Учет расчетных операций с поставщиками и покупателями и анализ дебиторской и кредиторской задолженности (на примере РУПП «Могилевхлебпро

    2.3 Совершенствование учета расчетов в условиях  информационных технологий и международного опыта 
 
 

    Роль  автоматизации бухгалтерского учета  чрезвычайно велика в современных  условиях. Компьютеризация учета является  основным инструментом эффективной обработки экономической информации.

    В данное время на программном рынке  бухгалтерских систем в Республике Беларусь существует разнообразие программ таких как:

    - «1С: Бухгалтерия» (версии 6, 7.7, 8.0);

    - «Галактика»;

    - «Анжелика»;

    - «Бест»;

    - «Ветразь»;

    - «Гедымин»;

    - «IT Бухгалтерия»;

    - «Economist».

    Все программы имеют широко представленную на территории республики техническую  поддержку, постоянно обновляемые  внедрения и изменения законодательства, сервисное обслуживание, возможности  обучения (авторизированные учебные центры).

    Самыми  популярными программами являются 1C:Бухгалтерия v.7 (54% рынка), 1C:Бухгалтерия v.6 (14% рынка), Галактика (5%), Анжелика (3%).

    Таким образом, платформа 1С в совокупности занимает 68% рынка по причине своих  технических, сервисных качеств. Также темпы разработки компонентов этой программы превышают темпы производства и выпуска новых программных продуктов других разработчиков. На предприятии «Бобруйский хлебозавод» бухгалтерский учет автоматизирован. Для ведения непосредственно бухгалтерского учета используется специализированная бухгалтерская программа «1С: Бухгалтерия».

    Для совершенствования учета расчетов, а также ведения всего бухгалтерского учета следует переходить на новые  версии программ бухгалтерского учета.

    Компаний, работающих со своими покупателями и заказчиками исключительно по предварительной оплате, в Республике Беларусь сегодня меньшинство, и потому вопрос управления дебиторской задолженностью по-прежнему актуален. Какова общая сумма дебиторской задолженности и из чего она сложилась? Насколько велика или мала эта цифра в сравнении с прошлым месяцем, аналогичным периодом прошлого года? Какова структура по датам возникновения? Какие именно покупатели и заказчики не оплачивают нашу продукцию? Какие именно заказы (заявки), отгрузки не оплачены? В чем причины неоплат и когда ожидать платежей? Какие действия предпринимаются сотрудниками компании для возврата дебиторской задолженности и насколько они эффективны? Вот, пожалуй, те вопросы, ответы на которые хотели бы знать руководители предприятия.

    В новой версии программы «1С: Бухгалтерия» может быть составлен отчет, дающий информацию о суммах задолженности контрагентов перед предприятием на определенную дату, в выбранной валюте.

    Отчет может быть детализирован по контрагентам - покупателям и заказчикам компании.

    В случаях, когда список дебиторов  не умещается на одну страницу, отобрать визуально контрагентов с наибольшей задолженностью поможет отчет «Дебиторская задолженность – диаграмма»

    В «1С:Предприятии 8.0» есть возможность указать для каждого контрагента головную организацию (обозначив тем самым принадлежность контрагента к холдингу), и далее формировать необходимую аналитическую отчетность в разрезе холдингов. Таким образом, получив отчет о дебиторской задолженности, сгруппированный по головным контрагентам, можно увидеть какую долю от общей задолженности составляют те или иные контрагенты.

    Заметим, что группировка информации в  отчетах по головным контрагентам как  раз и относится к числу тех возможностей «1С: Предприятия 8.0», о которых знают не все пользователи системы.

    Получив суммы дебиторской задолженности (в целом и по каждому должнику), можно сделать выводы относительно этих цифр. Первое, что можно сделать, это - сравнение с предыдущими периодами. Только проанализировав динамику изменения дебиторской задолженности за определенный (желательно длительный) период времени, можно оценить, насколько хороша или плоха ситуация на сегодняшний день.

    Отчет можно сформирован в валюте управленческого и детализировать по контрагентам. Такая детализация дает возможность посмотреть динамику изменения объема дебиторской задолженности в течение периода времени по каждому интересующему нас должнику в отдельности.

    Подсистема «Бюджетирование», которая входит в состав основного решения на платформе «1С:Предприятие 8.0» - «Управление производственным предприятием» (сокращенно «УПП»). Комплексное решение «УПП» содержит несколько подсистем: управление производством, управление продажами, управление закупками, управление денежными средствами, бюджетирование, управление персоналом, управление оборудованием, бухгалтерский учет, МСФО. Не всегда целесообразно внедрять абсолютно все подсистемы, и потому решение о том, какие именно возможности УПП будут использоваться предприятием, принимается индивидуально в каждом конкретном случае, в зависимости от специфики деятельности компании и целей внедрения информационной системы на основе «УПП». Решение о внедрении подсистемы «Бюджетирование», как правило, принимается на основании того обстоятельства, что главной возможностью подсистемы является составление бюджетов. С помощью подсистемы «Бюджетирование» возможно:

    Сформировать  прогнозный баланс и ряд других прогнозных форм, с учетом различных вариантов (сценариев) будущего финансового состояния  компании, провести анализ прогнозных данных,

    Получить  управленческий баланс и другие финансовые отчеты по фактическим данным за выбранный  период, провести финансовый анализ данных и сравнение прибыли с другим периодом,

    Сравнить  между собой два и более  бюджета (в целом и постатейно) на различные периоды времени, сравнить между собой разные варианты (сценарии) бюджетов на один и тот же период,

    Провести  план-фактный анализ, выявить отклонения факта от плана (в абсолютных величинах  и в процентах),

    Провести  сравнение фактических данных нескольких периодов,

    Выполнить расчет показателей произвольного  вида (по формулам, которые задает пользователь системы), на основе плановых (бюджетных) или фактических данных.

    Для получения данных о суммах дебиторской  задолженности на три различные даты и сравнения сумм между собой необходимо воспользоваться отчетом подсистемы «Бюджетирование», который называется «Сравнительный анализ остатков на счетах бюджетирования». Чтобы получить в отчете детализацию по контрагентам-дебиторам, на вкладке «Группировки» добавляем группировку «Контрагент». Сделав все вышеописанные настройки и нажав кнопку «Сформировать», мы получим отчет именно в таком виде, как на Безусловно, в оперативном контуре системы «1С: Предприятие 8.0» (в частности, в подсистеме «управление продажами») тоже можно получить информацию о дебиторской задолженности, причем в самых различных аналитических разрезах. Но для красивого сравнения данных нескольких периодов «одной кнопкой» лучше подходят возможности, предоставляемые подсистемой «Бюджетирование».

    Финансовые  расчеты - гибкий инструмент в системе «1С: Предприятие 8.0», которые позволяет пользователю системы строить финансовые отчеты произвольного вида. Пользователь системы самостоятельно задает структуру финансового расчета - указывает, какие строки и показатели будут присутствовать в отчете, и по каким формулам будут рассчитаны значения этих показателей. При этом в финансовый расчет можно ввести данные, как из подсистемы «бюджетирование», так и из других подсистем - например, «управление производством» или «управление персоналом».

    Для того, чтобы сделать предположения  относительно причин задолженности, программа позволяет проанализировать полученные цифры в различных аналитических разрезах. Только проанализировав одну и ту же ситуацию (цифру, проблему) с нескольких разных сторон, можно сделать относительно правильные выводы. Задолженность в информационной системе «1С: Предприятие 8.0» можно посмотреть в следующих аналитических разрезах:

    По  контрагентам-дебиторам.

    По  интервалам возникновения задолженности.

    По  договорам, заключенным с контрагентами-дебиторами.

    По  видам договоров.

    По  заказам (заявкам).

    По  видам заказов (заявок).

    По  типам контрагентов (в разрезе  тех типов классификаций, которые  приняты в компании), например по географическим регионам местонахождения контрагентов.

    По  менеджерам, которые отгружали продукцию (товары, услуги) контрагентам-дебиторам.

    По  основным менеджерам контрагентов-дебиторов.

    По  подразделениям компании.

    В программе можно составить отчет, дающий информацию о дебиторской задолженности по интервалам возникновения. Обратим внимание на то, что величины интервалов (количество дней), по которым группируются суммы в отчете, не жестко заданы программой, а вводятся непосредственно пользователем системы. Причем можно вводить и хранить в системе несколько вариантов одновременно, а при формировании отчета - выбирать нужный вариант.

    Как показывает практика, вероятность возврата задолженности дебитором тем  больше, чем меньше срок возникновения  этой задолженности. Конечно, могут быть исключения, но в любом случае, при равных усилиях, затрачиваемых компанией на возврат долга, «свежие» долги обычно возвращаются с гораздо большим успехом.

    В возможностях программы расчет вариантов  возврата и рисков невозврата задолженности. Расстановка приоритетов необходима, ведь ресурсы, которые может выделить компания на работу с дебиторами, не бесконечны.

    Таким образом можно использовать отчетность, формируемую в «1С: Предприятии 8.0», для анализа и принятия решений.

    Следующий вопрос, который мы рассмотрим - анализ дебиторской задолженности в разрезе договоров и заказов.

    Анализ  дебиторской задолженности в  разрезе договоров и заказов (заявок) покупателей.

    Вообще  говоря, информацию о дебиторской  задолженности в разрезе договоров и заказов покупателей в «1С:Предприятии 8.0» можно получить из несколько видов отчетов, а именно : «Взаиморасчеты с контрагентами», «Задолженность по контрагентам», «Дебиторская задолженность-диаграмма», кроме того, подойдут также некоторые универсальные формы. Начнем с того, что в любой отчет можно включать не всю информацию, а только - удовлетворяющую определенному критерию (или нескольким критериям). Необходимо отобрать в отчет по договорам только те договоры, которые заключены с конкретными организациями-дебиторами. Для этого в условиях отбора по контрагенту можно указать критерий условия – «В списке» и далее добавить в список тех контрагентов, которые интересуют аналитика.

    Группировка данных в отчетах может выполняться  как по вертикали (по строкам), так  и горизонтально (по колонкам).

    В нашем случае группировка по горизонтали  выполнена по контрагентам, а по вертикали - по договорам контрагентов.

    Таким образом, можно получить понятный отчет о дебиторской задолженности в разрезе договоров, заключенных с покупателями и заказчиками.

    Возможность проанализировать, по каким договорам возникает задолженность, существует. Договоры в «1С:Предприятии 8.0» можно разделять по видам, используя, например, аналитический признак «Вид взаиморасчетов». Далее в отчете «Задолженность по контрагентам», достаточно сгруппировать данные по этому аналитическому признаку и специалист незамедлительно получит ответ на свой вопрос.

    В программе можно разделять дебиторскую задолженность по двум видам договоров. Первый - договоры, которые предполагают оплату покупателя непосредственно по факту отгрузки продукции. Второй вид - это договоры, оплата по которым осуществляется покупателем один раз в месяц последнего числа, за отгруженную в течение месяца продукцию.

    С помощью выборки информации дебиторской задолженности «по заказам» возможность в системе существует только в том случае, если в договорах выбран признак ведения взаиморасчетов «по заказам», а не «по договору в целом».

    Далее можно провести еще более глубокий анализ заказов по различным критериям, группируя заказы по подразделениям компании, ответственным сотрудникам  и любой другой информации, которая  присутствует в заявках покупателей. Или даже не присутствует. Для решения своей задачей выяснить, не связаны ли каким-либо образом задержки в оплатах покупателей с качеством продукции компании можно следующим образом. Для выполнения этой задачи необходимо сделать следующее: на основании опроса покупателей указать непосредственно в заказах, как оценивает покупатель качество отгруженной по заказу продукции, а затем - сгруппировать все заказы, по которым есть задолженность, по этим оценкам. А после этого соотнести полученную информацию с суммами дебиторской задолженности по заказам.

    В «1С: Предприятии 8.0» возможно добавлять в документы (и не только в документы) любые дополнительные реквизиты, называемые «свойствами». Воспользовавшись такой возможностью, было разработано новое свойство, которое назвали «Оценка покупателей качества продукции по заказу» и даже задали для него возможные варианты значений «Удовлетворительно», «Неудовлетворительно».