели, наряды, путевые и маршрутные листы, рапорты и пр.) в пачки для ускорения их счетной обработки;

     2)  счетную обработку путем  умножения расценки на количество выработанной продукции или нормы времени на количество отработанных

часов с целью получения общего размера  начисленной зарплаты;

     3) группировку  обработанных  документов  в соответствии  с табельными  номерами  работников  для  определения заработка каждого работающего за отчетный период;

     4) получение итогов по начислению заработной платы в отдельных участках,  цехах  и  других производственных подразделениях, видам и

общей  сумме  удержаний;  составление  расчетно-платежных ведомостей