Учет оплаты труда и расчетов с персоналом

     Начисленные сумм премий, материальной помощи, пособий, оплаты труда по работам, производимым за счет средств целевого финансирования и в процессе получения внереализационных  или операционных доходов, отражаются:

     Начисление  доходов работникам организации  по акциям и вкладам в ее имущество оформляется бухгалтерской записью: дебет счета                              84 «Нераспределенная прибыль (непокрытый убыток) и кредит счета                  70 «Расчеты с персоналом по оплате труда».

     В некоторых организациях отпуска  работников предоставляются в течение  года неравномерно. Поэтому для более  точного определения себестоимости  продукции суммы, выплачиваемые  работникам за отпуска, относятся на издержки производства в течение  года равномерными долями независимо от того, в каком эти суммы будут выплачиваться. Тем самым создается резерв для оплаты отпусков работникам. Организация может создавать резерв на выплату вознаграждений за выслугу лет.

     Резервируемые суммы относятся в дебет счетов производственных затрат, на которые отнесена начисленная заработная плата работников, и в кредит счета 96 «Резервы предстоящих расходов».

     По  мере ухода рабочих в отпуск фактически начисленные им суммы за отпускной период списываются на уменьшение созданного резерва. При этом составляется бухгалтерская проводка: дебет счета 96 «Резервы предстоящих расходов» и кредит счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда». Такой же записью оформляется начисление работникам вознаграждений за выслугу лет.

     При начислении сумм ежегодных и дополнительных отпусков следует иметь в виду, что начисленные суммы отпусков включаются в фонд заработной платы отчетного периода только в сумме, приходящейся на дни отпуска в отчетном периоде.

     В случае перехода части отпуска на следующий месяц выплаченная работникам за эти дни сумма отпускных отражается в отчетном месяце как выданный аванс по дебету счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» и кредиту счета 50 «Касса». В следующем месяце эта сумма включается в состав фонда оплаты труда и обычно отражается записью по начислению отпускных сумм: дебет счетов производственных затрат или счета                      96 «Резервы предстоящих расходов» и кредит счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда».

     При натуральной форме оплаты труда, т.е. работникам в качестве оплаты труда готовой продукции, товаров и др., составляются следующие бухгалтерские записи:

     Выдача сумм заработной платы отражается по дебету счета                        70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» и кредиту счета 50 «Касса».

     Не  полученная в срок заработная плата  депонируется следующей бухгалтерской  записью: дебет счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» и кредит счета 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами, субсчет «Расчеты по депонированным суммам».

     Остатки не выданной в срок заработной платы (задепонируемых сумм) по истечении  трех дней должны быть сданы в банк на расчетный счет. При этом составляется проводка: дебет счета 51 «Расчетный счет» и кредит счета 50 «Касса».

     Учет  расчетов с депонентами ведется  в книге учета депонированной заработной платы, заполняемой по данным реестра выданной заработной платы. Книга открывается на год. Для каждого депонента в ней отводится отдельная строка, в которой указываются табельный номер депонента, его фамилия, имя, отчество, депонированные суммы и отметки о выдаче. Суммы, оставшиеся на конец года невыплаченными, переносятся в новую книгу, открываемую также на год.

     Последующая выплата депонированной заработной платы осуществляется по расходному кассовому ордеру и отражается по дебету счета 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами, субсчет «Расчеты по депонированным суммам» и кредиту счета 50 «Касса».

     3.1.1. Первичные документы и аналитический учет оплаты труда

     Для учета личного состава, начисления и выплат заработной платы используются унифицированные формы первичных  учетных документов, утвержденные постановлением Госкомстата России от 05.01.2004г. № 1:

     – Приказ о приеме на работу (ф. № Т-1) и приказ (распоряжение) о приеме работников на работу (ф. Т-1а) – применяется для оформления и учета лиц, принимаемых на работу. В приказах указываются фамилия, имя отчество принимаемого (принимаемых) работников, структурное подразделение, профессия (должность), испытательный срок, а также условия приема на работу и характер предстоящей работы (по совместительству, в порядке перевода из другой организации, для замещения временно отсутствующего работника, для выполнения определенной работы и др.). Подписанный руководителем организации приказ объявляется работнику (работникам) под расписку. На основании приказа в трудовую книжку вносится запись о приеме на работу, заполняется личная карточка, а в бухгалтерии открывается лицевой счет работника.

     – Личная карточка работника (ф. № Т-2) и личная карточка государственного служащего (ф. № Т-2ГС) – заполняются  на лиц, принятых на работу на основании  приказа о приеме на работу, трудовой книжки, паспорта, военного билета, документа об окончании учебного заведения, страхового свидетельства государственного пенсионного страхования, свидетельства о постановке на учет в налоговом органе и других документов, предусмотренных законодательством, а также сведений, сообщенных о себе работником.

     – Учетная карточка научного, научно-педагогического работника         (ф. № Т-4) – применяется в научных, научно-исследовательских, научно-производственных, образовательных и других учреждениях и организациях, осуществляющих деятельность в сфере образования, науки и технологии, для учета научных работников.

     – Штатное расписание (ф. № Т-3) – применяется для оформления структуры, штатного состава и численности организации, содержит перечень структурных подразделений, должностей, сведения о количестве штатных единиц, должностных окладах, надбавках и месячном фонде заработной платы. Утверждается приказом руководителя организации.

     – Приказ (распоряжение) о переводе на другую работу (ф. № Т-5) и приказ (распоряжение) о переводе работников на другую работу (ф. № Т-5а)   – используются для оформления и учета перевода работника на другую работу в организации. Подписанный руководителем организации приказ объявляется работнику (работникам) под расписку. На основании приказа делаются отместки в личной карточке, лицевом счете, вносится запись в трудовую книжку.

     – Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска (ф. № Т-6) и приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работникам (ф. № Т-6а)   – применяются для оформления и учета отпусков, предоставляемых работнику (работникам) в соответсвии с законодательством, коллективным договором, нормативными актами организации, трудовым договором (контрактом). Подписанный руководителем организации приказ объявляется работнику (работникам) под расписку. На основании приказа делаются отметки в личной карточке, лицевом счете и производится расчет заработной платы, причитающейся за отпуск.

     – Записка-расчет о предоставлении отпуска работнику (ф. № Т-60) – предназначена для расчета причитающейся работнику заработной платы и других выплат при предоставлении ему ежегодного оплачиваемого или иного отпуска. 

     – График отпусков (ф. № Т-7) – предназначен для отражения сведений о времени распределения ежегодных оплачиваемых отпусков работникам всех структурных подразделений организации на календарный год по месяцам.

     – Приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку         (ф. № Т-9) и приказ (распоряжение) о направлении работников в командировку (ф. № Т-9а)  – применяются для оформления и учета направлений работника в командировку. В приказах указываются фамилия, имя, отчество работника (работников) направляемых в командировку, структурное подразделение, профессия (должность), а также сроки, цель, время и место командировок. При необходимости указываются источники оплаты сумм командировочных расходов, другие условия направления в командировку.

     – Командировочное удостоверение (ф. № Т-10) – является документом, удостоверяющим время прибытия работника в служебной командировке. В каждом пункте назначения в удостоверении делаются отметки о времени  прибытия и выбытия, которые заверяются подпитью ответственного должностного лица и печатью. После возвращения из командировки в организацию работником составляется авансовый отчет с приложением документов, подтверждающих производственные расходы.

     – Служебное задание для направления  в командировку и отчет о его  выполнении (ф. № 10а) – используется для оформления и учета служебного задания для направления в  командировку, а также отчета о  его выполнении. Лицо, прибывшее  из командировки, составляет краткий отчет о выполненной работе, согласовывает его с руководителем структурного подразделения и представляет в бухгалтерию вместе с командировочным удостоверением и авансовым отчетом.

     – Приказ (распоряжение) о поощрении  работника (ф. № 11) и приказ (распоряжение) о поощрении работников (ф. № 11а) – применяются для оформления и учета поощрений за успехи в работе. Подписанный руководителем организации приказ объявляется работнику (работникам) под расписку.

     – Приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении) (ф. № Т-8) и приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работниками (увольнении) (ф. № Т-8а)   – используются для оформления и учета увольнения работника (работников). Подписанный руководителем организации приказ объявляется работнику (работникам) под расписку. На основании приказа делается запись в личной карточке, лицевом счете, трудовой книжке, производится расчет с работником.

     – Записка-расчет при прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении) (ф. № Т-61) – применяется для учета и расчета причитающейся заработной платы и других выплат работнику при прекращении действия трудового договора.

     – Табель учета использования рабочего времени и расчета оплаты труда (ф. № Т-12) и табель учета использования рабочего времени                (ф. № Т-13) – используются для табельного учета, контроля трудовой дисциплины и составления статистической отчетности по труду.

     Табельный учет охватывает всех работников организации. Каждому из них присваивается  табельный номер, который указывается  во всех документах по учету труда  и заработной платы. Сущность табельного учета заключается в ежедневной регистрации явки работников на работу, ухода с работы, всех случаев опозданий и неявок с указанием их причины, а также простоя и часов сверхурочной работы.

     Отметки о неявках или опозданиях делаются в табелях на основании соответствующих  документов – справок о вызове на учебу, суд, листков о временной нетрудоспособности и др., которые работники сдают табельщикам; время простоев устанавливается по листкам о простое, а часы сверхурочной работы – по спискам мастеров. Учет выработки осуществляют бригадиры, мастера и другие работники, на которых возложены эти обязанности. Для учета выработки применяются различные формы первичных документов (наряды на сдельную работу, ведомости учета выполненных работ и др.).